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Qualitätsentwicklung - Evaluation - das Beispiel Universitätsbibliothek Duisburg - Essen

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Qualitätsentwicklung - Evaluation - das Beispiel Universitätsbibliothek Duisburg - Essen. Verfahrensstand und Erfahrungen September 2006 Albert Bilo Geschäftsbereichsleiter Benutzung und Organisation der UB. Übersicht. Stand des Verfahrens - zeitlicher Ablauf Motivation der Beteiligung

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Presentation Transcript
qualit tsentwicklung evaluation das beispiel universit tsbibliothek duisburg essen

Qualitätsentwicklung - Evaluation - das Beispiel Universitätsbibliothek Duisburg - Essen

Verfahrensstand und Erfahrungen September 2006

Albert Bilo Geschäftsbereichsleiter Benutzung und Organisation der UB

bersicht
Übersicht
  • Stand des Verfahrens - zeitlicher Ablauf
  • Motivation der Beteiligung
  • Ausgangssituation im Management einer UB
  • Vorgehensmodelle im Verfahren
  • erste Ergebnisse und Einschätzungen

Albert Bilo

stand des verfahren zeitlicher ablauf 1
Stand des Verfahren - zeitlicher Ablauf (1)

November 2005 Anfrage des ZfH ob interessiert

Dezember 2005 Rektorat entscheidet

Januar 2006 Info_material an E & Q über QM in Bibliotheken

Februar 2006 erste inhaltliche Besprechung

März 2006 drei Infoveranstaltung für UB -Mitarbeiter(innen)

April 2006 Bildung einer internen AG ca.

Mtl. Sitzung, grosse Zieldiskussion

Mai 2006 Eingangs- und Mitarbeiterbefragung

Juli 2006 Kundenbefragung

Juli / August 2006 Struktur, Gliederung, Inhalte Selbstbericht

Auswahl der Peers

September / Oktober Selbstbericht schreiben Gruppengespräche / Interviews des ZfH

September 2006 FoBi Mitarbeiter-, der Kundenbefragung

Albert Bilo

stand des verfahren zeitlicher ablauf 2
Stand des Verfahren - zeitlicher Ablauf (2)

Perspektive

November 2006 Selbstbericht

Dezember 2006 Redaktion Selbstbericht ZfH

Januar 2007 Besuch der Peers

Februar 2007 Bericht der Peers

Frühjahr 2007 Abschlussbericht aus Befragungen, Interviews,

externer Evaluation

Diskussion UB des Abschlussberichtes,

Reflexion zum Verfahren

Maßnahmen, Schwerpunkte Ziel und Leistungsvereinbarungen

Albert Bilo

stand des verfahren zeitlicher ablauf 3

1.

Vorbe-

reitung

2.

Interne Evaluation:

Selbstbericht der

evaluierenden Einheit

4.

Ergebnis-

reflexion

5.

Follow up

3.

Externe Evaluation:

Peer Review

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

Stand des Verfahren - zeitlicher Ablauf (3)

Ablauf des Evaluationsverfahrens

Albert Bilo

motivation 1
Motivation (1)
  • Fusion von zwei Universitäten
  • Fusion von zwei Bibliotheken
  • Erhebliche organisatorische Veränderungen
  • Veränderungen am Medienmarkt und im Berufsbild
  • Budgetierung
  • Synergie- und Strukturauflagen

Wir müssen nicht (nur) verändern, es ändert sich bereits

Albert Bilo

motivation 2
Motivation (2)

Veränderungen erzeugen

  • Verunsicherungen
  • Gefahren
  • Risiken
  • Sinnfragen

Statt Fluchtverhalten und Orientierungslosigkeit

  • Orientierung
  • Aktivierung
  • Einflußnahmen

Albert Bilo

motivation illustrationen
Motivation - Illustrationen
  • Wieso verwenden kanadische Holzfäller stumpfe Äxte ?
  • Wie verhalten sich i-Dötzchen beim Überqueren der Straße ?
  • Welches Phänomen kann man beobachten, wenn ältere Menschen die Straße überqueren ?

Albert Bilo

ausgangsituation im management einer ub
Ausgangsituation im Management einer UB
  • Kein äußerer Zwang
  • gute Gründe, Anderen den Vortritt zu lassen

aber: aktive Rolle in den Maßnahmen zur Meisterung umfassender und weitreichender Veränderungen

Bislang nur gemäßigter BWL-Fetischismus

(k)ein Leitbild

(k)eine Kosten-Leistungsrechnung

keine Zertifizierung nach ISO 9000

(k)ein Controllingkonzept

(k)eine Marketingstrategie

(k) = pragmatische Ansätze statt Dogmen und Fetisch

Albert Bilo

ausgangsituation im management einer ub11
Ausgangsituation im Management einer UB
  • Evaluation befasst sich mit Handlungsfeldern in den herkömmliche ökonomische Bewertung zu kurz greifen
  • Evaluation findet unter maßgebliche Beteiligung der zu evaluierenden Einrichtung statt
  • Evaluation heißt Bewertung der Maßnahmen in ihrer Wirksamkeit
  • Evaluation liefert Beurteilungskriterien für die Veränderungen
  • Evaluation ist eine Methode um Qualität bestimmen zu können und ist ein Prozess der Einschätzung von Effektivität, Effizienz, Nutzen und Relevanz der Maßnahmen
  • Qualität ist die Fähigkeit der Bibibliothek die festgestellten und implizierten Bedürfnisse der Kunden zu befriedigen

ein kundenbezogener und angebotsbezogener Ansatz - keine Bewertung von Mitarbeitern

Albert Bilo

ausgangsituation im management einer ub12
Ausgangsituation im Management einer UB
  • Unsere Erwartungen:
  • ein faires Verfahren
  • kein vorgeschobenes Verfahren für Rationalisierungsabsichten (ergebnisoffen)
  • Akzeptanz für objektive Hindernisse
  • Moderation und Unterstützung
  • einen Statusbericht
  • Empfehlungen Stärken/Schwächen
  • Grundlagen für die weitere Entwicklungsplanung

Unsere Ziele

  • Standort bestimmen
  • Veränderungen meistern
  • Schwachstellen identifzieren
  • Mitarbeiterpositionen

einsammeln

  • Kundenwünsche einsammeln
  • Positionierung in der Uni
  • Bestätigung von Stärken
  • Qualitätssicherung
  • Qualitätsentwicklung
  • Abschwächung permanenter

Selbstlegitimation

Albert Bilo

vorgehensmodell
Vorgehensmodell
  • Kommunikation / Transparenz:
  • Einladungen / Tagesordnungen
  • Protokolle
  • Moderation
  • Fortbildungs- Infoveranstaltungen
  • eigene Web-Seite mit Archiv
  • Datenschutz
  • Rückspiegelung von Ergebnissen
  • Autorisierung von Papieren und Maßnahmen durch AG

Bildung einer bibliotheksinternen Arbeitsgruppe

  • Forum
  • Multiplikatoren
  • Bearbeitung
  • Beratung

Zusammensetzung

  • aus jedem Arbeitsbereich
  • aus jeder Laufbahn

Benutzung: Dezernentin und zwei Dipl. Bibl.

Organisation: Dezernent und ein Dipl. Bibl.

Medien: eine Mitarb. Mittlerer Dienst

Zwei Fachreferenten

Ein Geschäftsbereichsleiter

Albert Bilo

vorgehensmodell vgl zeitplan
Vorgehensmodell (vgl. Zeitplan)
  • Vorstellung des Verfahrens in drei Fortbildungsterminen
  • Bildung einer Arbeitsgruppe
  • Vorbereitung, Durchführung einer Mitarbeiterbefragung
  • Vorbereitung, Durchführung einer Kundenbefragung
  • Organisator. Vorbereitung von Gesprächsgruppen / Interviews
  • Auswahl von externen Gutachtern
  • Vorbereitung und Anfertigung eines Selbstberichtes Vorbereitung der Besuche durch die Gutachter
  • Zwischenergebnisse, Zusammenfassungen, Reflexionen

Eine institutionelle Evaluation, d.h. die ganze Einheit in allen Aspekten

Methodenmix

Albert Bilo

vorgehensmodell arbeitsteilung
Vorgehensmodell (Arbeitsteilung)
  • Was leistet die UB ?
  • was soll in die Fragebögen
  • welche Themen sind wichtig
  • welche Bereiche sind zu beachten
  • wie sind die Ergebnisse zu bewerten
  • interne Öffentlichkeitsarbeit
  • Selbstbericht anfertigen
  • Reflexion, Schlüsse, Interpretation

Was leistet das ZfH ?

  • ein Vorgehensmodell / Methode
  • Zeitpläne und organisat.Ablauf
  • Umsetzung der Vorgaben in Befragungssets
  • Durchführung, Aufbereitung, Auswertung
  • Moderation
  • Interviews
  • Redak. Selbstbericht
  • Orga. Gutachterbesuche
  • Abschlussbericht

Arbeitsmaterialien:

Workshops, Diskussionen, quantitative Daten aus Befragungen und Statistik sowie qualitative Daten aus Interviews und von externen Gutachtern

Albert Bilo

vorgehensmodell methode
Vorgehensmodell (Methode)

Selbstbericht

Experten

Kundenbefragung

Mitarbeiterbefragung

Interviews

Identifikation von Handlungsfeldern, Themen, Stärken, Schwäche

Interessant: Schnittmenge und Differenzmenge

Albert Bilo

vorgehensmodell z b mitarbeiterbefragung
Vorgehensmodell (z.B. Mitarbeiterbefragung)

Vorbereitung Befragung: was ist wichtig ? Protokollauszug:

Albert Bilo

vorgehensmodelle z b selbstbericht
Vorgehensmodelle (z.B. Selbstbericht)
  • Leitende Fragen:
  • Wo stehen wir ?
  • Wo wollen wir hin ? (mit Begündung: Warum ? Zu welchem Zweck ? Woher rührt die Anforderung ?)
  • Was sind unsere Aufgaben ?
  • Welche Maßnahmen sind zu ergreifen ?
  • Wie sind die Maßnahmen in ihrer Wirkung einzuschätzen ?

Neben den organisatorischen Beschreibungen der UB zielt die Gliederung auf eine Darstellung der Kategorien der ZLV und hierauf werden die leitenden Fragen angewendet.

Albert Bilo

vorgehensmodell z b externe gutachter
Vorgehensmodell (z.B. externe Gutachter)

Vorschlagsliste der Arbeitsgruppe nach den Kriterien:

a) Insider

b) NRW

c) außerhalb NRW

d) außerhalb Bibliothekswesen

e) Bibliothekar aber nicht UB

Vorstellung und Diskussion im Rektorat

Bestätigung und Festlegung durch Rektorat

Albert Bilo

erste ergebnisse z b zufriedenheit der mitarbeiter innen

Mitarbeiter-befragung

Kunden-befragung

Einzel-/Gruppen-gespräche

Externe Gutachter

Selbstbericht

Erste Ergebnisse, z. B. Zufriedenheit der Mitarbeiter/innen

"Wenn Sie an Ihre derzeitige Arbeitssituation denken, inwieweit stimmen Sie der Aussage

zu?" - Angaben in %

'Ich habe genügend Zeit zur Erledigung meiner Aufgaben'

trifft nicht zu

0,0

1,6

0,8

0,0

2,4

0,0

stimme voll und ganz zu

2,3

100%

12,9

16,9

18,8

15,9

18,6

36,6

stimme eher zu

80%

22,6

12,5

24,6

33,3

60%

46,5

weder noch

32,3

45,8

31,7

34,7

40%

28,6

stimme ehernicht zu

20,9

25,8

24,4

20%

16,1

12,7

18,8

stimme

11,6

überhaupt

2,4

7,9

6,8

6,5

4,2

2,4

nicht zu

0%

insgesamt

Duisburg

Essen

Benutzung

Medienbearbeitung

andere Bereiche

Albert Bilo

erste einsch tzungen 1
Erste Einschätzungen (1)

Vorliegende erste Ergebnisse liefern schon wichtige Hinweise

Themen und Ziele, Interpretationen erarbeitet die UB

ZfH als externe Sicht gewährleistet Zeitpläne, Organisation und Verfahrensschritte

Der Aufwand ist nicht unerheblich - der Zeitplan aber solide und realistisch

Das Ergebnis als Abschlussbericht läßt eine umfassende Darstellung erwarten, gespeist aus verschiedenen sich ergänzenden ggf. auch neutralisierenden Quellen

Es gibt bislang keine Einflussnahmen auf das Verfahren durch Gremien oder Instanzen.

Kennzahlensystem, ZLV und Evaluierung könnten zeitlich und inhaltlich besser abgestimmt sein.

Albert Bilo

erste einsch tzungen 2
Erste Einschätzungen (2)

Wir erwartet, dass....

Themen und Inhalte der Ergebnisse stark durch unsere Vorarbeit fokusiert sind.

Überraschungen neugierig machen und werde uns selbstbewußt damit auseinander setzen.

die Qualität des Verfahrens stark durch unser Engagement bestimmt ist.

es vorteilhafter ist, sich (weitgehend) selbst zu evaluieren als evaluiert zu werden.

.

wir Instrumentarien an die Hand bekommen, um nach Innen wie nach Außen uns künftig stukturierter positionieren können

Albert Bilo