Treinamento para Orientação na Implantação do Guia de Boas Práticas

1. Treinamento para Orientação na Implantação do Guia de Boas Práticas Tribunal de Justiça do Estado do Maranhão

2. PROGRAMAÇÃO 9:00 h: Abertura - Dinâmica de apresentação e integração entre os participantes 10:00 h: “Mudança Organizacional” Intervalo 10:45 h: “Apresentação do Guia de Boas Práticas” Almoço 13:30 h: “Liderança & Motivação” 14:10 h: Oficinas de Trabalho Intervalo – coffe break 16:15 h: Oficinas de Trabalho – Apresentação de resultados 17:30 h: Encerramento

3. "O desafio do Judiciário é se reestruturar. Não adianta só aumentar o número de juízes e varas. A longo prazo, isso não funciona". (Ministra Ellen Gracie, Revista VEJA, 12/03/2008)

4. CAMPOS DE ATUAÇÃO DO NPE Planejamento estratégico corporativo Planejamento estratégico funcional a) Manualização das rotinas b) Gestão em secretarias judiciais

5. PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO CORPORATIVO- evolução - Diagnóstico prévio (Gespública); Análise de experiências; Escolha da melhor proposta; Reunião com as chefias de cada setor; Escolha de um servidor de cada setor; Contratação de empresa de consultoria; Reuniões do Núcleo com a FGV; WORKSHOP; Construção do Documento (nivelamento com PE do CNJ); Validação (em construção)

6. PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO“Documento” VISÃO: Como queremos ser vistos (futuro)? MISSÃO: Qual nosso papel ? VALORES: O deve permear nossa conduta, para alcançarmos a visão almejada e a missão construída ?

7. PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO“Documento” MAPA ESTRATÉGICO: Perspectivas > Temas estratégicos > Objetivos estratégicos (indicador > estratégia > responsável) 1. APRENDIZADO E CRESCIMENTO: Gestão de Pessoas Motivar e comprometer magistrados e servidores com a execução da estratégia. Desenvolver competências para magistrados e servidores. 2. ORÇAMENTÁRIA: Infraestrutura e Orçamento Adequar segurança física e estrutura interna. Assegurar e gerir recursos orçamentários e financeiros.

8. PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO“Documento” 3. PROCESSOS INTERNOS: Eficiência operacional e Alinhamento e Integração Garantir agilidade nos tramites judiciais e administrativos Desenvolver a tecnologia da informação. Garantir o alinhamento estratégico em todas as unidades. Promover ações que contribuam para troca de experiências entre os Tribunais. 4. SOCIEDADE: Acesso ao sistema de Justiça, Responsabilidade social e Atuação institucional Facilitar o acesso à Justiça. Promover a efetividade das decisões judiciais. Promover a cidadania. Fortalecer e harmonizar a relação entre as instituições e poderes. Disseminar valores éticos e morais. Melhorar a imagem do TJ junto à sociedade e melhorar a comunicação interna. Ampliar a transparência.

9. GESTÃO DE SECRETARIAS JUDICIAISGuia de Boas Práticas

10. GESTÃO DE SECRETARIAS JUDICIAISGuia de Boas Práticas Surgimento Reunião dia 22/02/2008: necessidade de estratégias funcionais. Falta de efetividade das decisões judiciais. Boas práticas não divulgadas. Evolução Análise do trabalho da Comarca de São Bernardo. Acompanhamento dos trabalhos em Icatú Análise do trabalho da Comarca de Pedreiras

11. “GUIA DE BOAS PRÁTICAS”Colaboradores Núcleo de Planejamento Estratégico Magistrados Secretários judiciais e demais servidores

12. “GUIA DE BOAS PRÁTICAS”Metodologia Métodos Gerais Metodologia Geral Diagnóstico Situacional; Análise; Planos de Ação e Acompanhamento. Boas Práticas

13. “GUIA DE BOAS PRÁTICAS”Características Ensina a pescar Inclusivo Participativo Adaptável à realidade

14. ETAPAS • DIAGNÓSTICO • Visa levantar informações sobre a situação atual do juizado ou vara • realização de entrevistas e aplicação de questionários • consolidação dos dados levantados • “gestor do projeto” - iniciativa, espírito de equipe, organização, criatividade e, se possível, conhecimentos de administração ou práticas de gestão.

15. Aspectos a serem analisados Servidores (nível de conhecimento, percepção, distribuição das tarefas) Material (quantidade, necessidade, armazenamento, controle) Estrutura física (como é, forma de utilização) Processos judiciais (quantificar processos, audiências, metas servidores, controle de carga) Organização dos processos (tempo gasto) Documentos/ Rotinas de trabalho (padronização e orientação) Informática e sistemas (utilização e adequação) Usuários (percepção, pontos fracos e melhorias)

16. ETAPAS ANÁLISE Útil para visualizar possíveis soluções e estabelecer prioridades, objetivos específicos e metas. O foco deve ser dado aos processos disfuncionais, ou seja, aqueles que apresentam alguma deficiência e que mais refletem negativamente na prestação jurisdicional do juizado ou vara.

17. ETAPAS PLANO DE AÇÃO Consiste no planejamento/detalhamento das ações que serão implantadas, com o objetivo de promover a melhoria da dinâmica organizacional do juizado ou vara. Cada plano de ação deverá ter um responsável (não confundir com gestor).

18. ETAPAS ACOMPANHAMENTO Deverá ser realizado através dos indicadores de desempenho definidos nos planos de ação a serem implementados Destaca-se que pode haver a necessidade de realização de ajustes de prazos, metas e outros, de acordo com o andamento dos trabalhos, de competência do gestor do projeto

19. PRÁTICAS DE GESTÃO RECURSOS HUMANOS Distribuição das atividades Metas de produtividade e acompanhamento Pesquisa de satisfação Treinamento Uniforme e crachá Ambiente de trabalho Reunião

20. PRÁTICAS DE GESTÃO ESTRUTURA FÍSICA Adequação do layout Manutenção predial

21. PRÁTICAS DE GESTÃO MATERIAL Armazenamento\estoque de materiais Relatório mensal de gastos Pedido de material

22. PRÁTICAS DE GESTÃO PROCESSOS JUDICIAIS Controle de cumprimento de mandados Marcação de audiências Triagem de processos Propostas de armazenamento Localização Identificação visual do processo

23. PRÁTICAS DE GESTÃO DOCUMENTOS Padronização (teor e forma)

24. PRÁTICAS DE GESTÃO • INFORMÁTICA E SISTEMAS • Disponibilização de sistema • Computadores em rede

25. PRÁTICAS DE GESTÃO ROTINAS DE TRABALHO Implantação do 5 “S” Manual de Rotinas Acompanhamento do cumprimento dos mandados

26. PRÁTICAS DE GESTÃO • USUÁRIOS • Atendimento • Quadro de produtividade do juízo • Caixa de sugestões • Formulário de avaliação do atendimento

27. CONSIDERAÇÃO FINAL “(...) quem dá o tom é o juiz, mas quem toca os instrumentos é a orquestra. E o som que dali sairá vai depender muito da condução do maestro.” (Des.Jamil, dia 22/02/2008)