Bohdan Garstecki Maxus Net Communications Weronika Kazimierowicz-Kobierska ZETO Koszalin

1. Warunki sukcesu przy wdrażania systemów informatycznych dedykowanych dla Biuletynu Informacji Publicznych Bohdan Garstecki Maxus Net Communications Weronika Kazimierowicz-Kobierska ZETO Koszalin

2. System informatyczny dla Biuletynu Informacji Publicznej Czy wystarczy prosta strona WWW? Czy wystarczy prosty moduł administracyjny? Czy można wykonać system informatyczny dla Biuletynu Informacji Publicznej tak, jak typową stronę WWW?

3. Warunki formalne • Zgodność z Ustawą o Dostępie do Informacji Publicznej z dnia 6 września 2001 roku (Dz. U. Nr 112 z 2001 r poz. 1198), • Zgodność z Rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 17 maja 2002 r. w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej (Dz. U. Nr 67 z 2002 r. poz. 619), • Zgodność z Ustawą o zmianie Ustawy o Samorządzie Gminnym z dnia 23 listopada 2002 roku (Dz. U. Nr 214 z 2002 r poz. 1806).

4. Warunki formalne System informatyczny BIP musi spełniać warunek zgodności z obowiązującym prawem. Dotyczy to zarówno przepisów obecnie obowiązujących, jak również przyszłych zmian w przepisach i nowych regulacji prawnych

5. Zgodność z Ustawą • Definicja „informacji publicznej” • Definicja „dokumentu urzędowego” • Struktura Biuletynu Informacji Publicznej • Zawartość Biuletynu Informacji Publicznej • Terminy wdrożenia Biuletynu Informacji Publicznej: • 1 lipca 2003 • 1 stycznia 2004 • 1 stycznia 2005 • Zasady prowadzenia Biuletynu Informacji Publicznej

6. Zgodność z Ustawą System informatyczny BIP musi zapewnić publikację wszelkich informacji publicznych i dokumentów urzędowych jakie muszą być publikowane i jakie mogą być publikowane przez podmioty wymienione w Ustawie.

7. Użytkownicy BIP Rozdział 1, Art. 2. 1. Każdemu przysługuje, z zastrzeżeniem art. 5, prawo dostępu do informacji publicznej, zwane dalej "prawem do informacji publicznej". • Podmioty wymienione w Ustawie • Kierownictwo podmiotów (urzędów) • Pracownicy podmiotów (urzędów) • Interesanci (wszyscy obywatele)

8. Użytkownicy BIP System informatyczny BIP musi umożliwić publikację informacji i dokumentów urzędowych w sposób zgodny z przepisami regulującymi pracę urzędów. Po stronie interfejsu użytkownika system informatyczny powinien ułatwiać pracę urzędników i nie zwiększać kosztów pośrednich związanych z wdrożeniem i eksploatacją. Strona WWW systemu BIP powinna poprawnie działać w większości popularnych przeglądarek bez potrzeby używania komercyjnie licencjonowanego oprogramowania.

9. Zawartość BIP • Informacja o • Polityce wewnętrznej i zagranicznej, • Organach władzy publicznej, • Zasadach funkcjonowania organów władzy publicznej, • Danych publicznych, • Majątku publicznym. • Inne informacje publiczne

10. Zawartość BIP System informatyczny BIP musi zapewnić możliwość publikacji ogromnej ilości dokumentów oraz informacji wynikającej z pracy podmiotów wskazanych w ustawie.

11. Zgodność z Rozporządzeniem • Rozporządzenie określa: • szczegółowe standardy stron Biuletynu Informacji Publicznej • zakres i tryb przekazywania informacji niezbędnych do zamieszczenia na stronie głównej BIP, • standardy zabezpieczania treści informacji publicznych udostępnianych w BIP. • Biuletyn Informacji Publicznej: • publikowany jest w Internecie pod wydzielonym adresem strony WWW, • zorganizowany jest w postaci baz danych, a udostępnianie informacji odbywa się w oparciu o mechanizmy baz danych, • zawiera moduł administracyjny.

12. Zgodność z Rozporządzeniem Biuletyn Informacji Publicznej stanowi ogólnopolski system informowania społeczeństwa o sprawach publicznych. System informatyczny BIP podmiotu wskazanego w ustawie stanowi integralną część kompleksowego systemu informacyjnego i nie może być wykonany jako swobodna interpretacja wymogu ustawowego.

13. Struktura BIP • Podmiotowa strona Biuletynu zawiera: 1) logo (znak graficzny) Biuletynu, 2) dane osób redagujących BIP, 3) instrukcję korzystania z BIP, 4) menu przedmiotowe, 5) informację o liczbie odwiedzin Biuletynu, 6) rejestr zmian treści 7) informację dotyczącą sposobu dostępu do informacji nie udostępnionych w BIP, 8) moduł wyszukujący. • Stronę główną Biuletynu redaguje się w sposób umożliwiający modyfikacje menu podmiotowego i przedmiotowego.

14. Struktura BIP System Informatyczny BIP musi zapewnić możliwość organizacji hierarchicznych struktur katalogów i odnośników (menu przedmiotowe) oraz zróżnicowanych trybów prezentacji dokumentów, aby gwałtownie rosnąca zawartość systemu zachowała spójność i łatwość dostępu. Musi też zapewnić możliwość dostosowania rozwiązania do indywidualnych potrzeb urzędu oraz pozwalać na poprawę pomyłek zarówno w tworzeniu struktur dostępu jak i w treści publikowanych dokumentów.

15. Wymagania techniczne • Serwer główny systemu BIP • Serwer zapasowy systemu BIP • System podtrzymania napięcia (UPS) • Zabezpieczenie przed nieautoryzowanym dostępem (Firewall) • Szerokopasmowe łącze do Internetu • Zapasowe łącze do Internetu • Oprogramowanie bazy danych • Administrowanie infrastrukturą • Aplikacja BIP

16. Wymagania techniczne System Informatyczny BIP prowadzony jest przez podmioty samodzielnie na własnej infrastrukturze teleinformatycznej lub w modelu outsourcingu korzystając z wydzierżawionej infrastruktury i aplikacji BIP

17. Wymagania funkcjonalne • Baza danych dokumentów i informacji publicznych (SQL) • Treść dokumentu • Metryka dokumentu • Interfejs użytkownika (GUI) – panel administracyjny (CMS) • Tworzenie struktur katalogów w menu przedmiotowym • Wprowadzanie informacji i dokumentów urzędowych do bazy BIP • Edytor tekstów • Funkcje kontroli • Interfejs użytkownika (GUI) – interfejs publiczny • Dynamiczne tworzenie stron html publikujących informacje i dokumenty zgromadzone w bazie BIP • Przeglądarki internetowe (Explorer, Nescape, Mozilla, Opera)

18. Wymagania funkcjonalne System Informatyczny BIP musi zapewnić elastyczną strukturę bazy danych oraz przyjazny interfejs użytkownika zarówno dla pracowników urzędów jak i dla interesantów internautów.

19. Doświadczenie użytkowników System Informatyczny BIP musi podlegać ewolucji wraz z rosnącym doświadczeniem i rosnącymi wymaganiami jego użytkowników. http://www.bipgminy.pl

20. Warunki użytkowe • Łatwość i szybkość wprowadzania danych do bazy danych • Informacje stworzone dla BIP • Dokumenty urzędowe • Łatwość i szybkość organizowania struktur publikacji danych • Dodawanie nowych elementów menu • Dodawanie nowych podstron w serwisie • Kontrola dostępu, wersji i czasu publikacji dokumentu • Możliwość integracji z innymi systemami informatycznymi w urzędach

21. Warunki użytkowe System Informatyczny BIP publikuje wyniki pracy wielu ludzi, pracowników urzędów, wspieranych przez różne systemy i aplikacje informatyczne. System Informatyczny BIP powinien być przygotowany do integracji ze środowiskiem informatycznym działającym w urzędach.

22. Użyteczność dla Urzędu • Uporządkowanie informacji o pracy urzędów • Standaryzacja dokumentów • Stworzenie spójnej i ogólnodostępnej bazy wiedzy o funkcjonowaniu urzędów • Ułatwienie obsługi interesantów • Usprawnienie obsługi interesantów • Wymiana informacji pomiędzy urzędami • Usprawnienie pracy urzędów

23. Użyteczność dla Urzędu Wdrożenie systemu informatycznego BIP może być traktowane jako „zło konieczne” lub jako „kamień milowy” na drodze poprawy jakości obsługi interesantów i pracy urzędów.

24. Oczekiwania kierownictwa Urzędów • Realizacja wymogów ustawowych • Niski koszt bezpośredni zakupu • Kontrola kosztów wdrażania BIP • Minimalizacja nakładu pracy i kosztów pośrednich wdrażania BIP • Poprawa standardu obsługi interesantów • Ułatwienie pracy pracownikom urzędu • Poprawa organizacji pracy w urzędzie • Tworzenie wizerunku urzędu

25. Oczekiwania kierownictwa Urzędów Ma być tanio i dobrze. Czy to jest możliwe?

26. Opłacalność Bezpośredni koszt zakupu infrastruktury Bezpośredni koszt zakupu oprogramowania Koszt szkoleń Bezpośrednie koszty eksploatacji Bezpośrednie koszty wprowadzania modyfikacji i zmian do systemu informatycznego BIP Bezpośredni koszt rozwoju systemu informatycznego BIP Pośrednie (ukryte) koszty wdrożenia i eksploatacji: Koszt przygotowania danych do BIP Koszt wprowadzania danych do BIP Koszt administracji systemu informatycznego BIP Koszt integracji z innymi systemami informatycznymi Zwiększenie zaufania obywatela do urzędu (organów władzy publicznej, organizacji i instytucji publicznych) Zwiększenie zadowolenia obywatela z jakości załatwiania spraw Skrócenie czasu bezpośredniej obsługi interesantów Zmniejszenie obciążenia pracowników urzędu w zakresie bezpośredniej obsługi interesantów Zmniejszenie kosztów pośrednich (ukrytych) eliminacji błędów w załatwianiu spraw Skrócenie czasu załatwianych spraw Zmniejszenie kosztów udzielania informacji interesantom Zmniejszenie kosztów przygotowywania dokumentów w urzędzie

27. Opłacalność Wdrożenie systemu informatycznego BIP to inwestycja długofalowa. Może stać się kolejnym „balastem” – kosztowym i organizacyjnym, w pracy urzędów lub przynieść wymierne korzyści w wymiarze zaufania społecznego i obniżenia kosztów funkcjonowania urzędów.

28. Bezpieczeństwo • Zabezpieczenia infrastrukturalne • Kontrola dostępu do modułu administracyjnego • Szyfrowanie transmisji • Uprawnienia • Kontrola zmian • Podpis elektroniczny

29. Bezpieczeństwo System informatyczny BIP musi zawierać zabezpieczenia techniczne i organizacyjne, w celu zapewnienia wiarygodności publikowanych danych.

30. Oczekiwania użytkowników w Urzędach • Obawiają się dodatkowej pracy • Obawiają się nowych obowiązków • Obawiają się konieczności nauki nowych narzędzi informatycznych • Oczekują prostoty obsługi • Oczekują narzędzi podobnych do tych, które już znają • Oczekują, że system informatyczny pomoże im wypełnić nowe obowiązki

31. Oczekiwania użytkowników w Urzędach Ma być prosto i dobrze. Czy to jest możliwe?

32. Przygotowanie i wprowadzanie danych • Dokumenty informacyjne stworzone specjalnie dla Biuletynu Informacji Publicznej, • Dokumenty urzędowe publikowane w BIP • Dokumenty w postaci elektronicznej, • Dokumenty tekstowe (np. Word) • Tabele (np. Excel) • Obrazy (skany) dokumentów papierowych, • Dokumenty on-line • Poczta e-mail • Formularze on-line

33. Moduł administracyjny

34. Przygotowanie i wprowadzanie danych System informatyczny BIP musi zapewnić jak najdalej idącą automatyzację wprowadzania dokumentów stworzonych w innych systemach i narzędziach do własnej bazy danych. Nie można dopuścić do sytuacji, w której wszelkie dokumenty będą opracowywane dwukrotnie – raz w normalnym trybie prac urzędu i ponownie na użytek BIP.

35. Użyteczność dla petenta • Publikacja informacji • Udostępnienie druków urzędowych do pobrania w Internecie • Informacja o stanie i kolejności załatwianych spraw • Kancelaria internetowa

36. Użyteczność dla petenta System informatyczny BIP musi zapewnić sprawny i bezpieczny dostęp do zasobów BIP internautom pracującym na różnych przeglądarkach, często na wolnych łączach.

37. Rozwój BIP • II Etap: informacja o • stanie przyjmowanych spraw, kolejności ich załatwiania lub rozstrzygania • danych publicznych • III Etap: informacja o • majątku publicznym • Podpis elektroniczny • Umożliwienie personalizowanej informacji dla interesanta przez Internet • Kancelaria internetowa • Przesyłanie dokumentów pomiędzy urzędem i interesantem przez Internet

38. Podsumowanie „Informacja ważniejsza jest od wiedzy” (Albert Einstein)

39. Dziękujemy Niniejsza prezentacja dostępna jest w wersji elektronicznej pod adresem: http://www.bipgminy.pl