COACHING PARA OPTIMIZAR LA GESTION Y LA ADMINISTRACION DEL TIEMPO

2. COACHING PARA OPTIMIZAR LA GESTION Y LA ADMINISTRACION DEL TIEMPO Richard Olvera COACH

3. Introducción • Es muy importante en el ámbito empresarial de hoy considerar que para desarrollarnos en las empresas, obtener una posición satisfactoria y permanecer en ella, Debemos comprender que es fundamental desarrollar inteligencia emocional. • Nos quejamos de falta del tiempo, sin embargo tenemos un recurso muy crítico: “La observación”. • Propongo que mediante la observación de la atención, sintonemos mejor nuestra eficacia, nuestro tiempo y nuestra conciencia. • Lo que si debemos hacer y no siempre hacemos es respetar suficientemente nuestra dedicación ideal; nuestras meditadas prioridades. • ¿Cuales son nuestras verdaderas necesidades? • Efecto mariposa y el tiempo. • “Cuando la energía psíquica de una persona se pone al servicio de su tema vital, la conciencia logra armonia”

4. Video de Observación

5. Inteligencia emocional • Llamadas también habilidades blandas, aplicadas al trabajo, son esenciales para desempeñarse en equipo. Para que un equipo logre resultados, es necesario que las participantes tengan habilidades de IE como saber escuchar, ser flexible, trabajar en conjunto con otros, relacionarse, colaborar y llegar a acuerdos, tomando en cuenta las aportaciones de los diferentes integrantes del equipo.

6. Las personas que no logran conectarse emocionalmente con su equipo de trabajo, no logran transmitir mensajes claros.

7. Características del tiempo • El más importante de los recursos. • El más atípico de los recursos. • El recurso más equitativo: todos tenemos el mismo. • Un recurso limitado y caduco por definición: hagamos lo que hagamos se nos acaba. • Recurso inelástico: ni ahorrarse, ni acumularse, ni prestarse. • El más indispensable de los recursos: ninguna acción humana puede realizarse sin tiempo. • Recurso insustituible. • Recurso inexorable: no podemos variar ni su dirección, ni su sentido, ni su cadencia. Lo más que podemos hacer es utilizarlo mejor o peor, a medida que va llegando. • Recurso Paradójico: Todos disponemos de Todo el tiempo del mundo. Podemos quejarnos de cómo lo usamos, pero nunca de no tenerlo. • Recurso incontrolable: Podemos controlar nuestras acciones, pero no el tiempo.

8. ADMINISTRACION DEL TIEMPO Como el tiempo no existe en sí, la administración del tiempo es la administración de sí mismo, de tal manera que se pueda optimizar el rendimiento del tiempo de que se dispone. Significa conducir nuestros asuntos dentro del tiempo disponible para que podamos lograr resultados más eficaces. La meta debe ser el logro de objetivos, no simplemente el estar ocupado.

9. Conciliar trabajo y vida personal «Vivir para trabajar o trabajar para vivir»

10. Hablando de cifras • El 90% de los directivos creen que un buen equilibrio entre vida personal y la profesional mejoran el rendimiento en el trabajo. • RR HH. El 95% afirma que el equilibrio beneficia tanto a la empresa como al colaborador. • Sin embargo el 90% de los directivos manifiestan tener dificultades para compaginar su vida profesional y familiar.

11. Los directivos trabajan un promedio de 50 horas semanales. El 34% manifiesta trabajar más de 10 horas diarias y un 7% más de 12 horas diarias. • Los directores generales trabajan más horas semanales. • El 40% se lleva trabajo a casa con frecuencia y mas de un tercio lo hacen el fin de semana. • En consecuencia el nivel de estrés aumenta cada año.

12. El 45% de los directivos consideran que el nivel de estrés en su trabajo perjudica su salud. • En las mujeres se eleva a un 54% • Dos de cada tres directivos estarían dispuestos a renunciar a su sueldo por disponer más tiempo libre. • El porcentaje se eleva a un 70% entre mujeres y entre mayores de 45 años.

13. ESTRATEGIAS ERRONEAS TRABAJAR CON APURO El resultado es a menudo un intento por realizar sus tareas con más rapidez, razonando que si pudieran ser suficientemente rápidos, podrían tener tiempo sobrante. Produce problemas. Trabajando bajo presión se cometen más errores, hay menos tiempo para pensar, planificar y reflexionar antes de tomar decisiones para solucionar problemas. TRABAJAR MÁS TIEMPO Cuando se convierte en rutina, se generan otros problemas: las horas semanales se alargan. El tiempo personal va desapareciendo a medida que se incrementa el tiempo de trabajo. El juicio es menos claro y problemas que podrían ser resueltos en minutos por una mente fresca, se resuelven en horas.

14. PARADOJAS • El tiempo es una paradoja. Nos parece que no tenemos suficiente tiempo y sin embargo tenemos todo el tiempo que hay. No importa cuanto hagamos, siempre hay alternativas interminables para invertir el tiempo. La solución a esta paradoja, entonces, es enfocarse primero en las cosas más importantes, en la seguridad de que siempre habrá tiempo suficiente para las cosas que realmente es necesario hacer. • Como un recurso, el tiempo nos presenta otra paradoja: si no lo usamos, desaparece de todas maneras. En consecuencia, la calidad de este recurso depende de lo bien que lo usemos. El conocimiento de que estamos desperdiciando este recurso tan personal cuando no lo usamos debidamente, debería ser suficiente para decidirnos a invertir el tiempo de mejor manera.

15. TIEMPO DE CALIDAD En vista de que no podemos incrementar la cantidad de tiempo que recibimos, la calidad del tiempo se convierte en la única variable. Su tiempo es suyo y no pertenece a nadie más. Sólo usted puedes mejorar la calidad de su tiempo. Un aprovechamiento adecuado del tiempo permite al gerente disfrutar de su trabajo y su descanso. La autodisciplina significa fuerza de voluntad para hacer las cosas que deben hacerse antes que las que queremos hacer porque nos son más fáciles o agradables. El uso de nuestro tiempo es el resultado de cientos de pequeñas y grandes elecciones cada día, cada hora y aún cada minuto.

16. MITOS • No tengo tiempo. • El tiempo vuela. • Se nos vino el tiempo encima. • Tenemos que recuperar el tiempo perdido. • Hay que ir contra reloj. • Soy esclavo del tiempo. • Vamos a ahorrar tanto tiempo

17. LADRONES DEL TIEMPO Ladrones del tiempo: Es cualquier cosa que impida que un ejecutivo alcance sus objetivos de la manera más efectiva posible. Se dividen en externos, si son provocados por otras personas, o internos si son provocados por nosotros mismos. Ladrones externos • exceso de compromisos • Llamadas telefónicas inesperadas y prolongadas • Correspondencia • Trabajadores que desean discutir sus problemas ó charlar • Visitantes, clientes, etc. • Personal incompetente •  EL JEFE • Comidas de negocios • Interrupciones de los niños ó de los padres • Falta de delegación

18. LADRONES DEL TIEMPO POSIBLES SOLUCIONES Uso del teléfono • Antes de llamar, planifica la conversación. • Filtra y agrupa las llamadas por hacer, trata de apartar un tiempo específico para llamadas. • Trata de acortar la parte social de la conversación, ve directo al grano y permanece en él. • Si la conversación se extiende innecesariamente, busca excusas para cortarla. • Establece periodos de tiempo donde no recibirás llamadas sino sólo en casos de emergencia.

19. LADRONES DEL TIEMPO POSIBLES SOLUCIONES Correspondencia • Escribe menos, usa más el teléfono. • Elimina palabras, frases y párrafos innecesarios. • Piensa antes de escribir, planea lo que quieres expresar. • Usa el estilo claro, conciso y orientado a hechos. • Al escribir usa palabras sencillas. • No revises una y otra vez en nombre de la perfección, cuando los beneficios son pocos o inexistentes.

20. LADRONES DEL TIEMPO POSIBLES SOLUCIONES Interrupciones y visitantes inesperados • Prevee un tiempo diario para visitantes inesperados e interrupciones. • No permitas que ciertos visitantes inesperados tomen asiento. • Recibe a los visitantes fuera de tu oficina. • No contribuyas a conversaciones innecesarias. • Promueve citas en vez de permitir visitas inesperadas. • Aprende a decir no, especialmente cuando te preguntan ¿Tienes un minuto?.

21. LADRONES DEL TIEMPO POSIBLES SOLUCIONES Reuniones • Desalienta y discontinúa las reuniones innecesarias. • Pregúntate si la reunión es realmente necesaria. ¿Una conversación telefónica tendría el mismo efecto? ¿Es necesaria mi presencia?. • Fíjate un límite de tiempo y ajústate a él. • Prepárate para la reunión, resiste las interrupciones, mantente en el tema. • Minimiza las conversaciones intranscendentes. No contribuyas a conversaciones innecesarias.

22. LADRONES DEL TIEMPO Ladrones internos • Objetivos confusos • Ausencia de un plan de trabajo • Tendencia a hacer mucho • Perfeccionismo • Desorden • Confusión y traslape de responsabilidades • Atención excesiva a detalles • Resistencia al cambio • Numerosos intereses • Incapacidad de decir "NO" • Comunicación insuficiente  

23. LADRONES DEL TIEMPO • Falta de prioridades. • Dejar cosas para después. • Intentar hacer muchas cosas a la vez. • Falta de autodisciplina. • Falta de habilidad y conocimientos. POSIBLES SOLUCIONES • Reflexión • Decisión • Disciplina • No rendirse hasta haber desarrollado nuevos hábitos

24. ORGANIZACIÓN DEL TIEMPO Nos servirá para establecer prioridades a las actividades planeadas, debiendo de clasificarlas en tres categorías: • Prioridad A “Imprescindible de hacerse”: actividades decisivas. Algunas de ellas entrarán en esta categoría debido a órdenes administrativas, requerimientos de clientes importantes, tiempo límite significativo, u oportunidades de éxito o desarrollo. • Prioridad B “Necesarias” actividades de valor medio; pueden contribuir a mejorar el desempeño pero no son tan esenciales o no requieren de un tiempo límite. • Prioridad C “Deseable de hacer”: categoría de menor valor. Al incluir actividades tan solo interesantes o divertidas, podrían eliminarse, posponerse o realizarse en periodos de poca presión.

25. criterios para poder determinar estas prioridades • Juicio. Tú eres quien puede juzgar mejor lo que tienes que hacer. Permite que el remordimiento de conciencia sentido por no realizar algo, haga al juicio más severo. • Relatividad. Al comparar actividades o tareas debería quedar bien claro que algunas tienen mayor prioridad que otras. Siempre guiarse con la pregunta “¿En qué puedo usar mejor mi tiempo en este momento?”. • Tiempo. Establecer un límite de tiempo es una forma de determinar prioridades. Aunque con frecuencia no se toma en cuenta, también es importante establecer un momento para comenzar, con el objeto de concluir un proyecto en un límite previamente fijado.

26. LO URGENTE Y LO IMPORTANTE • toda organización debe tomar decisiones sobre 2 tipos de aspectos a los debe integrar en un permanente estado de equilibrio. URGENTE - IMPORTANTE

27. lo Urgente: Podemos definir a la atención de lo Urgente como toda tarea o actividad en la que ejercitamos nuestra capacidad de respuesta actual a los desafíos que se nos presentan. Esta capacidad se expresa a través de la producción de resultados cotidianos • lo Importante.Definimos asía las actividades que se ocupan de atender lo que da le da sentido a la existencia a largo plazo a una organización: Lo que constituye la razón de ser o Misión. • La atención de lo Importante es toda actividad que se ocupa de desarrollar nuestra capacidad de respuesta futura a los desafíos del entorno

28. La matriz de administración del tiempo • Representar las variables en una matriz de doble entrada, facilitará no sólo la comprensión, sino que además nos brindará una herramienta útil para luego "vivir" el modelo propuesto

29. I II III IV MATRIZ DE ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO Este cuadrante refiere a aquellas cuestiones que si bien están más lejanas en cuanto a horizonte de tiempo para su resolución, son las que permiten nuestro aprendizaje y mejora a futuro. En alguna medida, aprender significa sacrificar parcialmente nuestro bienestar actual en pos de una mejora futura. Caracterizado por ser actividades que de no ser atendidas, veríamos amenazada nuestra existencia hoy: IMPORTANTE representan deseos y necesidades de las demás personas que se transforman en solicitudes explícitas hacia nosotros y nos distraen de las tareas de los Cuadrantes 1 y 2. "Me pasé todo el día ocupado, pero siento que no hice nada de lo importante que tenía previsto". Roba tiempos NO IMPORTANTE pasar demasiado tiempo en este cuadrante puede acarrear una crisis por falta de previsión y preparación adecuada para enfrentar nuestros problemas URGENTE NO URGENTE

30. I II III IV MATRIZ DE ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO • proyectos con fechas de cierre y con tiempo límite, vencimientos, resolución de problemas inmediatos, etc. Toda actividad que presiona sobre nosotros y signifique una gestión orientada a resolver problemas, enfrentar crisis, etc. • Planificar mejoras, capacitar, prevenir riesgos, anticiparse a tendencias, resolver conflictos antes de que se transformen en crisis, descanso y recuperación de energías personales, etc. IMPORTANTE • componen a este cuadrante todas las interrupciones, imprevistos, reuniones no planificadas • actividades de evasión, trivialidades, ocio no planificado, pérdidas de tiempo Algunas llamadas • Desperdiciadores de tiempo • Mensajes electrónicos irrelevantes NO IMPORTANTE URGENTE NO URGENTE

31. Los 10 puntos más importantes para mejorar tus habilidades en la administración del tiempo • Define claramente los objetivos y selecciona lo más importante. Ser más efectivo con tu tiempo es totalmente irrelevante si no sabes en que invertirlo. Recuerde que es primordial distinguir entre las cosas que realmente son importantes y las que no lo son. Una manera sencilla de realizar esto es determinar cuanto cuesta tu tiempo por hora, Una vez determinado este valor sólo sigue la siguiente regla: no hagas nada que potencialmente te pague menos que tu valor por hora multiplicado por el tiempo que invertirás en la tarea.

32. 2. Analiza como gastas tu tiempo. Te sorprendería saber en cuantas cosas sin importancia gastamos el tiempo. Sin embargo, para conocer con exactitud cuales son estas cosas sin importancia, necesitamos primero hacerlas concientes, y esto se logra llevando un registro. Una manera de hacerlo es utilizar un reloj con una alarma que suene cada 30 minutos. Cada vez que suene el reloj, escribe brevemente las actividades que realizaste en la pasada media hora. Una vez que tengas los registros, examínalos. ¿Cómo se relacionan tus objetivos con las actividades en las que realmente inviertes el tiempo? ¿Estas realmente atendiendo cosas relevantes y prioritarias?

33. 3. Lleva una lista de tareas pendientes. Esta es una de las cosas más simples y a la vez más poderosas de cualquier sistema de administración de tiempo: la lista de tareas. No importa si utilizas el dispositivo electrónico de moda o una hoja de papel, pero lleva un registro. Lo que realmente hace la diferencia es el hábito de escribir tus tareas pendientes día tras día.

34. 4. Asigna prioridad a tus tareas. Una vez terminada tu lista, determina cuales son los elementos más importantes y márcalos de alguna forma que resalten sobre todos los demás. Si la lista es muy grande, haz una nueva lista con los elementos prioritarios para el día o la semana. Volviendo a la práctica de determinar tu valor por hora, otorga más prioridad a las tareas que potencialmente te paguen más.

35. 5. Planea tu día desde el día anterior. Todos los expertos en administración del tiempo recomiendan planificar desde el día anterior las actividades del día siguiente. Toma los últimos 10 minutos de cada día para repasar tu lista de pendientes y determinar que es lo que tienes que concretar al siguiente día. Este simple ejercicio te permitirá comenzar cada jornada sabiendo exactamente que necesitas hacer y con cual tarea debes iniciar.

36. 6. No dejes las cosas para después. Reza el viejo dicho popular: “No dejes para mañana lo que puedas hacer hoy”. Aplazar para el final las cosas que no te gusta hacer es una de las peores estrategias que puedes utilizar, ya que lo único que lograrás es prolongar el estrés asociado a la tarea. ¡Haz lo que no te gusta hacer primero! De esta manera, el resto del día transcurrirá de manera más placentera. Si la tarea es muy grande, divídela en tareas más pequeñas hasta que te sea fácil dar el primer paso.

37. 7. Delega en los demás. Una forma de hacer más en menos tiempo es asignando tareas a terceras personas. La clave para delegar consiste en asignar alguna actividad a alguien más si este puede hacerlas más rápido, más fácil o mejor que nosotros. En caso de que no tengas a alguien directamente a tu cargo, considera delegar las tareas en pareja, un proveedor o inclusive en un cliente. Recuerda que como decía Maquiavelo: “el fin justifica los medios”. Eso sí, después de delegar no se te olvide agradecerle a los demás de la manera apropiada. Probablemente estas pensando que a la gente no le gusta recibir tareas de terceros. Sin embargo, diversos estudios muestran exactamente lo contrario: a las personas nos gusta que nos asignen tareas y especialmente si somos buenos haciéndolas; así que escoge a la persona más apropiada y delega la tarea.

38. 8. Aprende a decir “NO”. Decir “no” puede ser una de las herramientas de administración de tiempo más poderosas que puedes llegar a dominar. Por supuesto, no se trata de evadir responsabilidades, sino de invertir nuestro tiempo en donde somos más productivos. Si la tarea en cuestión interfiere con los objetivos que tienes planteados, busca una manera sutil para negarte. Sugiere a otra persona que pueda hacer el trabajo con los mismos o mejores resultados y siempre de la manera más amable posible. De manera similar, una de las filosofías que mejor me ha funcionado en los negocios es la siguiente: solo acepta los proyectos en donde ambas partes ganen, tanto el cliente como tu empresa. Si el cliente no se va a beneficiar “substancialmente” al adquirir tu producto o servicio, e insisto, “substancialmente”… mal negocio. Por otro lado, si la remuneración que obtendrás por el proyecto no te permite obtener una utilidad razonable después de pagar los costos, mal negocio. Los mejores negocios que puedes hacer son siempre en donde ambas partes ganan.

39. 9. Concéntrate en la tarea actual. Concéntrate al cien por ciento en una y sólo una tarea a la vez. Cuando logramos concentrarnos al 100% por espacios de horas, tenemos periodos altamente productivos. Sin embargo, lograr esta concentración y entrar en esta zona de productividad cuesta mucho trabajo y cualquier interrupción es suficiente para salir de ella. Es por esto que debes tratar de eliminar todas las distracciones posibles: desconecta el teléfono o activa la contestadora, apaga el celular, cierra el correo electrónico o los programas para “chatear” y cierra tu puerta.

40. 10. No te olvides de la persona más importante. A veces, cuando tenemos grandes proyectos en puerta, tendemos a olvidarnos de los demás y lo que es peor, de nosotros mismos. Sin embargo, para ser altamente productivos requerimos de un adecuado balance entre cuerpo y mente. Realizar actividades que nos relajen, alimentarnos de manera adecuada y compartir tiempo con nuestros seres queridos, es lo que realmente nos permite adquirir un estado de armonía y rendir al máximo por periodos prolongados. No olvides recargar tus baterías, porque solo así obtendrás la energía que necesitas para concretar todos tus proyectos.

41. CONCLUSIONES • El tiempo es un recurso no renovable. No se puede recuperar el tiempo perdido. • Para mejorar la administración de tu tiempo, empieza descubriendo en qué y cómo lo estás gastando actualmente. • Desde el momento en que te organizas, el tiempo es un aliado. • El tiempo no vuela. La escasez de tiempo es una ilusión que resulta de administrarlo mal. El mejor generador de tiempo es la buena administración. • Los peores ladrones de tiempo son: falta de planeación, desorden, indecisión, perder de vista los objetivos y confundir lo importante con lo urgente.

42. CONCLUSIONES • La persona que más interrumpe mi jornada de trabajo soy yo mismo. • La administración del tiempo laboral es esencialmente un esfuerzo de grupo. El trabajo en equipo implica coordinación de actividades, ayuda mutua y sincronización. Administrar el tiempo es mucho más sencillo y efectivo cuando se practica en toda la organización. • Cada hora invertida planificando ahorra varias horas en la realización. Hay que preocuparse más por trabajar inteligentemente, que arduamente. • El tiempo que un ejecutivo dedica a planear debe de ser mayor en la medida que aumenta su nivel jerárquico. • Todo ejecutivo debe planear períodos de concentración ininterrumpida.

43. ¡GRACIAS!

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