Listserv

1. Listserv Communicatiegroepen

2. Listserv en communicatiegroepen • Listserv: onze software voor het beheer van mailinglijsten = distributielijsten = verzenden van ‘bulk mail’ • Communicatiegroepen: toepassing om groepen/lijsten samen te stellen die kunnen afgeleid worden van gegevens uit databanken

3. Listserv • Mail sturen naar 1 mailadres (het mailinglijstadres): mail wordt geëxpandeerd naar alle leden van de lijst

4. Listserv lijst opties • Maar er komt veel meer bij kijken! • Hoe kan men (en wie mag) leden toevoegen/verwijderen? • Wie mag de opties van de lijst aanpassen? • Wie mag zenden naar de lijst? • Opvangen ‘bounces’ …Alle opties: manuals op www.lsoft.com Hoe groter de lijst, hoe belangrijker het instellen van de juiste opties

5. Listserv server van KU Leuven • listserv.cc.kuleuven.ac.be=>ls.kuleuven.be • Te benaderen via • E-mail commando’s • Web browser • Bovenliggende toepassingen (bv. groepentoepassing)= scripts door informatici die e-mail commando’s genereren of via file transfer bestanden opladen

6. Listserv commando’s via mail • Gebruik bij voorkeur plaintext! • HTML tekst of ‘handtekeningen’ onderaan de mail geven problemen=>listserv aanziet dit als een verkeerd commando (en kan de gebruiker blokkeren)

8. Mail naar listserv <-> lijst • Commando’s voor listserv (subscribe / unsubscribe / …)=> mail naar listserv@ls.kuleuven.be • Mail (bijdrage) sturen naar een lijst=> mail naarlijstnaam@ls.kuleuven.be

9. Listservuserid en wachtwoorden • Userid bij listserv = uw e-mailadres • Wachtwoord = eigen listserv wachtwoord (onafhankelijk van wachtwoord van uw u-nummer) • Web browser toegang: cookie met onbeperkte levensduur • Mogelijk probleem: wijziging e-mailadres • Mail commando’s naar listserv: wachtwoord mee te geven of “OK” mechanisme

10. Listserv webtoegang • https://ls.kuleuven.be/cgi-bin/wa

11. Aanvragen lijst • https://admin.kuleuven.be/icts/services/listserv • FAQ http://icts.kuleuven.be/faq/?repid=faq_list&x_hoofdstuk_id=24

12. “OK” bevestigingsmechanisme (principe) • Bevestigingsmechanisme =ook wel OK mechanisme genoemd • Op het web en via e-mail (niet in Exchange) kan men zich voordoen als iemand anders. Om fraude te vermijden zal listserv een e-mail sturen naar de aanvrager. Die dient te antwoorden via mail (OK) of door op een weblink te klikken

13. Aanvraag/goedkeuring (confirm) • Voor sommige acties kan men een aanvraag doen en dienen anderen de aanvraag goed te keuren: bv. • Subscribe aanvraag door de gebruiker, goedkeuring door de eigenaar (‘owner’) van de lijst • Mail naar de lijst dient eerst goedgekeurd te worden door een ‘editor’

14. Listserv opties Basis = tekst bestand met opties

15. Listserv opties (overzicht voornaamste opties) • Wie mag zich inschrijven? • Gebruikers zelfsubscription = opensubscription = open,confirm • Eventueel nog goed te keuren door de owners (eigenaars)subscription = by_ownersubscription = by_owner,confirm • Enkel door de owners (eigenaars) van de lijstsubscription = closed

16. Voorbeeld subscribe • https://ls.kuleuven.be/cgi-bin/wa?SUBED1=TEST&A=1is de pagina waar u gebruikers naartoe kunt laten verwijzen om zich in te schrijven op een lijst (in dit geval test) • Via mail (door gebruiker) naar listserv@ls.kuleuven.be:subscribe test voornaam familienaam Meer mogelijkheden: ftp://dropbox.lsoft.us/download/docs/SimpleWebsiteSignup.pdf

17. Voorbeeld subscribe • Toevoegen aan een lijst door één van de owners: • add lijstnaam e-mail@dres voornaam familienaam pw=xxxx

18. Subscribe via web (gebruiker)

19. Beheer leden door owner

20. Bulk upload via mail PUTALL LIJSTNAAM LIST pw=xxxxxxx * * TEST Lijst * * Review= owner * Subscription= Closed * Send= Editor,Hold,Confirm,All * Reply-To= Sender,Respect * Errors-To= Owners * Owner= listadmin@kuleuven.be * Editor= eNieuwsbrief@kuleuven.be * ontvanger1@kuleuven.be Ontvanger Een ontvanger2@kuleuven.be Ontvanger Twee

21. Bulk upload via web

22. Wie mag zenden naar een lijst? (overzicht voornaamste opties) • Wie mag zenden? • Iedereen van de lijstsend=private (af te raden voor grote lijsten, misbruik mogelijk!)send=private,confirm • Een beperkt aantal personen, de editorssend=editor,confirm…Editor= persoon1@kuleuven.beEditor= persoon2@kuleuven.be

23. Wie mag zenden? • Administratieve accounts (ue-accounts) kunnen lid gemaakt worden van een lijst zonder dat ze zelf mail ontvangen • add test nieuwsbrief@xxx.kuleuven.be nieuwsbrief XXX pw=yyyy • set test nomailfornieuwsbrief@xxx.kuleuven.bepw=yyyy

24. Wie mag zenden? • Iedereen (all) mag zenden mits goedkeuring (confirm), maar editor dient goed te keuren (editor,hold)Send= Editor,Hold,Confirm,All • Opletten wat goed te keuren! Mag geen ‘automatisme’ worden!

25. Wie mag zenden? • Iedereensend=public (af te raden voor grote lijsten!)send=public,confirm • Leden van een andere lijstsend=(anderelijst),confirm

26. Voor wie is de lijst zichtbaar • Voor wie is de lijst zichtbaar? (Confidentialkeyword) • Iedereen • Enkel de leden • Enkel mailadressen uit de ‘service area’ (*.be of *.kuleuven.be adressen) • Niemand

27. Bekijken lijstlidmaatschap • Wie mag zien wie lid is van de lijst? • Review=private (enkel de leden van de lijst mogen zien wie lid is) • Review=owners(enkel de owners van de lijst mogen zien wie lid is)

28. Types mail die mogen verzonden worden naar de lijst (is niet hetzelfde als mails met commando’s voor listserv) • Plaintext • HTML mail • Mail met attachments

29. Logs - notebooks • Wordt een kopie van alle mails bewaard, en wie mag die logs zien? • Notebook= Yes,/home/listserv/archives/test,Monthly,Private • Logs zijn doorzoekbaar (door de huidige leden van de lijst)

30. Antwoorden op mail • Antwoorden op mail (als iemand ‘Reply’ doet): terug naar de lijst (‘discussielijst’) of terug naar de afzender (of naar een ander adres)reply-to=sender,respectreply-to=listreply-to=eenanderemail@adres

31. One -> many | many <-> many lijsten • De meeste lijsten aan de KU Leuven zijn ‘announcement’ lijsten (one -> many)=>send= editor,confirmreply-to= sender,respect • Discussielijsten (many <-> many)=>send= private,confirmreply-to= list

32. Verwerken foutieve mailadressen (‘bounces’) • Verwerken foutieve mailadressen • Kan automatisch:Auto-delete= Yes, full-autoofAuto-Delete= Yes,full-auto,Delay(1),Max(3) • Indiennietautomatisch: teverwerken door list owner! Anders wordt de afzender, het lijstadres (of zelfs de hele KU Leuven) geblokkeerdbijanderemailsystemen! Vanafoktober warnings door de KU Leuven, later blokkeren we zelf. • Ziehttp://www.lsoft.com/news/techtipLSV-issue1-2006-us.asp voor meer info

33. Verwerken foutieve mailadressen • Indien de lijst vanuit andere databronnen wordt samengesteld dan dienen de aanpassingen uiteraard in die databron te gebeuren. • Ter info 5.x.y (5 -> permanente fout “hard bounce”) bv. 5.1.1 user unknown - 5.1.2 host unknown4.x.y (4 -> tijdelijke fout “soft bounce”) bv. 4.3.1 disk full • Renewal optie: gebruiker dient om de X-tijdsubscription te vernieuwen

34. Bounces naar de lijst • Worden grotendeels automatisch tegengehouden of afgeleid naar de owners/editors • Bepaalde mailclients doen het toch anders; mail kan overal (lijst, owner, afzender, …) toekomen • Opletten met goedkeuring! (per ongeluk goedkeuren van een ‘bounce’ of een ‘out of office’ boodschap)

35. Bounces en andere databronnen • We kunnen lijst opsturen met bounced adressen • Tool advanced email verifierte gebruiken met: via IMAP uw mailbox lezen; niet te gebruiken met: zelf mails laten uitsturen(http://www.glocksoft.com/email-verifier/)

36. Sublijsten • Een lijst kan ook andere lijsten bevatten • Bv. lijst IT beheerderssub-lists= ictstechsub-lists= ictgbiomedsub-lists= ictghum… • Dubbele ontvangeradressen worden automatisch opgevangen • Dient ingesteld te worden door listserv beheerders, niet door list-owner

37. Best practices(en privacy wet) • Opt-in: voeg geen externen toe zonder dat ze daarvoor zelf initiatief hebben genomen (dit geldt niet voor bv. personeelslijsten) • Verwerk opt-out’s (aanvragen tot uitschrijven) • Geef extra aan hoe men kan uitschrijven • Boodschap onderaan telkens toevoegen • Uitschrijven (unsubscribe) = • Mail het commando unsubscribe lijstnaam naarlistserv@ls.kuleuven.be(lid) • Mail het commando del lijstnaam mail@dres(owner) • Templates om onderaan automatisch deze boodschap toe te voegen

38. Templates (unsubscribe toevoegen)

39. Best practices • Stuur enkel mail die van belang is voor de ‘overgrote’ meerderheid van de leden van een mailinglijst(vermijd ‘spam’achtige mailings) (bv. sleutelbos gevonden of autolichten staan nog aan type mails naar honderden of duizenden e-mailadressen sturen is mailsgewijs een ‘bad practice’) • Verzamel eventueel berichten in een (wekelijkse) nieuwsbrief • Nog meer dan bij een individuele mail: kijk de mail twee of drie keer na op taal-, inhoudelijke- of lay-out fouten(problemen met html mails opgesteld in 1 mail client maar onleesbaar in een andere mail client zijn van de baan. Dit was een probleem van voor het jaar 2010).

40. Best practices • Verstuur geen grote attachments via mailinglijsten (neemt veel plaats in bij de mailservers/mailboxen) • Gebruik alternatieven zoals webpagina’s, SharePoint of file servers voor het delen van grote bestanden • Mail limiet KU Leuven = 20M, daarbuiten soms nog 2M. • Attachments worden gecodeerd met ongeveer 1/3 toename in de grootte van het bestand: limiet is dus eigenlijk 13M (1.3M) • Attachments toelaten of niet bij een lijst:attachments=noattachments=allattachments=yes,file_types

41. Best practices • Default-Options= repro,fullhdropnemen in de lijst • Repro = zender van de mail (die lid is van de lijst) krijgt zelf ook de mail toe. Staat standaard af, maar dat geeft veel verwarring (zender denkt dat de mail niet is toegekomen). Repro opzetten = verhoogde kans op mailloops, maar listserv heeft andere mechanismen om loops te vermijden (loop controle waar soms tegen ‘gebotst’ wordt: tweede mail met hetzelfde subject en dezelfde eerste zinnen in de mail body dan een voorgaande mail wordt geweigerd). • Fullhdr = volledige mail headers opnemen, dat laat betere opsporing van problemen toe

42. ‘dist’ lijsten • ‘Dist’ lijsten: leden worden geselecteerd uit een andere databron; per mailing worden de leden en de afzender aangepast. • Hangt dikwijls samen met diensten die mail versturen in naam van een VIP (rector, vicerector, decaan, …) • Dubbel voorzichtig zijn

43. Groepentoepassing Groepen voor communicatie

44. Historiek • Lijsten afleiden uit de personeelsdatabank-> icts diende alle aanpassingen (in- en excludes) zelf manueel te doen • Voor alle eenheden en personeelstypes werden automatisch lijsten voorzien (gestopt voorjaar 2013)-> aantal lijsten werd te groot na integratie van 1/10/2013-> centrale moderatie was nodig-> lijsten kloppen niet met werkelijkheid in de dienstenAD groepen voor elke eenheid zoals kuleuven.US.OUREC_5xxxxxxx bestaan nog, maar zijn niet mail enabled (enkel bruikbaar voor delen agenda of andere Windows toepassingen)

45. Historiek • Studentenlijsten: -> Toledo is het primaire communicatiekanaal voor communicatie naar studenten • Enkel nog studentenlijsten op KU Leuven, kulloc en locatie niveau

46. 2013 -> groepentoepassing • Communicatiegroepen • AD groepen • Listserv lijsten • Postfix lijstjes • Lync groepen voor telefonie (IM, …)

47. Groepentoepassing • AD groepen • Delen van agenda’s • Groepen binnen SharePoint AD groepen kunnen ‘mail enabled’ worden, maar hebben minder mogelijkheden dan listserv (vooral indien men geen Outlook of OWA gebruikt, of externen wil opnemen) -> listserv primaire tool voor mailinglijsten

49. AD groepen • G.naamvandedienst.xxxTer info: naamconventieG.naamvandedienst.xxx -> G = GroupR.naamvandedienst.xxx -> R = RoomE.naamvandedienst.xxx -> E = EquipmentT.naamvandedienst.xxx -> T = Telephone

50. Groepentoepassing • Listserv groepen • Aanmaak van een listserv groep vertrekkende vanuit een selectie van de personeelsdatabank • In- en uitdiensttredingen worden automatisch opgevangen • Bv. typische selectie: alle personeel van een eenheid