“ LA STÉRILISATION, COMBIEN ÇA COÛTE”
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“ LA STÉRILISATION, COMBIEN ÇA COÛTE” Atelier n°1 28 avril 2004. JULIE N HUSSON CONSULTANT EN ORGANISATION Département Santé, Bureau Veritas. Dans l’intérêt des entreprises et des Hommes. 1. Introduction 2. Retours d’expériences Méthodologies de calcul des coûts 3. Indicateurs,

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“ LA STÉRILISATION, COMBIEN ÇA COÛTE”

Atelier n°1

28 avril 2004

JULIEN HUSSON

CONSULTANT EN ORGANISATION

Département Santé, Bureau Veritas

Dans l’intérêt des entreprises et des Hommes


Sommaire l.jpg

1. Introduction

2. Retours d’expériences

Méthodologies de calcul des coûts

3. Indicateurs,

Références

4. Une méthodologie particulière : « L’ABC »

Sommaire


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1

INTRODUCTION

Le coût de quoi ?

Le coût de pour quoi ?

pour qui ?

Le coût comment ?

Par qui ?

JNES 2004


Slide4 l.jpg

1

INTRODUCTION

  • Comment mesurer l’activité de stérilisation ?

    • Coût de stérilisation par unités d ’œuvre : Cas l’hôpital Henri Mondor et de la lettre clé « S »

    • Coût de production par m3 : Evaluation du coût d ’exploitation de la stérilisation

  • Quelles sont les données à prendre en compte? Comment les qualifier? Où doit on s’arrêter? Comment interpréter les résultats?

  • Quel peut être l’apport des méthodologies d’analyse des coûts abouties?

    • Exemple de la méthode ABC appliquée au CHU de Strasbourg : Impact sur le la performance

JNES 2004


Slide5 l.jpg

Exemple – Illustration

Comment calculer un coût d’exploitation ?

Comment « construire » le coût?

Quelles données prendre en compte ?

Quelles sont les interprétations possibles et quels sont les biais méthodologiques?

2


D termination d un co t de production l.jpg

2

Détermination d ’un coût de production

COÛT EXPLOITATION

  • Contexte de l ’exemple présenté

    • CHU – 8 Établissements

    • Fonction stérilisation répartie sur 32 sites de stérilisations (8sites principaux + Sites éclatés)

    • 14200 m3 produits par an soit environ 45 m3 jour

  • Objectifs de l ’étude

    • Evaluer les coûts des stérilisations existantes avant mise en conformité réglementaire

    • Comparer le coût des stérilisations existantes à un scénario centralisé sur site unique

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P rim tre des donn es l.jpg

2

Périmètre des données

METHODOLOGIES

  • Quel référentiel de données prendre en compte?

Charges variables

Charges fixes

Salaires agents

Salaires des cadres + Pharmaciens

Charges directes

Sous traitance

Amortissements (Equipements, bâtiments, système d ’information)

Énergie

Administration générale

Amortissements (Bureautique, PC…)

Charges indirectes

Entretien

Maintenance

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Slide8 l.jpg

Validation

Validation

2

Mode opératoire

METHODOLOGIES

Niveau de précision des analyses / objectifs

Choix d’une méthode

Pourquoi

calculer le coût ?

Données comptables

Données

disponibles

Données de terrain

Données des services biomédicaux, techniques...

Grilles de recueil d’informations : Stérilisation, Blocs

Recueillir données

manquantes

Agréger les coûts, respect des règles de base

Mettre en forme

les données

Analyser

les résultats

Choix d’indicateurs, tableaux de bord

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Tat des donn es disponibles l.jpg

2

État des données disponibles

METHODOLOGIES

  • Données comptables disponibles…

    • Issues de la comptabilité analytique de l’établissement

    • Coûts directs par UF de stérilisation centrale

      • Personnel médical et non médical

      • Consommables (y compris petit matériel)

      • Contrats d’entretiens, maintenance de certains équipements

      • Amortissements de certains équipements

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Recueil de donn es compl mentaires l.jpg

2

Recueil de données complémentaires

METHODOLOGIES

  • Objectif du recueil complémentaire

    • Compléter les informations manquantes :

      • Personnel : Personnel des blocs intervenant en stérilisation, temps pharmacien (ETP)

      • Consommation d’énergie, d’eau osmosée, d ’eau adoucie, frais de maintenance

      • Amortissements des bâtiments, des équipements

    • Valider les données comptables disponibles

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Mode de recueil des donn es l.jpg

2

Mode de recueil des données

METHODOLOGIES

  • Méthodologie de recueil des données

    • Etape 1 : Diffusion des grilles de saisie des informations

    • Etape 2 : Audit : Visite + entretien avec les cadres de stérilisation, les cadres de blocs et les pharmaciens

JNES 2004


Grilles de saisie des informations l.jpg

2

Grilles de saisie des informations

METHODOLOGIES

  • Pour les stérilisations :

    • Horaires & jours d’ouverture

    • Personnel affecté et qualification pour les différentes activités (lavage, conditionnement, stérilisation, distribution ramassage)

    • Liste des équipements (MAL et autoclaves) : capacité, nombre de cycle / jour

    • Surface occupée par la stérilisation

  • Pour les blocs :

    • Horaires d’ouverture

    • Typologies d’intervention et nombre d’intervention (programmé, urgences, nuit, week end)

    • Volumes de stérilisation produit

    • Personnel effectuant des activités de stérilisation (en ETP IBODE, IDE,AS, ASH…)

    • Surface occupée par les activités de stérilisation

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Mode de recueil des donn es13 l.jpg

2

Mode de recueil des données

METHODOLOGIES

  • Pour les aspects techniques auprès des services biomédicaux

    • Contrats de maintenance

    • Consommation des équipements : eau et énergie

  • Pour les aspects organisationnels :

    • Capacité de stockage des boîtes au bloc : niveau de stock et taux de rotation des boites

    • Logistique de transfert (accès au bloc)

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P rim tre de donn es retenu l.jpg

2

Périmètre de données retenu

METHODOLOGIES

Catégorie de données

Source d’information retenue

GF1

Personnel des blocs

Audits - Déclaratif

Personnel non médical

Personnel des stérilisations centrales

Données de la comptabilité

Personnel médical

Audits - Déclaratif

Coûts moyens du personnel

Direction du personnel

GF2

Consommables

Données de la comptabilité

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P rim tre de donn es retenu15 l.jpg

2

Périmètre de données retenu

METHODOLOGIES

Catégorie de données

Source d’information retenue

GF3

Données de la comptabilité validées par le biomédical

Contrats maintenance

A partir du parc d’équipements et des consommations moyennes (données constructeurs) : Estimation des coûts de consommation d’eau et d’eau osmosée

Consommation d’eau

Consommation d’énergie

A partir du parc d’équipement et du coût moyen du Kw/h (fourni par la comptabilité)

GF4

Bâtiments : Uniquement pour les stérilisations centrales (Données de la comptabilité)

Amortissements

Équipements : A partir du coût de remplacement des équipements (donnée du biomédical) – Amortissement sur 10 ans

JNES 2004


Pr sentation des r sultats l.jpg

2

Présentation des résultats

METHODOLOGIES

GF 1 / Personnel

GF 3 / Contrats, eau, énergie

GF 2 / Consommables

GF 4 / Amortissements

Écarts données comptables – Données calculées

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Analyse des r sultats l.jpg

2

Analyse des résultats

METHODOLOGIES

Comparaison des coûts de personnel non médical

Établissements

Variation de 37 Keuros à 45 K Euros

Coût moyen personnel non médical

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Cas centralisation l.jpg

3

Cas centralisation

REFERENCES

Calculs issus de notre exemple

32 sites de stérilisation

Site unique de stérilisation

Euros TTC

(Personnel)

(Amortissements)

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Slide20 l.jpg

3

Coût moyen du m3 de stérilisation

REFERENCES

  • Cadre : CHU

  • Stérilisations centrales mais pas sur site unique

  • Coût de production du m3 : Environ « 460 Euros »

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3

Coût moyen du m3 de stérilisation

REFERENCES

  • Cadre : Cliniques

  • Stérilisation centrale conforme à la réglementation

  • Coût de production du m3 : Environ 280 Euros

Clinique B

Clinique A

213 Lits dont 50 Lits

137 Lits

Nombre de lits

Orthopédie, Ophtalmologie, Urologie

Chirurgie Viscérale, Urologie

Spécialités

Volume traité

900 m3 / an

620 m3 / an

Coût d’exploitation

232 000 € / an

171 000 € / an

Coût de production du m3

260 € / an

275 € / an

JNES 2004


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3

Coût moyen du m3 de stérilisation

REFERENCES

  • Cadre : CH de 950 Lits , 650 lits MCO

  • Stérilisation centrale conforme à la réglementation

  • Production de 6-7 m3 par jour, soit 2000 m3 par an

JNES 2004


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3

Quelques règles de base

RECOMMANDATIONS

  • Bien définir le périmètre et le contexte de l’étude des coûts pour

    • Définir les données à prendre en compte :

      • Exemple du coût d’amortissement de l’instrumentation

    • Donner les limites de l’étude et mettre en évidence les biais :

      • Intégration des coûts d’amortissements des bâtiments hors sites de stérilisation centrale?

      • Coût de l’administration générale? Coût de l’exploitation générale des bâtiments?

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Slide24 l.jpg

3

Quelques règles de base

RECOMMANDATIONS

  • Valider avec l’administration les règles comptables en usage dans l’établissement

    • Durées d’amortissements

    • Calculs des effectifs

    • Coûts moyens des personnels…

  • Travailler sur des coûts moyens de personnel plutôt que sur des coûts réels instantanés

    • Éviter les effets « pyramides des âges »

  • JNES 2004


    Slide25 l.jpg

    3

    Quelques règles de base

    RECOMMANDATIONS

    • L’architecte comptable

      • Mettre en forme les données de manière simple

        • Si établissement public : agréger les coûts selon les groupes fonctionnels de la comptabilité publique hospitalière

      • Choisir des indicateurs simples et pertinents

        • Coût de production du m3, de la boite, du conteneur, du cycle…

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    3

    Quelques règles de base

    RECOMMANDATIONS

    • Savoir s’arrêter…

      « Il faudrait cesser d’avoir tort avec précision pour commencer à avoir vaguement raison »

      Keynes

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    Pistes d’interprétation

    « Coût de la gestion, gestion des coûts »

    4


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    4

    Pistes d’interprétation

    PISTES D’ANALYSE

    • Retours sur une étude ABC…regard critique sur

      • La modélisation des activités et l’analyse des processus

      • L ’analyse des coûts par type d’activité

      • Les pistes d ’interprétation

    JNES 2004


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    4

    Modèle des activités

    PISTES D’ANALYSE

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    4

    Pistes d’interprétation

    PISTES D’ANALYSE

    • Activités principales

      • Désinfecter – Stocker

      • Collecter - Livrer

      • Réceptionner – Trier – Laver

      • Conditionner – Stériliser

      • Stocker – Distribuer

    • Activités de soutien

      • Gérer le personnel, manager les interfaces stérilisation utilisateurs, maintenir les instruments, maintenir les équipements, gérer les coûts, maintenir le système d’information, gérer les achats et les approvisionnements…

    JNES 2004


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    Désinfecter - Stocker

    Stocker

    Distribuer

    Collecter - Livrer

    Conditionner Stériliser

    Réceptionner – Trier - Laver

    4

    Poids des activités

    PISTES D’ANALYSE

    • Poids des différentes activités principales dans le coût de production du m3 de stérilisation

    JNES 2004


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    4

    De la gestion des coûts

    PISTES D’ANALYSE

    • Poids activités de soutien sur les activités principales

    Collecter

    Livrer

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    Retrouvez ce diaporama sur le site du CEFH :

    www.cefh-ceps.org

    Dans l’intérêt des entreprises et des Hommes


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