بسم الله الرحمن الرحيم

1. بسم الله الرحمن الرحيم

2. مراحل امحاي اوراق قابل امحاء

3. اوراق زائد : هرگونه اوراق و نسخه هاي اضافی و مجلدات چاپی و نشریه و جزوه و مانند آنها و همچنین اسناد و اوراق راکد که با رعایت مفاد قانون تأسیس سازمان اسناد ملی ایران و مقررات این آئین نامه، ارزش نگهداري نداشته باشد. اسناد به منظور آزاد سازي فضا براي امحاءارزشيابي مي شود.

4. 1-امحاء اوراق داراي مجوز(عمومي واختصاصي)2- درخواست مجوز براي اوراقي كه مجوز ندارند.

5. شروع بررسي اسناد موجود دربايگاني مجوز هست ؟ بله خير امحاء طبق مجوز درخواست مجوز

6. فهرست اوراق داراي مجوز امحاء

8. اوراقي را كه قبلاً مجوز امحاي آنها از طرف شوراي اسناد ملي صادر شده، تفكيك و فهرست آنها را در فرم «فهرست اوراق داراي مجوز امحاء» درج و جهت تأييد به دفتر وزارتي ارسال ميشود. • پس از تأييد فهرست ، فهرست اوراق امحايي با اصل آنها مطابقت و اوراق مربوط بسته بندي ميشود ومراتب با تنظيم فرم صورتجلسه اعلام مي گردد. در صورت عدم تاييد فهرستها، مي بايد نسبت به رفع نقايص اقدام شود. فهرستهاي دريافتي بررسي و در صورت رعايت جداول زماني مصوب و تطابق عناوين فهرستها با مجوزهاي صادره، موافقت نامه اعلام مي شود .

9. صورتجلسه اوراق امحايي

11. راهنماي تكميل فرم «صورتجلسه اوراق امحايي» • اين فرم جهت درج مشخصات اوراق امحايي كه طبق مجوزهاي مصوب شوراي اسناد ملي امحايي شناخته شده است، تكميل مي شود و يك نسخه از آن به سازمان اسناد و كتابخانه ملي ايران مي گردد. • در قسمت انتهايي فرم مقامات تائيد كننده پس از ذكر نام و نام خانوادگي، محل مربوطه را امضاء مي نمايند. • مسئول بايگاني؛ • مسئول واحد اسناد؛ • مقام مسئول امور اداري؛ • مقام مسئول امور مالي؛ • نماينده حراست؛ • مديركل دفتر وزارتي در وزارتخانه يا معاون وي؛

12. در مرحله آخر: براساس موافقتنامه سازمان اسناد كه پس از ارسال صورتجلسه طي نامه اي اعلام ميگردد و امحاء اوراق بلامانع تشخيص داده ميشود ، بايد فيش واريزي به شماره حساب اعلام شده و قبوض توزين اوراق امحايي به دفتر وزارتي ارسال شود.

13. درخواست مجوز امحااوراق راكد

15. راهنماي تكميل درخواست مجوز امحاء اوراق راكد • نحوه تكميل • در گوشه سمت چپ بالاي فرم، تاريخ و شماره تنظيم فرم درج مي گردد. • در رديفهاي شماره 1 و 2 نامه دستگاهي كه درخواست مجوز نموده است و نام واحد ايجاد كننده اوراق نوشته مي شود. • در رديف 3 تاريخ ايجاد اوراق راكد بر حسب سال، در مقابل واژه هاي (از) و (تا) ذكر مي شود. • تعداد كل اوراق بر حسب عدد و واحد شمارش آنها بر حسب پرونده، زونكن، فرم، دفتر، نقشه، عكس و .... در رديفهاي 4 و 5 نوشته مي شود. • در رديف 6 موضوع اوراق با رعايت اختصار و جامعه بودن ذكر مي گردد. • در رديف 7 شرح كاملي از خصوصيات اوراق ذكر مي گردد كه نشان دهد دليل ايجاد اوراق چيست، چه مطالب و موضوعاتي را در بر مي گيرد، اقدامات انجام شده كدامند و مراحل پاياني اقدامات يا مختومه شدن پرونده ها تبيين شود. • در رديف 8 دلايل امحاء اوراق ذكر مي گردد به طوري كه از توضيحات ارائه شده ، فقدان هر گونه ارزش حقوقي، اداري و استنادي اوراق به صراحت استنباط شود.

16. شناسه مجوزهاي قبلي كه مرتبط با موضوع اوراق باشد در رديف 9 ذكر مي شود. • در رديف 10 مدت زماني كه در نظر است اوراق باشد در رديف 9 ذكر مي شود. • در رديف 10 مدت زماني كه در نظر است اوراق پس از آخرين اقدام در دستگاه نگهداري و بعد از آن امحاء شوند پيشنهاد مي گردد. • مقامات مشروحه زير پس از مطالعه و موافقت با امحاء اوراق راكد مندرج در فرم ، با ذكر نام و نام خانوادگي و پست سازماني ، قسمت مربوطه را امضاء مي نمايند. • مدير كل يا معاون مديركل دفتر وزارتي در وزارتخانه ها • يكي از معاونين وزير در صورتي كه واحد اسناد زير نظر دفتر وزارتي فعاليت نداشته باشد. • مقام مسئول در سازمانها ، شركتها و مؤسسات دولتي يا يكي از معاونين آنها • مقام مسئول امور حقوقي دستگاه • مقام مسئول امور اداري دستگاه • مقام مسئول امور مالي دستگاه • مقام مافوق واحد ايجاد كننده اوراق • مسئول اسناد دستگاه

17. قسمت انتهايي فرم مربوط به پيشنهادهاي سازمان اسناد و كتابخانه ملي ايران مي باشد. • دراين قسمت كارشناس رابط و دبير شورا پس از ذكر نام و نام خانوادگي و اظهار نظر خود در خصوص اوراق امحايي محل مربوطه را امضاء مي نمايند. • در انتها ، رأي شوراي اسناد ملي در رديف مربوطه درج مي گردد و سپس شماره جلسه به انضمام شناسه مجوز ثبت مي شود.

18. پايان