Download
1 / 45
E N D
1. K? NANG QU?N LƯ H? SO
2. I/ KHÁI QUÁT CHUNG:
Khái ni?m
Vai tṛ c?a qu?n lư h? so
3. 1. Qu?n lư h? so là ǵ ?
Qu?n lư h? so bao g?m vi?c s?p x?p, thi?t k? và xem xét l?i các van b?n, h? so trong t? ch?c. Nó liên quan d?n vi?c ph?i h?p các nhi?m v?, qu?n lư, b?o qu?n, tiêu h?y trong s? ho?t d?ng c?a m?t t? ch?c
4. 2. Vai tṛ c?a vi?c qu?n lư h? so Gi?m chi phí mua s?m thi?t b?
Đ?m b?o cung c?p thông tin h?p th?i
X? lư công vi?c nhanh g?n, có hi?u qu?.
Có th? d? dàng t́m h? so khi nhân viên b?nh, ngh? vi?c riêng.
Thu?n l?i cho vi?c chuy?n giao thông tin h? so khi nhân viên chuy?n b? ph?n, ngh? vi?c…
5. 3. Nh?ng nguyên t?c c?a vi?c qu?n lư h? so Có m?t s? nguyên t?c ph?i tuân th? khi qu?n lư m?t h? th?ng luu tr? h? so.
Nên có cách ti?p c?n h? so sao cho có th? nhanh chóng t́m ra khi c?n.
H? th?ng nên d? don gi?n d? d? hi?u và d? v?n hành, n?u không, có th? có s? nh?m l?n v? nh?ng h? so nào du?c yêu c?u và làm ch?m tr? vi?c truy c?p.
Khi ch?n cho ḿnh m?t h? th?ng luu tr? h? so, các doanh nghi?p c?n luu ư d?n tính linh d?ng d? có th? m? r?ng và nh?n m?t s? lu?ng l?n h? so khi c?n.
-
6. 3. Nh?ng nguyên t?c c?a vi?c qu?n lư h? so Ph?i xem xét vi?c ti?t ki?m chi phí l?p h? th?ng và chi phí di?u hành nó. Tính có th? nén du?c là m?t lư do quan tr?ng d? b?o d?m h? th?ng có th? phù h?p v?i kho?ng tr?ng s?n có.
Ph?i xem xét tính an toàn ch?ng l?i nh?ng th? nhu h?a ho?n và s? hu h?ng h? so do b?i, ch?t b?n và m?t mát, tính an toàn c?a các h? so m?t. Tính phù h?p chung c?a h? th?ng trong di?u ki?n ho?t d?ng c?a t? ch?c là m?t xem xét khác.
Cách t?o ch? m?c c?a h? th?ng nên thích h?p v?i m?c dích và cung c?p d? tham chi?u qua l?i d?i v?i nh?ng tài li?u bao g?m m?t s? lănh v?c.
Ph?i có s? ki?m soát d? theo dơi b?t k? tài li?u nào du?c l?y ra và theo d?u chúng n?u c?n. H? th?ng nên chính xác, nghia là du?c gi? c?p nh?t hóa vi?c luu tr? không b? t?t l?i phía sau.
7. 3. Nh?ng nguyên t?c c?a vi?c qu?n lư h? so Xây d?ng h? th?ng s?p d?t h? so có hi?u qu?: ph?i d?m b?o an toàn cho tài li?u quan tr?ng và d? t́m khi c?n s? d?ng, thi?t l?p c?m nang, sách hu?ng d?n v? danh m?c s?p x?p.
Thi?t k? và s? d?ng các bi?u m?u th?ng nh?t theo s? ch? d?o chung.
Nhu v?y, m?t t? ch?c ph?i thi?t k? h? th?ng luu tr? h? so c?a ḿnh phù h?p v?i các yêu c?u và b?o d?m r?ng h? th?ng dó d? linh d?ng d? theo k?p các thay d?i, d?c bi?t là nh?ng thay d?i liên quan d?n vi?c m? r?ng h? th?ng và các yêu c?u qu?n tr? hi?n d?i.
8. 3. Nh?ng nguyên t?c c?a vi?c qu?n lư h? so Nên s? d?ng nh?ng thi?t b? ch?a d?ng hi?u qu? d? gi? và phân bi?t nh?ng lo?i h? so khác nhau.
Nên dùng màu s?c d? mă hóa các tên mang l?i s? nh?n di?n t?c th?i d?i v?i m?t phân lo?i h? so s? d?ng m?t màu nào dó.
Tài li?u c?a h? so nên luôn luôn dua vào phía sau hu?ng d?n. Tài li?u sau cùng du?c luu tr? nên ? phía tru?c h? so.
9. 3. Nh?ng nguyên t?c c?a vi?c qu?n lư h? so Th? t? c?a các phân lo?i h? so nên theo th? t? c?a nh?ng d? m?c ch?c ch?n du?c nêu l?i tru?c tiên. Ví d?, khi s? d?ng tên h? th́ tên riêng nên d?ng tru?c, ti?p sau dó là nh?ng ch? vi?t t?t c?a tên ho?c n?u qu?c gia là nh?ng phân lo?i ch? y?u th́ chúng nên du?c ti?p theo b?i tên thành ph? và th? tr?n. T?t c? nh?ng phân lo?i h? so d?a trên t? ng? nên theo th? t? ch? cái c?a t? ho?c chu?i các ch? cái; các t? kép nên du?c x? lư nhu m?t t?. Nên tránh vi?t t?t trong các tên g?i h? so. Cung nên tránh dùng t? d?ng nghia.
Tài li?u nên du?c chia thành nh?ng nhóm nh? hon d? luu tr?. Nhu v?y, tài li?u trong m?t nhóm theo th? t? ch? cái có th? du?c chia thành nh?ng h? so g?m t? A d?n F, G d?n L, M d?n R và t? S d?n Z. cung áp d?ng di?u tuong t? cho tài li?u luu tr? theo s?, theo d?a lư ho?c b?ng m?t phuong pháp khác
10. II/ CÁC PHUONG PHÁP LUU TR? Luu theo v?n, m?u t?:
Luu theo s?, mă s?
Phuong ti?n và thi?t b? luu tr?
11. 1. Luu theo v?n, m?u t?: S? d?ng cho h? so tên:
H? so cá nhân: b? các tu li?u liên quan d?n cá nhân vào b́a k?p h? so tên (ho?c phong b́) riêng. Bên ngoài ghi tên và m?t s? thông tin co b?n khác. Bên trong m?i h? so, s?p x?p các tu li?u theo ngày tháng t? g?n nh?t d?n xa nh?t.
H? so h?n h?p: s?p x?p các tu li?u theo v?n m?u t? d? d? truy t́m các tu li?u.
H? so cùng m?t tên: n?u phát sinh liên t?c, hăy phân lo?i theo t?ng giai do?n.
Các h? so khác nhau nhung có cùng tên : d?t mă ph? sau tên, ho?c s? d?ng b́a h? so có màu khác d? phân bi?t.
12. 1. Luu theo v?n, m?u t? (tt) H? so theo ch? d?:
Tên ch? d? c?n d?t c? th?,
Không dùng ch? d? mo h?, chung chung
S? d?ng các tiêu d? và ph? d? cho các h? so theo ch? d?
S? d?ng các công c? h? tr?, nhu: th? hu?ng d?n theo v?n m?u tu, th? hu?ng d?n theo ch? d? chính, k?p h? so (cung có th? t?o l?p trên máy tính).
K?p h? so có th? dùng cho các d?ng: h? so cá nhân, h? so cho m?i tiêu d? chính.
C?n có m?t b?ng m?c l?c các ch? d? d? tránh vi?c m? h? so không có trong ch? d?, gây khó khan cho t́m ki?m.
13. 1. Luu theo v?n, m?u t? (tt)
H? so theo d?a danh:
C?n thi?t l?p danh m?c các d?a danh gi?ng nhu m?t ch? d?.
C?n có cách tra c?u chéo theo tên, ch? d? d? d? truy t́m (nên dùng máy tính).
14. 2. Luu theo s?, mă s?
H? th?ng luu tr? s? liên t?c (tang d?n): don gi?n, không h?t s?.
H? th?ng luu tr? s? d?ng s? t? nhiên (nhu là m?t d?ng mă s?), ví d?: 7-25-30.
H? th?ng luu tr? b?ng mă s?: s? d?ng k?t h?p ch? và s?, trong dó thông thu?ng các ch? là các mă hi?u, các s? ch? th? t? trong mă dó.
15. 3. Phuong ti?n và thi?t b? luu tr? Phuong ti?n gi?y: t? k? tiêu chu?n van pḥng, t? k? m? (không c?a), t? k? di d?ng, t? k? an toàn, t? k? xoay, t? k? d?c bi?t có phím ?n, t? k? liên h?p, thi?t b? d? h? so quay, thi?t b? bánh xe,
Phuong ti?n di?n t?: dia m?m, dia c?ng, dia CD-ROM, ch?p vi phim,…
V?t d?ng b? tr?: nhăn b́a k?p, nhăn th? ch? d?n, nhăn ngan kéo h? so, b́a k?p 'out'
Dù s? d?ng phuong ti?n luu tr? ǵ, áp d?ng v?t d?ng h? tr? t́m ki?m nào, th́ vi?c áp d?ng khoa h?c k? thu?t vào công tác này là r?t quan tr?ng trong th?i d?i ngày nay, mà ph? bi?n nh?t hi?n nay là máy vi tính cá nhân.
16. 4. S?p x?p h? so theo s? và theo th?i gian Phuong pháp s? d? phân lo?i các h? so th́ thu?n ti?n, d?c bi?t khi các tài li?u dă du?c dánh s?.
Phuong pháp này có th? th? hi?n theo nhi?u cách. Có th? có m?t h? th?ng kư s? cu?i. Khi h? th?ng này du?c th?c hi?n b?ng cách d?c s? t? ph?i sang trái,nó giúp lo?i tr? nh?ng sai sót v́ ngu?i ta không có thói quen d?c theo cách này và do dó s? c?n th?n hon khi d?c.
Phuong pháp s? cung có du?c dùng d? phân tán ho?t d?ng luu tr? và cho phép d? dàng l?y ra nh?ng tài li?u không c̣n dùng d?n n?a.
17. 4. S?p x?p h? so theo s? và theo th?i gian
Nh?ng thu?n l?i:nó có th? d? dàng m? r?ng;nó mang l?i m?t s? b?o m?t nào dó;nó cho phép nh?n di?n hi?u qu? các d? m?c;và s? h? so cung có th? cung c?p m?t s? tham chi?u.
Các b?t l?i là: chi phí d? chu?n b? m?t ch? m?c và th?i gian d? th?c hi?n di?u dó;và n?u các ch? s? trong các s? tham chi?u b? d?i ch?, d? m?c s? b? dua vào sai h? so mà không may thay, di?u này r?t d? x?y ra.
18. 5. S?p x?p h? so theo tŕnh t? th?i gian Các tài li?u du?c luu tr? theo m?t tŕnh t? th?i gian nào dó, d?c bi?t là theo ngày tháng ho?c có th? theo th?i gian phát sinh, d?c bi?t là theo ngày tháng ho?c có th? theo th?i gian phát sinh.
Các h? so có th? du?c chia theo ngày, tu?n, tháng, quư ho?c nam tùy theo s? lu?ng tài li?u du?c luu tr?.
H? th?ng này thu?ng du?c s? d?ng ph?i h?p v?i n?t trong nh?ng phuong pháp phân lo?i khác. Do dó, là di?u ph? bi?n khi h? so du?c luu tr? theo th? t? ch? cái và s? d?ng tŕnh t? th?i gian bên trong h? so.
19. 5. S?p x?p h? so theo tŕnh t? th?i gian
Thu?n l?i:h? th?ng này r?t ti?n l?i và ti?t ki?m du?c không gian nhi?u nh?t v́ các h? so có th? du?c luu tr? ng?u nhiên v́ vi?c truy c?p t́m ki?m có th? t? d?ng n?u d?a ch? là chính xác,ví d?: nhu là bi?t tên file.
Nhu?c di?m: phuong pháp này g?p nhi?u khó khan trong vi?c b?o qu?n d? li?u và không gi? du?c trong th?i gian quá lâu.
20. 6. S?p x?p h? so theo v?n, m?u t? Phân lo?i theo th? t? ch? cái du?c d?a trên tên h? so. Vi?c phân chia thành nhóm nh? h? th?ng có th? d?t du?c trên m?t co s? khoa h?c, nghia là b?ng cách h?i xem nh?ng tên nào thu?ng hay b?t d?u nh?t trong m?t qu?c gia. Nh?ng s? phân chia h? th?ng có th? du?c xác nh?n v? m?t th?ng kê. M?t khi dă quy?t d?nh nh?ng s? phân nhóm ch? y?u th́ chúng có th? du?c chia nh? thành nhóm nh? hon. Nên có th? cho phép m? r?ng nh?ng nhóm ch? y?u và nh?ng nhóm nh? này d? gi?m thi?u b?t k? vi?c chia nh? nào hon n?a sau này.
Thu?n l?i: là tham chi?u tr?c ti?p du?c trao d?i cho h? so do dó không c?n ch? m?c, du?ng nhu dây là m?t cách làm d? dàng d? luu tr? h? so, d? hi?u, và có th? nhanh chóng ki?m soát xem có b?t k? tài li?u nào b? luu tr? sai hay không.
Các b?t l?i c?a phuong pháp này bao g?m: n?u có nh?ng tên thông d?ng, có th? trùng nhau.
21. 6. S?p x?p h? so theo v?n, m?u t? Phân lo?i theo th? t? ch? cái du?c d?a trên tên h? so. Vi?c phân chia thành nhóm nh? h? th?ng có th? d?t du?c trên m?t co s? khoa h?c, nghia là b?ng cách h?i xem nh?ng tên nào thu?ng hay b?t d?u nh?t trong m?t qu?c gia.
Nh?ng s? phân chia h? th?ng có th? du?c xác nh?n v? m?t th?ng kê. M?t khi dă quy?t d?nh nh?ng s? phân nhóm ch? y?u th́ chúng có th? du?c chia nh? thành nhóm nh? hon. Nên có th? cho phép m? r?ng nh?ng nhóm ch? y?u và nh?ng nhóm nh? này d? gi?m thi?u b?t k? vi?c chia nh? nào hon n?a sau này.
22. 6. S?p x?p h? so theo v?n, m?u t? (tt)
Thu?n l?i: là tham chi?u tr?c ti?p du?c trao d?i cho h? so do dó không c?n ch? m?c, du?ng nhu dây là m?t cách làm d? dàng d? luu tr? h? so, d? hi?u, và có th? nhanh chóng ki?m soát xem có b?t k? tài li?u nào b? luu tr? sai hay không.
Các b?t l?i c?a phuong pháp này bao g?m: n?u có nh?ng tên thông d?ng, có th? trùng nhau.
23. 7. S?p x?p h? so theo ch? d?: Đây là m?t bi?n th? c?a phuong pháp phân lo?i theo th? t? ch? cái, trong dó các tài li?u du?c s?p x?p theo phân lo?i ch? y?u c?a tiêu d? ch? d?, ví d? nhu b?o hi?m ho?c b?t d?ng s?n. Trong nhóm ch? y?u s? có nh?ng phân lo?i nhóm nh? hon.
Thu?n l?i: Phuong pháp phân lo?i theo ch? d? d? dàng và ti?n l?i cho vi?c m? r?ng. Nó cung mang l?i m?t phuong pháp h?u ích khi các ch? d? du?c xác d?nh rơ ràng và khi ngu?i ta dă quen thu?c v?i nó th́ vi?c truy c?p s? d? dàng hon.
24. 7. S?p x?p h? so theo ch? d? (tt) Khó khan:
Có th? có v?n d? ph?i thi?t l?p d? nh?ng phân lo?i thích h?p, thu?ng ḍi h?i r?t nhi?u tham chi?u qua l?i và dôi khi c?n có m?t ch? m?c ph?c t?p.
Thu?ng khi ki?u phân lo?i này du?c dùng th́ s? h́nh thành m?t h? so l?n ch?a các m?c linh tinh v?i r?t nhi?u d? tài trong dó, trong khi trong m?t h? th?ng luu tr? t?t th́ m?t h? so ch? ch?a d?ng nh?ng d? tài có liên quan. Đi?u này du?ng nhu do s? mi?n cu?ng m? m?t h? so riêng bi?t cho t?ng ch? d? trong h? so linh tinh.
25. 8. S?p x?p h? so theo d?a lư
Khi dùng phuong pháp d?a lư, các h? so du?c s?p x?p theo các d?a di?m nhu qu?n, thành ph?… cho phân lo?i ch? y?u. Sau dó có th? s? d?ng các phân lo?i nh? hon theo m?u t?.
Phuong pháp d?a lư dôi khi du?c g?i là s?p x?p theo d?a di?m. Đi?u này là d? hi?u v́ ư ni?m c?a nó don gi?n và ngu?i s? d?ng không s?m th́ mu?n cung s? quen thu?c v?i nh?ng khu v?c d?a lư có liên quan.
26. 8. S?p x?p h? so theo d?a lư Thu?n l?i: nó cho phép m?t s? ngu?i s? d?ng nh?ng h? so cùng m?t lúc mà không gây c?n tr? cho nhau; nó d? hi?u; và truy c?p thu?n ti?n n?u bi?t d?a di?m.
B?t l?i: là ngu?i s? d?ng c?n ph?i có m?t hi?u bi?t nào dó v? khu v?c d?a lư có liên quan, d?c bi?t khi có m?t s? tên noi ch?n tuong t?; ph?i bi?t noi ch?n c?a m?t thông tin; và phuong pháp này c?n du?c m?t ch? m?c h? tr?.
H? th?ng d?a danh cung r?t có ích trong các ho?t d?ng nhu nghiên c?u th? tru?ng qu?ng cáo tr?c ti?p b?ng thu t? buu di?n và d? báo th?i ti?t.
27. 9. Qu?n lư phân tán theo b? ph?n
Uu di?m
Tránh du?c s? tŕ hoăn không c?n thi?t
D? dàng th?c hi?n
Tách bi?t h? so v?i các b? ph?n khác
28. 9. Qu?n lư phân tán theo b? ph?n (tt) Nhu?c di?m:
Có s? trùng l?p không c?n thi?t c?a thi?t b? và h? so trong các b? ph?n.
Nhân viên th?sc hi?n không có hi?u qu? v́ h? ph?i th?c hi?n nhi?u công vi?c khác nhau trong van pḥng.
Không th?ng nh?t trong các b? ph?n d?n d?n khó qu?n lư chung
Nh?ng tài li?u quan tr?ng khó b?o m?t.
Nh?ng van b?n du?c luu tr? ? các b? ph?n ch? gi? ? m?c d? t?i thi?u và t?m th?i.
29. 10. Qu?n lư theo t?p trung
Qu?n lư t?p trung có th? giúp gi?m s? trùng l?p h? so và thi?t b?, ti?t ki?m th?i gian s?p x?p ho?c phân ph?i theo yêu c?u do có nhân viên chuyên trách th?c hi?n.
30. 11. Nh?ng h? th?ng luu tr? hi?n d?i M?t v?n d? ch? y?u c?a luu tr? tài li?u là chúng chi?m kho?ng tr?ng không gian quá l?n. Đă có hai bi?n pháp kh?c ph?c cho di?u này: (1) S? d?ng r?ng răi vi phim d? gi?m thi?u kích thu?c và gi? l?i các h? so; (2) S? d?ng r?ng răi vi?c luu tr? b?ng máy tính, d?c bi?t là luu tr? b?ng dia c?ng n?m trong máy. Ch?c nang th? 2 dang ngày càng du?c s? d?ng r?ng răi khi mà máy tính ngày càng tr? nên r? hon và nh? hon.
Vi?c dùng k? thu?t vi phim d? qu?n lư h? so dă tr? nên ph? bi?n trong nh?ng nam g?n dây do nh?ng c?i ti?n trong các thi?t b? dùng d? sao chép ho?c cung c?p b?n sao dă làm cho quá tŕnh này tr? nên d? dàng, nhanh chóng, r? hon và d?c bi?t là do chi phí ngày càng tang c?a kho?ng tr?ng c?n thi?t cho vi?c luu tr? nh?ng tài li?u g?c và chi phí nhân s? d? duy tŕ, truy c?p chúng dă làm cho nh?ng nhà qu?n lư ph?i suy nghi khó nh?c v? cách th?c hi?n ch?c nang này. Nh?ng nhà qu?n tr? thu?ng có th? ch?ng minh cho s? ti?n d?u tu l?n vào thi?t b? cân b?ng v?i chi phí c?a vi?c m? r?ng t? ch?c v? m?t v?t ch?t d? có ch? luu tr?.
31. 11. Nh?ng h? th?ng luu tr? hi?n d?i (tt) Nh?ng thu?n l?i c?a vi?c ch?p vi phim: thông tin trên tài li?u du?c thu nh? l?i ch? chi?m chua d?n 1% kho?ng tr?ng c?a tài li?u g?c, có th? t?o ra nh?ng h? so có kích thu?c th?ng nh?t, chi phi r? và nhanh chóng d? s? d?ng t?i nh?ng d?a di?m khác. Tuy nhiên b?t l?i ch? y?u là v?n d? c?p nh?t hóa. Đi?u này ch? có th? gi?i quy?t tr? khi s? d?ng m?t h? th?ng tr?i chi?u r?ng c?a nh?ng t?m phim b?ng các phim c?p nh?t.
Có nhi?u h́nh th?c luu tr? h? so trên vi phim, trong dó microfiche du?c s? d?ng r?ng răi nh?t. T?t c? d?u có cùng ư ni?m, ch? có d?ng th?c là khác nhau.
32. 11. Nh?ng h? th?ng luu tr? hi?n d?i (tt) Rool and reel: trong phuong pháp này, các tài li?u du?c sao chép phim tu?n t? d?c theo cu?n phim. Khi s? d?ng phuong pháp này cách t?t nh?t là nên d? các h? so tài li?u theo m?t th? t? nào dó không thay d?i, ví d? nhu th? t? ngày tháng. Đi?u này làm cho cu?n phim ch?a nh?ng tài li?u h? so m?t cách h?u hi?u. Đ? d?c du?c phim, t?c d?c h? so theo d?ng này, ngu?i ta ph?i s? d?ng m?t máy d?c phim, n?u mu?n b?n sao h? so trên gi?y, ph?i s? d?ng m?t máy d?c và in.
Cassette, cartrige và magazine: dây ch? là nh?ng công c? ch? don thu?n là m? r?ng c?a cách s? d?ng m?t cu?n phim. S? d?ng cách này giúp b?o v? phim ? m?t m?c d? nào dó tránh kh?i b?i, b?n và hao ṃn tuy nhiên nhu?c di?m l?n nh?t c?a phuong pháp này là s? c?ng k?nh không dáng
33. 11. Nh?ng h? th?ng luu tr? hi?n d?i (tt) Microfiche: dây là cách du?c s? d?ng r?ng răi nh?t. Microfiche là m?t t?m phim ch?a nhi?u ḍng h́nh ?nh micro. M?t micro có th? có nh?ng kh? nang ch?a d?ng khác nhau, d? thu nh? s? d?ng tùy thu?c vào ch?t lu?ng c?a tài li?u du?c ch?p. o? phuong pháp này các trang tài li?u du?c “ nén” l?i ? m?t quá tŕnh thu nh? t?i da v́ th? h? so có th? du?c luu tr? trong m?t kho?ng tr?ng nh?. Đ? xem m?t microfiche c?n có m?t máy d?c d?c bi?t.
Microfiche th?ong du?c luu tr? trong m?t bao c?ng trong su?i d?t trong m?t cái ví hai m?t, kích thu?c tu? thu?c vào s? h? so du?c luu tr?. Cái ví này s? cho bi?t nh?ng microfiche nào du?c luu tr? trong dó và m?i t?m phim s? cho bi?t rơ nh?ng h́nh ?nh c?a tài li?u nào du?c ch?p trên phim qua phía trên cùng c?a phim, thu?ng du?c dánh d?u trong quá tŕnh ch?p.
34. 11. Nh?ng h? th?ng luu tr? hi?n d?i (tt)
Khung và jacket: d? cung c?p m?t phuong ti?n linh d?ng hon cho vi?c luu tr? tu?n t? các h? so b?ng vi phim, khung và jacket có th? ch?a trong nh?ng d?i vi phim dă du?c r?a. Tính linh d?ng ? ch? khi thông tin trên mo6t d?i phim thay d?i th́ nó có th? du?c rút ra cà thay th? b?ng m?t d?i phim khác ch? a thông tin m?i. Tuy nhiên, m?t d? luu tr? h? so b? gi?i h?n trong phuong pháp này.
Th? d?c l?: d? ch?a vi phim dă du?c phát tri?n d? giúp truy c?p thông tin. Có th? truy c?p thông tin nhanh chóng b?ng cách s?p x?p th? t? b?ng máy các th? ch?a thông tin này. Phuong pháp này thu?ng du?c dùng d? luu tr? nh?ng b?n v?, có yêu c?u truy c?p thu?ng xuyên
35. III/ QUY TR̀NH LUU TR? H? SO
Xác d?nh chính sách qu?n lư h? so.
Xây d?ng quy tŕnh.
Hu?n luy?n
T? ch?c s?p x?p.
L?p danh m?c.
Theo dơi, c?p nh?t
36. 1. Xác d?nh chính sách qu?n lư h? so.
Các chính sách qu?n lư h? so c?a DN bao g?m:
Th?i gian luu tr? c?a t?ng lo?i h? so (k? t? khi luu), ví d?: 5 nam.
Vi?c qu?n lư các lo?i h? so m?t, tuy?t m?t.
Ngu?i du?c phép ti?p c?n các lo?i h? so.
37. 2. Xây d?ng quy tŕnh.
QUY TR̀NH QU?N LƯ H? SO C?A DN LIÊN QUAN Đ?N CÁC N?I DUNG SAU:
Xác d?nh phuong pháp luu tr? h? so.
Xác d?nh phuong pháp hu? h? so.
Phuong pháp l?p và c?p nh?t danh m?c h? so.
Phuong pháp nh?n d?ng và phân lo?i h? so.
Phuong pháp s?p x?p và b?o qu?n h? so
38. 3. Hu?n luy?n
Ph? bi?n cho nhân viên v? quy d?nh và th? t?c qu?n lư h? so c?a DN.
Gi?i thích và làm m?u cho nhân viên.
Kư tên vào biên b?n hu?n luy?n.
39. 4. T? ch?c s?p x?p.
Chu?n b? các phuong ti?n, công c?.
Lên k? ho?ch th?i gian t? ch?c s?p x?p.
T? ch?c vi?c s?p x?p: ngày h?i h? so
40. 4.1 Các công c? phuong ti?n:
Chu?n b? các t?, k? d?ng h? so.
Các lo?i b́a c̣ng, b́a lá.
Gi?y dán sticker, kéo, h? dán.
Đia CD và d?u ghi
41. 4.2 Lên k? ho?ch v? th?i gian Thông thu?ng vi?c t? ch?c l?i h? th?ng h? so m?t t? ½ - 1 ngày.
Các DN có th? ch?n phuong pháp s?p x?p d?n d?n, nhung cu?i cùng v?n ph?i t? ch?c 1 bu?i t?ng v? sinh.
Thông báo cho nhân viên d? chu?n b? s?p x?p công vi?c.
Thông báo cho pḥng nhân s? d? h? có chu?n b? liên quan d?n tài s?n, di?n…
42. 4.3 T? ch?c th?c hi?n H?p nhân viên thông báo l?i th? t? các công vi?c.
Gi?i thích các yêu c?u.
Làm m?u cho nhân viên m?t l?n.
Ti?n hành ghi list h? so gi?y và h? so máy tính.
Dán các sticker.
S?p x?p l?i h? th?ng h? so.
43. 5. L?p danh m?c.
M?i nhân viên nên có m?t danh m?c riêng.
Tru?ng pḥng qu?n lư các h? so c?a pḥng, h? so chung.
44. 5. L?p danh m?c (tt).
45. 6. Theo dơi, c?p nh?t
C?p nh?t các h? so phát sinh vào danh sách.
Ki?m tra danh m?c h? so d?nh k? c?a nhân viên.
46.
C?M ON B?N ĐĂ THEO DƠI
