Download
1 / 46
460 likes | 535 Views
Explore key factors in enhancing departmental development mechanisms through precise decision-making, regulations, and resources allocation for effective management.
E N D
97年系所主管研習會 97年9月9日
◆系(所)發展輔助機制要因探討1 卓越 標竿 系所發展 ＊總計逾160項辦法 教務68項、研發19項、學務28項、 技術合作10項、總務資材工務13項、 會計12項、環安10項(共通性)...... 追蹤控管 精準決策 規章 制度 組 織 系所主任 • ＊行政部門、處、室 • ＊院(系)務會議 • ＊各類委員會 • ＊人力資源 • 系(院)祕、技士、教師 • ＊軟硬體 • 空間、設備... 資 源 (人力.軟硬體...)
◆系(所)發展輔助機制要因探討2 ★組織 ☆集思廣益，謀求最佳(策略)方案。 ☆獲取充分資訊，加以分析、探討及運用。 ★資源 ☆周詳具體發展規劃，充分編製於預算。 ☆育才、用才及留才。 ★制度 ☆重視流程背後之意涵。 ☆回饋改善，增進效率。
97年系所主管研習案例類別：教務類主題：開課規劃核簽注意事項197年系所主管研習案例類別：教務類主題：開課規劃核簽注意事項1 一、在作業時程方面： 新開課程或課程異動(包括課程名稱、開課年級、學期、學分、必選修、課程負責老師等)，除因不可控制因素，如待聘老師未如期到聘或教師臨時離職等，應事先妥為規劃，在每學期各系所召開開課規劃之課程委員會會議提出檢討(約於每學期第八週)，最遲也要在全校課程委員會召開時提出(約每學期第十二週)。 (本學期已有近200筆新開或異動課程提出，其中大部分都可經事先規劃，於上學期系所課程委員會或於全校課程委員會召開時提出增修訂。)
97年系所主管研習案例類別：教務類主題：開課規劃核簽注意事項297年系所主管研習案例類別：教務類主題：開課規劃核簽注意事項2 二、在課程規劃方面： • 課程是否有依系所發展規劃，依各系所訂定之未來發展方向及建立特色，為落實而規劃之各期推動事項，是否有適度反應於課程規劃上。 • 課程是否有滿足多數學生需要，參考上學年開課紀錄對修課人數低於開課人數之課程，是否有需要繼續開授，此類課程數是否有妥為規劃調降。
97年系所主管研習案例類別：教務類主題：開課規劃核簽注意事項397年系所主管研習案例類別：教務類主題：開課規劃核簽注意事項3 • 課程是否考量依教師教學負荷，對年輕新進老師，為讓其有時間進行研究，是否有適度減少其授課時數，其每週授課時數以不超過8小時原則。 • 課程是否有依據學生學習表現，如學生參加校外考試及與他校之比較，檢討是否有課程須加強或增開。 • 課程是否有參考學生意見調整，依所蒐集上學年學生對課程由各管道反應之意見，如教學意見調查、其他管道反應之意見、及休退學有因課程因素等，於課程規劃是否有須因應作適度之調整。
97年系所主管研習案例類別：教務類主題：開課規劃核簽注意事項497年系所主管研習案例類別：教務類主題：開課規劃核簽注意事項4 • 課程是否有與教學資源作妥適結合，包括因應在每年預算上，系所投入之教學設備，及學校各項軟硬體教學設施等，檢討是否有妥為運用於課程安排。 • 課程是否有與學校及各院推動之措施配合，如教學品質提升各項改進措施，檢討是否有於系所課程規劃配合納入。
97年系所主管研習案例類別：教務類主題：學生休學申請核簽注意事項197年系所主管研習案例類別：教務類主題：學生休學申請核簽注意事項1 一、申請日期： • 有重病、重大災變、清寒、僑生入境手續原 因延誤、應徵服兵役、懷孕或生產、延長修業年限無課可選等事由，隨時可依需要提出申請。 • 興趣不合、重考等學習相關事由，須在開學後第十週之內申請，如有逾期予以退件。 • 新生入學後一年級第一學期，隨時可依需要提出申請。
97年系所主管研習案例類別：教務類主題：學生休學申請核簽注意事項297年系所主管研習案例類別：教務類主題：學生休學申請核簽注意事項2 二、確認申請休學期間及是否曾經辦理休學： • 休學總共不得超過二學年。 • 因徵服兵役或懷孕等原因者，不計入休學年限計算。 • 確認學生是否曾休學紀錄(由秘書自MIS查詢列印)。 • 將本次擬休學學期數與之前已休學學期數加總，總學期數不能超過二學年上限，如有超過需退回學生調整。
97年系所主管研習案例類別：教務類主題：學生休學申請核簽注意事項397年系所主管研習案例類別：教務類主題：學生休學申請核簽注意事項3 三、核對申請事由及證明文件： • 有重病、重大災變、清寒、僑生入境手續原因延誤、應徵服兵役、懷孕或生產等，須附相關證明文件，如未附證明文件或證明文件內容不明確，需退回學生補充，經審仍不符予以退件。 • 有興趣不合、重考、家庭因素、經濟因素等，需提出書面說明，應妥為瞭解審查，避免學生有不當休學情形，如有下列情形宜進一步處理： • 興趣不合，如有因本校課程授課因素所致，宜再瞭解處理，並列入系所課程檢討參考。 • 經濟因素，依實際情形可視需要轉學務處協助。
97年系所主管研習案例類別：教務類主題：學生休學申請核簽注意事項497年系所主管研習案例類別：教務類主題：學生休學申請核簽注意事項4 四、確認休學同意書 • 未滿20歲學生需有家長或監護人簽名之同意書，未附予退件請補送。 • 為避免休學同意書有不當簽名情形，或滿20歲不須同意書但為避免學生有不當休學，仍可由導師打電話給家長或監護人關心瞭解。
97年系所主管研習案例類別：學務類主題：獎學金審查注意事項197年系所主管研習案例類別：學務類主題：獎學金審查注意事項1 一、請核對或推薦獲獎學生名單 大學部成績優良名單由教務處提供，請協助核對名額 及名次是否正確，操行成績是否為甲等。 碩士班請確認推薦名額是否正確、學生各學科是否及 格、是否為在職生。 博士班推薦名單應為94學年度起入學之非在職學生。
97年系所主管研習案例類別：學務類主題：獎學金審查注意事項297年系所主管研習案例類別：學務類主題：獎學金審查注意事項2 二、獲獎學生填報匯款帳號，可填報帳號應為本人之郵局、 合庫或大眾銀行帳號，請協助確認是否填列正確，常發 生學生填列非本人或其他銀行帳號，導致會計無法撥 款。 三、敬請配合時限，俾利撥款作業。
97年系所主管研習案例類別：學務類主題：學生操行成績評核作業注意事項97年系所主管研習案例類別：學務類主題：學生操行成績評核作業注意事項 • 請依學務處生輔組之通知，提醒各班導師至MIS系統 登錄學生操行成績，再列表由系主任核簽。 • 注意評核之合理性，前後段兩位導師評分之差距是否 過大，各系應建立評核標準。 • 若導師加分3分(含)以上或扣4分者，請留意是否於導 師評語欄填註加減分原因。
97年系所主管研習案例類別：學務類主題：學生獎懲作業注意事項97年系所主管研習案例類別：學務類主題：學生獎懲作業注意事項 • 請各導師於學期結束後3日內至MIS登錄學生獎 懲建議資料，並列表由系主任核簽。 • 核簽時請留意是否有詳述獎勵事實，如學生擔任何種幹 部，另，所提是否擇優擇要獎勵，所提獎勵應符合公 平及合理性。 • 請注意時效，以維學生權益，應於學期第19週內完成 登錄，勿於學期中仍提報前學期之獎勵案。
97年系所主管研習案例類別：學務類主題：學生曠課時數過高作業注意事項97年系所主管研習案例類別：學務類主題：學生曠課時數過高作業注意事項 • 生輔組針對曠課10小時以上之學生會透過 NOTES傳 簽。 • 請隨時注意學生出缺勤狀況，並與學務處共同協助學生 學習。 • 請注意時效，以維學生權益，導師應於5個工作日內處理 呈核，系所主管應於3個工作內完成核簽。
97年系所主管研習案例類別：學務類主題：導師工作制度實施注意事項97年系所主管研習案例類別：學務類主題：導師工作制度實施注意事項 • 學期初請協助推薦大學部各班導師名單，系主任可參酌 導師平時表現及輔導概況，若不適任可不續聘。 • 請所長協助了解研究所之師生互動，若有特殊個案請協 助處理或轉介學務處諮輔組。 • 學年度末請協助評核並協助推薦、評核有特殊輔導表現 之班導師，並提供具體實證。
97年系所主管研習案例類別：學務類主題：學生請假e化系統注意事項97年系所主管研習案例類別：學務類主題：學生請假e化系統注意事項 • 96學年度第二學期學務委員會議決議通過學生線上請假作業，並預計98學年上線。 • 變更項目如下： 1.學生請假天數一～二日者，以學校網路請假系統登錄辦理。導師收到核簽假單之MAIL通知，增設「等待期」之選項，設定二日，讓導師有足夠時間約談同學後決定是否核准假單。 2.雙導師班級，系統同時發送學生請假資料通知雙導師，任一導師核簽後，假單即可同時通知導師、系主任、院輔導教官及請假同學。 3.請假天數為二日以上之請假申請，仍以書面填寫假單為主。 4.所有假別均應於請假日後三日內（不含例假日）辦理完成。若為不可抗力因素，應於返校七日內（不含例假日）補辦完成。
97年系所主管研習案例類別：總務類主題：主辦學術研討會注意事項197年系所主管研習案例類別：總務類主題：主辦學術研討會注意事項1 主辦學術研討會須妥善準備事項繁多，主辦單位 除學術相關議程外，尚須考慮到週邊配套事宜是 否周詳完善，以能提供來賓對本校整體運作之品 質有一良好印象，茲摘述重點如下：
97年系所主管研習案例類別：總務類主題：主辦學術研討會注意事項297年系所主管研習案例類別：總務類主題：主辦學術研討會注意事項2 一、儘早預定會議場地，可上總務處網站登錄 (本校主辦活動需免費停車請於簽呈註明)。 二、停車事宜-概估來賓停車數量，並於簽呈事先提出免費停車，為簡化換證手續，可使用通知替代入校停車證，樣張送警衛組查驗。
97年系所主管研習案例類別：總務類主題：主辦學術研討會注意事項397年系所主管研習案例類別：總務類主題：主辦學術研討會注意事項3 三、其他注意事項 活動會場及動線標示請以標示牌張貼指引，避免到 處張貼而影響校園環境。例如：地上、牆壁、電線 桿等。 校內停車位有限類似事宜均請事先接洽辦理，避免 臨時打電話給警衛要求開放免費停車而造成困擾。 大型活動如需環境清潔支援，請事先接洽總務處安 排。
97年系所主管研習案例類別：工程類主題：工程委託注意事項197年系所主管研習案例類別：工程類主題：工程委託注意事項1 工程委託內容複核： 工程委託內容如：項目、數量、地點、用途、現況及需要性等，須詳實述明。 有無檢附相關圖面或呈准報告。 三年內之新設空間，原則上不予增設或更動，經特案簽准者除外。 委託經辦是否有完整規劃，既有資源是否有充分整合利用。
97年系所主管研習案例類別：工程類主題：工程委託注意事項297年系所主管研習案例類別：工程類主題：工程委託注意事項2 • 新增項目之必要性、動用率或有無其他同類型規劃參考，須詳實述明。 • 改善項目之可行性或具體作法，委託經辦是否瞭解，或有無先洽請總務處工務課協助評估
97年系所主管研習案例類別：工程類主題：工程委託注意事項397年系所主管研習案例類別：工程類主題：工程委託注意事項3 工程預算金額是否合理： 工程預算金額關係核決權限以及部門年度預算檢討，委託單位應對其所委託之工程預估金額充分瞭解，工程預估金額參考方式如下： 校園網路提供平均造價參考，如裝修、機電、櫥櫃…等，網頁路徑為： ＜學校首頁＞→＜行政服務＞→＜會計室＞→＜預算專區＞之97學年度預算說明表: (四)校舍內部整建工程費用預估。
97年系所主管研習案例類別：工程類主題：工程委託注意事項497年系所主管研習案例類別：工程類主題：工程委託注意事項4 2. 請總務處工務課協助現場估算。 3. 專案或新擴建工程，請另開立工程委託單，「委託項目」勾選”規劃”項，委託工程部門(營建部或長庚工務部)協助估算。
97年系所主管研習案例類別：工程類主題：工程委託注意事項597年系所主管研習案例類別：工程類主題：工程委託注意事項5 三、其他： 工程委託單開立原則： 同一時間，由同一經辦所開立之工程委託單，雖分屬不同項目類別，為符合工程預算核決權限並加速工程受理之作業流程，請合併開立。 「委託項目」勾選是否正確： 工程部門係依工程委託單上所勾選之「委託項目」，包括：規劃、設計、工料分析、施工監造等，受理
97年系所主管研習案例類別：工程類主題：工程委託注意事項697年系所主管研習案例類別：工程類主題：工程委託注意事項6 執行，一般委託應全部勾選，倘僅做工程規劃或預算評估則請勾選”規劃”項，依此原則類推。 3. 「緊急工程」勾選是否有其必要性： 因列為緊急工程需另依權限核決，工程部門亦須配合以急件辦理，勢必影響其他工程之正常進度，於工程委託時，須詳細說明其原因及必要性。 4. 增設緊急電源及分離式冷氣機，需依規定下載申請單個案提出申請，經呈准後，再檢附呈准申請單開立工程委託。
97年系所主管研習案例類別：資材類主題：請購單核簽注意事項97年系所主管研習案例類別：資材類主題：請購單核簽注意事項 一、目前請採購作業，除請購單依紙本逐級審查核簽外，餘採購會簽等程序已採NOTES系統傳簽作業。系統各類表單上方即有注意事項或作業說明可參照。程式於設定上僅考量最低核決主管，未管制最高核決主管。然請各級主管於處理電子（文書）表單時，依表單作業說明判別後依核決權限核准或呈核遞送。
97年系所主管研習案例類別：資材類主題：請購單核簽注意事項97年系所主管研習案例類別：資材類主題：請購單核簽注意事項 二、有關書面請購單核簽注意事項如下： (一).經費來源別： 1.計劃案件：由計畫主持人負責，免送系所主管核簽。 2.學校預算：為逐級含系所主管核簽。 (二).購置項目需要性： 1.「年度設備預算」，核簽重點： 就品名內容確認單位內需求性（檢附需求表），使用頻率、週期、對象等，考量是否提出請購或修正，經確認後核簽。
97年系所主管研習案例類別：資材類主題：請購單核簽注意事項97年系所主管研習案例類別：資材類主題：請購單核簽注意事項 2.「維修耗材」，核簽重點： 依設備使用年限，零件金額比例，是否有維修必要或以汰舊換新較符經濟成本。 3.「辦公室設施設備」，核簽重點： 本項所指為櫥櫃、沙發、會議桌等，先向校內其他單位洽詢是否有閒置調用，必要新購時，考量單位整體性及爾後如調整整併時，可合併再利用。 4.「雜項購置」，核簽重點： 單位臨時需求項目提出，就購置數量及周期宜明確或參照前購紀錄評量購置之必要性。
97年系所主管研習案例類別：研發類主題：從教師研究計畫申請，發展整合研究97年系所主管研習案例類別：研發類主題：從教師研究計畫申請，發展整合研究 1.教師申請研究計畫時，需提送「長庚大學申請、 修正研究計畫提報表」(國科會以外計畫)或「國 科會研究計畫申請提報表」。 2.藉由申請提報表之簽核，了解系所教師研究方向 與合作機構，構思發展整合研究之可能性。
97年系所主管研習案例類別：研發類主題：校外研究計畫及各項經費補助申請97年系所主管研習案例類別：研發類主題：校外研究計畫及各項經費補助申請 校外研究計畫申請具時效性，為確保校內核簽作 業順利完成，申請人需及早提出，時間為： 1、研發處公告申請案： 以網頁公告本校收件日前。 2、未經研發處公告之申請案： 需於補助機構收件日前至少五個工作天。
97年系所主管研習案例類別：研發類主題：簽呈申請長庚醫學研究補助費(BMRP)97年系所主管研習案例類別：研發類主題：簽呈申請長庚醫學研究補助費(BMRP) 計畫相對補助費(BMRP)為長庚醫院提撥鼓勵教師從事專題研 究，補助人事、設備、耗材等研究所需費用。部份事項需事 先提簽呈依程序送長庚決策委員會主任委員核准，包括： 1.延聘專家、顧問指導研究業務所需相關費用。 2.主持人及相關研究人員參加學術會議、一個月內短期 進修費用。(教師出席會議，依本校教職員參加學術會議辦法申請) ★及早提出申請，以事先呈准為原則。
97年系所主管研習案例類別：一般行政類主題：主管之基本原則97年系所主管研習案例類別：一般行政類主題：主管之基本原則 一、確實督導單位內所處理之文書或案件品質，對不符規定者應予過濾，以簡化作業、提升行政效率。 二、對所屬人員（系秘、技士…等）之行政作業能力及幕僚輔助功能輔導強化。 三、落實行政工作處理機能，除例行性之事務依職責加強品質及督導所屬外，對文書或案件應加強及督導所屬處理。
97年系所主管研習案例類別：一般行政類主題：主管之要求重點197年系所主管研習案例類別：一般行政類主題：主管之要求重點1 一、文件或呈核案件： • 完整瞭解文稿及簽辦案件內容。 • 錯誤或文稿內容、格式不通者應予修正。 • 簽辦案件是否符合規定之瞭解，過濾處理。 • 作業流程或簽辦程序正確性之掌握。 • 過濾前述不適當案件，如有必要應重新簽辦。
97年系所主管研習案例類別：一般行政類主題：主管之要求重點297年系所主管研習案例類別：一般行政類主題：主管之要求重點2 • 二、交辦或專案作業： • 是否有完整及妥善「作業規劃」。 • 是否有詳實、嚴謹的「分析比較」。 • 是否有「評估檢討」過程及具體結論。 • 落實與相關單位之「協調整合」。 • 確實執行作業進度之「跟催管理」。
97年系所主管研習案例類別：財務類主題：單據黏貼單核簽197年系所主管研習案例類別：財務類主題：單據黏貼單核簽1
97年系所主管研習案例類別：財務類主題：單據黏貼單核簽297年系所主管研習案例類別：財務類主題：單據黏貼單核簽2
97年系所主管研習案例類別：財務類主題：費用差異分析表核簽97年系所主管研習案例類別：財務類主題：費用差異分析表核簽
97年系所主管研習案例類別：財務類主題： Notes系統費用差異反應核簽
97年系所主管研習案例類別：人事類主題：加班單核簽注意事項197年系所主管研習案例類別：人事類主題：加班單核簽注意事項1 一、填單時間 加班是事前由主管開單主動指派，主要精神 為主管應充份瞭解部屬之工作狀況，有加班 之必要時則由主管主動交辦。唯如特殊情形 須臨時加班而未及事先指派，則該單須轉呈 院長。 超過每月24日之加班單，無法由線上處理。
97年系所主管研習案例類別：人事類主題：加班單核簽注意事項297年系所主管研習案例類別：人事類主題：加班單核簽注意事項2 • 二、“加班別”是否正確 • 上班8小時後之延續工作為臨時加班，餘為 假日加班。 • 填報錯誤應予更正。 • 三、加班工作內容複核 • 工作內容應以可供主管瞭解之表達為原則， 主管應就其內容判斷作業量與所需時間，據 以複核所填實際加班時間是否合理，必要時 請加班人口頭補充說明加班工作內容。 • 工作內容未說明清楚，應予退件補填。
97年系所主管研習案例類別：人事類主題：加班單核簽注意事項397年系所主管研習案例類別：人事類主題：加班單核簽注意事項3 • 四、其他 • 部門內其他同仁加班情形 • 其他同仁加班較少，顯示其本人工作熟練 度待加強或分工不均，得檢討工作簡化、 內部互相支援機制。 • 加班後換休規劃 • 配合加班換休完畢之政策，思考部門內加 班人員換休之最佳時段，必要時得主動安排。
97年系所主管研習案例類別：人事類主題：參加學術會議核簽注意事項197年系所主管研習案例類別：人事類主題：參加學術會議核簽注意事項1 • 一、填單時間 • 會議申請單應於開會前2週提出，事後補送資 料一律不准，請勿上呈，請逕行退件。 • 二、填單字體 • 為使參加學術會議之內容清晰可辨，需以“電 腦打字”填寫「參加學術會議申請單」，未符 規定者請退回重填，以免徒增文書往返並影響 時效。
97年系所主管研習案例類別：人事類主題：參加學術會議核簽注意事項297年系所主管研習案例類別：人事類主題：參加學術會議核簽注意事項2 • 三、其他 • 費用負擔勾選「獎勵金支付」者，需檢附向國科會或教育部 申請資料、或說明資料(依規定參加學術會議需先申請校外 補助)備查。 • 預估費用中之「註冊費」以600美元為限，如超過且說明理 由者併呈，未說明者，請予批註“需依規定辦理”後再呈。 • 除了填寫「參加學術會議申請表」外，另以簽呈提出，係屬 多餘，簽呈應予退件。至於以「獎勵金」補助學生參加學術 會議費用，由於學生非屬本校教職員，不符使用「參加學術 會議申請表」規定，需以簽呈提出。 • 國科會補助參加學術會議，其費用已列入研究計劃項目，雖 然如此，當事人仍需以「參加學術會議申請表」提出，以符 合規定(未提出「參加學術會議申請表」、而逕行於notes系 統上請假，無所依據)。
