第五章电子表格软件 Excel

第五章电子表格软件Excel

Excel 简介 ——Excel 2010是微软公司推出的Office 2010办公系列软件的一个重要组成部分，主要用于电子表格处理，可以高效地完成各种表格和图的设计，进行复杂的数据计算和分析，广泛应用于财务、行政、金融、经济、统计和审计等众多领域，大大提高了数据处理的效率。

 Excel概述  Excel的基本操作  公式与函数  图表的使用  数据的管理与分析

4.1 Word 的启动与退出 5.1 Excel概述

5.1.1 Excel的启动与退出 • 1.启动Excel • 1）使用“开始”菜单启动Excel2010 2）双击已有Excel文件图示来启动Excel。 • 2.退出 • 1）标题栏上的“关闭”按钮 • 2）“文件”菜单下的“退出” • 3）双击窗口标题栏左侧图标

5.1.2 Excel的界面 退出

5.1.2 Excel的界面 退出 • 单元格单元格是 Excel的最小单位，能存储包括字符串、数字、日期、公式、图表、声音等丰富的信息或数据，但最多能容纳32000个字符。列标题单元格引用：如D9表示第D列第9行的单元格 A1单元格 E3单元格行标题这是1行这是1列 ★：当前正在使用的单元格称为活动单元格

5.1.2 Excel的界面 退出 • 工作表打开 Excel 窗口，首先是工作表。工作表被划分为行和列的结构。每张工作表最多可有1048576行和16384列。 • 工作簿工作簿是用来存储 Excel 工作数据的磁盘文件。其默认扩展名为“.xlsx”。一个工作簿最多可以容纳255个工作表。当启动 Excel 时，系统会自动创建一个工作簿，同时也创建 3 张空白工作表。

5.2 Excel的基本操作

 新建工作簿文件 1、启动Excel时，自建空白工作簿 2、“文件”“新建” 3、“快速访问工具栏”中的“新建”图标

 打开工作簿 • 1、双击某文档直接打开 • 2、打开Word 2010应用程序窗口，在文件选项页下选择打开选项 • 3、单击“快速访问工具栏”的“打开”按钮

 保存文件 1、原名存盘 2、换名存盘和WORD 的操作一样 Ctrl+s快速保存！  关闭文件 “文件” ----“关闭” ；或者单击菜单栏右部的关闭铵钮。如果要一次关闭所有打开的工作簿，可在单击“文件”菜单的同时按住<Shift>键，然后要执行其中的“关闭”命令。

 工作表的管理 选取工作表添加工作表删除工作表重命名工作表移动工作表复制工作表单击或 Ctrl+单击。单击工作表标签中图标开始|单元格选项组|删除工作表右键快捷菜单鼠标拖动 Ctrl + 鼠标拖动

 选定单元格 • 选一单元格：鼠标单击 • 选取一块：鼠标拖动 • 选定整行：单击行号 • 选定整列：单击列号 • 选定整张工作表：单击列号左侧的空框 • 选定不连续的区域：<Ctrl> +选择

 数据输入 • 输入方法在B2单元格按一下 ★:输入完请按下Enter键或是资料编辑列的输入钮确认状态列表显示就绪，表示可以开始输入资料输入资料时，资料编辑列会出现取消钮或输入钮输入的资料会同时显示在资料编辑栏以及单元格中状态由就绪变成输入

 数据输入 • 输入文本左对齐 • 可以是字母、数字、字符（包括大小写字母、数字和符号）的任意组合。 • 如果相邻单元格中无数据出现，Excel允许长文本串覆盖在右边相邻单元格上。如果相邻单元格中有数据，则当前单元格中过长的文本将被截断显示。 • 有些数字如电话号码、邮政编码由于一般不参加数学运算，因此常常将其当作字符处理。此时只需在输入数字前加上一个英文的单引号，Excel就会把它当作字符处理。

 数据输入 • 输入数字右对齐 • 数值可以是整数、小数、分数或科学记数。可出现正号、负号、百分号、分数线、指数符号及货币符号等数学符号。 • 数值太长单元格放不下，则自动采用科学记数的方式，编辑栏以完整的数据格式显示。 • 数据超出单元格时，单元格中会以“####”形式出现，此时需要人工调整单元格的列宽。 ★：输入分数时，输入方法为 0+空格+分数否则excel会自动转换为日期

 数据输入 • 输入日期日期：“2005-10-8”或“2005/10/8” 输入方法：Ctrl + ; 时间：“4：05p”或“14:05:00” 输入方法：Ctrl + Shift + ;

 数据输入 • 自动填充 1、输入前几个单元格 2、选定前几个单元格 3、鼠标移止选区的右下处，变为“+”，拖动即可本方法只对有序的文本有效

 工作表的编辑 • 单元格数据的修改选中、改写 • 数据的清除选定要清除内容的单元格或区域后，按Delete键。如果要清除单元格或区域中的格式或批注，则应先选定单元格或区域，单击“开始”选项卡中“编辑”选项组中的清除按钮，根据需要再选择相应的选项。

 工作表的编辑 • 插入单元格单击“开始”选项卡中“单元格”选项组中的“插入”按钮可以插入一个或多个单元格、整个行或列。如果将单元格插入已有数据中，则会引起其他单元格的下移或右移。 • 删除命令和清除命令不同：清除命令只能移走单元格的内容，而删除命令将同时移走单元格的内容与空间。 • 删除单元格选定要删除的单元格、行或列，单击“开始”选项卡中“单元格”选项组中的“删除”按钮，根据需要选择选项。当删除一行时，所删除行下面的行上移以填充空间；当删除一列时，右边的列向左移。

 工作表的编辑 • 移动或复制单元格 1）一般复制时，复制的内容将覆盖原单元格的内容（包括内容和格式）；也可以通过“插入复制的单元格”命令将复制内容插入到工作表中。 2）在复制和移动公式的时候，除绝对引用方式外，单元格的公式会随着粘贴位置的变化而改变。 3）可以利用“选择性粘贴”进行灵活多变的粘贴。这些都是粘贴钮可以选择的单元格属性

 工作表的编辑 • 查找与替换单击“开始”选项卡“编辑”组中的“查找和选择”按钮，选择“查找”命令，弹出“查找与替换”对话框，单击“选项”按钮可扩展对话框。

 工作表的格式设置 • 字符格式如果设定的对象是整个单元格的文字，只要选取单元格，或是选取单元格范围、整行、整列，再切换到开始页次，按下字体区的工具钮进行设定，文字就会套用设定的格式了。此区域用来设定文字格式

 工作表的格式设置 • 数值格式 1）直接输入数字格式 • 以后在Al储存格中重新输入其他数字，Excel也会以货币格式来显示。再次选取Al储存格，然后输入”4567”（不要输入$符号）： • 除非清除了该单元格的格式，才能恢复默认。

 工作表的格式设置 • 数值格式 2）以数值格式列示窗设定格式例如想把“$4567”改成“$4567.00”，选择“开始”菜单里数字区域，点击数据格式，选择适合的数值格式。

 工作表的格式设置 • 单元格对齐方式选取单元格，切换到“开始”，按下对齐方式区的工具钮来设定。设定垂直的对齐方式设定水平的对齐方式

 工作表的格式设置 • 单元格文字方向及自动换行的设定 • 单元格内的文字预设是横式走向，若字符较多，单元格宽度较窄，还可以设为直式文字，更特别的是可以将文字旋转角度，将文字斜着放。 • 要改变字体的方向，先选中单元格，切换到开始菜单，在对齐方式区下选择钮。也可以通过设置单元格格式里的对齐方式进行设定。设定文字方向

 工作表的格式设置 • 单元格文字自动换行选中单元格，切换到开始菜单，在对齐方式区下选择自动换列钮。设定自动换行 • 也可以通过设置单元格格式里的对齐方式进行设定。

 工作表的格式设置 • 单元格边框和底纹选中单元格，切换到开始菜单，在字体区下选择边框和填充颜色按钮。 • 也可以通过设置单元格格式里的边框和填充进行设定。

 工作表的格式设置 • 单元格样式的设置如果觉得预设的一般样式太单调，可先选取要变换样式的单元格或范围，再切换到开始页次，在样式去中按下单元格样式钮，从中选挥喜欢的样式，节省自己设定各种格式的时间。选择此按钮也可以在此设定数字格式选择喜欢的样式

 工作表的格式设置 • 日期和时间格式的设置 • 在单元格中输入日期或时间时，必须以Excel能接受的格式输入，才会被当成是日期或时间，否则会被当成文字资料。日期格式 • 当更改日期与时间的显示方式时，选中要更改日期格式的单元格，单击鼠标右键，选择“设置单元格格式”，进入数字选项。

5.3 公式与函数

 公式的定义 用运算符将各单元格相连接而成的式子，其功能是将各单元格中的值进行运算并放入特定的单元格中。  公式的输入函数方块在此输入“＝” 公式的输入必须以“=”开始 ★：最后按下数据编辑列上的输入钮或按下“Enter”键，公式计算的结果马上显示在E2单元格中。 ★：公式的计算结果会随着单元格内容的变动而自动更新。

 函数的输入 （1）输入函数函数是Excel根据各种需要，预先设计好的运算公式，可节省自行设计公式的时间。每个函数都包含三个部份：函数名称、自变量和小括号。例如SUM(1，3，5) SUM即是函数名称，小括号用来括住自变量，有些函数虽没有自变量，但小括号还是不可以省略。其中的1.3.5就是自变量。

 函数的输入 （1）输入函数函数也是公式的一种，所以输入函数时，也必须以等号“=”起首选取SUM函数这里会描述此函数的功能若按下此处，可取得函数的进阶说明函数自变量交谈窗目前被折迭起来选取的范围会被虚线框围住

 函数的输入 （1）输入函数按—下自变量栏右侧的展开钮，再度将函数自变量交谈窗展开：刚才输入的函数及公式 ★：插入函数按钮或公式选项页可以插入更多函数。

 函数的输入 （2）常用函数

 单元格引用 引用方式公式中会运用到的地址有相对引用地址与绝对引用地址和混合引用地址3种类型。相对引用地址的表示法例如：Bl、 C4；而绝对引用地址的表示法，则须在单元格地址前面加上”$”符号，例如：$B$l、$C$4。而混合引用则是在需要变化的行或列前加$号，例如：$B1, C$4 ★：相对引用地址会随着公式的位置而改变，而绝对参照位址则不管公式在什么地方，它永远指向同一个单元格。

5.4 图表的使用

 图表 图表就是用图形方式显示数据的一种方式，如柱形图、饼图、拆线图等。它具有直观、明了等特点。

 图表 创建图表 1）选择要创建图表的数据区域，这个区域可以连续也可以不连续，但应当是规则区域。 2）单击“插入”选项卡中“图表”选项组中的某一种图表类型，图表就可以创建完成。

 图表 图表标题创建图表绘图区格线图例坐标轴图表区

 图表 编辑图表在建立图表后，图表会呈选取状态，功能区还会自动出现一个图表工具页次，你可以在此页次中进行图表的各项美化、编辑工作。

 图表 格式化图表格式化图表是指对图表标题、图例、数值轴和分类轴等图表对象设置格式。方法是将鼠标指针指向要设置的选项，当选项旁显示该选项的名称时单击，选中项的周围出现控点，进入编辑状态，然后右击，弹出快捷菜单，选择相应的格式设置选项，弹出设置格式的对话框，在该对话框中进行设置。

 图表 图表存放位置刚才建立的图表对象和数据源放在同一个工作表中，我们称之为嵌入式图表，最大的好处是可以对照数据源中的数据，但若是图表太大，反而容易遮住数据源，此时你可以将图表单独放在一份新的工作表中。若拉下此列示窗，可选择将图表搬移到其他工作表中选择新工作表

 图表 调整图表移动：用鼠标拖动图表到任意位置。复制：单击剪贴板中的“复制”和“粘贴”按钮，可将图表整张复制到其他工作表或工作簿中。调整：用鼠标拖动一个控点来改变图表大小。拖动一个角控点会同时改变宽度和高度，拖动侧面控点只改变宽度或高度。删除：按Delete键，可删除整张图表。直接拉曳图表对象的外框，即可移动图表黑色框线代表图表物件移动后的新位置

5.5 数据管理与分析

第五章电子表格软件 Excel