Kostenmanagement SOM A7

1. KostenmanagementSOM A7 März 2013

2. Grundfragen des betriebliche Rechnungswesens "Finanzrechnung" ("Budgetrechnung") betriebsintern, keine gesetzl. Regelungen "Finanzbuchhaltung" betriebsintern und -extern, gesetzl. Regelungen "Kostenrechnung" betriebsintern, keine gesetzl. Regelungen • Kommt das Unternehmen mit seinen Zahlungsmitteln aus? • Wie reich ist das Unternehmen zu einem Zeitpunkt? • Hat das Unternehmen Gewinn oder Verlust gemacht? • Was kostet die erstellte Leistung?

3. Rechnungswesen - Abgrenzungen • Kostenrechnung Beantwortet die Fragen: • Welcher PREIS muss zur Kostendeckung mindestens erzielt werden? • Welche PRODUKTE/LEISTUNGEN sollen überhaupt angeboten werden? • Sind die KOSTEN angemessen? • Soll ich selbst anbieten oder zukaufen? • Finanzrechnung Beantwortet die Frage: • Ist das Unternehmen ausreichend liquide? • Finanzbuchhaltung Beantwortet die Fragen: • Nach dem VERMÖGEN zu einem bestimmten Zeitpunkt • Nach dem GEWINN oder VERLUST in einem Zeitraum

4. Buchhaltung rechenschaftsorientiert vergangenheitsorientiert gesetzlich normiert zwingend vorgeschrieben enger Interpretationsspielraum stark standardisiert richtet sich an externe Adressaten bildet alle finanziellen Transaktionen des Unternehmens ab Jahresrechnung Vergleich Buchhaltung & Kostenrechnung • Kostenrechnung • entscheidungsorientiert • gegenwarts- zukunftsorientiert • frei gestaltbar • fakultativ • weiter Interpretationsspielraum • maßgeschneidert • richtet sich an interne Adressaten • bildet nur die zur Leistungs-erstellung notwendigen Transaktionen ab • unterjährige Rechnung

5. Wozu braucht man die Kostenrechnung? • Kostenrechnung: • … ermittelt die Kosten von erstellten Sach- und Dienstleistungen • … dient als Grundlage zur Preisbildung • … dient als Entscheidungsinstrument • … dient als Planungsinstrument • Die Kostenrechnung bildet die Grundlage für die Planung und Steuerung des Unternehmens

6. Kosten sind der Werteinsatz zur Leistungserstellung. Sie müssen betriebsnotwendig, periodenrein und realitätsnahe sein.

7. Aufbau der Kostenrechnung Welche Kosten sind angefallen? Kostenartenrechnung Wo sind die Kosten angefallen? Kostenstellenrechnung Wofür sind die Kosten angefallen? Kostenträgerrechnung Kostenträgererfolgs- rechnung Was ist der Erfolg einzelner Produkte? Was ist der Gesamterfolg des Unternehmens? Periodenerfolgsrechnung

8. Wie Kosten entstehen... Ausgangspunkt:Aufwandszahlen der Finanzbuchhaltung (GuV) Diese sollten • betrieblich abgegrenzt (Spenden, Instandhaltungsarbeiten für nicht betrieblich genutzte Gebäude, etc.) • normalisiert(ungleich anfallende Kosten der in Durchschnittswerte umgerechnet  z.B. tapezieren von Zimmern alle 5 Jahre, bei unterjähriger KoRe Personalkosten) • umgewertet (Anderskostenz.B. kalk. Abschreibung, kalk. Miete) • ergänzt (Zusatzkosten  z.B. kalk. Zinsen, kalk. Miete) werden.

9. Kostenartenrechnung • Überleitung der Aufwendungen in Kostenarten (= Betriebsüberleitung) • Überleitungsprinzipien • Betriebszweckbezogenheit • Normalisierung (sachlich / zeitlich) • Kalkulatorische Bewertung ( Zusatzkosten) • bei Teilkostenrechnung: Unterscheidung in fixe bzw. variable Kosten • Ermittlung der Kostenträgereinzelkosten und der Kostenträgergemeinkosten

10. Wichtige Kostenarten • Personalkosten (z.B. Löhne, Gehälter, Aufwand für Abfertigungen, Sozialaufwand, lohn- und gehaltsabhängige Abgaben) • Sachkosten (z.B. Material- und Wareneinsatz) • Kapitalkosten (z.B. Zinsen, Abschreibungen) • Kosten für Dienstleistungen Dritter (z.B. Transportkosten, Energiekosten, Beratungskosten, Versicherungskosten, Werbekosten, Reisekosten) • Sonstige Kosten (z.B. Steuern, Gebühren, Beiträge) • Kalkulatorische Kosten (z.B. kalk. Abschreibung, kalk. Miete) Die Kostenartenrechnung erfasst systematisch die gesamten Kosten einer Abrechnungsperiode.

11. Zurechnung der Kosten auf Kostenträger Kostenträger im Betrieb erstellte Leistungseinheiten bzw. Auftragseinheiten,die für den Markt bestimmt sind oder im Unternehmen selbst weiterverarbeitet werden Beispiele: jede Beratungseinheit, jede Leistungsstunde DGKP/FSBA/HH in den mobilen Diensten, jedes erzeugte Auto, jede Unterrichtsstunde des Musiklehrers, innerbetrieblich erledigte Reparatur, etc.

12. Zurechnung der Kosten auf Kostenträger • direkt aufgrund des Verursacherprinzips zurechenbar; z.B. Materialeinsatz, Einzelteile  EINZELKOSTEN • GEMEINKOSTEN können dem Kostenträger aus technischen oder organisatorischen Gründen nicht direkt zugerechnet werden; z.B. Abschreibung, Werbung, Miete  meist in Form von Zuschlagsätzen oder Verrechnungssätzen den Kostenträgern zugerechnet; • SONDERKOSTEN können direkt dem Kostenträger zugerechnet werden, gelten aber nicht für alle gleichen Kostenträger; z.B. Überstundenzuschläge aufgrund eines kurzen Liefertermins, Kosten der Expresslieferung um Fertigungszeiten zu verkürzen

13. Einzel- und Gemeinkosten Einzelkosten Gemeinkosten indirekte Zurechnung direkte Zurechnung Kostenstellen Kostenträger

14. Wo sind die Kosten entstanden? Kostenstellenrechnung • Kostenstellenrechnung erfasst die Gemeinkosten am Ort ihrer Entstehung • Kostenstellen sind Leistungs- und Verantwortungsbereiche in denen Kosten anfallen und die räumlich und/oder organisatorisch abgrenzbar sind • Profitcenters  Kostenstellen, welchen nicht nur die Kosten, sondern auch die entsprechenden Erträge zugerechnet werden

15. Kostenstellenrechnung • Die Kostenstelle sagt, wo und warum Kosten entstehen, auf welche Ursachen sie zurückzuführen und von wem sie zu verantworten sind. • Hauptkostenstellen erbringen direkt Leistungen für den Kostenträger • Hilfskostenstellen erbringen innerbetriebliche Leistungen für andere Kostenstellen (Instandhaltung, EDV, etc.)  werden auf Kostenstellen, welche ihre Leistungen in Anspruch nehmen weiterverrechnet

16. Aufgaben der Kostenstellenrechnung • Ermittlung von Zuschlags- und Verrechnungssätzen für die Weiterverrechnung auf Kostenträger • Abgrenzung von Verantwortungsbereichen • Verursachungsgerechte Kostenzurechnung

17. Kostenzuordnung auf Hauptkostenstellen • Zuordnung nach dem Verursacherprinzip mit Hilfe des Betriebsabrechnungsbogens (BAB) • Kostenstelleneinzelkosten können direkt der Kostenstelle zugeordnet werden – Zuordnungsaufwand? z.B. Löhne/Gehälter der in der Kostenstelle Beschäftigten, Stromverbrauch – wenn eigener Zähler • Kostenstellengemeinkosten werden mit Hilfe von Verteilungsschlüsseln auf die Kostenstellen zugerechnet z.B. m2, Umsatz, Mitarbeiter in Köpfen, geleistete Stunden, Maschinenstunden, Materialeinsatz, etc

18. Hilfskostenstellen • erbringen innerbetriebliche Leistungen für andere Kostenstellen (Instandhaltung, EDV, etc.)  werden auf Kostenstellen, welche ihre Leistungen in Anspruch nehmen weiterverrechnet • Kosten der Hilfskostenstellen sind auf die Hauptkostenstellen umzulegen

19. Wie werden Hilfskostenstellen auf die Hauptkostenstellen umgelegt 2 Verfahren: Umlageverfahren: die Kosten der Hilfskostenstellen werden mit bestimmten Schlüsseln auf die Hauptkostenstellen umgelegt z.B. Reinigung nach m2, Werksküche nach Köpfen Kostenträgerverfahren: Die Leistungen werden als eigene Kostenträger verrechnet und je nach Inanspruchnahme abgerechnet. z.B.Reparatur als interner Auftrag (mit Materialkosten + Stundensatz des Mitarbeiters)

20. nach Köpfen Umlage PH  6.250,00 Euro Umlage ÖA  312,50 Euro nach Anzahl der PC/Laptops Umlage PH  2.857 Euro Umlage ÖA  3.571 Euro Auswirkungen unterschiedlicher Bezugsgrößen Umlage der EDV-Abteilung Gesamtkosten EDV: 50.000 Euro Mitarbeiter KST Pflegeheim: 100 Anzahl PC/Laptops KST Pflegeheim: 8 Mitarbeiter KST Öffentlichkeitsarbeit:: 5 Anzahl PC/Laptops KST ÖA 10 Mitarbeiter gesamt: 800 Anzahl PC/Laptops gesamt 140 Bezugsgröße für die Berechnung von Gemeinkostenzuschlägen können für den Erfolg von Kostenstellen von großer Bedeutung sein!

21. Kostenträgerrechnung = Kalkulation • Kostenträger sind Produkte oder Leistungen die am Markt verkauft werden • Aufgabe der Kostenträgerrechnung ist die Zurechnung der gesamten Kosten auf die Produkte Ermittlung von Selbstkosten als Grundlage der Preisfestsetzung, Ermittlung von Preisuntergrenzen, Ermittlung von Preisobergrenzen für den Einkauf, Ermittlung der Kosten für einzelne Leistungen, Optimierung des Leistungsprogramms etc.

22. Wie werden Hauptkostenstellen auf die Kostenträger umgelegt? • Bei nur 1 Produkt: Kosten pro Kostenträger = Gesamtkosten / Zahl der Produkte = Divisionskalkulation Beispiel: Taxifahrer Leistung in Kilometern • Zeit als Haupteinflussgröße der Kostenverursachung Kosten pro Kostenträger = Gesamtkosten / Stunden = Stundensatzrechnung Beispiel: Beraterstunden (Steuerberater), Nutzungsstunden (Tennisplatz), Maschinenstundensätze pro Kostenstelle (Drehbank, auf der unterschiedliche Werkstücke bearbeitet werden) • Zuschlagskalkulation: wird bei ungleichen Produkten/Leistungen verwendet. Dabei werden die Einzelkosten einzeln und die Gemeinkosten über Schlüssel zugerechnet (Verwaltungskosten, Vertriebskosten, Lagergemeinkosten, etc.)

23. Probleme der Vollkostenrechnung Vollkostenrechnung unterstellt, dass sich die Gesamtkosten immer im gleichen Ausmaß zur Entwicklung der Gesamtproduktion läuft, ABER die einzelnen Kostenarten verhalten sich bei Veränderung der Beschäftigung /Auslastung unterschiedlich.  Für bestimmte Entscheidungen z.B. Ermittlung einer kurzfristige Preisuntergrenze, Annahme von Zusatzaufträgen muss die Vollkostenrechnung durch eine Teilkostenrechnung ergänzt werden. Langfristig muss jede Kostenrechnung eine „Vollkostenrechnung“ sein!

24. Teilkostenrechnung Zerlegung der Kosten (Kostenauflösung) Variable Kosten beschäftigungsabhängig Fixkosten beschäftigungsunabhängig

25. Einzel- und Gemeinkosten Einzelkosten: gehen direkt auf einen Kostenträger (Produkt bzw. Projekt) Gemeinkosten: gehen über die Kostenstellenrechnung auf einen Kostenträger (Produkt bzw. Projekt) Einzelkosten Gemeinkosten variabel fix gibt es nicht!

26. Kostenverläufe Kosten progressive Kosten proportionale Kosten sprungfixe Kosten degressive Kosten absolut fixe Kosten Beschäftigung

27. Fixe + variable Kosten = Gesamtkosten Kosten Gesamtkosten Kvar Kfix Beschäftigung (gemessen in Stk.,Stunden, etc.)

28. Erlöse variable Kosten Deckungsbeitrag = fixe Kosten Gewinn = Deckungsbeitrag und Gewinn

29. Deckungsbeitrag Kosten Erlös Gesamtkosten Gewinnzone Kvar Kfix Deckungsbeitrag Verlustzone Absatz / Beschäftigung

30. Mehrstufige Fixkostendeckungsrechnung = Verfeinerung der Deckungsbeitragsrechnung, indem die Fixkosten mehrfach aufgespalten werden: • In Stillstandsosten und Kosten der Leistungsbereitschaft • Nach Abbaubarkeit (kurz-, mittel-, langfristig) • Nach Leistungsgruppen (Erzeugnis, Bereich, Unternehmen) DBI DBII DBIII

31. Breakeven-point Der Breakeven-Punkt beschreibt, wann (bei welchen Stückzahlen bzw. Umsatz) die Fixkosten durch den Deckungsbeitrag abgedeckt sind. Breakeven-Menge = Fixkosten / DB pro Stück Breakeven-Umsatz = Fixkosten x 100 / DB in % v. Umsatz

32. Breakeven Point Kosten Erlös Gesamtkosten Gewinnzone Kvar Kfix Verlustzone Absatz / Beschäftigung

33. Kostenträgererfolgsrechnung • Stellt dem Umsatz eines Produktes die Selbstkosten des Produktes gegenüber = Ermittlung des Erfolges je Leistungseinheit Beispiel: Selbstkosten eines Produktes 4.000 Euro, Verkaufspreis inkl. 20%°UST 6.240 Euro; Umsatzerlöse 5.200 Euro - Selbstkosten 4.000 Euro = Erfolg 1.200 Euro

34. Periodenerfolgsrechnung Dient zur Ermittlung des Gesamterfolges eines Unternehmens in einem bestimmten Betrachtungszeitraum = Betriebsergebnis

35. Kostenarten Kostenstellen Gliederung nach Leistungen Kostenträger = Leistungen Ermittlung der Kosten/ Leistungseinheit Kostenträger- erfolgsrechnung Periodenerfolgs- rechnung Kosten- und Leistungsrechnung in NPOs Finanzbuchhaltung Doppelte Buchführung "Fund Accounting" Abgrenzung Aufwand/Kosten Informationen über Leistungsarten Leistungen erbrachte Leistungseinheiten Erfassung der Leistungenmittels Stundenblättern,Statistiken, etc. direkt zurechenbare Erlöse indirekt zurechenbare Erlöse

36. Kostenmanagement Definition: • Als Kostenmanagement wird ein Managementprozess bezeichnet, bei dem insbesondere die Kosten in einem Unternehmen analysiert und zielgerichtet beeinflusst werden. • Man unterscheidet das eher mittel- bis langfristig ausgerichetete strategische Kostenmanagement vom kurzfristigen operativen Kostenmanagement. http://de.wikipedia.org/wiki/Kostenmanagement

37. Richtig sparen – 5 goldene Regeln • Tipp 1: Kosten immer kontrollieren. Unternehmen sollten ständig an ihrer Wettbewerbsfähigkeit feilen. • Tipp 2: An der richtigen Stelle sparen. Indirekte Bereiche bergen oft größere Sparpotenziale. • Tipp 3: Den Überblick behalten.Nur wer seine Prozesse kennt, kann die Effizienz steigern. • Tipp 4: Einfach bleiben.Die größten Kostentreiber identifizieren und eliminieren. • Tipp 5: Intelligent umstrukturieren.Die Prozesse optimieren und die Produktivität erhöhen. http://www.manager-magazin.de

38. Outsourcing - Entscheidung • Interne Leistungsverrechnung ermöglicht auch den Aufbau eines „internen Marktes“ • Entscheidung eine Leistung im Unternehmen zu erstellen oder zuzukaufen Beispiele: eigene Werksküche oder Catering, eigene Wäscherei oder Fremdwäscherei, Eigenreinigung oder Fremdreinigung

39. Vorteile und Risken - Outsourcing • Vorteile Erhöhung der Handlungsfähigkeit und Flexibilität Effizienz- und Qualitätsvorteile Kostenvorteile für das Unternehmen Entlastung des Personalmanagements • Risken Abhängigkeit Know-how-Verlust Planungs- und Qualitätsrisiken Mitarbeiterqualifizierung und -motivation

40. Literaturhinweise • Schneider, Wilfried: Betriebliches Rechnungswesen für Einsteiger, Manz Verlag 2002 • Mihalic, Viktor: ABC der Betriebswirtschaftslehre, Linde Verlag 2007 • Stark, Peter: Das 1x1 des Budgetierens, Wiley-VCH Verlag 2006 • Rickards, Robert C.: Budgetplanung kompakt, R.Oldenbourg Verlag 2007 • Bachmann Peter: Controlling für die öffentliche Verwaltung, Gabler Verlag 2004