สารบัญ

1. สารบัญ

2. สารบัญ

3. หลักการเขียนหนังสือราชการหลักการเขียนหนังสือราชการ ความหมายและความสำคัญของงานสารบรรณ งานสารบรรณตามความหมายของระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 เริ่มตั้งแต่การคิด อ่าน ร่าง เขียน แต่ง พิมพ์ จด จำ ทำสำเนา ส่งหรือสื่อข้อความ รับ บันทึก จดรายงานการประชุม สรุป ย่อเรื่อง เสนอ สั่งการ ตอบ ทำรหัส เก็บเข้าที่ ค้นหา ติดตาม และทำลาย ความหมายระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ตามความหมายของระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ 2) พ.ศ. 2548 หมายความว่าการรับส่งข้อมูลข่าวสารหรือหนังสือผ่านระบบสื่อสารด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์

4. นิยามหนังสือราชการ หนังสือราชการ คือ เอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการ ได้แก่ • หนังสือที่มีไปมาระหว่างส่วนราชการ • หนังสือที่ส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการหรือที่มีไปถึงบุคคลภายนอก • หนังสือที่หน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือที่บุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ • เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นเพื่อเป็นหลักฐานในราชการ • เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นตามกฎหมาย ระเบียบ หรือข้อบังคับ • ข้อมูลข่าวสารหรือหนังสือที่ได้รับจากระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์

5. วงจรของเอกสารประกอบด้วยวงจรของเอกสารประกอบด้วย ผลิต ใช้งาน ทำลาย รับ ร่าง ผู้บังคับบัญชา เสนอ หน่วยงานที่เกี่ยวข้อง สั่งการ พิมพ์ อ้างอิง จัดส่ง จัดเก็บ

6. การจัดทำหนังสือ การจัดทำหนังสือติดต่องานภายใน-ภายนอก ผู้ปฏิบัติงานด้านสารบรรณ จะต้องมีความรู้ในรูปแบบหนังสือชนิดต่างๆ รวมทั้งการร่าง การเขียนหรือการพิมพ์ และการทำสำเนาหนังสือ การร่างหนังสือ การร่างหนังสือมีหลักการสำคัญที่ควรคำนึงถึงดังนี้ • ภาษา • สาระ • การนำเสนอ

7. รูปแบบหนังสือ • หนังสือภายนอก • หนังสือภายใน • หนังสือประทับตรา • หนังสือสั่งการ • หนังสือประชาสัมพันธ์ • หนังสือที่จัดทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ

8. โครงสร้างหนังสือภายนอกประกอบด้วยส่วนสำคัญ 5ส่วน 1. หัวหนังสือ ที่...............(ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ) เดือน ปี เรื่อง............................................................................ คำขึ้นต้น (เรียน, กราบเรียน...)............. อ้างถึง.............(ถ้ามี)............... สิ่งที่ส่งมาด้วย................(ถ้ามี).........................

9. โครงสร้างหนังสือภายนอกประกอบด้วยส่วนสำคัญ 5ส่วน 2. ส่วนนำเรื่อง (ด้วย เนื่องจาก ตาม ตามที่ อนุสนธิ) .................................... ..............................................................…………………...............

10. โครงสร้างหนังสือภายนอก ประกอบด้วยส่วนสำคัญ 5ส่วน 3. ส่วนแจ้งความประสงค์ หรือส่วนแสดงผลต่อเนื่อง เป็นข้อความที่สืบเนื่องมาจากการแสดงสาเหตุในย่อหน้าแรก เป็นส่วนสรุปและย้ำถึงวัตถุประสงค์ของหนังสือฉบับนั้นต้องการ ให้ผู้รับดำเนินการอย่างไร เช่น เพื่อทราบ เพื่อดำเนินการหรือเพื่ออนุมัติ 4.ส่วนปิดท้าย จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ โปรดพิจารณา โปรดอนุมัติ โปรดพิจารณาดำเนินการต่อไป

11. โครงสร้างหนังสือภายนอก ประกอบด้วยส่วนสำคัญ 5ส่วน 5. คำลงชื่อท้ายหนังสือ (คำลงท้าย)............................. (ลงชื่อ)................................... (พิมพ์ชื่อเต็ม).......................... (ตำแหน่ง).............................. (ส่วนงานเจ้าของเรื่อง) โทร. x xxxx xxxx-x โทรสาร x xxxx xxxx-x ไปรษณีย์เล็กทรอนิกส์ ....... (ถ้ามี)........ สำเนาส่งหรือสำเนาเรียน........(ถ้ามี)...........

12. ตัวอย่างหนังสือภายนอกตัวอย่างหนังสือภายนอก ที่ วท 5401/ว.1738 5มิถุนายน 2549 เรื่อง ขอส่งเอกสารประกอบการประชุม เรียน แจ้งท้าย อ้างถึง หนังสือศูนย์นาโนเทคโนโลยีแห่งชาติ ที่ วท 5406/ว.1607ลงวันที่ 22พฤษภาคม 2551 สิ่งที่ส่งมาด้วย 1. เอกสารประกอบการประชุม 2.บัตรจอดรถยนต์ ตามหนังสือที่อ้างถึง หนังสือศูนย์นาโนเทคโนโลยีแห่งชาติ ในฐานะฝ่ายเลขานุการฯ คณะกรรมการบริหารศูนย์นาโนเทคโนโลยีแห่งชาติ ได้เรียนเชิญท่านเข้าร่วมประชุมฯ ครั้งที่ 3/2549ในวันพฤหัสบดีที่ 15มิถุนายน 2551 นั้น

13. ตัวอย่างหนังสือภายนอก (ต่อ) ฝ่ายเลขานุการฯ ขอจัดส่งเอกสารประกอบการประชุม จำนวน 1ชุด ตามสิ่งที่ส่งมาด้วย จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ ขอแสดงความนับถือ (นายสิริฤกษ์ ทรงศิวิไล) ผู้อำนวยการ ศูนย์นาโนเทคโนโลยีแห่งชาติ

14. ตัวอย่างหนังสือภายนอก (ต่อ) ศูนย์นาโนเทคโนโลยีแห่งชาติ ฝ่ายบริหาร โทร. 0 2564 7100 ต่อ 6525 โทรสาร 0 2564 6985 ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ pannee@nanotec.or.th

15. การใช้คำขึ้นต้นสำหรับหนังสือภายนอกการใช้คำขึ้นต้นสำหรับหนังสือภายนอก ใช้คำขึ้นต้นตามฐานะของผู้รับหนังสือตามที่กำหนดไว้ในระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ (ให้นำเรียนถึงผู้บังคับบัญชาสูงสุดเสมอ) เรียน อธิการบดีมหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์ , เลขาธิการสำนักงาน ก.พ. เรียน (นาย/นาง/นางสาว).............................................. กรณีผู้รับหนังสือเป็นพระภิกษุ นมัสการ........................ กรณีผู้ที่ดำรงตำแหน่งสูงเป็นพิเศษ 14ตำแหน่งให้ใช้คำขึ้นต้นว่า กราบเรียน................................

16. ผู้ที่ดำรงตำแหน่งสูงเป็นพิเศษผู้ที่ดำรงตำแหน่งสูงเป็นพิเศษ 1. ประธานองคมนตรี 2. นายกรัฐมนตรี 3. ประธานรัฐสภา 4. ประธานวุฒิสภา 5. ประธานสภาผู้แทนราษฎร 6. ประธานศาลฎีกา 7. รัฐบุรุษ ประธานศาลรัฐธรรมนูญ ประธานศาลปกครองสูงสุด ประธานกรรมการเลือกตั้ง ประธานกรรมการสิทธิมนุษยชนแห่งชาติ ประธานกรรมการป้องกันและปราบปรามการทุจริตแห่งชาติ ประธานกรรมการตรวจเงินแผ่นดิน ผู้ตรวจการแผ่นดินของรัฐสภา

17. การเขียนส่วนนำเรื่องสำหรับหนังสือภายนอกการเขียนส่วนนำเรื่องสำหรับหนังสือภายนอก ด้วย เนื่องจาก เนื่องด้วย .................... (ระบุสาเหตุที่ต้องมีหนังสือฉบับนี้มา) .............. 1.แบบยกเรื่องหรือแบบเริ่มเรื่อง โดยใช้คำขึ้นต้นว่า ด้วย เนื่องจาก เนื่องด้วย ตาม ตามที่ สืบเนื่องจาก อนุสนธิ ตามหนังสือที่อ้างถึง ........... (ระบุเรื่องเดิมซึ่งเป็นประเด็นสำคัญที่เป็นเหตุให้ต้องมีหนังสือฉบับนี้มา) ................. นั้น 2. แบบร่างตอบ โดยใช้คำขึ้นต้นว่า ตาม ตามที่ สืบเนื่องจาก อนุสนธิและลงท้ายวรรคด้วยคำว่า “นั้น”

18. การใช้คำลงท้ายสำหรับหนังสือภายนอกการใช้คำลงท้ายสำหรับหนังสือภายนอก กรณีทั่วไป ขอแสดงความนับถือ (นายสิริฤกษ์ ทรงศิวิไล) ผู้อำนวยการ ศูนย์นาโนเทคโนโลยีแห่งชาติ กรณีผู้รับหนังสือเป็นพระภิกษุ ขอนมัสการด้วยความเคารพ (นายสิริฤกษ์ ทรงศิวิไล) ผู้อำนวยการ ศูนย์นาโนเทคโนโลยีแห่งชาติ กรณีผู้รับหนังสือเป็นผู้ดำรงตำแหน่งสูงเป็นพิเศษ 14 ตำแหน่ง ขอแสดงความนับถืออย่างยิ่ง (นายสิริฤกษ์ ทรงศิวิไล) ผู้อำนวยการ ศูนย์นาโนเทคโนโลยีแห่งชาติ

19. การใช้คำลงท้ายสำหรับหนังสือภายนอก (ต่อ) ขอแสดงความนับถือ (นาย/นาง..........................................) รองผู้อำนวยการ รักษาการแทนผู้อำนวยการ ศูนย์นาโนเทคโนโลยีแห่งชาติ กรณีที่มอบหมายให้รองผู้อำนวยการศูนย์ฯ รักษาการแทน กรณีที่มอบหมายให้ผู้ช่วยผู้อำนวยการศูนย์ฯ ปฏิบัติการแทน ขอแสดงความนับถือ (นาย/นาง...............................) ผู้ช่วยผู้อำนวยการ ปฏิบัติการแทนผู้อำนวยการ ศูนย์นาโนเทคโนโลยีแห่งชาติ

20. โครงสร้างหนังสือภายใน ประกอบด้วยส่วนสำคัญ 5ส่วน ส่วนราชการ (ชื่อหน่วยงาน) .................................................. ที่ ........................................... วันที่......................................... เรื่อง ........................................................................................ เรียน ....................................................................................... อ้างถึง สิ่งที่ส่งมาด้วย 1. หัวหนังสือ

21. โครงสร้างหนังสือภายใน ประกอบด้วยส่วนสำคัญ 5ส่วน 2. ส่วนนำเรื่อง (ด้วย เนื่องจาก ตาม ตามที่ อนุสนธิ) .................................... ..............................................................…………………...............

22. โครงสร้างหนังสือภายใน ประกอบด้วยส่วนสำคัญ 5ส่วน 3. ส่วนแจ้งความประสงค์ หรือส่วนแสดงผลต่อเนื่อง เป็นข้อความที่สืบเนื่องมาจากการแสดงสาเหตุในย่อหน้าแรก เป็นส่วนสรุปและย้ำถึงวัตถุประสงค์ของหนังสือฉบับนั้นต้องการให้ผู้รับดำเนินการอย่างไร เช่น เพื่อทราบ เพื่อดำเนินการหรือเพื่ออนุมัติ 4.ส่วนปิดท้าย จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ โปรดพิจารณา โปรดอนุมัติ โปรดพิจารณาลงนาม

23. โครงสร้างหนังสือภายใน ประกอบด้วยส่วนสำคัญ 5ส่วน 5. คำลงชื่อท้ายหนังสือ (คำลงท้าย) ขอแสดงความนับถือ (ลงชื่อ)................................... (พิมพ์ชื่อเต็ม).......................... (ตำแหน่ง).............................. (ส่วนงานเจ้าของเรื่อง) โทร. x xxxx xxxx-x โทรสาร x xxxx xxxx-x ไปรษณีย์เล็กทรอนิกส์ ....... (ถ้ามี)........ สำเนาส่งหรือสำเนาเรียน........(ถ้ามี)...........

24. การใช้คำลงท้ายสำหรับหนังสือภายในการใช้คำลงท้ายสำหรับหนังสือภายใน (นาย................................) รอง ผศน. รักษาการแทน ผศน. กรณีที่มอบหมายให้ รอง ผศน. รักษาการแทน กรณีที่มอบหมายให้ ผช.ผศน. ปฏิบัติการแทน (นาย/นาง................................) ผช.ผศน. ปฏิบัติการแทน ผศน.

25. รูปแบบหนังสือภาษาอังกฤษรูปแบบหนังสือภาษาอังกฤษ Full Block Styleเป็นแบบที่มีการจัดวางส่วน ประกอบทุกส่วนตั้งแต่ Heading จนถึง Signature ไว้ชิดซ้ายทั้งหมดเป็นแนวเดียวกันลงมา ไม่ต้องมีย่อหน้า ส่วนประกอบทุกส่วนเขียนแบบ Block ทั้งหมด (เป็นแบบที่ให้ความสะดวกในการจัดพิมพ์มาก) Block Styleเป็นแบบที่นิยมใช้กันมากอีกแบบหนึ่ง โดยเขียนให้ทุกส่วนแบบ Block แต่ให้ Heading, Complimentary Close และ Signature อยู่ทางด้านขวาของกระดาษจดหมาย นอกนั้นอยู่ทางซ้าย และไม่ต้องย่อหน้าในการเขียน Body of the Letter Semi - block Styleเป็นแบบที่แตกต่างจาก Block Style เฉพาะที่ข้อความตัวจดหมาย Body of the Letter โดยจะต้องย่อหน้าทุกครั้งที่เริ่มข้อความของแต่ละตอน Indented Styleเป็นแบบที่คล้ายกับแบบ Semi-block Style แต่เปลี่ยนวิธีการเขียน Heading กับ Inside Address จากแบบ Block มาเป็นแบบ Step แทน และใส่เครื่องหมายวรรคตอนด้วย Official Styleเป็นแบบที่เหมือนกับ Semi-block Style เกือบหมด ยกเว้น Inside Address จะต้องย้ายไปอยู่ต่อจาก Signature โดยเขียนแบบ Block เช่นเดิม

26. การใช้คำลงท้ายสำหรับหนังสือภาษาอังกฤษการใช้คำลงท้ายสำหรับหนังสือภาษาอังกฤษ (Sirirurg Songsivilai, Ph.D.) Executive Director National Nanotechnology Center กรณีทั่วไป กรณีมอบหมายให้รองผู้อำนวยการสำนักงานฯ รักษาการแทน (…………………………. ) Deputy Executive Director Acting Executive Director National Nanotechnology Center กรณีมอบหมายให้รองผู้อำนวยการสำนักงานฯ ปฏิบัติการแทน (…………………………….. ) Deputy Executive Director For Executive Director National Nanotechnology Center

27. หน่วยงานภายใต้ พว.

28. การกำหนดรหัสพยัญชนะของหน่วยงานภายใต้ พว.

29. ชั้นความลับ (ถ้ามี) แบบหนังสือภายนอก (ราชการ) ชั้นความเร็ว (ถ้ามี) กระทรวงวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี ถนนพระรามที่ ๖เขตราชเทวี กทม. ๑๐๔๐๐ ที่ ......……….. เดือนปี เรื่อง …………………………………………………………………………………... เรียน ………………………………………..…………………………………………. อ้างถึง …….(ถ้ามี)………………………………………………………………… สิ่งที่ส่งมาด้วย ……..(ถ้ามี)…………………………………………………… (ข้อความ) ……………………………………………………………………………............................................. .................................................................................................................................................................................................. ......................................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................................................................. จึงเรียนมาเพื่อโปรด …………………………………………..……...………………………… ขอแสดงความนับถือ ( )ปลัดกระทรวงวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี ส่วนงานเจ้าของเรื่อง โทร. x xxxx xxxx-x โทรสาร x xxxx xxxx-x ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ ........... (ถ้ามี) ....... สำเนาส่งหรือสำเนาเรียน.............(ถ้ามี)............. ชั้นความลับ (ถ้ามี)

30. ชั้นความลับ (ถ้ามี) แบบหนังสือประทับตรา ชั้นความเร็ว (ถ้ามี) ที่ ............ ถึง ............................................................ (ข้อความ) .......................................................................................................................................... ................................................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................................................ (ชื่อส่วนราชการที่ส่งหนังสือออก) (ตราส่วนราชการ) (ลงชื่อย่อกำกับตรา) (วัน เดือน ปี) ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง โทร. x xxxx xxxx-x โทรสาร x xxxx xxxx-x ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ ........... (ถ้ามี) ....... ชั้นความลับ (ถ้ามี)

31. ชั้นความลับ (ถ้ามี) ชั้นความเร็ว (ถ้ามี) แบบหนังสือภายนอก ที่ วท ๕๔๐๖/……….. เดือนปี เรื่อง …………………………………………………………………………………... เรียน ………………………………………..…………………………………………. อ้างถึง …….(ถ้ามี)………………………………………………………………… สิ่งที่ส่งมาด้วย ……..(ถ้ามี)………………………………………………….. (ข้อความ)…………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………..…………………………………….……….…….. ……………….…………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………..…………………………………….……….…….. จึงเรียนมาเพื่อโปรด…………………………………………...………………………….. ขอแสดงความนับถือ(นายสิริฤกษ์ ทรงศิวิไล)ผู้อำนวยการศูนย์นาโนเทคโนโลยีแห่งชาติ ส่วนงานเจ้าของเรื่อง โทร x xxxx xxxx-x โทรสาร x xxxx xxxx-x ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ .......... (ถ้ามี) ....... สำเนาส่งหรือสำเนาเรียน.............(ถ้ามี)............. ชั้นความลับ (ถ้ามี)

32. แบบหนังสือภายนอก No. 5406/ Month Date, Year Recipient Information ................... ................................... Dear ............., .................................................................................................................................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................................................................................................................................... Sincerely yours,(Sirirurg Songsivilai, Ph.D.)Executive DirectorNational Nanotechnology Center International Relation office Tel. 0 2564 7000 ext. …….. Fax 0 2564 6985

33. ชั้นความลับ (ถ้ามี) แบบหนังสือภายใน ชั้นความเร็ว(ถ้ามี) ที่ วท ๕๔๐๖/ วันที่ เรื่อง เรียน (ข้อความ)…………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………..…………………………………….……….…….. ……………….…………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………..…………………………………….……….…….. จึงเรียนมาเพื่อโปรด…………………………………………..……...……………………… (นายสิริฤกษ์ ทรงศิวิไล) ผศน. ชั้นความลับ (ถ้ามี) ส่วนงานเจ้าของเรื่อง โทร x xxxx xxxx-x โทรสาร x xxxx xxxx-x ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ ........... (ถ้ามี) ........... สำเนาส่งหรือสำเนาเรียน.............(ถ้ามี).............

34. การจัดประชุม • การประชุม คือ การที่บุคคลตั้งแต่สองคนขึ้นไปมาร่วมกันคิดเพื่อจุดประสงค์อย่างใดอย่างหนึ่งในเวลาและสถานที่ที่กำหนด • การประชุมเป็นเครื่องมือในการบริหารและการดำเนินงานในกิจกรรมต่างๆ เพื่อให้เกิดความร่วมมือร่วมใจและทำงานร่วมกันได้ โดยมีเป้าหมายที่เข้าใจกัน เป็นศูนย์รวมความคิดในการวางแผนการกำหนดแนวดำเนินการ การวิเคราะห์สาเหตุของปัญหา การค้นหาวิธีการในการแก้ปัญหาต่างๆ เตรียมการนำประชุม จัดทำรายงานการประชุม ติดตามผลจากมติที่ประชุม เตรียมวาระการประชุม

35. รูปแบบระเบียบวาระการประชุมรูปแบบระเบียบวาระการประชุม ระเบียบวาระการประชุม ครั้งที่ …./25…. วัน .... เดือน .......... พ.ศ. ....... เวลา ..... น. ณ ห้องประชุม ....... ชั้น .... อาคาร ...... เลขที่ .... ถนน ...... ตำบล ...... อำเภอ ..... จังหวัด ...... วาระที่ 1 เรื่องที่ประธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบ วาระที่ 2 รับรองรายงานการประชุม ครั้งที่ ..../25.... วาระที่ 3 เรื่องเพื่อทราบ วาระที่ 4 เรื่องสืบเนื่อง /ติดตามความก้าวหน้าผลการดำเนินการตามมติที่ประชุมที่ผ่านมา (ถ้ามี) วาระที่ 5 เรื่องเพื่อพิจารณา วาระที่ 6 เรื่องอื่นๆ (ถ้ามี)

36. รูปแบบรายงานการประชุมรูปแบบรายงานการประชุม รายงานการประชุม .......... ชื่อการประชุม .... คณะกรรมการ/คณะทำงาน ...... ครั้งที่ ..../25.... วัน .... เดือน .......... พ.ศ. ....... เวลา ..... น. ณ ห้องประชุม ....... ชั้น .... อาคาร ...... เลขที่ .... ถนน ...... ตำบล ...... อำเภอ ..... จังหวัด ...... รายนามผู้เข้าประชุม 1. นาย/นาง/นางสาว ........ ประธาน ........ รายนามผู้ไม่เข้าประชุม 1. นาย/นาง/นางสาว ........ ติดราชการ/ติดภารกิจ รายนามผู้เข้าร่วมประชุม 1. นาย/นาง/นางสาว ........ หน่วยงาน เริ่มประชุม เวลา ..... น. วาระที่ 1 เรื่องที่ประธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบ ............................................................... วาระที่ 2 รับรองรายงานการประชุม ครั้งที่ ...../25... ..............................................................................

37. รูปแบบเอกสารประกอบการประชุมรูปแบบเอกสารประกอบการประชุม วาระที่ .............. (ชื่อเรื่อง) เรื่องเดิม / ความเป็นมา / หลักการและเหตุผล .................................................................................................................................... ผลการดำเนินงาน .................................................................................................................................... ประเด็นเสนอที่ประชุม .................................................................................................................................... หน่วยงานที่เสนอ/ผู้รับผิดชอบ .................................................................................................................................... เอกสารประกอบวาระ 1. .............................................................................................................................. 2. .............................................................................................................................. ข้อบังคับ / ระเบียบที่เกี่ยวข้อง 1. .............................................................................................................................. 2. .............................................................................................................................. มติที่ประชุม ....................................................................................................................................