de tijd te snel af n.
Download
Skip this Video
Loading SlideShow in 5 Seconds..
De tijd te snel af? PowerPoint Presentation
Download Presentation
De tijd te snel af?

Loading in 2 Seconds...

play fullscreen
1 / 48

De tijd te snel af? - PowerPoint PPT Presentation


  • 109 Views
  • Uploaded on

De tijd te snel af?. VSDV 18 september 2007. Waarom aan timemanagement doen?. Klassieke benadering -om effectiever en productiever te zijn -om vervelende taken sneller af te handelen -om gestructureerder te werken. Waarom aan timemanagement doen?. Vandaag steeds meer

loader
I am the owner, or an agent authorized to act on behalf of the owner, of the copyrighted work described.
capcha
Download Presentation

PowerPoint Slideshow about 'De tijd te snel af?' - ozzie


An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author.While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Presentation Transcript
de tijd te snel af

De tijd te snel af?

VSDV

18 september 2007

waarom aan timemanagement doen
Waarom aan timemanagement doen?
  • Klassieke benadering

-om effectiever en productiever te zijn

-om vervelende taken sneller af te handelen

-om gestructureerder te werken

waarom aan timemanagement doen1
Waarom aan timemanagement doen?
  • Vandaag steeds meer

-om rustiger te staan in je job

-om meer vat op de dingen te hebben

-om bewuster om te gaan met tijd

-om je arbeidsvoldoening te vergroten

wat is timemanagement
Wat is timemanagement?
  • Goed leren omgaan met je tijd door je te richten op je kernactiviteiten én je prioriteiten: je takenhiërarchie
  • Meer vat krijgen op elementen die voor afleidingen verlies van effectiviteit zorgen
  • Een goede planning maken die overzicht biedt, en je kernactiviteiten in het vizier houdt
  • Aandacht hebben voor je eigen werkritme
  • Taken delegeren waar mogelijk
in deze vorming
In deze vorming
  • Weinig theorie
  • Een aanzet geven tot reflectie bij eigen tijdsbesteding: wat remt af, wat stimuleert?
  • Handvaten om je tijd onder de loupe te nemen en gericht te blijven op de essentie
  • Praktische en nuttige tips
  • Uitwisseling van ‘goede praktijken’
verhaal van de keien
Verhaal van de keien:
  • Welke keien wil jij zeker in je job?

( wat maakt voor jou je job de moeite waard?)

slide8

De (kerst)boom

TWIJGEN:

  • Welke taken dragen direct bij tot het realiseren van mijn doelstellingen?
  • Wat zijn mijn hoofdactiviteiten?

TAKKEN:

  • Wat zijn mijn resultaatgebieden of objectieven?
  • Wat wil ik realiseren binnen welke termijn, met welk resultaat?

BLAADJES:

kleine taken

STAM

  • Waarom ben ik hier?
  • Wat is mijn kernopdracht?
keien versus kernresultaatgebieden
Keien versus kernresultaatgebieden
  • Is er voldoende overeenstemming
  • tussen wat je ‘wil’ en wat je ‘moet’?
de kerst boom lineair
De (kerst)boom lineair

D

O

E

L

S

T

E

L

L

I

N

G

E

N

K

E

R

N

O

P

D

R

A

C

H

T

Hoofdtaken/activiteiten

Hoofdtaken/activiteiten

Hoofdtaken/activiteiten

Hoofdtaken/activiteiten

Praktische bij-neventaken

Praktische bij-neventaken

Praktische bij-neventaken

Hoofdtaken/activiteiten

Hoofdtaken/activiteiten

Hoofdtaken/activiteiten

Hoofdtaken/activiteiten

Praktische bij-neventaken

Praktische bij-neventaken

Praktische bij-neventaken

proactieve reactieve hoofdtaken
Proactieve/Reactieve hoofdtaken
  • Proactieve taken

de kerntaken die direct verband houden met de doelstelling die je wil bereiken

  • Reactieve taken

de courante dagdagelijkse routinetaken om dingen draaiend te houden

het pareto principe 80 20 regel
Het pareto-principe: 80/20 regel

Activiteiten

Resultaten

20%

Focus triviaal

80%

80%

Resulteert in

Focus essentie

20%

20% van de activiteiten leveren 80% van de resultaten op!

slide13
Wat is je kernopdracht? Welke doelstellingen en kernactiviteiten hangen hiermee samen? Wat wil je bereiken?
  • Waar gaat je reële tijd naartoe?

Wat valt op: P/R taken? 20-80 regel?

slide14
Plan dagelijks 20% van je tijd zorgvuldig, zodat 80% van je kernactiviteiten gerealiseerd is
  • Spendeer 20% aan proactieve taken
  • Maak je geen zorgen over de andere 80%
  • Waak over die 20%.
slide15

BELANGRIJKHEID

+

-

+

Belangrijk én dringend

Dringend, niet belangrijk

DRINGENDHEID

Belangrijk, niet dringend

Niet dringend, niet belangrijk

-

De prioriteitenmatrix

slide16

BELANGRIJKHEID

+

-

+

belangrijke problemen, crisis

projecten met deadlines

40 %

telefoontjes

post en info doornemen

dingen draaiend houden

‘zomaar’ bezoekjes

40 %

DRINGENDHEID

planning op lange termijn

voeling houden met wat leeft

pauzes

informeel leren

15 %

uitnodigingen

nieuwsbrieven doornemen,

handleiding telefoontoestel

5 %

-

De prioriteitenmatrix: voorbeelden

slide17

BELANGRIJKHEID

+

-

+

Mensen die veel tijd

besteden aan deze taken,

worden gezien als heel

taakgericht

Mensen die veel tijd besteden

aan deze taken willen voldoen

aan de verwachtingen van

anderen

DRINGENDHEID

Mensen zijn geneigd deze

taken op de lange baan

te schuiven omdat ze

niet dringend zijn

Mensen kiezen spontaan

voor deze taken

omdat ze weinig stressvol

en weinig inspannend zijn

-

De prioriteitenmatrix: evaluatie

slide18

BELANGRIJKHEID

+

-

+

Deze opdrachten

prioritair behandelen

Kan je delegeren?

Wat te plannen is, plannen

DRINGENDHEID

Deze taken concreet

plannen en opvolgen

Als er tijd over blijftDELLE

-

De prioriteitenmatrix: de juiste actie

stel prioriteiten en delegeer
Stel prioriteiten en delegeer

A-taken

= dringende, moeilijke en belangrijke taken vereisen een hoog energiepeil

C-taken

= niet dringende onbelangrijke takenuitvoeren als er tijd voor is

B-taken

= nemen het grootste deel van de dag in beslag

je energiecurve
Je energiecurve

Late voormiddag piek: ideaal voor A-taken

Late namiddag piek: ideaal voor B-taken

Energieniveau daalt: tegen eind van de dag

Dieptepunt na de lunch: ideaal voor C-taken

slide21
Wanneer ben jij het meest produktief

(A-taken)?

  • Hoe probeer jij je op te laden in de werksituatie? Wat geeft je energie?
je werk plannen
Je werk plannen
  • Elke werkdag zou een mix moeten zijn van A-, B- en C-taken.
  • Maak een realistische selectie van de taken die uit te voeren zijn zonder de werkdag te verlengen.
  • Stel een to do-lijst op en wissel periodes van sterke concentratie (A- taken) af met minder veeleisend werk (B- en C-taken).
  • Vergeet geen tijd te reserveren voor onverwachte gebeurtenissen (+ 10 tot 15% tijd erbij rekenen)
  • Sta 1 keer per week stil bij je tijdsbeheer (focus op je doelstellingen of 20% P-taken)
slide23

Is de opdracht dringend

EN belangrijk?

JA

Is de deadline voor deze

opdracht vandaag?

JA

A – TAAK : doe deze opdracht

meteen

NEE

NEE

Is de opdracht dringend

OF belangrijk?

JA

Is er een deadline?

JA

B – TAAK : plan de opdracht in

je agenda

NEE

NEE

Is deze taak voor jou een

routineopdracht?

JA

B – TAAK : bepaal een

realistische deadline en

plan de opdracht in je agenda

NEE

C – TAAK : bepaal voor jezelf

wanneer je de opdracht

zal volbrengen

Bevordert deze taak de

efficiëntie van je werk?

JA

NEE

Is het noodzakelijk dat je

deze opdracht volbrengt?

JA

C – TAAK : bewaar de opdracht

voor als je tijd over hebt

Schrap de opdrachten van

je to do-lijst

NEE

Houd een taak voor ogen bij het doorlopen van de matrix

Reflecties?

slide24

DATUM:

TIJD

ACTIVITEIT

DOEL

P/R

TE PLANNENACTIVITEIT

GESCHAT

TIJD

08030

0900

0930

1000

1030

1100

1130

1200

TIJROVERS

1 bepaal je doelen
1. Bepaal je doelen
  • Wat wil je bereiken?
  • Focus je op wat ‘de klant’ wil
  • Bepaal objectieven (SMART)
2 bepaal veranderings doel
2. Bepaal (veranderings)doel

Huidige situatie

Verkennen opties

Wat behouden

Wat veranderen

Waarom

Welke opties zijn

mogelijk

Keuze

3 maak je doelen uitvoerbaar
3. Maak je doelen uitvoerbaar
  • Wat wil je bereiken?
  • Binnen welke tijdspanne?
  • Wie is betrokken-verantwoordelijk?
  • Wanneer evalueren of we goed zitten?
  • Wat is er nodig?
4 implementeer je plan
4. Implementeer je plan
  • Voer uit
  • Stuur plan of de uitvoering bij

-als de acties doelgericht zijn

-het doel is gewijzigd

-onvoorziene problemen

slide30
Hoe tijdsefficiënt werk je?

Via de zelfbeoordelingstest ontdek je hoe je doorgaans met je tijd omgaat, waar je tijdsverlinders liggen

  • Waar liggen je sterktes? Waar val jij spontaan op terug om bewuster je tijd te beheersen?
  • Waar liggen je tijdrovers? Heb je hier greep op? Hoe probeer je ermee om te gaan?
tijdsverslinders
Tijdsverslinders
  • Externe factoren
    • Onaangekondigd bezoek
    • Telefoon en e-mail
    • Vergaderingen die uitlopen
    • Overvloed aan informatie
    • Slordig bureau, zoeken naar dingen
tijdsverslinders1
Tijdsverslinders
  • Interne factoren
    • Geen ‘neen’ kunnen zeggen en te veel willen doen
    • Uitstellen
    • Verschuiving van of gebrek aan prioriteiten
    • Niet of slecht delegeren
    • Besluiteloosheid
    • Gebrekkige communicatie
de 4 d s bij het behandelen van informatie
De 4 D’s bij het behandelen van informatie
  • DUMP: vraag je af wat je echt moet bijhouden
  • DELEGEER: beslis aan wie, geef uitleg bij de taak, geef een duidelijke deadline en beloon
  • DOE LATER: als je een taak zelf wil/moet uitvoeren, beslis dan wanneer
  • DOE NU: deze (kleine) taken doe je beter onmiddelijk
slide34
Wat is volgens jou belangrijk bij delegeren (gasgevers)?
  • Welke hinderpalen ervaar je soms bij jezelf (gasremmers)?
delegeren
Delegeren
  • Bepaal duidelijk welke taken je wil delegeren aan wie, tegen wanneer, waarom
  • Schat capaciteit van de persoon én complexiteit van de taak in, en pas ‘stijl’ aan
  • Delegeer óók bevoegdheid en omkadering
  • Besef dat de taak invloed heeft op de agenda van de persoon. Bekijk samen de prioriteiten
  • Spreek tijdslimieten af
  • Geef waardering voor goede resultaten
briefwisseling en informatie
Briefwisseling en informatie
  • Gooi alles meteen weg wat weg kan, of traceer naar de juiste persoon
  • Leg direct mappen aan om info in te klasseren
  • Behandel alles wat vandaag antwoord of opvolging nodig heeft (prioriteitenmatrix)
  • Geef korte en snelle antwoorden
  • Houd een map ‘interessant’ bij voor later moment
  • Klasseer e-mails in mappensysteem
bezoekjes en tussendoor overleg
Bezoekjes en tussendoor overleg
  • Plan je overlegtijd in en houd rekening met lokatie + eigen productiviteit of werkrimte
  • Zoek alternatieven om geïnformeerd te zijn
  • Je deur sluiten (afgesproken met collega’s)
  • Ga naar bureau van de andere ipv omgekeerd, indien overleg snel kan gaan
  • Sta eventueel recht, wanneer het overleg kort kan
werkgewoonten en organisatie
Werkgewoonten en organisatie
  • Voorzie in een dagelijks routine voor terugkerende zaken (post, telefoons, mails)
  • Doe complexe dingen op momenten waarop je het meest alert bent (energieverloop)
  • Doe ding per ding en werk af
  • Plan tijd om je tijdrovers te analyseren (hoe vaak? te voorzien? vat op? alternatieven?)
  • Stel geen onaangename taken uit
  • Clean desk
planning
Planning
  • Hanteer een voor jou gebruiksvriendelijke manier om afspraken of taken te plannen en op te volgen
  • Schat de tijd realistisch in (+ 10% tot 15%)
  • Houd rekening met 20-80 regel + je A-B-C taken
  • Houd een systeem bij om nog te plannen zaken op te volgen
  • Registreer je tijdsbestedig en check 20-80
  • Voorzie tijd voor pauzes, lunch, informeel overleg
vergaderen
Vergaderen
  • Voor de vergadering

-kies een passend tijdstip (routine,

energieverloop)

-bepaal de doelstelling

-zijn er alternatieven voor de vergadering?

-is het nodig dat jij erbij bent? alternatieven

om geïnformeerd te blijven?

-lees agenda vooraf en moedig anderen aan

slide41
Tijdens de vergadering

-start en eindig op tijd

-blijf bij de agenda

-zorg dat er duidelijke afspraken zijn en een

planning (wie, wat, wanneer)

-evalueer de doelstelling

-…

inrichten van je werkruimte
Inrichten van je werkruimte
  • Gebruik geen losse post-itjes: ze zijn niet overzichtelijk en gaan makkelijk verloren
  • Koop een agenda waar je graag mee werkt en zorg dat je hem steeds bij hebt
  • Leg op je bureau alleen die zaken waar je op dat moment mee bezig bent
  • Ruim elke dag op en vermijd dat post zich opstapelt
slide43
Leg documenten niet lukraak op stapels, maar gebruik een klasseersysteem
  • Klasseer geen nutteloze documenten, gooi ze meteen in de papiermand of in een ‘nog nodig?’-map
  • Leeg de ‘nog nodig?’-map regelmatig
tot slot in een notendop
Tot slot: in een notendop

Kernactiviteiten Kerstboom

Doelstellingen bepalen SMART

Focus op proactieve taken 80/20 regel van Pareto

Prioritaire opdrachten Prioiteitenmatrix

eerst aanpakken Energiecurve

Een persoonlijke planning PDCA + agenda

DelegerenAandachtspunten

Praktische wenken Vergaderen, bureau, onderbrekingen, routine

samengevat
Samengevat
  • Bekijk opdrachten vanuit de kerstboom en de prioriteitenmatrix en orden je to do’s
  • Maak een goede planning, rekening houdend met je doelstellingen, je kernactiviteiten en je energieverloop
  • Analyseer waarom je soms tijd verliest of deadlines niet haalt, en beweeg jezelf tot verandering
  • Denk aan relevante praktische tips rond werkgewoonten, vergaderen, je energie, informatiebeheer, overlegmomenten,…
slide46
Wat leerde ik vandaag in het bijzonder?
  • Wat ga ik op een andere manier doen?
je timemanagement optimaliseren
Je timemanagement optimaliseren
  • Controleer regelmatig of je je persoonlijk plan volgt
  • Plan 1x/week een analyse van je tijdsbeheer in. Na verloop van tijd:1x/maand
  • Zeg dus niet: ‘ timemanagement klinkt allemaal heel leuk in theorie, maar ik heb geen tijd om het in praktijk te brengen’…
wees mild voor jezelf
Wees mild voor jezelf
  • Maar ga er voor!
  • Denk aan de 21-dagen regel
  • Zoek steun
  • Beloon jezelf