Lista indicativă a documente lor justificative solicitate în cadrul controlului de prim nivel

1. Lista indicativă a documentelor justificative solicitate în cadrul controlului de prim nivel

2. Cheltuieli de personal (1) • Decizia internă de numire a echipei de proiect • Act administrativ de numire pentru funcţionarii publici • Contractele de muncă ale personalului implicat în implementarea proiectului (cu excepţia funcţionarilor publici) şi actele adiţionale aferente • Contractul colectiv de muncă – în organizaţiile în care există acest tip de contract • Fişele de post (care cuprind atribuţii legate de implementarea proiectului) • Time sheet-uri/ fişe de prezenţă (semnate de către persoana care a lucrat pentru proiect si de către managerul de proiect ) • Statele de plată, pentru persoanele angajate şi plătite din bugetul proiectului

3. Costuri de personal (2) • Ordinul de virare a salariilor pe card, acolo unde salariile sunt plătite prin intermediul cardului bancar si o lista cu conturile salariatilor daca nu se pot observa celelalte documente • Ordine de plată la bugetul statului a contribuţiilor sociale şi a impozitului pe salarii • Extrase de cont bancare • State de plată semnate de salariaţii care au primit salariile în numerar • Dispoziţia de plată şi fila registrului de casă acolo unde plăţile s-au efectuat in numerar • Modul de calcul al ratei (ratelor) orare • Declaratia pe proprie raspundere a celui care a lucrat pentru orele inregistrate in time sheet

4. Costuri administrative • Documente care atestă serviciile sau bunurile achizitionate: • Contracte de utilităţi • Contracte de închiriere • Contracte de achizitii – bunuri sau servicii • Documentaţia de atribuire • Dosarul achiziţiei (Conform cerinţelor OUG 34/2006) • Facturi. În cazul în care aceste cheltuieli sunt alocate direct proiectului, facturile se vor deconta integral din bugetul proiectului. Dacă aceste cheltuieli se alocă proportional, se va folosi o rată de repartizare a acestor cheltuieli • Modul (metoda) de calcul a pro-ratei aplicate cheltuielilor administrative • Documente de plată: • Ordine de plată şi extrase de cont • Chiţante şi copie registru de casă

5. Costuri pentru transport şi cazare (1) • Documente care justifică deplasarea: • Invitatie, agendă, lista participantilor • Referat de deplasare aprobat, inclusiv deviz estimativ de cheltuieli • Mandat de deplasare/ dispoziţie, după caz • Ordin de deplasare, incluzând şi decontul de cheltuieli • Documente de transport: • Bilete de avion, tichete de îmbarcare • Contract cu agenţia de turism (după caz) • Factura agenţia de turism • Asigurare medicală • Bonuri fiscale carburant • Foi de parcurs • Decizie privind consumul de carburant, conform legislaţiei în vigoare • Bilete de călătorie – tren, mijloace de transport în comun

6. Costuri pentru transport şi cazare (2) • Documente de cazare • Facturi (în cazul în care deplasarile se fac în oraşe mici fără facilităţi de cazare, iar cazarea se face la particulari, este necesară o declaratie pe proprie răspundere a celui care a efectuat deplasarea) • Documente de plată • Ordine de plată şi extrase de cont • Chiţante şi copie registru de casă • Dispoziţia de plată, dispozitia de încasare pentru avansul de deplasare acordat/ restituit • Copie registru de casa lei sau valuta • Rapoarte întocmite ca urmare a efectuării deplasării • Raport de deplasare externă • Minută a întâlnirii

7. Costuri pentru expertiză externă şi servicii (1) • Documente privind selectia expertilor externi si achizitia serviciilor • Notă justificativă privind necesitatea achiziţiei • Notă justificativă prind alegerea procedurii de atribuire • Dosarele de achiziţie publică conform OUG 34/2006 • Contractele de achiziţie • Facturi cu codul proiectului • Documente care atestă desfăsurarea unei activităti, prestarea unor servicii: • În cazul organizării unui eveniment acestea pot fi: invitatii, agenda întâlnirii, lista persoanelor care au participat cu semnăturile acestora, avizele (devizele) de livrare a mărfii, prestare de servicii de catering unde se specifică în detaliu numărul de portii, pret unitar,..etc

8. Costuri pentru expertiză externă şi servicii (2) • Procese verbale de receptie a serviciilor, procese verbale de predare-primire • Rezultate ale unor activităti de informare si publicitate externalizate: brosuri, pliante, afise, fotografii, etc. • Rezultate, dovezi ale activitătii unor prestatori de servicii , cum ar fi: studii, cercetări, analize,…etc. • Documente de plată: • Ordine de plată şi extrase de cont • Chiţante şi copie registru de casă

9. Costuri pentru echipamente (1) • Referat de fundamentarea necesităţii achiziţiei • Notă privind determinarea valorii estimate • Documentaţia de atribuire, conf. OUG 34/2006 • Dosarul achiziţiei conform cerinţelor OUG 34/2006 • Contractul de achiziţie • Certificate de calitate • Facturi • Procesele verbale de recepţie ale echipamentelor achiziţionate • Procesele verbale de punere în funcţiune a echipamentelor achiziţionate

10. Costuri pentru echipamente (2) • Fişa mijlocului fix • Registrul mijloacelor fixe • Documente de înregistrare a obiectelor de inventar, respectiv darea lor în folosintă • Documente de plată • Ordine de plată şi extrase de cont • Chiţante şi copie registru de casă

11. Costuri pentru investiţii la scară redusă (1) • Dosarele de achiziţie conform OUG 34 • Contractele de achiziţie • Facturi (pe faze de lucrări recepţionate) • Avize necesare obţinerii autorizatiei de constructie • Certificat de urbanism • Autorizatie de constructie Legea 50/1991 • Proiectul lucrării • Deviz de lucrări si materiale • Garanţia de bună execuţie pentru lucrări • Procesele verbale de lucrări ce devin ascunse • Procesele verbale pe faze determinante

12. Costuri pentru investiţii la scară redusă (2) • Situaţii de plată pentru lucrările executate aferente fiecărei facturi • Devize de cheltuieli şi materiale care să corespundă cu sumele facturate • Certificate de calitate • Proces verbal de receptie partială/finală • Fisa mijlocului fix • Registrul mijloacelor fixe Documente de plată: • Ordine de plată şi extrase de cont

13. Cheltuieli financiare şi taxe • Justificarea taxei • Ordin de plată • Extrasul de cont • Bon fiscal • Chitantă (pentru taxe) • Registru de casă

14. Taxa pe valoarea adăugată • Certificat de înregistrare în scopuri de TVA • Jurnalul de cumpărări • Balanţa de verificare • Registru jurnal • Decont de TVA

15. Vă mulţumim!