常用公文文体拟稿知识

1. 常用公文文体拟稿知识 日照市招标办综合科 二○一一年四月

2. 各领导、各同事，大家好： • 常用公文文体有“通知、意见、请示、决定、报告、通报、函等，下面，就大家在日常工作中接触较多的“通知、请示、报告、函”等文种以及公文印刷格式与大家一起探讨交流。不当之处，敬请各位批评指正。

3. 一、通知（A） • 通知的定义：通知是一切机关、社会团体、企事业单位传达上级指示，部署安排工作，实施管理措施，处理公共事务，任免聘任干部，批转、转发、印发下级机关、上级机关有关公文，要求下级机关需要贯彻、执行、了解事项等使用的文种，通知是公文中应用范围最广、使用频率最高的公文之一。 • 主要格式特点：通知是下行文，制发主体应是受文单位的上级机关或主管单位，且受文单位与制发机关一般应有直接或间接的隶属关系；通知应有抬头，有明确的受文单位。下发的通知需要报上级机关的用抄报，不相隶属的相关单位用抄送。通知可联合行文，联合行文的受文单位包括联合行文单位的所有直接、间接隶属单位，有时也可用各有关单位代替。联合行文主办单位排在首位，使用主办单位一家文号。

4. 通知（B） • 通知的种类： • 1、部署工作的通知。此类通知是通知中最常见的一种，制发主体是上级机关，内容分为两种情况：一是年度或阶段性的全面工作部署；二是专项工作部署。前者文稿在撰写时，一般要有指导思想、工作措施、加强领导等几部分；专项工作部署除写明指导思想、原则，还要有步骤、方法、措施等内容。不管是哪一种都应根据实际情况，突出工作措施部分，要写明工作目标、责任要求、具体安排、考核等方面的内容，操作性要强，不能使下级无所适从。 • 2、贯彻上级指示的通知。这类通知不要面面俱到，要把上级指示精神与本地、本部门、本单位实际结合起来，一定要有自己的东西，切忌照抄照搬。内容要简明扼要，可操作性强，不能长篇大论。这类公文在标题拟写要注意不要把上级文件的标题全部引用上，出现“通知的通知的通知”，可用文号代替上级来文 。如市建委党委“关于转发日组发[2010]23号、日组发[2010]24号文件的通知”。 • 3、批转类通知。一类是批转部门向上级机关的请示、报告、意见，以上级政府名义转发；另一类是直接转发上级、同级机关或不相

5. 通知（C） • 隶属机关的公文。由于在实际工作中，批转职能部门的请示、意见，以通知转发的较少，最常见的是后一类，由于《新办法》规定，报告一般不转发，主要形式是以政府办公室的名义转发部门的意见。这一类通知由于部门的意见规定的往往是某一方面单项工作，而又需很多单位组贯彻落实，必须经政府批准，只能通过变通方式以政府办公名义代政府转发，行文形式是通知，内容是意见。这类公文在撰搞时要注意以下几方面：

6. 通知（D） • （1）标题拟写。主要形式是：制文单位+职能部门+关于+文件内容+文种，如：市政府办公室转发市xx部门关于加强XXXXX工作意见的通知，注意不能将介词“关于”提到“转发”前，如果职能部门不只一个，可以只引主办部门后加“等部门”字样。 • （ 2）正文。有一个通用的格式：“xx部门《关于XXXXX意见》已经市政府批准，现转发给你们，请遵照执行”。

7. 通知（E） • 4、印发类通知。印发类通知形式灵活，不像批转类通知那样规范，一般不加批语。印发类通知在当前文秘工作中应用比较多，工作要点、实施方案、计划、规划、纲要都可以印发类通知印发。具体格式是“经市某某同意，现将《……规划》印发，请认真贯彻执行”。有的可简要提出贯彻要求。

8. 通知（F） • 5、会议通知。拟写会议通知要注意考虑周到，各个事项都要俱备，避免漏误。一份完整的会议通知应明确以下内容：(1)会议名称；(2)会议目的，以何名义召开；(3)召开会议的时间、地点、会期、议程；(4)参加人员，要写清参会人员的级别、规格；(5)与会新闻单位。部门为市政府办公室代拟的会议通知，往往以明传电报的形式下发。

9. 二、请示（A） • 请示是下级单位在工作中发生的不能自行决定的重大问题，不属于本机关权限审批范围的事项，需要上级机关审批、解决或帮助解决的重大事项，以及对上级指示要求中不明确的问题向上级请求批准、批示时使用的公文文种。格式要点： • 1、不越级请示，不横向请示。请示的发送单位必须是与制发主体有隶属关系，上级机关对越级行文原则上不予受理。请求平行职能部门审批其管辖范围的事项，也不应使用请示，正确的方法是使用“函”。 • 2．请示不应多头主送。请示件主送机关只有一个，那就是制发主体的直接上级机关。请示内容涉及的其他机关单位，通常用抄报形式。有明确规定属于两个或两以上机关联合共同审批的事项，请示应发送为主的机关，通常用“某某并某某”的形式。除特殊情况请示件原则上不应直接主送领导者个人，更不应向有关领导多头分送。 • 3、请示公文应一文一事。有些公文往往把相关或不相关的几个问题几件事写在一份请示中，在办理过程中，由于涉及单位多，职责交叉，相互扯皮，拖延时间，延误工作，影响效率。

10. 请示(B) • 4、请示性公文撰写的关键之点在于实事求是、情况属实、理由充分、运用政策得当。提出的问题、意见或建议，合情合理，有法有据，便于上级机关作出科学合理的决策。 • 切忌为了请求上级机关批准，夸大困难、弄虚作假、讲过头话，承诺自己力不能及的事项。 • 5、请示件要有向主报机关的明确意见。就是说要明确说明需要上级机关解决、答复的问题，以便于上级机关决策或答复。 • 6、请示件不下发。请示件属未决定事项，除主送、抄报上级机关和有关业务部门外，不抄发下级机关。 • 7、紧急请示事项，应向上级机关说明情况，同时提出时限请求。 • 8、请示件可联合行文，联合行文原则上只报一个主办机关，会同办理单位采取抄报的形式，或采取“某某并某某”的形式发送，主办单位在前，会同办理单位在后。 • 9 、下级机关向上级机关请求批准事项或请示解决问题，应用正式行文。在实践中，有的机关把内部使用的“呈阅件”、“请阅件”作为向上级机关的请示件行文，径送上级领导个人，多头送阅，属不规范行为，这种做法必须纠正。

11. 请示(C) • 10、请示公文其他格式要求：（1）报告不得夹带请示事项；（2）要以主管单位名义上报；（3）请示应符合一文一事要求；(4)不能转报下级请示，须直接请求；(5)必须注明签发人姓名；（6）涉及其他部门或地方职权的事项要经过协商；（7）要有正式发文字号；（8）要加盖单位印章；（9）附件要齐全；（10）必须在附注处注明联系人及联系电话。

12. 三、报告（A） • 报告作为公文文种可分为两个大类：一类属于规范性公文的报告，另一类报告属于非规范性公文中的报告，我们讲的是前一类。报告是典型的上行公文，作为规范性公文的报告必须抬头，有明确的受理机关。报告原则上应只报一个直接上级机关或主管部门，必要时可抄报有关的上级机关或业务部门。除有特殊要求者外，报告原则上不直报领导者个人，不应多头主送。有特殊规定的，报告抬头方可采取“XXX并XXX：”的形式发送。多个机关联合行文报告的事项，原则上应报上级主办机关，其他送文单位采取抄报的形式。报告的主要内容不外乎向上级机关、主管部门汇报工作、报告情况、介绍经验，文风要平实，反映情况要客观，文字表述不可过多地堆砌修饰性用语。

13. 报告（B） • 要以对组织负责、对上级负责、对工作负责的态度撰写文稿，忌文过饰非，目的是让上级机关、主管部门通过报告了解真实情况，以便作出科学决策，指导下一步的工作。报告公文中我们常用的是工作情况通报。该类报告主要内容是工作进展情况、落实情况、评比检查结果等。这类通报往往有情况、有问题、有分析、有结果。文风要朴实，成绩不要拔高，情况要简明扼要。整个内容设计上可分为以下几方面：(1)总的情况，概括工作进展情况，最好用数字说明；(2)工作成绩(条目式)或者工作有几个特点；(3)工作中的不足；(4)对下步工作的要求，但要十分简要。

14. 四、函(A) • 函是机关、单位公务往来中简便灵活、使用范围广、使用频率高的公文文种。主要写作格式要点： • l．函是平行公文，其制发主体与受文单位是平行机关或不相隶属单位。政府所属的各主管部门之间，下一级政府与上一级政府所属的主管部门之间，兄弟省、市地、县之间都属于平行机关，各种各样的企事业单位、群众团体之间以及企事业单位、群众团体与除主管机关以之的行政机关之间都属于不相隶属单位，原则上讲这些机关、单位发生的直接的公文往来都可以使用函。 • 2．函作文种的使用，实质不在其内容上，而在于其形式上。如同样一件不属于本机关审批的事项请求批准，文种取决于与请求机关的关系，如审批权在上一级机关，则使用“请示”，如审批权在平行机关的业务主管部门，则使用“函”，其请求内容都是一样的。如某省拟对外开放某港口，如该港口审批权在国务院，其行文标题应人“某某省人民政府关于申请对外开放某某港口的请示”；如审批权在交通部，其行文标题则为“某省人民政府关于申请对外开放某某港口的函”。

15. 函（B） • 3．函的形式多样，不拘一格，一般来说，函的内容应一文一事，不宜一文数事，篇幅一般都比较简短。 • 4．用函请示批准事项、征询答复问题、商洽工作，受文单位研究同意答复应使用复函。请求批准单位的“函"结束语应使用“请复函”、“特此函告”等字样。复函时应“函复如下”，而不应“批复如下"。

16. 五、公文印刷格式的要求(A) • 1、字体的要求。大标题一般使用2号小标宋简体；二级标题一般使用3号黑体；正文部分包括主送单位、正文附件说明、成文时间、附注等一般使用3号仿宋体。16开横排19行，每行25字。正式公文文区相对小一些，行距字距较其他文书材料略大，以求庄重。主题词一般使用3号黑体，主题词目使用3号方正小标宋简体。日常使用的公文纸张是A4纸，一般页边距是：上下2.54厘米，左右2.7厘米。 • 2、公文内容结构层次、标识序数的规定。公文文字表达应力求简明扼要，层次清楚，避免多层次结构。多层次结构的正文分条标识方法为：第一层用：用汉字“一、二、三------”；第二层用：用汉字加括号“（一）、（二）（三）------”；第三层用：阿拉值数字1、2、3，在使用阿拉伯数字时，阿拉伯数字后面一定用.（圆点)，而不应用、(顿号)。

17. 公文印刷格式的要求(B) • 3、处理公文附件的规定。公文如有附件，应在正文之下空1行、左边空2字，用3号仿宋体标识“附件”，并按顺序标注附件名称。附件序号使用阿拉伯数字，附件名称后不加标点符号。如“附件：1．XXXXXX名单“(另起一行)” 2．xxxxx表”。附件是公文正文的一部分，与公文正文有同等效力，标注附件应在正文之后，印鉴之前。有的附件根据内容需要，在正文内容之中加括号标注。如：“确定成立XXXXXXX领导小组(领导小组名单附后)。”

18. 谢谢！ • 不当之处，敬请批评指正。