公文寫作講習

公文寫作講習 歐淑慧 980211 國立高雄第一科技大學

他機關來文 民眾家長會議決議電話長官指示單位間會辦國立高雄第一科技大學

轉知單位 查照或辦理存查報教育部請釋函復請相關單位表示意見發布新聞研訂法規開會研議國立高雄第一科技大學

令呈咨函書函公告開會通知簽公務電話紀錄手令或手諭報告箋函或便箋證書處理公務的文書國立高雄第一科技大學

呈：對總統有所呈請或報告 • 咨：總統與立法院、監察院 • 函：各機關間、人民與機關間 • 書函：公務未決階段需磋商、徵詢 • 公告：各機關對公眾有所宣布 • 簽：機關內部國立高雄第一科技大學

期望語 引述語稱謂語基本用語 • 經辦語 • 准駁語 • 附送語國立高雄第一科技大學

期望語舉例 • 主旨：（敘明目的），（期望語）。主旨：○○○○○○○○○，請核示。 • 類型 • 簽與函 • 上對下 • 下對上 • 平行國立高雄第一科技大學

簽之期望語 • 請　核示：提出擬辦意見簽核 • 請　鑒察：將辦理情形簽報長官瞭解 • 請　鑒核：簽報長官瞭解含有請示之意 • 請　鈞參：提供長官參考 • 請　鈞（核）閱：檢陳有關資料請長官過目國立高雄第一科技大學

對上級機關或首長 請　鑒核請　鑒核備查請　核備對下行機關希　查照希　照辦希　切實辦理希　辦理見復希　查照轉告希　轉行照辦對平行機關請　查照請　查照辦理請　惠予辦理請　查照見復請　查照辦理見復請　查明見復請　惠復請　查照轉告函之期望語國立高雄第一科技大學

引述語 • 引述有關機關意見或規定 • 形式 • 引述其意 • 依○○○函(或規定)略以：(說明其大意) • 引述原文 • 依○○○函(或規定) ：「照錄原文」 • 不必要者用刪除，如「…○○○…○…」國立高雄第一科技大學

引述語舉例 • 主旨：○○○○○○○○○，請核示。 • 說明： • 依教育部函略以：(說明其大意) • 依○○○函(或規定) ：「照錄原文」 • 復○年○月○日○字○號函 • 依○年○月○日○字○號函辦理 • ○年○月○日○字○號函諒蒙（鈞察）：上級 • ○年○月○日○字○號函諒達（計達）：平行國立高雄第一科技大學

稱謂語 • 上級對下級：貴 • 下級對上級：鈞、鈞部、鈞長，大(無隸屬) • 平行：貴 • 自稱：本 • 機關對人民：先生、女士或台端 • 行文數機關或單位時：貴機關或貴單位 • 文中再次提及時：該機關國立高雄第一科技大學

一般使用 • 茲經 • 業經 • 經已 • 復經 • 並經 • 嗣經 • 迭經 • 前經經辦語對上級或首長 • 遵即 • 遵經國立高雄第一科技大學

准語駁語 • 對平行機關 • 敬表同意 • 同意照辦 • 對平行機關 • 恕難同意 • 無法照辦 • 歉難同意 • 對下級機關 • 應予照准 • 准予照辦 • 准予備查 • 准予同意備查 • 對下級機關 • 恕難照准 • 應予免議 • 應予緩議 • 應予駁回國立高雄第一科技大學

附件語 主旨段 • 檢陳：對上級機關或首長 • 檢送：對平行及下級機關說明段 • 檢附○○○ 國立高雄第一科技大學

小地方真的重要 • 簽稿不宜以剪貼方式 • 文稿如有添註塗改須於添改處蓋章 • 獨字不成行，獨行不成頁 • 記錄 / 紀錄 • 請記錄相關意見 • …會議紀錄（紀錄：○○○) • 計畫 / 計劃 • E世代人才培育計畫 • 本校計（規）劃圓夢助學方案嘉惠學子 • 請鑑核 →請鑒核國立高雄第一科技大學

簽 • 學校內部對某一案件的處理意見 • 為處理公務，就案情做相關查證後，對主管報告 • 依專業職能研擬處理方案供主管為決策參考依據 • 立場 • 代表單位（組織規程所列） • 請以本處、本中心、本館、本室 • 勿以「本組」字眼國立高雄第一科技大學

建議敘明是何單位 如「申請單位秘書室」建議改為「本案」國立高雄第一科技大學

簽之撰擬 • 主旨扼要敘述目的與擬辦，不分項1段完成 • 說明案情之來源、經過與有關法規或前案，以及處理方法之利弊、後果、影響分析等 • 擬辦應針對案情提出具體處理意見，或解決問題之方案，意見較多時分項條列國立高雄第一科技大學

一段式 • 主旨不宜太長，以不超過60字為原則 • 內容應包括案由、擬辦、期望語 • 主旨：行政院人事行政局函送民國96年辦公日曆表一案，擬函轉本校各單位並提行政會議報告，請　核示。國立高雄第一科技大學

主旨：為提升本校同仁公文寫作品質，擬請於本（98）年○月○日(星期○)上午9時至12時，舉辦公文寫作講習，請　核示。主旨：為提升本校同仁公文寫作品質，擬請於本（98）年○月○日(星期○)上午9時至12時，舉辦公文寫作講習，請　核示。說明：　一、據本校部分主管反映，近年新近人員多不諳公文寫作要領，建議舉辦是項講習。　二、講習開始時，擬請　鈞長蒞會講話勉勵。（說明不宜夾有擬辦意見）二段式國立高雄第一科技大學

三段式 主旨：為提升本校同仁公文寫作水準，擬舉辦公文講習會，請　核示。說明：據本校總務處統計，本校公文處理時效，已連續三個月呈退步現象，又據部分主管反映，新進人員多不諳公文寫作要領，指導甚為吃力，因乃規劃舉辦是項講習會。擬辦：　一、講習會，擬分三梯次實施，每梯次三小時，分別訂於○月○日、○月○日、○月○日上午9至12時實施。　二、本校行政人員均須參加，總共○○人。　三、講座擬聘請富實務經驗且具專業素養之○○○擔任。　四、每梯次講習開始時，擬請　鈞長蒞會講話。國立高雄第一科技大學

公文稿 代表學校立場與校長的身分遣詞造句用字須審慎斟酌例如： • 本校 • 本校○○學院 • 本校○○學院○○系所… 國立高雄第一科技大學

公文函稿之性質 • 主動係承辦人員據公務需要主動擬稿 • 被動 • 回復 • 轉知國立高雄第一科技大學

擬辦復文或轉行之稿件 • 來文機關之發文日期及字號敘入俾便查考 • 如有需要 • 請摘敘來文要點 • 無法摘敘時，可列為附件 • 文末首長簽署、敘稿時，首長職銜之下僅書「姓」，名字以「○○」表示國立高雄第一科技大學

函稿撰擬方式 • 先簽後稿 • 簽稿並陳 • 以稿代簽國立高雄第一科技大學

一、先簽後稿 • 性質 • 訂（修）定法規 • 或重大興革 • 重大人事與經費 • 涉及決策尚無結論 • 須先行簽請核示，再據以擬稿發文者 • 簽：主旨、說明、擬辦三段式 • 函稿：陳核時須檢附「簽」影本供參國立高雄第一科技大學

二、簽稿併陳 • 性質 • 文稿內容須做說明、分析或限期辦理 • 不涉及決策或須請示之案件 • 將簽與文稿同時陳閱提升公文處理效率 • 應在稿面右上角註明「簽稿併陳」國立高雄第一科技大學

三、以稿代簽 • 性質 • 一般案情簡單或例行承轉案件 • 不涉及決策或須請示之案件 • 直接辦稿陳核 • 應在稿面右上角註明「以稿代簽」國立高雄第一科技大學

公文函稿 一段式：「主旨」一段完成二段式：主旨、說明 / 辦法三段式：主旨、說明、辦法/建議/請求國立高雄第一科技大學

如何寫函稿的「主旨」 • 說明函的目的與期望 • 力求具體扼要不超過50字 • 緊接段名冒號之下書寫，不分項一段完成 • 末加期望語：上行、平行、下行國立高雄第一科技大學

對上級機關或首長 請　鑒核請　鑒核備查請　核備對下行機關希　查照希　照辦希　切實辦理希　辦理見復希　查照轉告希　轉行照辦對平行機關請　查照請　查照辦理請　惠予辦理請　查照見復請　查照辦理見復請　查明見復請　惠復請　查照轉告函之期望語國立高雄第一科技大學

如何寫函稿的「說明」1/2 • 就事實來源或理由作較詳細之敘述 • 引據：法令、來文、會議決議… • 事實狀況 • 經過情形 • 分析檢討國立高雄第一科技大學

如何寫函稿的「說明」2/2 • 格式須遵守，有括弧者後面不須加頓號舉例說明：一、《空1個字》 (一) 《空2個字》１、《空3個字》 (１) 《空4個字》國立高雄第一科技大學

如何寫函稿的「辦法」 • 提出具體要求或處理意見 • 視內容改稱「建議」、「請求」 • 勿重複期望語 (請　核示、請　查照..) 國立高雄第一科技大學

抬不抬？空一格 鈞部大部（會）貴校（局）鈞部→ □ 鈞部大部（會）→ □ 大部（會）貴校（局）→ □貴校（局） • 應空一格：在一行中間 • 不必空格 • 在一行之首 • 標點符號之後國立高雄第一科技大學

挪抬（空一格） • 請查照→請查照 • 請同意惠復→請同意惠復 • 請惠示卓見→請惠示卓見 • 請查照辦理見復→請查照辦理見復 • 請同意查照惠復→請查照同意惠復國立高雄第一科技大學

數字使用原則 中文？阿拉伯？國立高雄第一科技大學

請使用阿拉伯 • 國民身分證統一編號 • 編號：附表（件）○ • 發文字號：臺○○內字第○○號 • 序數 • 第○屆第○會期 • 第○階段 • 第○次 • 第○名 • 第○會議室 • 第○次會議紀錄國立高雄第一科技大學

電話、傳真 郵遞區號、門牌號碼計量單位 150公分 35公斤 7.36公頃土地1.5筆請使用阿拉伯 • 日期、時間 • 民國93年7月8日 • 7時50分 • 93年度 • 38婦女節 • 延後3週辦理 • 228事件 • 520就職典禮 • 921大地震國立高雄第一科技大學

星期星期一、週一比例三分之一概數約五、六天約數七千餘人、八百多人國立高雄第一科技大學

百分比 80﹪、3.59﹪ 金額 6億3,944萬2,789元人數 639,442,789人比數 1：3 國立高雄第一科技大學

法規條項款目、 編章節款目之統計數據事務管理規則共分10編、25條條文引敘摘述法規內容依兒童福利法第33條規定：「違反第20條第2項規定者.. • 法規制訂修正廢止 • 草案總說明 • 條文對照表 • 修正「事務管理規則」第九條條文 • ○○法草案總說明：爰擬具「○○法」草案，計十條國立高雄第一科技大學

來文擬辦 要寫在哪裡? • 擬辦位於文末處下方 • 預留會辦及批示空間 • 簽辦單：會辦單位2個以上 • 押日期/時間國立高雄第一科技大學

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國立高雄第一科技大學簽稿會核單 國立高雄第一科技大學簽稿會核單國立高雄第一科技大學 1501-05

歸檔一二事 • 騎縫章：職名章 / 「騎縫章」 • 編頁碼 • 檔號 • 年度號 / 分類號 / 案次號 / 卷次號 / 目次號 • 98 / B111 / 000 / 001 / 001 (承辦人) (文保組) • 保存年限：檔案分類及保存年限區分表 • 調閱國立高雄第一科技大學

加蓋騎縫章 • 公文及原稿在 2 頁以上時 • 簽辦單：應與其他頁次加蓋騎縫章 • 電子收文已有騎縫章圖戳者得免 • 附件部分 • 已裝訂成冊並已有頁碼者附件首頁與本文末頁加蓋騎縫章 • 2 件以上並各編有頁碼者前後附件之間蓋末/首頁間騎縫章國立高雄第一科技大學

案件首頁註明總頁數：先編本文、次編附件 以鉛筆於每頁右下角編寫 - 文件為雙面列印者，編寫於背頁左下角附件已編有頁碼免併本文連續編寫頁碼如何編頁碼 • 按文件產生時間先後順序 • 早者在下，晚者在上 • 簽稿併陳案件依序以簽、稿及來文之次第編寫國立高雄第一科技大學

案件調閱 線上查詢本校網頁／公文檔案線上查詢系統案件調閱權限 • 承辦人：現職承辦檔案 • 組長：該組承辦檔案 • 單位主管：該單位所有承辦檔案 • 不同單位間調案應會辦權責單位同意國立高雄第一科技大學

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