Présenté par :

1. Jeux panaméricains et parapanaméricains de 2015 à TORONTOAtelier sur les demandes de propositions (DP) Présenté par : Comité d’organisation de Toronto pour les Jeux panaméricains et parapanaméricains de 2015 (TO2015) CIBC Ministère du Développement économique, du Commerce et de l’Emploi / Ministère de la Recherche et de l’Innovation

2. Ordre du jour • Bienvenue • Aperçu des Jeux panaméricains et parapanaméricains de 2015 à Toronto. • Possibilités économiques • Rédaction des soumissions en réponse à une DP • Occasions de partenariat et de réseautage dans le cadre d'une DP • Discussion de groupe • Mot de la fin

3. Section 1 Aperçu des Jeux panaméricains et parapanaméricains de 2015 à Toronto

4. Événement de classe mondiale • Les troisièmes Jeux multisports internationaux après les Jeux olympiques d’été et les Jeux asiatiques • Le plus grand événement multisport jamais organisé au Canada • Jeux panaméricains : du 10 au 26 juillet • Jeux parapanaméricains : du 7 au 15 août

5. En nombres • 41 pays et territoires panaméricains • Le Comité d’organisation compte plus de 450 membres du personnel • 10 000 athlètes, entraîneurs et représentants officiels • Plus de 40 sites • 51 disciplines sportives • Jusqu’à 20 000 bénévoles • Le budget du Comité d'organisation de TO2015 se chiffre à 1,4 milliard de dollars

6. Héritage des Jeux • Économique • Emploi, tourisme et affaires • Infrastructures • Sport et redéveloppement • Social • Bénévoles • Accessibilité • Diversité

7. Ventilation du budget du Comité d’organisation de TO2015 • Investissement : 1,4 milliard de dollars 35 % provient de la province de l’Ontario 35 % provient du gouvernement du Canada 10 % Revenus des Jeux 20 % Gouvernement municipal Occasions d'approvisionnement = 300 M$ et plus

8. Fonction publique au sens large • TO2015 s’inscrit dans le SP de l'Ontario depuis 2012 • Il suit donc les directives de l’Ontario en matière d'approvisionnement • Les processus sont axés sur : • L’équité et la transparence • L’optimisation du rendement des capitaux investis • Nos critères d'achat comprennent ce qui suit : • Coût total de la propriété • Disponibilité de biens et de services • Qualité • Solution novatrice • Capacités et expérience • Diversité • Santé financière de la société

9. Section 2 Possibilités économiques

10. Seuils du processus d’approvisionnement

11. Participez! • Site web de TO2015 • toronto2015.org • Liste actuelle des marchés • dans MERX • Inscrire votre entreprise • Possibilités de partenariat • Occasions de bénévolat • Site web de MERX • www.merx.com

12. Calendrier d’approvisionnement – achats importants MIE (Mobilier, installations fixes et équipement) Services alimentaires du Village (Service traiteur) Entretien ménager (Village) Alimentation électrique temporaire Cuisine du Village Février 2014 Mars 2014 Avril 2014 Parc d’autobus Remorques et rangement Ameublement du Village (Lits/commodes/produits textiles) Tentes

13. Calendrier d’approvisionnement – achats importants Affichage vidéo/tableaux de scores Image de marque des Jeux – Affichage, graphiques et bannières, entre autres. Mâts de drapeau Toilettes portatives Services de reprographie Été 2014 Juin 2014 Décembre 2014 Mai 2014 Matériel médical et services médicaux (IRM/radiographies/physiothérapie) Équipement de sport Sièges temporaires/échafaudage Clôtures

14. Stratégie d’approvisionnement • Point de mire de l’approvisionnement – local (GGH), provincial, national, international • Diversité des fournisseurs – PME (petites et moyennes entreprises)51 % sous le contrôle intégral ou majoritaire de : • Peuples autochtones • Femmes • Minorités visibles • Personnes ayant un handicap • Membre de la collectivité LGBT • Partenariats – encourager les partenariats entre les petites entreprises plurielles et les grandes sociétés (retombées)

15. Diversité et étendue géographique des fournisseurs de TO2015Au 31 janvier 2014

16. Section 3 Rédaction des soumissions en réponse à une DP

17. Connaître les éléments • AI • Appel d'intérêt • DP – Q • Demande de pré-qualification • RFQ • Demande de prix • DP • Demande de propositions

18. Préparer la réponse • Lire et préciser • Analyser les détails requis • Comprendre les exigences obligatoires • Intention de soumissionner, échéances et dates • Délai pour la réponse • La différence que vous faites

19. Exemple d’une question dans une DP • Décrivez brièvement vos qualifications/ensembles de compétences, domaines d’expertise, niveau d'expertise et autorité afin de régler des problèmes de dotation, d’équipement et de service.

20. Exemple d'une réponse à une DP • Ce qu’il faut éviter de répondre : • Consultez la réponse à la question 8, qui fournit un sommaire détaillé.

21. Exemple d’une réponse à une DP • Ce qu’il faut éviter de répondre : • L’équipe de gestion des comptes existante qui soutient actuellement votre organisation demeurera inchangée.

22. Exemple d'une réponse à une DP • Nous accordons une importance capitale à l’excellence du service à la clientèle. Tous les membres de l'équipe recevront des ressources, ainsi que de la formation interdisciplinaire. Ainsi, des remplaçants pourront offrir leur aide en cas de maladie et de congés. Vous trouverez ci-dessous les principaux acteurs qui constituent notre structure de gestion des comptes. • Directeur des comptes – Relève directement du président, et est responsable de la gouvernance globale du projet, de présenter des rapports sur les ANS, de formuler des recommandations pour l'amélioration du processus et de diriger des séances de discussion. Le directeur des comptes est la principale personne-ressource pour les membres de l'équipe internes et le client. Au nombre des domaines d'expertise figurent : • Chargé de compte – Relève du VP des opérations et est responsable de la gestion quotidienne du compte une fois que la mise en œuvredu projet est terminée. Le chargé de compte est responsable d'évaluer et de diffuser le rapport sur les ANS, de mener régulièrement des réunions de récapitulation avec le client et de formuler des recommandations sur les processus. Toute demande d'information d'un client à laquelle le chargé de compte ne peut répondre est transférée au membre de l'équipe du service à la clientèle en mesure de répondre. • Processus de transmission des plaintes aux échelons supérieurs et de résolution des plaintes – le chargé de projet est la principale personne-ressource à qui transférer les plaintes pendant un cycle de projet. À tout autre moment, elles doivent être transmises au chargé de compte ou au directeur de compte. Ces personnes ont tous les pouvoirs de régler tous les problèmes, dont ceux qui se rapportent à la dotation, à l’équipement et au service.

23. Section 4 Établissement de partenariats pour répondre à une DP

24. S’associer pour saisir les possibilités économiques amenées par TO2015 • Pourquoi s'associer avec d’autres? • L’occasion est plus substantielle que votre capacité • La somme de vos capacités individuelles crée une valeur supérieure pour le client • Présence géographique – l’étendue des Jeux panaméricains et parapanaméricains de TORONTO 2015 est considérable • Vos partenaires apporteraient la composante de la diversité qu’il vous manque peut-être • Vos partenaires apportent une expérience de la durabilité de l'environnement Remarque : Répondre à des possibilités économiques amenées par TO2015 en tant que partenaires, ainsi que la structure du partenariat, reviennent entièrement aux entreprises participantes.

25. Modèles de partenariat • Primaire - secondaire (niveau 1/niveau 2) • L’entreprise la plus grande joue un rôle de chef de file, tandis que la petite entreprise joue un rôle spécialisé. • Exemple 1 : • Le fournisseur de service traiteur du village des athlètes des Jeux panaméricains/parapanaméricainsCIBC (niveau 1) a besoin d'un traiteur représentant la diversité (niveau 2) qui offre des spécialités des Caraïbes pendant 10 jours. • Exemple 2 : • Le principal transporteur par autobus pour TO2015 (niveau 1) a besoin de retenir les services d'une entreprise d'autobus et de chauffeurs régionaux (niveau 2) pour le transport sur les sites qui ne sont pas situés dans la RGT (Minden, Oro-Medonte).

26. Modèles de partenariat • De pair à pair • Des entreprises de taille égale s'associent pour répondre à une DP pour TO2015. Chaque entreprise répond à une partie quelconque des exigences. L’une d’elles peut devenir la principale responsable du contrat, ou les deux forment une coentreprise. • Exemple 1 : • L’entreprise A et l’entreprise B s’associent pour répondre à la DP de TO2015 au sujet de la diffusion. L’entreprise A fournit des services de diffuseur hôte (production vidéo), tandis que l’entreprise B fournit des services de diffusion nationale (télédiffusion). L’entreprise A représente le volet le plus important du contrat, et en devient donc responsable. • Exemple 2 : • Un fleuriste s'associe à un commerce de cadeaux pour coordonner l’offre des bouquets de fleurs présentés aux cérémonies de remise des médailles de TORONTO 2015. Ils forment une coentreprise (partenariat) pour ce contrat.

27. Partenariats de fournisseurs • Conception d’une proposition de partenariat • Toutes les DP de TO2015 devront comprendre des exigences entourant la diversité. • Créer une occasion pour le proposant responsable ne faisant pas partie d'un groupe de diversité de s'acquitter de ses obligations en matière de diversité au moyen d'un partenariat ou d'un contrat de sous-traitance. • Créer un scénario où tout le monde gagne. • S'assurer que la proposition ajoute une valeur et répond à un besoin (c.-à-d. recherche de TO2015). • Mentionner le budget si elle est affichée en ligne. • Dossier de candidature pour TORONTO 2015 (site web). • Jeux d’été semblables. • Proposer la solution que vous êtes prêt à offrir. (preuve d'expérience).

28. Partenariats de fournisseurs • Avec qui pouvez-vous vous associer? • Sociétés étrangères qui ont besoin de connaissances, de main-d’œuvre ou d’expertise locales • Sociétés locales qui veulent diversifier la chaîne d'approvisionnement ou approfondir les connaissances ou l'expertise locales • Où trouver son partenaire d’affaires? • Étude de marché. • Votre organisation d'affaires (chambre de commerce ou organisation d'un groupe de diversité). • Votre institution financière. • MERX – liste d’entreprises qui sont à la recherche d'une possibilité d'affaires pour TO2015

29. Partenariats de fournisseurs • Aperçu d'écran d'une liste de fournisseurs MERX pour une DP en particulier

30. Partenariats de fournisseurs • Quelles formes peuvent prendre des partenariats? • Structurés (documents juridiques) • Partenariats de coentreprise • Non structurés • Ententes écrites, protocoles d’entente (PE) • Poignées de main et/ou entente verbale • Présenter une réponse conjointe à une DP, où un des partenaires est responsable. • Accorder en sous-traitance une partie de la chaîne d’approvisionnement.

31. Partenariats de fournisseurs • Circonscrire des catégories de dépenses qui s’inscrivent dans un modèle de partenariat en particulier

32. Partenariats de fournisseurs • Exercice de réseautage de groupe 1 • Formez des équipes de 6. • Choisissez une possibilité d'affaires liée à TO2015 dans la liste fournie. • Expliquez la possibilité pour une proposition de partenariat, dont : • Quels rôles tous les partenaires vont-ils jouer? • Quelle est la valeur ajoutée pour l'acheteur (TO2015)? • Vous avez cinq minutes pour faire l’exercice et 30 secondes pour la présentation au groupe.

33. Merci!