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与 应用案例教程

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计算机基础. 与 应用案例教程. 第二篇 操作应用篇. 应用操作 2 文字处理 软件 Word 2010. 应用操作 2 文字处理软件 Word. 功能简介 功能区 文本编辑 文档 基本 排版 文档高级 排版. 文字处理 软件 — 功能. Word 2010 是 Office 系列办公软件中的一个组件,是全球通用的字处理软件,适于制作各种文档,如论文、个人简历、信函、传真、公文、报刊、书刊和简历等 。

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slide1

计算机基础

与应用案例教程

第二篇 操作应用篇

应用操作2 文字处理软件

Word 2010

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应用操作2 文字处理软件

Word

  • 功能简介
  • 功能区
  • 文本编辑
  • 文档基本排版
  • 文档高级排版
slide3
文字处理软件—功能
  • Word 2010是Office系列办公软件中的一个组件,是全球通用的字处理软件,适于制作各种文档,如论文、个人简历、信函、传真、公文、报刊、书刊和简历等。
  • Word 2010提供了最好的文档格式设置和图文编辑工具,使我们能轻松、高效地组织和编写文档,包括美化文本,样式和模板的应用,长文档处理相关技术,自选图形与艺术字,图片与文本框,SmartArt图形的应用,表格的相关应用,使用公式与图表,页面布局与打印,文档的审阅与保护,以及Word 2010的其他高级应用。
word t 2010
Word t 2010的主界面和主要功能模块
  • 标题栏:显示文档名。
  • 快速访问工具栏:方便用户快速启用经常使用的命令。
  • 功能区:由8个选项卡组成,包含了文档编辑的全部操作命令。
  • 工作区:即文档编辑区,显示了当前正在编辑的文档内容。
  • 状态栏:提供页数、字数、语言、输入状态、文档显示比例、查看方式等信息及快捷命令。
  • Word2010界面由标题栏、快速访问工具栏、

功能区、工作区、状态栏几部分组成。

功能区

快速访问工具栏

标题栏

工作区

状态栏

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应用操作2 文字处理软件

Word

  • 功能
  • 功能区
  • 文本编辑
  • 文档基本排版
  • 文档高级排版
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文字处理软件Word—功能区
  • “开始”功能区:
    • “开始”功能区中包括剪贴板、字体、段落、样式和编辑五个组,主要对Word 2010文档进行文字编辑和格式设置。
  • “插入”功能区:
    • “插入”功能区包括页、表格、插图、链接、页眉和页脚、文本、符号和特殊符号几个组,主要用于在Word 2010文档中插入各种元素。
slide7
文字处理软件Word—功能区
  • “页面布局”功能区:
    • “页面布局”功能区包括主题、页面设置、稿纸、页面背景、段落、排列几个组,主要用于设置Word 2010文档页面样式。
  • “引用”功能区:
    • “引用”功能区包括目录、脚注、引文与书目、题注、索引和引文目录几个组,用于实现在Word 2010文档中插入目录等比较高级的功能。
slide8
文字处理软件Word —功能区
  • “邮件”功能区
    • “邮件”功能区包括创建、开始邮件合并、编写和插入域、预览结果和完成等组块,专门用于在Word 2010文档中进行邮件合并方面的操作。
  • “审阅”功能区:
    • “审阅”功能区包括校对、语言、中文简繁转换、批注、修订、更改、比较和保护几个组,主要用于对Word 2010文档进行校对和修订等操作,适用于多人协作处理Word 2010长文档。
slide9
文字处理软件Word —功能区
  • “视图”功能区:
    • “视图”功能区包括文档视图、显示、显示比例、窗口和宏几个组,主要用于帮助用户设置Word 2010操作窗口的视图类型
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应用操作2 文字处理软件Word

  • 功能
  • 功能区
  • 文档编辑
  • 文档基本排版
  • 文档高级排版
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文字处理软件Word —文档编辑
  • 新建文档
    • 可选择模版
  • 文档录入
    • 输入中文:Ctrl+Shift切换中文输入法
    • 输入英文和数字:中英文切换shift键
    • 输入符号:“插入”——”符号”命令
  • 保存文档
    • 文档的保存使用“文件”区的“保存”或“另存为”命令,在文档另存时,可以改变文档的类型。也可以使用工具栏上的“保存”按钮进行保存。
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文字处理软件Word —文档编辑
  • 为了安全起见,Word字处理软件允许用户设置打开或修改文档的密码,对于设置了密码的文档,打开时必须核对密码。“文件”——“信息”——“保护文档”中的“用密码进行加密”功能。
  • 在编辑过程中,为了防止死机、断电等意外而使录入编辑的最新结果丢失,可以设置定时自动保存功能,Word字处理软件将按用户事先设定的时间间隔自动保存文档。“文件”——“选项”——“保存”中的自动保存功能。
  • 打开文档:
  • “文件”—”打开”
  • “文件”下面“最近使用的文档。。。”,在“工具”——”选项”中设置
slide15
文字处理软件Word —文本编辑
  • 文本的修改
    • 使用鼠标和键盘移动插入点
    • 使用“编辑”中的“定位”命令
    • 使用文档结构图----“导航窗格”
    • 插入与改写模式的转换
    • 选定文本:键盘和鼠标两种方式、选定栏
  • 文本的复制、删除和移动
    • 复制:复制快捷键为Ctrl+C——粘贴命令快捷键为 Ctrl+V。
    • 移动:剪切命令,快捷键为Ctrl+X
    • 删除:Backspace键、Delete键
slide16
文字处理软件Word —文本编辑
  • 撤销与恢复

在编辑文档时,难免会出现操作失误,则可以用撤消命令(CTRL+Z)把最后的操作撤消。多次执行撤消命令可以依次向前取消多次操作。在撤消某操作后,如果认为不该撤消该操作,又想恢复被撤消的操作,可以执行恢复命令(CTRL+Y)。

  • 查找与替换

使用Word中的“查找和替换”功能对文档进行批量修改,提高修改效率,防止漏改。

    • 查找文字
slide17
文字处理软件Word —文本编辑
    • 查找文字格式
    • 查找特殊字符
    • 符号和特殊字符
    • 格式刷
  • 屏幕截图
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应用操作2 文字处理软件

Word

  • 功能
  • 功能区
  • 文档编辑
  • 文档基本排版
  • 文档高级排版
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文字处理软件Word ——文档基本排版—视图
  • 普通视图:最利于进行简单格式文本的输入、改写或编辑,但在处理含有图形对象的文档时却存在一定的局限性。
  • 页面视图:用户可以很方便的进行插入图片、文本框、图文框、图表、媒体剪辑和视频剪辑等的操作,并能够预览整片文档的外观,用以调整图片、文本框、图表等对象的摆放位置。
slide21
文字处理软件Word ——文档基本排版—视图
  • 大纲视图:可以使用户对整片文档的结构一目了然,使得文档在编辑过程中可以更加切入重点
  • Web版式视图:可以使阅读和显示文档的效果增强,也可以使连机阅读变得容易
  • 阅读版式:可以非常方便的浏览整个文档的内容,前提是文档标题的格式必须设置为内置标题样式,以便在文档结构图中显示。
slide22
文字处理软件Word ——文档基本排版
  • 格式是Word文档中每个页面元素或对象都具有的性质,决定了元素或对象在版面中的显示及打印方式。它的属性一般包括“字体”、“段落”、“制表位”、“边框”、“图文框”、“编号”等。
  • “格式”作用于单个对象(一个词组、一个段落或一个表格),而“样式”可以作用于若干个具有相同格式的对象(若干个词组、若干段文字或若干个表格)
slide23
文字处理软件Word ——文档基本排版
  • 字符格式
    • 为使文本的呈现形式更丰富,达到良好的视觉效果,用户可以对文本进行“字体”、“字号”、“字形”、“颜色”以及诸如“上标”、“下标”、“阴影”、“阳文”、“下划线”、“删除线”等特殊效果的设置。
    • 这些设置可在 “字体”对话框中完成。
slide24
文字处理软件Word ——文档基本排版
  • 段落格式
    • 在Word中,段落是指以段落标记作为结束符的文字、图形或其它对象的集合。 Word在输入回车键的地方插入一个段落标记。段落标记不仅表示一个段落的结束,还包含了本段的格式信息,如果删除了段落标记,该段的内容将成为其后段落的一部分,并采用下一段文本的格式。
slide25
文字处理软件Word ——文档基本排版
  • 段落的缩进和对齐方式决定段落如何适应页边距,可以改变行间距、段前和段后间距的大小。这些设置可在 “段落”对话框中完成。主要包括“对齐”、“缩进”、“间距”和“行距”等。
  • 水平对齐方式决定段落边缘的外观和方向,包括左对齐、右对齐、居中、分散或两端对齐。垂直对齐方式决定段落相对于上或下页边距的位置。
  • 两端对齐是Word的默认设置;居中对齐常用于文章的标题、页眉、诗歌等的格式设置;右对齐适合于书信、通知等文稿落款、日期的格式设置;左对齐是最常见的对齐方式,即段落的左边缘是和左页边距相齐的;分散对齐可以使段落中的字符等距排列在左右边界之间,在编排英文文档时可以使左右边界对齐,使文档整齐、美观。
slide26
文字处理软件Word ——文档基本排版
  • 缩进决定段落到左或右页边距的距离。可以增加或减少一个段落或一组段落的缩进。还可以创建一个反向缩进(即凸出),使段落超出左边的页边距。段落缩进包括左缩进、右缩进、首行缩进、悬挂缩进。在“缩进”栏的“左”和“右”文本框中可以设置左、右缩进的距离,在“特殊格式”下拉列表框中有“无”、“悬挂缩进”和“首行缩进”三个选项,如果选择了后两项之一,可以在“度量值”文本框中设置缩进的距离。
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文字处理软件Word ——文档基本排版
  • 首行缩进

首行缩进的含义是段落的第一行相对于该段的其它行向右缩进一定的距离。当我们按键盘上的回车键,开始下一个段落时,上一个段落的首行缩进会自动应用于新的段落。如果我们在新的段落里并不需要这种缩进,可以在刚按回车键后,按一下键盘上的退格键,这样光标就定位到没有缩进量的最左边了,在这里可以设置新的缩进量。

  • 悬挂缩进

悬挂缩进的含义是段落的第一行不动,而其它行由左向右缩进一定的距离。

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文字处理软件Word ——文档基本排版
  • 间距决定段落中各行文本间的垂直距离。其默认值是单倍行距,意味着间距可容纳所在行的最大字体并附加少许额外间距。
  • 段落间距决定段落的前后空白距离的大小。当按下 Enter 重新开始一段时,光标会跨过段间距到下一段的位置,但可以为每一段更改设置。
  • 如果某行包含大字符、图形或公式,Microsoft Word 将增加该行的行距。如果出现项目显示不完整的情况,要增加间距。
slide29
文字处理软件Word ——文档基本排版
  • 行距类型的含义如下:
    • 单倍行距 :将行距设置为该行最大字体的高度加上一小段额外间距,额外的间距的大小取决于所用的字体。
    • 1.5 倍行距 :为单倍行距的 1.5 倍。
    • 两倍行距 :为单倍行距的 2 倍。
    • 最小值 :最小行距应该同所在行的最大字体或图形相适应。
    • 固定值 :固定的行间距,Microsoft Word 不进行调节。
    • 多倍行距:以单倍行距为基数按指定百分比增大或减小。
slide30
文字处理软件Word ——文档基本排版
  • 首字下沉:段落的第一个字相对于本段落下沉放大。在“插入”区的

“文本”组

操作。

  • 制表位

制表位是指水平标尺上的位置,它指定了文字缩进的距离或一栏文字开始的位置,使用户能够向左、向右或居中对齐文本行;或者将文本与小数字符或竖线字符对齐。用户可以在制表符前自动插入特定字符,如句号或划线等。默认情况下,按一次Tab键,Word将在文档中插入一个制表符。

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文字处理软件Word ——文档基本排版
    • 更改文字方向

可以更改文字方向,以使文字可以垂直或水平显示。

  • 项目符号和编号:

在句首输入类似“1.”、“1)”、“(1)”、“一、”、“第一、”、“a)”等编号格式符号时,如果后跟一个以上的空格或者制表位,按回车键后,Word 就会自动对其进行编号列表。这是由Word的自动项目列表编号功能所保证的。此外,Word还提供了自动多级编号功能。多级列表与项目符号或编号的列表相似,但多级列表中每段的项目或编号可以根据缩进范围而变化,其最多可以生成9 个层的多级列表。

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文字处理软件Word ——文档基本排版
  • 表格制作和处理
    • 通过使用“插入表格”可以快速地创建简单的表格
    • 使用“绘制表格”创建复杂的表格,通过手工绘制的方式添加行、列。若要取消所绘表格线,可通过“擦除”按钮来完成。
    • 通过使用“文本转换成表格”创建表格
    • 对表格进行编辑
    • 设置表格的格式
    • 与文本一样,我们也可以对表格的格式进行修饰和美化,最方便方法是使用“表格自动套用格式”命令。Word为我们提供了很多美观的表格模版,使用时,我们首先需要选中需套用格式的表格,然后在“表格自动套用格式”对话框中选择合适的样式即可。
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文字处理软件Word ——文档基本排版
  • 左键点击表格左上角的 按钮即选中表格,自动切换到“表格工具”的“设计”区和“布局”区,可以对表格进行格式设定。
    • 对表格进行计算
  • Word中的表格具备简单的数据处理功能,例如,可以按字母、数字或日期顺序为表格项排序,也可以在表格中总计行或列的数据以及执行其他计算,例如求平均值。
  • 图形对象的插入

Word提供了强大的图形图像处理功能。用户可以在Word文档中插入剪贴画、图形和图像文件、艺术字、图表、SmartArt图形对象等。

双击图形图像,就可以切换到对应的工具进行操作。

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文字处理软件Word ——文档基本排版—文档格式化
  • 分页符和分节符:
  • 节的作用:
    • 页边距
    • 纸张大小和方向
    • 打印机纸张来源
    • 页面边框
    • 垂直对齐方式
    • 页眉页脚
    • 页码编排
    • 分栏
    • 行号
    • 脚注和尾注
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文字处理软件Word ——文档基本排版—文档格式化
    • 分页符:分页,篇幅满了自动分页。段落内部分页的设置在段落的格式中。
  • 分节符:节是Word文档中的一个编排单元,可以单独设置格式。

“节”是文档格式化的基本单位,只有在不同的节中,才可以设置与前面文本不同的页眉页脚、页边距、页面方向、文字方向或分栏版式等。比如,只要插入一个分节符就可以在一页设置两种不同的布局。在同一个页面中有需要编辑修饰的独立单元,使用分节符分开。

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文字处理软件Word ——文档基本排版—文档格式化
  • 分节符类型:
    • 下一页:新节从下一页开始
    • 连续页:新节从同一页开始
    • 偶数页:新节从下一个偶数页开始
    • 奇数页:新节从下一个奇数页开始
    • 分栏符作用
    • 对于分栏,word的默认情况是:只有左侧排满内容时,光标才会跳到右栏,才能在右栏中输入内容。如果在左栏内容未占满该栏,却想在右栏输入内容,则可以插入一个分栏符。
    • 在各种出版物的编辑中,经常需要对文章作各种复杂的分栏排版,使版面易读而生动。
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文字处理软件Word ——文档基本排版—文档格式化
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文字处理软件Word ——文档基本排版—文档格式化
  • 页面设置:
    • 一篇文档在准备打印之前应在“页面布局”区的“页面设置”组进行页边距、纸张方向、纸张大小等设置。页边距指正文与纸张边缘的距离。
    • 如果文档中需要每行固定字符数或者每页固定行数,可以使用文档网格实现。
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文字处理软件Word ——文档基本排版—文档格式化
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文字处理软件Word ——文档基本排版—文档格式化
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文字处理软件Word ——文档基本排版—文档格式化
  • 页眉、页脚
    • 页眉或页脚通常包含公司徽标、书名、章节名、页码、日期等信息文字或图形,页眉打印在顶边上,而页脚打印在底边上。在文档中可自始至终用同一个页眉或页脚,也可在文档的不同部分用不同的页眉和页脚。
    • 如果在页眉或页脚中只需要包含页码,则“插入”/“页码”命令是最简单的方法,
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文字处理软件Word ——文档基本排版—文档格式化
  • 题注、脚注、尾注和目录
    • 题注就是给图片、表格、图表、公式等项目添加的名称和编号。使用题注功能可以保证长文档中图片、表格或图表等项目能够顺序地自动编号。如果移动、插入或删除带题注的项目时,会自动更新题注的编号。而且一旦某一项目带有题注,还可以对其进行交叉引用。
    • 脚注和尾注是对文本的补充说明。脚注一般位于页面的底部,可以作为文档某处内容的注释;尾注一般位于文档的末尾,列出引文的出处等。
    • Word 提供了自动创建目录的功能,目录是指按照在文档中出现的次序列出的标题清单,它能够反映出书籍或长文档的内容和层次结构,可以使读者了解到文档的全貌,且便于迅速地找出要阅读的部分。如果文档的各级标题层落是由“样式和格式”自动批量设置的,那么在“引用”区能轻松地实现目录自动生成。
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文字处理软件Word ——文档基本排版—文档格式化
  • 打印预览及打印
    • 在正式打印之前,可以通过打印预览功能先查看最后的打印效果,以便确定设置好的页面格式是否满意,这样做可以节省时间和纸张。选择“文件”/“打印”命令,打开的窗口中左边为打印设置,右边为打印预览。
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文字处理软件Word ——文档基本排版—小结
  • 字体和版面布局:
    • 中文字体不适宜大量使用斜体、加粗、下划线等西文字体使用方法。
    • 字号的选择必须符合文档内容的需求:比如:一般的文档使用五号字,但有时候为了别人方便阅读也使用小四号或四号字。
  • 文字混排:
    • 中文和英文的混排、普通正文和醒目文字的混排、文字和符号的混排、文字和公式的混排、文字和图标的混排等。
    • 基本原则:如果存在上述文字混排,则字体、字号、颜色等的选择和编排既要保证不同类型的信息在格式上有所差异以方便读者识别,也要保证各类信息在风格上的同一与和谐
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文字处理软件Word ——文档基本排版—小结
  • 色彩和装饰:
    • 色彩和装饰(边框、底纹、文字效果、艺术字、背景、水印等)是为内容服务的,当文档内容需要配合华丽的外表时,可以大胆的使用。但当内容必须在朴素和整洁的场合展示时,不必华丽的装饰
    • 边框和底纹设置

边框和底纹是常用的文档格式。边框可以分为页面边框和普通边框。

    • 页面边框是指某页四周的边框,可以为文档中每一页的任意一边或四周添加边框、也可以只为某节中的页面、第一页、或除第一页以外的所有各页添加边框。有多种边框样式和颜色以及各种图形边框可供选择。
    • 普通边框则是指添加在某段、某行或某个文字上的边框,通常目的是要将某些段落或选定文字与文档中的其他部分区分开来。还可以使用底纹来突出显示文字。
slide49
文字处理软件Word ——文档基本排版—小结
  • 版面布局和视觉平衡:
    • 组成一个版面的视觉元素主要包括边框、底纹、标题、正文文字、醒目文字、几何形状、图片、表格等。读者观看电子文档或打印稿时,通常都会在潜意识里把这些元素想象成为有重量的实体。而不同类型的元素在人们潜意识里产生的重量感觉不同。一般是这样:

底纹<边框<正文文字<大块几何形状<表格<醒目文字<标题<小块或对比强烈的几何形状<图片

    • 视觉平衡就是将版面中的各元素的相对位置安排的尽量合理,使得版面各部分的心理重量相当。
    • 水平或垂直通过版面的线条、矩形、边框等几个形状,以及版面中有规律的空白区域都能起到稳定画面、消弱不平衡因素的作用
slide50

应用操作2 文字处理软件

Word

  • 功能
  • 功能区
  • 文本编辑
  • 文档基本排版
  • 文档高级排版
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文字处理软件Word ——文档高级排版
  • 图文混排
    • Word文档中的对象大致分成3个层次: 文本层(正文)、绘图层(一般在文字层之上,可以叠放多层)和文本层之下层(可以调整图片或文本框等对象的叠放次序位置)
    • 图片格式中一个非常重要的功能是设置“图片版式”。使用该功能可以对文档中的图文进行混排。图片的版式是指图片与文档中的文字的布局关系。插入的剪贴画或图片默认为嵌入式,即不能随意移动位置,也不能在其周围环绕文字。但我们可以重新设置图片的版式,使图片的周围可以环绕文字。这些版式包括:四周型、紧密型、穿越型、上下型、衬于文字下方、浮于文字上方和嵌入型。
    • 多个对象可以组合,并可以设置文字与图片等对象的环绕方式以及上、下层的叠放次序等,从而实现很多特别的艺术效果,如水印等。
    • 在文档的排版中,可对图片进行边框、填充、大小、版式等一系列属性进行设置,这些设置主要在“图片工具”/“格式”对话框中完成。
slide53
文字处理软件Word——文档高级排版
  • 样式
    • “样式”集合了某一类格式相同或相近的段落、文字、标题、字号等格式,这些相同的公共属性可以集中起来,用一个“样式”来表示。
    • 想要设置在内置样式、快速样式集和主题中不提供的格式选项,则可以创建自定义样式。也可以修改已有样式的部分格式来创建某个文档需要的新样式。
    • 使用样式来应用格式设置时,在长文档中更改格式设置会变得更为容易。
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文字处理软件Word——文档高级排版
  • 模板

在Word中任何文档都是以模板为基础的,模板决定文档的基本结构和文档设置,例如,自动图文集词条、字体、快捷键指定方案、宏、菜单、页面设置、特殊格式和样式。