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BIENVENIDOS A LA FAMILIA

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BIENVENIDOS A LA FAMILIA. QUIENES SOMOS?. Somos una empresa colombiana, con 21 años de experiencia en la comercialización de productos importados. Para tal fin se han desarrollado 4 unidades comerciales: Página Web Call Center Mayor Puntos de Venta. NUESTRA MISIÓN.

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QUIENES SOMOS?

  • Somos una empresa colombiana, con 21 años de experiencia en la comercialización de productos importados.
  • Para tal fin se han desarrollado 4 unidades comerciales:
  • Página Web
  • Call Center
  • Mayor
  • Puntos de Venta
nuestra misi n
NUESTRA MISIÓN

Somos una Compañía dedicada a la comercialización de productos exclusivos, innovadores, garantizados y de excelente calidad. Promocionados a través de diferentes canales a nivel nacional con el apoyo de un equipo de humano competente.

nuestra visi n
NUESTRA VISIÓN

Trabajamos para ser la Compañía líder a nivel nacional y latinoamericano en la comercialización y venta de productos innovadores, con un equipo humano competente y comprometido, buscando la expansión y ofreciendo satisfacción a nuestros clientes

nuestra pol tica de calidad
NUESTRA POLÍTICA DE CALIDAD

Nuestro compromiso es ofrecer productos exclusivos e innovadores, contando con proveedores y un equipo humano comprometido a garantizar la satisfacción total de nuestros clientes a través del mejoramiento continuo de los procesos y rentabilidad de la compañía

nuestros objetivos
NUESTROS OBJETIVOS
  • Ofrecer productos innovadores y exclusivos
  • Fortalecer las relaciones con nuestros proveedores
  • Potencializar las competencias del equipo humano
  • Garantizar la satisfacción total del cliente
  • Mejorar continuamente los procesos
  • Asegurar la rentabilidad de la compañía
estructura organizacional

Sistemas

Diseño

Mayor

Importaciones

Call Center

Web Master

Tesorería

Contabilidad

Escoltas

Facturación

Puntos Venta

Gestión Humana

Bodega y Despachos

Gerencia Administrativa y Financiera

Junta De Socios

Control Interno

Asesor Jurídico

Revisor Fiscal

Presidencia

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
temas
TEMAS
  • Políticas de uso de caja menor
  • Políticas de Inventarios
  • Solicitud de mercancía a Bodega Central y/o PDV
  • Cambios de Productos
  • Mantenimiento de Productos
  • Contacto con las demás unidades de la compañía Gestión Humana.
  • Contacto con las demás unidades de la compañía Facturación.
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FUNCIONES DE ADMINISTRADORES

  • OBJETIVO GENERAL DEL CARGO
  • Responsable del punto de venta en cuanto a cumplimiento de metas, presupuesto,
  • direccionamiento de la fuerza de ventas a su cargo, satisfacción del cliente ,
  • desarrollo e implementación de las estrategias comerciales asignadas por el jefe inmediato.
  • Funciones:
  • Atender con excelente actitud a los clientes y vender la mercancía con calidad.
  • Manejar y responder por los recursos económicos y documentos de la compañía.
  • Cumplir con responsabilidad con las metas de ventas estipuladas y con los procedimientos establecidos.
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FUNCIONES DE ADMINISTRADORES

  • Velar y supervisar por el correcto mantenimiento del local.
  • Coordinar y dirigir las actividades del punto de venta tales como : mercancía vitrinas, aseo, caja mayor y menor.
  • Realizar los inventarios físicos de la mercancía.
  • Vigilar y controlar el cumplimiento del presupuesto de ventas y gastos.
  • Identificar las necesidades del punto de venta para comunicarlo al director.
  • Recepcionar quejas y devoluciones y enviarlas a SAC.
  • Realizar llamadas de campaña.
  • Diligenciar todos los documentos manejados en el punto de ventas.
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FUNCIONES DE ASISTENTES PDV

  • OBJETIVO GENERAL DEL CARGO
  • Vender Los productos de la compañía con el fin de cumplir con las metas de ventas establecidas a través de la atención de los clientes con actitud y responsabilidad.
  • Funciones:
  • Atender con excelente actitud a los clientes y vender la mercancía con calidad.
  • Apoyar y reemplazar al administrador del punto de venta con respecto al cumplimiento de las metas y atención al cliente cumpliendo con los procesos establecidos.
  • Manejar y responder por los recursos económicos y documentación de la compañía.
  • Velar y supervisar por el correcto mantenimiento del local.
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FUNCIONES DE ASISTENTES PDV

  • Apoyar, coordinar y dirigir las actividades del punto de venta tales como mercancía, vitrinas, aseo, caja mayor y menor.
  • Apoya y ayuda en la realización de inventarios físicos de mercancía.
  • Aporta al cumplimiento de presupuesto de ventas y gastos.
  • Identifica las necesidades del punto de venta.
  • Recepcionar quejas y devoluciones y enviarlas a SAC.
  • Realizar llamadas de campaña.
  • Diligenciar todos los documentos manejados en el punto de ventas.
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PROTOCOLO DE LIMPIEZA Y EXHIBICIÓN

  • OBJETIVO:
  • Teniendo en cuenta que la imagen, el orden y el aseo en el trabajo son factores de gran importancia para la salud, la seguridad, l calidad de los productos, y la satisfacción de los clientes, este documento pretende proporcionar un protocolo para que los colaboradores en todos los puntos de venta de TELEVENTAS S.A. tengan una guía de cómo lograrlo:
    • Acondicionar los medios para guardar y localizar los materiales fácilmente
    • Limpiar frecuentemente y evitar el desorden
    • Exhibir los productos en el punto de venta
  • ASEO ADECUADO Y PRACTICO DEL PUNTO DE VENTA
  • Todos los días al ingresar al punto de venta se debe realizar el aseo adecuado en el almacén antes de abrir al público, no solo al punto de venta sino a bodegas y baños en los casos donde se aplique.
  • Es importante tener en cuenta los siguientes consejos:
    • Para mantener un ambiente sano y limpio es necesario depositar todos los desechos y desperdicios en recipientes apropiados o sitios establecidos para tal fin.
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PROTOCOLO DE LIMPIEZA Y EXHIBICIÓN

  • Los recipientes y artículos para hacer el aseo deben mantenerse en el lugar destinado a ellos, siempre limpios y sin residuos de labores anteriores.
  • El aseo del local debe realizarse a diario, esto debe incluir barrer , trapear, sacudir el polvo, limpieza de paredes, vidrios, estanterías y mercancía.
  • La bodega siempre debe mantenerse limpia y ordenada.
  • No deben realizar labores de aseo con clientes dentro del punto de venta, esto da mal aspecto y no se brinda la atención necesaria.
  • La compra de los productos de aseo, debe realizarse mensualmente de acuerdo a las necesidades, el dinero se toma de la caja menor y legaliza con el soporte correspondiente. (anexo relación de artículos autorizados para tal fin)
    • Silicona – precio aprox. $19.000
    • Limpiavidrios – precio aprox. $8.000
    • Jabón en polvo – precio aprox. $17.000
    • Jabón Rey – precio aprox. $ 700
    • Trapeador – precio aprox. $10.000
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PROTOCOLO DE LIMPIEZA Y EXHIBICIÓN

    • Escoba – precio aprox. $8.000
    • Recogedor – precio aprox. $10.000
    • Limpiones (tela) – precio aprox. $6.000
    • Ambientador – precio aprox. $14.000
    • Blanqueador – precio aprox. $5.600
    • Papel Higiénico – precio aprox. $2.500
    • Botellón de agua – precio aprox. $8.000 solo 1 por mes.
  • Nota: el aseo deben realizarlo todos los funcionarios del almacén, tanto administradores como asistentes.
  • La limpieza y el orden siguen siendo la mejor garantía de lucha contra los gérmenes y bacterias. Este debe realizarse con los productos apropiados como desinfectantes y limpiadores; los cuales deben encontrarse almacenados en forma adecuada y segura.
  • Nota: El almacenamiento de los productos de limpieza se deberán separar de los demás productos como: productos corrosivos, inflamables y alimenticios.
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ALMACENAMIENTO DE PRODUCTOS

El almacenamiento de los productos puede realizarse de la siguiente manera para que los almacenes permanezcan y luzcan ordenados:

Estantería: Calcular la capacidad y resistencia de la estantería para sostener los materiales por almacenar, teniendo en cuenta que la altura más apropiada la determina la capacidad portante del piso, la altura del techo, y la altura media de la carga en los entrepaños.

Los materiales más pesados y voluminosos, se deben almacenar en la parte baja, cuando haya alguno que sobresalga de la estantería se debe señalizar de forma conveniente con el fin de evitar accidentes.

La mercancía debe estar organizada, categorizada y perfilada para que haya una mejor visibilidad de la misma y la bodega se vea organizada.

Nota: Se debe cubrir y proteger el material cuando éste lo requiera, la manipulación y el estado de la mercancía esta bajo responsabilidad del personal del punto.

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Beneficios del Orden y el Aseo

  • Se disminuyen los riesgos de accidentalidad
  • Se logra mayor aprovechamiento de los espacios
  • Se hace buen uso de los recursos disponibles
  • Genera confianza en los clientes y proveedores
  • Aumenta el rendimiento laboral, ya que reduce el tiempo invertido en la búsqueda de objetos.
  • Genera un ambiente de trabajo agradable
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POLÍTICAS USO DE CAJA MENOR

  • REEMBOLSOS
  • Los reembolsos deben ser enviados al departamento de contabilidad en el momento en que se ha gastado el 50% del valor autorizado; esto es de carácter obligatorio.
  • El valor restante debe ser legalizado 6 días antes de que finalice el mes en curso (días 24 o 25 de cada mes).
  • Para la última semana del mes solo se autorizaron los gastos ocasionados por transporte de mercancía, pagos de servicios públicos o impuestos y deben ser enviados a contabilidad el primer día hábil del mes siguiente.
  • Nota Importante: Toda la documentación debe ser enviada a través de correo certificado (DEPRISA)
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POLÍTICAS USO DE CAJA MENOR

  • PROCEDIMIENTO
    • Envío de documentación

La documentación debe ser relacionada y enviada al departamento de contabilidad en la ciudad de Bogotá junto con el formato de caja menor autorizado, en este se relacionaran las facturas, cuentas de cobro, recibos y cantidad de efectivo. Se debe indicar fecha, beneficiario, concepto y valor total del rubro.

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POLÍTICAS USO DE CAJA MENOR

  • Verificación de documentación

Previo al envío es importante que todos los gastos que se relacionan en el reembolso cumplan con los requisitos de ley, es decir deben traer adjunto el RUT, RIT (si el gasto es por prestación de servicios); en caso de ser una persona de Régimen Simplificado deberá anexar el RUT, RIT, copia del pago de afiliación como independientes a EPS, PENSION, ARP y contrato de prestación de servicios si es el caso.

Todos los gastos deben ser autorizados por la Dirección Comercial de Puntos de Venta.

  • Reembolso de dinero

El reembolso de dinero se hará directamente de la caja mayor del punto de venta, previa autorización de la señora Ana Castañeda del departamento de Contabilidad.

En caso de ser un punto de venta nuevo, la dirección de puntos de venta determinara el valor destinado para tal fin y tesorería realizara la consignación pertinente.

Este valor siempre debe encontrarse completo en efectivo, recibos o reembolsos pendientes.

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POLÍTICAS USO DE CAJA MENOR

  • Gastos de caja menor

Todos los gastos deben ser autorizados por la dirección de puntos de venta y deberán llevar anexo el soporte (mail).

  • Retenciones

Se debe tener en cuenta que si hay compras superiores a $703.000 y pagos por prestación de servicios superiores a $104.000 antes de IVA se deben realizar las retenciones de ley, para lo cual se deben comunicar con el departamento de contabilidad quien les dará la orientación (teléfono 2850385 en Bogotá, Ext. 211).

  • Recibos de caja por transportes

Para la legalización de los gastos por concepto de transportes, se dejara como constancia un recibo de caja menor firmado con N. de identificación indicando a quien pertenece (punto de venta, call center o web), la ruta, el numero de factura correspondiente y la descripción del articulo enviado. Este soporte que ira por escrito (via mail) debe ir anexo (correo impreso) a la legalización que envíen a la oficina.

Nota: los gastos que no tengan soporte de autorización, no serán legalizados y por lo tanto serán cobrados a la persona responsable.

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POLÍTICAS USO DE CAJA MENOR

  • ASPECTOS IMPORTANTES:
    • No se admiten tachones, borrones o enmendaduras en ningún tipo de documentos
    • Los gastos incluidos en el reembolso deben ser los correspondientes al mes en curso (NO SE RECIBIRAN, NI CAUSARAN GASTOS DE MESES ANTERIORES)
    • Para control es necesario que el último día de cada mes realicen un arqueo de caja menor y el resultado del mismo deberá ser enviado vía mail a la Directora Comercial (ana.tellez@televentas.com.co) y supervisores Richard Velasquez (richard.velasquez@televentas.com.co) y Aurora Rodríguez (aurora.rodriguez@televentas.com.co)
    • En caso de realizar algún anticipo a proveedores, se debe hacer firmar un recibo de caja menor en el momento de la entrega del dinero; en el momento de legalizar el gasto es necesario entregar los respectivos soportes (factura o cuenta de cobro). No olvidar las hacer las retenciones correspondientes si es el caso.
    • El dinero autorizado pasa cada punto de venta esta destinado única y exclusivamente para cubrir necesidades propias de la compañía y su destinación siempre debe tener autorización.
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POLÍTICAS USO DE CAJA MENOR

PROHIBICIONES

  • Cambiar cheques personales con dinero de Caja Menor.
  • Utilizar el dinero de caja menor en gastos personales, no institucionales y no autorizados
  • Realizar anticipos de nomina
  • Realizar prestamos personales
  • Realizar gastos sin tener los soportes correspondientes (facturas, cuentas de cobro y documentos legales RUT, RIT, PILA)
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POLITICAS DE INVENTARIOS

Objetivo

Determinar los lineamientos necesarios para la administración adecuada de los inventarios de Televentas S.A.

Alcance

Desde la recepción del producto en Bodega Central hasta la salida del producto como venta y Bodega Central

  • DEFINICIONES
  • Inventario: todos los productos nuevos y en estado de Exhibición que posee Televentas S.A. Incluye también repuestos.
  • Mercancía en transito: corresponde a la mercancía enviada de un destino a otro y que aún no ha llegado al destino final.
  • Semáforo rojo: aviso del sistema Winpos indicando que se le ha traslado mercancía.
  • Semáforo verde: aviso del sistema Winpos indicandoque se ha realizado una venta por anillo.
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POLITICAS DE INVENTARIOS

  • DEFINICIONES
  • Venta por anillo: venta que se efectúa apropiándose de mercancía en otro PDV o Bodega.
  • PDV: punto de venta.
  • Sistema: Venta de 2 productos diferentes mediante un código PLU especifico.
  • DESARROLLO Y DOCUMENTACION
    • PERMISOS EN ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS
  • Los permisos autorizados para la elaboración de documentos son los siguientes:
    • PDV: Nota crédito (2) , Factura (54), Salida por Traslado otro almacén y/o Bodega (63), Salida venta Anillo (1000) y Entrada venta anillo (1001).
    • Bodega central: Nota crédito (2), Salida por Traslado otro almacén y/o Bodega (63), Salida venta Anillo (1000) y Entrada venta anillo (1001), Devolución a Proveedor (67), Entrada (1), Salida x Traslado Interno (Armar Desarmar Combos) (75), Entrada x Traslado Interno (Armar Desarmar Combos) (76).
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POLITICAS DE INVENTARIOS

  • DESARROLLO Y DOCUMENTACION
    • Asistente de facturación: Faltante Robada (65), Salida (Exhibición) Cambio categoría N por E (73), Entrada (Exhibición) Cambio categoría N por E(74), Salida x Traslado Interno (Armar Desarmar Combos) (75), Entrada x Traslado Interno (Armar Desarmar Combos) (76), Ajuste de Entrada (7) y Ajuste salida (69) – Únicamente con Vo Bo de Gerencia.
    • SAC: Nota crédito(2), Salida por Traslado otro almacén y/o Bodega (63), Factura (54).
    • Bodega de Exhibición: Salida (Exhibición) Cambio categoría N por E (73), Entrada (Exhibición) Cambio categoría N por E(74), Salida por Traslado otro almacén y/o Bodega (63), Salida x dada de Baja 1002, Donación (3).
    • Mayor: Factura (54), Salida por Traslado otro almacén y/o Bodega (63), remisiones, Nota crédito(2), Nota crédito por remisión (78), Salida venta Anillo (1000) y Entrada venta anillo (1001), Salida x Remisión (70), Entrada por remisión (71).
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POLITICAS DE INVENTARIOS

    • DESARROLLO Y DOCUMENTACION
      • Soporte Winpos: Salida (Exhibición) Cambio categoría N por E (73), Entrada (Exhibición) Cambio Categoría N por E (74), Salida x Traslado Interno (Armar Desarmar Combos) (75), Entrada x Traslado Interno (Armar Desarmar Combos) (76). Ajuste de precios en tablas Winpos.
    • Cambios de Precios
  • Los cambios de precios se pueden efectuar por dos motivos, y la única persona autorizada para hacer el ajuste en WinPos es el Auxiliar de Soporte Winpos:
      • Instrucción del comité de Mercadotecnia – Campañas
      • Cambio de precio en el momento de efectuar nota crédito o cruce de notas crédito con facturas. Solo se presenta cuando se han realizado cambios de precio en productos. Debe validarse con la documentación del caso (Factura)
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POLITICAS DE INVENTARIOS

  • TRASLADOS DE MERCANCIA
    • El Administrador y/o asistente debe asegurarse de:
    • Cerciorarse de que el traslado es efectuado al PDV/ Bodega Central /Bodega de Exhibición en las cantidades físicas relacionadas en el traslado documental del Winpos y que la guía esta correctamente diligenciada de acuerdo al Instructivo diligenciamiento de Guías para carga y mensajería
    • Ningún traslado podrá salir del PDV sin el Vo Bo del Administrador y/o asistente (Firma y Nombre claro), y deberá llevar adjunto el documento impreso del traslado de Winpos
    • Debe llevarse control de los traslados despachados identificados con el número de guía correspondiente
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POLITICAS DE INVENTARIOS

  • INSTRUCTIVO DILIGENCIAMIENTO DE GUIAS PARA CARGA Y MENSAJERIA
    • El Administrador y/o asistente debe asegurarse de:
      • Solo se autorizan entregas por medio de las transportadoras autorizadas: SAFERBO, SERVIENTREGA o Transportadores directos de Televentas. Para el caso de las ciudades se revisaran las negociaciones con los transportadores con el fin de asegurar un buen servicio a bajos costos sin colocar en riesgo la mercancía.
    • 1. GUIAS DE TRANSPORTE
      • Se debe tener en cuenta que existen dos clases de guías para transporte:
      • Guía de Mensajería
      • Guía de Carga
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POLITICAS DE INVENTARIOS

  • Guía de Mensajería: Esta se utiliza en sobres de documentos o cajas pequeñas con peso inferior a 5 kilos.
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POLITICAS DE INVENTARIOS

  • Guía de Carga: Esta se utiliza con elementos o productos grandes y que superen los 5 kilos en adelante.
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POLITICAS DE INVENTARIOS

  • INSTRUCTIVO DILIGENCIAMIENTO DE GUIAS PARA CARGA Y MENSAJERIA
    • El Administrador y/o asistente debe asegurarse de:
    • 2. CENTROS DE COSTO
    • El Centro de costos es el PDV ò Departamento al cual se le descontaran (aplicaran) los gastos de envió. Anexo algunos:
      • 0012 - CALL CENTER
      • 0013 – SAC
      • 0027 – PAGINA WEB
      • 0028 – POR MAYOR
      • 0029 – DOCUMENTOS
      • 0030 – BODEGA DE EXHIBICION
      • 0056 – BODEGA CENTRAL
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POLITICAS DE INVENTARIOS

  • INSTRUCTIVO DILIGENCIAMIENTO DE GUIAS PARA CARGA Y MENSAJERIA
    • El Administrador y/o asistente debe asegurarse de:
    • 2. CENTROS DE COSTO
  • NOTA:
  • Los envíos, entregas, traslados se deben cargar (marcar en la guía en el centro costos y observaciones) al pdv ò departamento que requiere el inventario ò quien realiza la venta.
  • Sus guías tienen impreso el centro de costos de cada pdv, no olviden tachar ò borrar su centro de costos si, el envió de la mercancía ò producto es de otro pdv ò departamento.
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POLITICAS DE INVENTARIOS

  • IMPORTANTE
    • No enviar mercancía o carga con guías que no corresponde ya que se elevan los costos.
    • Si tienen varios productos para el mismo destinatario, se pueden empacar en una sola caja y enviar con guía de carga.
    • Si tenemos varias cajas para el mismo destinatario, solo utilicen una guía de Carga (relacionen la cantidad de cajas).
    • Si se requiere una entrega extraordinaria (Ejemplo: taxis – personas particulares) SOLO SE PUEDE REALIZAR CON PREVIA AUTORIZACIÓN (Ana Téllez – Aurora Rodríguez – Richard Velásquez.
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POLITICAS DE INVENTARIOS

  • RECEPCION DE MERCANCIA
  • El Administrador y/o asistente de PDV/ Jefe de Bodega Central / Coordinador de Bodega de Exhibición:
      • Debe verificar en presencia de la empresa Transportadora y/o Transportador Interno, que la cantidad de mercancía coincida con la cantidad registrada en el documento impreso del traslado de Winpos
      • Cerciórese que el rotulo de la caja corresponda a la guía que recibe
      • En caso de identificar que hace falta mercancía a la reportada en el documento impreso de traslado, debe escribir la observación en la guía y adicionalmente relacionar las cantidades y el tipo de producto faltante. Así mismo, si se encuentra mercancía averiada
      • Debe cerrar el semáforo rojo del traslado que físicamente ha recibido, por las cantidades citadas en el semáforo independientemente de que haya recibido la mercancía incompleta
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POLITICAS DE INVENTARIOS

  • RECEPCION DE MERCANCIA
  • El Administrador y/o asistente de PDV/ Jefe de Bodega Central / Coordinador de Bodega de Exhibición:
      • Sila mercancía se recibe incompleta (Sobrante/ Faltante) y/o averiada, debe notificar a través de e-mail en forma inmediata al contacto que envió la mercancía, con copia al supervisor de puntos de venta, Jefe de Bodega, Coordinador de Bodega de Exhibición cuando aplique
      • Debe asegurarse de cerrar los casos oportunamente cuando se presenten inconsistencias que son reportadas. El caso debe cerrarse dentro de los 8 días hábiles (Sin excepción), de tratarse de fechas cercana al cierre debe efectuar antes del cierre
      • En caso de que NO se notifique inmediatamente las inconsistencias, es responsabilidad de los integrantes del PDV
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POLITICAS DE INVENTARIOS

    • MERCANCIA EN TRANSITO
  • El Administrador y/o asistente de PDV/ Jefe de Bodega Central / Coordinador de Bodega de Exhibición:
      • Debe cerrar el último día de cada mes los traslados de mercancía en tránsitos (Semáforos rojos), imprimir los documentos y cerciorarse de la recepción de esta mercancía dentro de un término de tiempo no superior a 3 días hábiles. En caso que no se reciba dentro de este término de tiempo, debe informar inmediatamente vía mail al punto de origen con copia al Supervisor de PDV
      • No obstante, semanalmente el Supervisor de PDV revisara los semáforos en rojo, identificando casos que sean superiores a 3 días hábiles para hacer el respectivo seguimiento y cierre de caso con los involucrados
      • Si se presenta inconsistencias en el traslado, diríjase al numeral Recepción de mercancía
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POLITICAS DE INVENTARIOS

    • FACTURACION
  • El Administrador y/o asistente de PDV, Asistente de Facturación:
      • Debe digitar los datos completos del cliente en el sistema Winpos
      • Debe digitar el código PLU (Nuevo o Exhibición) que va a entregar al cliente.
      • En caso de ventas de productos en Exhibición debe generar factura independiente de los productos en estado nuevo, poniendo en la factura el sello garantía mercancía en exhibición.
      • Cerciórese que esta entregando el producto relacionado en la factura, conforme al código PLU y en el estado correspondiente: Nuevo o Exhibición
      • Informar al cliente la garantía del producto y las condiciones para efectuar la devolución.(Ver póliza de garantía Televentas)
      • No olvidar solicitar la firma con número de identificación y autorización para contactos futuros.
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POLITICAS DE INVENTARIOS

    • FACTURACION
  • El Administrador y/o asistente de PDV, Asistente de Facturación:
      • Se debe asegurar que la venta corresponda al producto entregado, en caso de que se identifique por supervisión o Auditoria, la existencia de saldos trocados será motivo de llamado de atención o la sanción que se considere pertinente aplicar. Solo el asistente de facturación podrá realizar el ajuste, posterior a la validación del llamado de atención o sanción aplicada. Debe digitar el código PLU (Nuevo o Exhibición) que va a entregar al cliente.
      • Para productos biomédicos verificar el lote a la hora de efectuar la venta, que se descargue el correspondiente del Sistema Winpos y por ende coincida físicamente con el entregado al cliente.
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POLITICAS DE INVENTARIOS

    • DEVOLUCIONES
  • El Administrador y/o asistente de PDV, Asesores de servicio al cliente, Jefe de Bodega Central:
  • Debe cerciorarse del cumplimiento de la garantía, salvo los casos autorizados por la dirección administrativa y/o gerencia.
      • Debe asegurarse del cumplimiento de los requisitos requeridos para la exigibilidad de la garantía.(Ver póliza de garantía Televentas). No se hace obligatorio la entrega del obsequio por parte del cliente
      • Los cambios mano a mano o sin la respectiva nota crédito están prohibidos
      • Debe asegurarse de que recibe el producto o productos completos
      • NO es requisito obligatorio para gestionar el trámite de cambio de producto o devolución de pago la devolución de los obsequios NatHealth o productos que sean de aplicar, consumir o de uso intimo.
      • Debe quedar escrito en el formato de SAC si se recibe el obsequio o no, si se recibe parcial o total (escribir el nombre del obsequio) en el espacio de Observaciones
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POLITICAS DE INVENTARIOS

    • DEVOLUCIONES
  • El Administrador y/o asistente de PDV, Asesores de servicio al cliente, Jefe de Bodega Central:
      • Si el cliente voluntariamente hace una devolución parcial del obsequio arriba mencionado, este se puede recibir y debe enviarse a Bodega de Exhibición junto con el producto devuelto. En este caso al elaborar la nota crédito en Winpos, NO se debe hacer la devolución del obsequio, aunque se haya recibido parcialmente
      • Si el cliente voluntariamente hace la devolución total del obsequio, este se debe recibir y debe enviarse a Bodega de Exhibición junto con el producto devuelto. En este caso, al elaborar la nota crédito en Winpos se debe hacer la devolución del obsequio, se debe incluir en la nota crédito
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POLITICAS DE INVENTARIOS

    • DEVOLUCIONES
  • El Administrador y/o asistente de PDV, Asesores de servicio al cliente, Jefe de Bodega Central:
      • Para productos de consumo y uso personal:
      • Todas las devoluciones y cambios de productos de uso personal y consumo deben ser traslados en estado N o tal cual como se realizo la venta, trasladar el producto conforme a los requisitos de traslados a Bodega de Exhibición.
      • El coordinador de Bodega de Exhibición debe recibir los productos de uso personal y consumo y proceder al proceso de destrucción, sin necesidad de cambiar la categoría de N a E
      • Para los demás productos:
      • En el momento de recibir la devolución de producto, el administrador y/o asistente de PDV debe inspeccionar el estado del producto para definir si el producto puede ser revendido con categoría E o debe ser trasladado a la Bodega de Exhibición.
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POLITICAS DE INVENTARIOS

  • DEVOLUCIONES
  • El Administrador y/o asistente de PDV, Asesores de servicio al cliente, Jefe de Bodega Central:
      • Si el producto puede ser revendido en el PDV, el administrador y /o asistente de PDV debe solicitar el cambio de categoría de N a E indicando el número de la nota crédito que origino la entrada del producto al correo: soporte.winpos@televentas.com.co. El asistente de soporte de Winpos debe realizar el cambio de categoría en el mismo día, colocando en observaciones el número de la nota crédito.
      • Si el administrador y /o asistente de PDV determina que el producto no puede ser revendido, debe proceder a realizar el traslado del producto conforme a los requisitos de traslados a Bodega de Exhibición, sin necesidad de cambiar la categoría del producto ( N a E)
      • El coordinador de la bodega de Exhibición debe efectuar el cambio de categoría de N a E, diariamente conforme a las existencias reportadas en el inventario de Bodega de Exhibición- Winpos.
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POLITICAS DE INVENTARIOS

  • ROBO
  • El Administrador y/o asistente de PDV,
      • El Administrador y/o asistente de PDV debe notificar vía e-mail al supervisor de PDV y al asistente de facturación adjuntando el denuncio de robo, la cantidad de productos, referencias y los hechos en que fue hurtada la mercancía del PDV.
      • Al cabo de 5 día hábil el asistente de facturación debe asegurar el cierre del caso.
      • Debe llevar control y archivo por PDV de los casos reportados, y al cierre de cada mes enviar informe vía e-mail a la Gerencia, Dirección Administrativa, Dirección y Supervisión de almacenes, Control Interno y Contabilidad informando el reporte de casos del mes y consolidado de los casos de robo de la compañía.
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POLITICAS DE INVENTARIOS

  • ROBO
  • El Administrador y/o asistente de PDV,
      • Cuando un PDV tenga bastante afluencia de clientes, es pertinente realizar al final del día un inventario de la mercancía Exhibida y en caso de pérdida, reportar inmediatamente al Supervisor de Almacén, Dirección PDV y al asistente de facturación para el respectivo trámite interno.
      • Si se detecta en el proceso de auditoria se le cobra la mercancía al 100% a los responsables de la custodia de los productos y se descontara en una (1) cuota.
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POLITICAS DE INVENTARIOS

  • CONGELACION DE INVENTARIOS
  • El Administrador y/o asistente de PDV,
    • Los administradores y/o asistentes de PDV no deben mantener mercancía congelada por más de 3 días
    • El asistente de facturación debe estar supervisando que los PDV no tengan mercancía congelada de una misma referencia por más de 3 días y de forma reiterada. En caso de evidenciar casos reiterativos debe reportar a Dirección y/o supervisión de PDV con el fin revisar el caso en cuestión. Los casos relevantes deben copiar adicionalmente al área de Control Interno.
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+

POLITICAS DE INVENTARIOS

  • VENTAS DE SISTEMAS
  • El Administrador y/o asistente de PDV,
    • El administrador y/o asistente de PDV debe cerciorarse antes de efectuar la factura de un sistema, verificar que tenga existencias de inventario de las unidades x 1 (una und) que componente el sistema.
    • Por ejemplo un sistema esta compuesto por: (1) Silver Sonic + (1) Page Brite, el código PLU con el que se factura el sistema es PLU 160414, antes de efectuar la factura el administrador y/o asistente de PDV debe cerciorarse que en su inventario disponga de unidades en los código PLU:
    • Page Brite x 1 PLU 120270
    • Silver Sonic Recargable 160403
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POLITICAS DE INVENTARIOS

  • VENTAS DE SISTEMAS
  • El Administrador y/o asistente de PDV
    • Si al verificar su inventario no dispone de unidades en los códigos PLU que componen el sistema, el administrador y/o asistente de PDV debe solicitar a soporte.winpos@televentas.com.co los traslados entre productos ( desarme de x 2 a x 1 unidad) para poder efectuar la facturación de forma correcta.
    • Es responsabilidad del Administrador y/o asistente de PDV disponer de los inventarios físicos para la facturación de sistemas.
    • El asistente de facturación debe efectuar revisiones a los inventarios de la compañía, para evidenciar que no existan saldos en negativo, en caso de presentarse debe reportar el caso a: Dirección y/o Supervisión de Almacenes, Control Interno.
    • Adicionalmente debe llevar historial de los casos identificados con Saldo Negativo, con el fin de que al cierre de cada mes envíe informe vía e-mail a la Gerencia, Dirección Administrativa, Control Interno y Contabilidad informando el reporte de casos del mes y consolidado de los casos
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POLITICAS DE INVENTARIOS

  • VENTAS POR ANILLO
  • El Administrador y/o asistente de PDV,
    • El administrador y/o asistente del PDV debe verificar telefónicamente que el punto de venta del cual tomará la mercancía, si tenga saldos existentes de los productos, antes de efectuar la factura.
    • ENTREGAS DE INVENTARIO
    • Cada vez que ingrese un funcionario nuevo a un PDV o un funcionario no habitual en el PDV, se debe efectuarse el inventario físico, dejando evidencia del inventario que recibe. Faltantes que se identifiquen deben ser notificados al Supervisor y asistente de facturación para su respectivo proceso.
    • Pérdidas de mercancía que se identifiquen en visitas o auditorias, serán responsabilidad de los funcionarios a cargo del PDV en su momento.
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POLITICAS DE INVENTARIOS

  • LLAMADOS DE ATENCIÓN Y SANCIONES
    • Los llamados de atención y sanciones deben efectuarse por el Incumplimiento de las políticas cuyo impacto afecta operaciones de otras áreas e implica en algunos casos la pérdida de recursos económicos para la compañía.
    • Pautas:
    • Llamado de atención verbal y retroalimentación – Primera vez (Responsable: Jefe Inmediato)
    • Llamado de atención por escrito con copia a la hoja de vida y retroalimentación – Segunda vez ( Responsable: .Jefe Inmediato)
    • Proceso disciplinario – A partir de la tercera vez ( Responsable: Jefe inmediato- Dirección Gestión Humana)
    • Nota: Las faltas deben ser valoradas por el Jefe Inmediato, para determinar si se aplica el conducto de pautas expuesto anteriormente, o si de tratarse de un caso de alto impacto debe dirigirse inmediatamente a Procesos Disciplinarios.
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POLITICAS DE INVENTARIOS

IMPORTANTE

  • Todos los sábados al cierre del almacen, los administradores deben realizar Cambiar cheques personales con dinero de Caja Menor.
  • Utilizar el dinero de caja menor en gastos personales, no institucionales y no autorizados
  • Realizar anticipos de nomina
  • Realizar prestamos personales
  • Realizar gastos sin tener los soportes correspondientes (facturas, cuentas de cobro y documentos legales RUT, RIT, PILA)
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* LISTADO DE FRAUDES *

IMPORTANTE

El listado de fraudes se actualiza cada vez que alguna de las unidades comerciales reporta al área de bodega central el intento confirmado (incocrédito) de un pedido fraudulento.

Los puntos de venta están en la obligación de tener en cuenta este listado para las ventas no presénciales y presénciales. Las transacciones que superen los $600.000 deben ser verificadas por el facilitador administrativo junto con Incocrédito.

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SOLICITUD DE MERCANCIA A BODEGA CENTRAL / PDV

  • Con el fin de reducir costos en cada uno de los PDV e incrementar las utilidades de cada uno; necesitamos que a partir de la fecha tengan muy en cuenta las siguientes normas:
    • BODEGA CENTRAL: La solicitud de mercancía a BODEGA CENTRAL (Productos Televentas): Se debe realizar únicamente los días Domingos en el horario establecido de 2:00 p.m. a 5:00 p.m.. Para esto es muy importante que revisen sus existencias de inventario y programen los requerimientos que tiene el punto de venta para cubrir la demanda de la semana (incluyendo Sábado y Domingo).Si se requiere se puede hacer un refuerzo de mercancía el día miércoles (Esto es para casos excepcionales).
    • PDV / VENTAS POR ANILLO: la solicitud de mercancía a PDV y/o ventas por anillo solo se podrán realizar con el cumplimiento de los siguientes procesos:
      • Primero solicitar a Bodega Central
      • En caso de que no haya producto en Bodega Central, se debe verificar inventarios de PDV de la misma Regional (Medellín, Eje Cafetero, Costa, Santanderes, Cali, etc)
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SOLICITUD DE MERCANCIA A BODEGA CENTRAL / PDV

  • Si no hay producto disponible en la misma regional, se debe verificar, llamar y constatar la existencia; luego enviar la solicitud via correo electrónico con la información de si el producto debe ser enviado al punto de venta o al cliente directamente.
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SOLICITUD DE MERCANCIA A BODEGA CENTRAL / PDV

  • Con el fin de reducir costos en cada uno de los PDV e incrementar las utilidades de cada uno; necesitamos que a partir de la fecha tengan muy en cuenta las siguientes normas:
    • BODEGA CENTRAL: La solicitud de mercancía a BODEGA CENTRAL (Productos Televentas): Se debe realizar únicamente los días Domingos en el horario establecido de 2:00 p.m. a 5:00 p.m.. Para esto es muy importante que revisen sus existencias de inventario y programen los requerimientos que tiene el punto de venta para cubrir la demanda de la semana (incluyendo Sábado y Domingo).Si se requiere se puede hacer un refuerzo de mercancía el día miércoles (Esto es para casos excepcionales).
    • PDV / VENTAS POR ANILLO: la solicitud de mercancía a PDV y/o ventas por anillo solo se podrán realizar con el cumplimiento de los siguientes procesos:
      • Primero solicitar a Bodega Central
      • En caso de que no haya producto en Bodega Central, se debe verificar inventarios de PDV de la misma Regional (Medellín, Eje Cafetero, Costa, Santanderes, Cali, etc)
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¿Como esta planteada la garantía de nuestros productos?

  • INSATISFACCIÓN
  • DEFECTO
  • Mantenimiento del producto
  • Cambio del producto
  • El cambio por otro producto
  • Devolución del precio pagado

30 días

Términos de tiempo según clasificación de productos

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¿Cuáles son los términos que tiene nuestra garantía para productos nuevos?

  • Los términos de tiempo están definidos conforme a la siguiente clasificación:
    • Productos de consumo humano , salud y belleza (para ingerir o aplicar), prendas de vestir y calzar:Treinta (30) días
    • Productos de gimnasia y demás que funcionen conbaterías o pilas.Seis (6) meses
    • Productos eléctricos y electrodomésticos:Un (1) año
    • Productos en general (todos los que no se clasificaron en las anteriores categorías):Treinta (30) días
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¿Cuáles son los términos que tiene nuestra garantía para productos de Exhibición?

  • Se otorgarán(2) meses de garantíasolo porconcepto deServicio técnicoy únicamente :
    • Productos de gimnasia y demás que funcionen con baterías o pilas.
    • Productos eléctricos y electrodomésticos.

Productos de Exhibición:corresponden a productos reparados repotencializados, usados, imperfectos, o descontinuados.

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¿Qué productos no tienen garantía de mantenimiento , cambio de producto o devolución de pago ?

  • NO tendrán garantía :
  • Los productos de uso personal (Ropa íntima).
  • DVD o CD, no son objeto de cambio, ni devoluciones de dinero.
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¿Cuáles son los requisitos para hacer exigible la garantía?

  • El cliente debe presentar lo siguiente:
    • FacturaOriginal
    • Pólizade la garantía
    • Producto completocon accesorios, obsequio y empaque original (Caja y/o envase)
  • Para el cambio del producto o devolución del pago deberegresarlo en buen estado, en su empaque original, ya que si tuviese hendiduras, maltratos o alteración alguna, esta garantía no será válida.Si el producto es regresado fuera de los términos mencionados, la empresa no se hará responsable de la garantía.
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¿En donde es posible hacer efectiva la garantía?

  • Podrá hacer efectiva la garantía en :
  • Cualquier punto de ventaen el país.
  • Punto de atención deServicio al clienteubicado en Bogotá en la dirección Av. 39 N. 14 – 92
  • PBX. (051) 744 53 00.
  • Horario: Lun a Vie 8:00 a 6:00 pm
  • Sábados : 9:00am a 12:00m
  • sac@televentas.com.co
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¿Cuánto tiempo dispone el cliente para que se efectúe el cambio de producto o devolución del pago?

  • Si el producto no es de la enterasatisfacción del cliente, Televentas S.A., se compromete a efectuar:
    • Elcambio por otro producto
    • Devolver el precio pagadopor el mismo,dentro de los30 primeros días de la garantía, a través del medio de pagoutilizado un plazono superior a 30 días contadosa partir de la fecha de recibido el producto.
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¿Cuál es el alcance del mantenimiento de producto?

  • De acuerdo a lostiempos establecidos de la garantíapor cada categoría se repara el producto defectuoso :
    • Sinningún cargopara el consumidor
    • Se cubrenlos gastos que se deriven del cumplimiento de la garantía.
    • Se reparará el producto y sedevolverá el equipo en un período no mayor de 30 díascontados a partir de la fecha de recepción del producto
  • Televentas S.A., se compromete asuplira las partes, repuestos, insumos, refacciones, accesorios y consumibles conforme a lostérminos de vigencia establecidos en la garantía.
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¿Qué requisitos se requieren para el mantenimiento?

Adicional a los requisitos básicos se requiere:

Productos Televentas

El envío del producto defectuoso o de la parte defectuosa.

Si al efectuar la revisión técnica se define que es necesario el cambio del producto, es necesaria la entrega de la totalidad del producto.

Productos Intermarketing

El envío del producto completo.

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¿En que consiste el derecho del retracto ?

El derecho de retracto es la posibilidad quetiene el cliente dearrepentirsede la compra y solicitar la devolución de su dinero.

Será legal y aplica para las ventas a distancia efectuadas por medio deCall Center, página Web o Catalogo,

Podrá ejecutar este derecho dentro de los(5) días hábilescontados a partir de la entrega del producto

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¿Qué requisitos se requieren para el retracto ?

Elcliente deberáhacer llegar el producto a las instalaciones de Televentas S.A., ubicada en la Av. 39 N. 14 – 92 o a los puntos de venta ubicados a nivel nacional

El producto debe estar enbuen estado, sin señal de uso.

Debe adjuntar carta escrita indicando sus datos personales y elmotivo del retracto, para lo cual Televentas S.A.

Previa revisióndel cumplimiento de los requisitos , se efectuará la devolución del precio pagado a través del medio de pagoutilizado por el cliente( sin los costos de envío que haya pagado el cliente), en un plazo no superior a 30 días contados a partir de la fecha de recibido el producto en las instalaciones de Televentas S.A.

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¿Cuándo se pierde el derecho de la garantía?

  • La garantía no será válida:
  • Por daños o perjuicios que lleguen a derivarse del uso Indebido de los productos vendidos tales como
  • Fuerza mayor o caso fortuito, el hecho de un tercero,
  • No utilizarlos conforme a las instrucciones dadas por cualquier medio.
  • Cuando el producto se utilice sobre superficies, objetos o materiales incompatibles con su naturaleza.
  • Cuando los productos hayan sido adquiridos de manos de terceros no autorizados expresamente por la empresa.
  • Cuando no se le de el mantenimiento adecuado.
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Consideraciones clave a la hora de cerrar la venta

  • A la hora de cerrar la venta recuerde:
  • Infórmele al clienteel tiempoque dispone para ejercer la garantía según satisfacción o defecto.
  • Entregue la garantía(documento físico) y señale la categoría correspondiente al producto.
  • Asegúrese que el clientefirme la factura, al efectuar la venta de productos en Exhibición con el sello correspondiente.
  • Cerciórese de informarle la importancia deconservar la factura original, con mayor hincapié si se trata de la venta de un producto en Exhibición.
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Consideraciones clave a la hora de asesorar a un cliente sobre la garantía

  • A la hora de asesorar a un cliente que va a hacer exigible la garantía, es determinante:
  • Verifiqueque el producto haya sido adquirido en Televentas a través de la factura antes de proporcionar cualquier información.
  • Verificarcon la factura la validez de la garantía.
  • En caso de mantenimiento,revisar si efectivamente el producto esta defectuoso,de lo contrario devolver el producto y asesorar al cliente sobre su uso correcto.
  • Absténgaseen la medida de lo posible de recibir el producto incompleto para cualquier cambio de producto o devolución de pago.
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Fecha: Indique la fecha en que recibió el producto por parte del cliente.

Nombre del cliente:Indique el nombre completo del cliente (Apellidos y nombre) . Comprador que figura en la factura de venta.

Identificación: Indique el número de identificación del cliente. Comprador que figura en la factura.

Dirección: Indique la dirección actual del cliente.

Ciudad: Indique la ciudad de residencia del cliente.

Teléfono: Indique la ciudad de residencia del cliente.

Nombre del Producto(s): Indique el nombre completo del producto o productos que reciba.

No Factura: Indique el número de la factura de la compra del producto.

Valor del producto: Indique el valor con Iva del producto o productos (s) de acuerdo a lo reportado en la factura..

Canal por el cual adquirió el producto (marque x): Marque con una X cual fue el canal por donde adquirió el producto el cliente: Almacén, Call Center, Página Web, Distribuidor.

Nombre del Almacén:Indique el nombre del almacén en caso de que la compra hubiese sido por ese canal.

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Tipo de insatisfacción: Marque el tipo de insatisfacción.

Queja: inconformidad respecto al servicio prestado por Televentas (Entiéndase servicio el prestado por servicio Técnico/ Atención SAC , asesoría de los vendedores, producto no esperado el cliente recibió un producto errado).

Reclamo: Inconformidad respecto al producto. (Calidad, falta de accesorios, no llena las expectativas esperadas, etc).,

Garantía: Indique si se encuentra dentro de los términos de tiempo de la garantía.

Motivo: Marque el motivo por el cual el cliente manifiesta su insatisfacción. (No era lo esperado / Producto Defectuoso / Producto equivocado / Mantenimiento / Mal Servicio ).

Producto Completo: Marque si el producto o productos se reciben completos.

Detalle de las partes recibidas: Detalle las partes del producto y accesorios que recibe. Es determinante el diligenciamiento correcto de este espacio para la gestión de mantenimientos.

PLAN DE ACCIÓN

Este espacio esta destinado para seleccionar la acción que se va a ejecutar para dar respuesta al cliente. Debe seleccionar una de las 3 opciones : Cambio / Devolución / Mantenimiento. Debe marcar la X en la acción que se va a ejecutar.

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CAMBIO: (Corresponde a cambio de producto por uno igual o totalmente diferente) Marque X si esta es la acción a implementar.

Producto que se entregará como cambio: Debe indicar el producto que espera el cliente a cambio : (Mismo producto / Nombre del producto que espera recibir)

Registro Inv :Este espacio es reservado para se diligencido únicamente de SAC.

No Factura: Este espacio es para colocar el número de la factura con la que se efectúa el cambio .

Observaciones: Indique en este espacio los comentarios que considere apropiado mencionar.

DEVOLUCIÓN: (Corresponde a solicitud de devolución de dinero o tarjeta de crédito) Marque X si esta es la acción a implementar.

Tarjeta de Crédito: Marque X si este fue el medio de pago usado por el cliente.

Efectivo: Marque X si este fue el medio de pago usado por el cliente.

Otro: Marque X si es un medio de pago diferente a Tarjeta de Crédito , indique en el espacio (Cual) el medio de pago que fue usado.

Franquicia de la tarjeta: Indique la franquicia a la que corresponde la tarjeta.

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Registro Inv :Este espacio es reservado para se diligenciado únicamente de SAC.

No Cuenta Bancaria: Indique el número de la cuenta bancaria en caso de tratarse de devolución en efectivo. ESTE ESPACIO DEBE SER EXCLUSIVAMENTE DILIGENCIADO POR EL CLIENTE.

Tipo de cuenta: Indique si es Ahorros o Corriente, ESTE ESPACIO DEBE SER EXCLUSIVAMENTE DILIGENCIADO POR EL CLIENTE.

Beneficiario: Indique el nombre del beneficiario de la cuenta bancaria. ESTE ESPACIO DEBE SER EXCLUSIVAMENTE DILIGENCIADO POR EL CLIENTE.

Banco: Indique el nombre del banco donde corresponde la cuenta bancaria. ESTE ESPACIO DEBE SER EXCLUSIVAMENTE DILIGENCIADO POR EL CLIENTE.

Observaciones: Indique en este espacio los comentarios que considere apropiado mencionar.

MANTENIMIENTO: (Corresponde a solicitud de servicio técnico) Marque X si esta es la acción a implementar.

Registro Inv: Este espacio es reservado para se diligenciado únicamente de SAC.

Especificaciones Motivo del mantenimiento: Indique los motivos del mantenimiento que indica el cliente.

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Nombre y firma de quien recibe (Funcionario Televentas):Este espacio es reservado para se diligenciado únicamente de SAC.

Firma del cliente: Espacio para que el cliente firme en Señal de que entregó el producto y deja constancia de la insatisfacción.

Nombre y Apellidos: Espacio para que el cliente escriba su Nombre y Apellidos.

Identificación: Espacio para que el cliente escriba su número de identificación.

Nombre y firma de aprobación: Espacio para ser diligenciado únicamente por Director Técnico o Director Servicio al Cliente.

Acciones adicionales a tomar: Espacio para ser diligenciado únicamente por Director Técnico o Director Servicio al Cliente

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Consideraciones adicionales PDV

Evitehacer tachones o enmendaduras en el documento.

Diligencieel formato con letra clara y legible.

Cercióresede registrar toda la información que se requiere.

Indiquecon detalle los motivos del mantenimiento que indica el cliente.

Si el producto se devuelve para devolución de dinero, cercióresede que el cliente registre el número de la cuenta bancaria, tipo de cuenta , banco y beneficiario.Absténgase de registrar esta información usted mismo.

Asegúresede que el cliente firme el formato y diligencie los datos que le corresponden.

Entregue la hoja blanca al cliente, conserve la copia azul y envíe la copia amarilla a SAC si el caso va a ser gestionado por el área. Si el caso se soluciona en el PDV conserve las 2 copias (azul y amarilla) del formato de SAC.

Conserve los talonarios con las copias azules para efecto de seguimiento o consulta del PDV.

Enfatice al cliente que debe conservar el documento para que pueda recibir el producto por mantenimiento, o hacer el cambio de producto o devolución en efectivo si no es posible hacerlo inmediatamente.

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Objetivo

Este documento tiene el propósito informar al cliente el detalle del Servicio Técnico prestado, su implementación surge como exigencia a la Ley 1480 de 2011.

El formato es diligenciado por parte del área de Servicio Técnico (Bodega de Exhibición ) y debe enviarse a todos los puntos de venta junto con el producto reparado. Se enviarán 2 copias del formato. Este formato entra en vigencia a partir del 12 de Abril 2012 .

Responsabilidades del PDV

  • El punto de venta debe :
  • Verificar que el formato haya sido enviado junto con el producto, totalmente diligenciado.
  • Solicitar el envío el formato en caso de que no se haya enviado. No podrá entregar el producto al cliente sin este formato.
  • Hacer firmar al cliente la copia blanca y amarilla, entregar la copia blanca al cliente y conservar la copia amarilla la trazabilidad de los casos. El archivo de este documento será por 1 año.
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Este espacio es el que debe asegurarse el PDV hacer firmar por parte del cliente en señal de recibido junto con la fecha.

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¿Qué debo tener en cuenta para la devolución de pago?

1

Asegúrese de verificar la validez de la garantíarespecto a la devolución de pago por medio de la factura.

Cerciórese de recibir el producto completocon sus accesorios , obsequios y empaque original.

2

Diligencie correctamenteel formato de Servicio al cliente. Indique el defecto del producto.

3

4

Identifiquecual fue el medio de pago que uso el cliente para la compra

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¿Qué debo tener en cuenta para la devolución de pago?

EFECTIVO

Verifique que dispone del efectivo requerido para la devolución de pago. ¿Dispone del efectivo requerido?

SI

NO

Indique al cliente se acerque dentro de los próximos 3 o 5 días siguientes para efectuar la devolución del dinero

  • Elabore la Nota crédito
  • Elabore el egreso
  • Solicite la fotocopia de la cédula para la entrega del dinero

Caso cerrado

Si el producto requiere recuperación traslado a la Bodega de Exhibición

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¿Qué debo tener en cuenta para la devolución de pago?

TARJETA DE CRÉDITO

Evalúe con que tarjeta de crédito pago el cliente, y valide con el área de SAC si el pago efectivamente ingreso a la compañía.

¿Efectivamente ingreso el pago a la compañía?

SI

NO

  • Elabore la Nota crédito
  • Elabore el egreso
  • Solicite la fotocopia de la cédula para la entrega del dinero
  • Notifique inmediatamente a su jefe inmediato la anomalía por que se puede tratar de un fraude.

Caso cerrado

Si el producto requiere recuperación traslado a la Bodega de Exhibición

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¿Qué debo tener en cuenta para el cambio por otro producto?

1

Asegúrese deverificar la validez de la garantíapor medio de la factura.

Cerciórese derecibir el producto completocon sus accesorios , obsequios y empaque original.

2

Diligencie correctamenteel formato de Servicio al cliente. Indique el defecto del producto.(Solo si puede efectuar el cambio de producto en su PDV)

3

Identifiquecual es el producto por el cual el cliente quiere efectuar el cambio de producto.

4

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¿Qué debo tener en cuenta para la devolución de pago?

¿Dispone del producto por el cual el cliente quiere efectuar el cambio ?

SI

  • Elabore la Nota crédito
  • Elabore la factura indicando en las observaciones con que nota crédito cruza.
  • Entregue la póliza de garantía.

Caso cerrado

Si el producto requiere recuperación traslado a la Bodega de Exhibición

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¿Qué debo tener en cuenta para la devolución de pago?

¿Dispone del producto por el cual el cliente quiere efectuar el cambio ?

NO

  • Verifique por inventario disponibilidad del producto en otro PDV.
  • Valide con otro almacén cercano la disponibilidad vía telefónica.

¿El cliente puede desplazarse al otro PDV para efectuar el cambio ?

SI

NO

  • Infórmele al cliente que debe acercarse con el producto al punto de venta donde se confirmo para realizar el cambio.
  • En el PDV donde se dispone el producto, se debe realizar NC, el formato de SAC, y nueva factura (PDV donde el cliente realiza el cambio).
  • Cerrar el caso y enviar y trasladar el producto a:
    • Bodega de exhibición (Productos Televentas)
    • Bodega Central (Productos Intermarketing).
  • Realizar una venta por anillo.
  • Confirmarle al Punto de venta que se realizo esta venta.
  • Coordinar con el punto de venta el envió al almacén.
  • Confirmarle al cliente dentro de cuantos días puede acercarse para entregarle el nuevo producto.
  • Realizar NC y nueva factura (PDV donde el cliente realiza el cambio).
  • Cerrar el caso y enviar y trasladar el producto a
    • Bodega de exhibición (Productos Televentas)
    • Bodega Central (Productos Intermarketing).
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¿Qué debo tener en cuenta para la devolución de pago?

¿Si definitivamente no se dispone del producto en los puntos de venta ?

  • Si se dispone del producto en Bodega central o esta agotado y viene en camino, envíe el caso a SAC ( esta es la última instancia si el PDV no lo puede gestionar y solo lo puede hacer SAC con Bodega Central) :
      • Indique al cliente que en el transcurso de 15 días se efectuará el cambio de producto.
      • No efectúe nota crédito
      • Envíe el producto completo a Servicio al cliente para que efectúe el cambio de producto.
      • Registre el caso en el formato CONTROL DE ENVIOS para el seguimiento
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¿Qué debo tener en cuenta para el mantenimiento de producto?

1

Asegúrese deverificar la validez de la garantíapor medio de la factura. Si esta fuera de la garantía infórmele al cliente que se supedita el arreglo a la disponibilidad de repuestos y que el arreglo tendrá.

Cerciórese derecibir el producto completocon sus accesorios PRODUCTOS INTERMARKETING. En el caso de productos TELEVENTAS la pieza a reparar o hacer mantenimiento.

2

Diligencie correctamenteel formato de Servicio al cliente. Indique el defecto del producto.

3

Si dispone de productos intermarketingefectúe el cambio de producto, con la nota crédito y el cruce con factura. Envíe el producto a Bodega Central. Notifique el traslado.

4

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¿Qué debo tener en cuenta para el mantenimiento de producto?

5

Si el producto es de Televentas par a mantenimiento,Indique al cliente que dentro de los 15 a 30 días su producto estará reparado.

Envíe el producto a SAC y registre el caso en el formato de CONTROL DE ENVIOS para su seguimiento.

6

En cuanto se reciba el producto , SAC indicará en el formato de Servicio al cliente el costo del producto.

7

Si el área de mantenimiento indica que ya no tiene arreglo y esta dentro de la garantía, SAC informará y autorizará el cambio de producto ( Seguir procedimiento)

8

slide112

¿Cómo se debe efectuar la venta de accesorios?

1

Valide con SAC la disponibilidad del repuesto para la venta.

Solicite la factura de la compra del producto original para validar que la compra se haya efectuado en TELEVENTAS.

2

Facture el repuesto y solicite el pago de la factura por parte del cliente.

3

Informe a SAC el número de factura del repuesto, a cambio SAC remitirá el repuesto desde Bogotá.

4

contacto con las demas unidades recursos humanos
CONTACTO CON LAS DEMAS UNIDADES RECURSOS HUMANOS

Requisición de Papelería:

  • Los artículos deben ser solicitados durante los primeros 5 días de cada mes al siguiente correo electrónico: leydi.pineda@televentas.com.co con copia el jefe inmediato.
  • Esta requisición debe ser mensual, por lo cual los artículos de papelería que soliciten deben alcanzarles para todo el mes.
  • La requisición debe especificar los artículos, cantidades y uso.
contacto con las demas unidades recursos humanos1
CONTACTO CON LAS DEMAS UNIDADES RECURSOS HUMANOS
  • HORARIOS: Los horarios de todos los integrantes del área de punto de venta deben ser enviados por mail durante los 5 primeros días hábiles del mes al departamento comercial (richard.velasquez@televentas.com.co),
  • El formato debe ser diligenciado completamente, debe especificar si se toma hora de almuerzo, días y fechas del mes deben corresponder al mes que se esta liquidando, especificar los días en que se toma compensatorio etc.
  • Comisiones: los porcentajes asignados son
contacto con las demas unidades recursos humanos2
CONTACTO CON LAS DEMAS UNIDADES RECURSOS HUMANOS

SEGURIDAD SOCIAL:

  • Las novedades a afiliaciones y demás se deben gestionar únicamente por el departamento de Gestión Humana, ninguna persona esta autorizada para realizar dicho procedimiento. Entre dichas novedades están incluidas:
  • Afiliaciones o Traslados de Fondo de Salud y/o pensiones.
  • Afiliaciones o novedades a afiliación de Caja de compensación: En las ciudades las afiliaciones y retiros deben ser realizados por la administradora del punto de venta previa autorización del área de Gestión Humana (Bogota) y se debe enviar la copia de dichas afiliaciones para que quede como soporte en las carpetas de cada empleado.
  • Afiliaciones , traslados o retiros parciales de Cesantías
  • Es importante que el departamento de Gestión Humana (Nomina) tenga conocimiento de estas novedades para evitar inconsistencias en los pagos a los fondos.
contacto con las demas unidades recursos humanos3
CONTACTO CON LAS DEMAS UNIDADES RECURSOS HUMANOS

VACACIONES:

  • Al cumplir un año en la empresa,  se tiene derecho a 15 días hábiles de vacaciones. Una vez sea acordada la fecha en que se tomarán las vacaciones, el trabajador las solicitará por escrito al Jefe Directo quien dará un v°b°. Esta carta se debe entregar a Gestión Humana.
  • La carta debe ser enviada mínimo con un mes de antelación. Debe describir el periodo a tomar (validar con Nómina el periodo a disfrutar y los días pendientes), fecha de inicio y numero de días a disfrutar.
  • Esta carta debe ser dirigida al jefe inmediato para su aprobación y posteriormente enviada a Gestión Humana.
  • Las personas que se contraten para realizar reemplazos de vacaciones deben ser contratadas bajo alguna de las siguientes modalidades: ( Por Vinculación Directa, Por Cooperativa, Por Prestación de Servicios, esta decisión únicamente debe ser tomada por el jefe de los puntos de venta y el área de Gestión Humana).
contacto con las demas unidades recursos humanos4
CONTACTO CON LAS DEMAS UNIDADES RECURSOS HUMANOS

RETIROS:

En caso de retiro el trabajador deberá:

  • Enviar carta de renuncia dirigida al jefe inmediato y posteriormente a Gestión Humana.

Enviar el horario hasta el último día trabajado con el fin de poder liquidar las horas extras pendientes de pago, la administradora del punto debe reportar las ventas del punto a la fecha de retiro de dicho trabajador con el fin de calcular la comisión.

  • La persona que se retira de la compañía debe hacer entrega del punto a la persona destinada por la empresa. Esta entrega debe ser escrita con un acta de entrega firmada por quien recibe y entrega. Se debe tener en cuenta:

1. Entrega al día de caja menor y mayor ( no debe haber faltantes).

2. Inventario de mercancía del punto (debe coincidir con el kardex).

En caso de presentarse faltantes en el momento de la entrega la persona que recibe el punto debe comunicarse a la directora de los puntos de venta.

  • Entregar a Gestión Humana y a la directora de los puntos de venta copia del acta de entrega del Punto debidamente firmada.
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CONTACTO CON LAS DEMAS UNIDADES RECURSOS HUMANOS

  • Incapacidades:
          • Pasos a seguir en caso de incapacidad
          • Informar al jefe inmediato que no podrá asistir por encontrarse en incapacidad (informar fecha de regreso al trabajo)
          • Enviar la incapacidad a Gestión Humana.
          • La incapacidad debe ser emitida por la EPS a la que está inscrito el trabajador.
          • Sí la incapacidad no es emitida por la EPS, el trabajador debe transcribirla
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CONTACTO CON LAS DEMAS UNIDADES RECURSOS HUMANOS

  • Nuestra ARP ES SURA
  • Línea Salvavidas Teléfono 4055911 (número único nacional)
  • PROCEDIMIENTO A TENER PRESENTE:
  • El trabajador accidentado debe informar inmediatamente lo sucedido al jefe y a Gestión Humana
  • Informar en la línea salvavidas qué tipo de accidente fue, e inmediatamente recibirá información acerca de en qué clínica lo atenderán.
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CONTACTO CON LAS DEMAS UNIDADES RECURSOS HUMANOS

  • En el sitio de atención, debe presentarse el carné de la A.R.P, documento de identidad.
  • Gestión Humana, tendrá un tiempo de 48 horas (contadas a partir de la fecha del accidente) para reportar el accidente ante la A.R.P, de lo contrarío podremos ser multados.
  • Siempre debes portar tu carné de A.R.P. y exigir esto mismo a la gente que está a tu cargo.