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公文管理系統 承辦人操作說明會

公文管理系統 承辦人操作說明會. 大綱. 安裝說明 創文 公文流程 公文查詢 代理設定 收文創簽 密件處理方式 後會、續辦 副知檢視、回閱公文 收文創簽辦單 稽催. 安裝說明. 檢查 IE 版本 說明 -> 關於 Internet Explorer. 安裝說明. 第一次登入請下載快速安裝. 安裝說明. IE 8.0 安裝說明，請打開 Word 檔依照步驟手動設定. 安裝說明. 工具列阻擋彈跳視窗 關閉阻擋彈跳視窗，或按下鍵盤 Ctrl 鍵再點選. 創文. 設定個人資訊 在公文系統工具列中，點選「個人資訊」按鈕。 開啟 WEB 製作系統.

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公文管理系統 承辦人操作說明會

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Presentation Transcript

  1. 公文管理系統承辦人操作說明會

  2. 大綱 • 安裝說明 • 創文 • 公文流程 • 公文查詢 • 代理設定 • 收文創簽 • 密件處理方式 • 後會、續辦 • 副知檢視、回閱公文 • 收文創簽辦單 • 稽催

  3. 安裝說明 • 檢查IE版本 • 說明->關於Internet Explorer

  4. 安裝說明 • 第一次登入請下載快速安裝

  5. 安裝說明 • IE8.0 安裝說明，請打開Word檔依照步驟手動設定

  6. 安裝說明 • 工具列阻擋彈跳視窗 • 關閉阻擋彈跳視窗，或按下鍵盤Ctrl鍵再點選

  7. 創文 • 設定個人資訊 • 在公文系統工具列中，點選「個人資訊」按鈕。 • 開啟WEB製作系統

  8. 創文 • 選擇身分 • 公文製作畫面

  9. 創文 • 點選開新檔圖示

  10. 創文 • 公文內容編輯，選擇檔號、行文機關，繕打完成後取號上傳

  11. 創文 • 取號上傳後可至工作桌，待處理公文處看到

  12. 公文流程 • 公文編修畫面

  13. 公文流程 • 核章 • 核章完畢後，請確實的點選公文上方的儲存，否則系統將不會儲存您的核章。

  14. 公文流程 • 夾帶附件 • 點選承辦附件，點選新增附件以上傳檔案

  15. 公文流程 • 會辦作業

  16. 公文流程 • 會畢陳核：在結束會辦流程後，該公文直接陳核主管。 • 會畢回承辦人：在結束會辦流程後，送回至原承辦人(在分會作業預設以會畢回承辦人，待彙整後再行送出。) • 會辦方式： • 順會：提供依序送會辦理。 • 分會：提供同時送會辦理。 • 會辦外單位，請選擇單位而非人員

  17. 公文流程 • 陳核作業 • 系統會預帶出陳核流程，可自行增減後送出

  18. 公文流程 • 抽回公文: • 送出公文會至已送未收資料夾，勾選後可抽回 • 下個關卡未點收公文，才可抽回 • 下個關卡若為分會流程，請勿使用抽回動作

  19. 公文查詢 • 點選公文管理系統上方的公文查詢圖示

  20. 公文查詢 • 已歸檔公文可申請調案 • 調案單填寫，填寫完成後按確定

  21. 公文查詢 • 調案單申請完成 • 回到待處理公文，點選調案單，核章儲存後，再點選上方「調卷單送出」

  22. 公文查詢 • 調案單查詢

  23. 代理設定 • 點選公文管理系統上方的公文查詢圖示 • 選擇代理人 • 選擇職位 • 儲存設定

  24. 代理設定 • 解除代理 • 取消勾選後儲存設定 • 單位人事管理員可替使用者設定代理人

  25. 收文創簽辦單 單位登記桌可於待處理公文中，先依「處理狀態」篩選。 簽收後，1.勾選公文；2.點選「分文」；3.選擇承辦人。

  26. 承辦人收到公文時，必需先於待處理公文執行簽收動作，簽收後勾選該公文，並點選「新增簽稿」。承辦人收到公文時，必需先於待處理公文執行簽收動作，簽收後勾選該公文，並點選「新增簽稿」。 註：1、請直接勾選該公文選擇「新增簽稿」，而非選「創稿」 再執行「併案」。 2、若該公文為「同單位，其他承辦人辦理」，則請點選 「申請重分」，由單位登記桌重新分文。 3、若該公文應為「其它單位辦理之業務」，則請點選「申 請改分」，並填「改分申請單」。 收文創簽辦單

  27. 收文創簽辦單 於新增簽稿的畫面中「開新檔案」→選擇「簽辦單」→「確定」 註：若執行簽稿併陳，可執行多次「開新檔案」。

  28. 收文創簽辦單 於簽辦單中輸入「簡單說明主旨」、「擬辦」及「檔號」後，選擇「取號上傳」，系統出現上傳成功的訊息後則可關閉畫面。 註：可利用「另存新檔」來儲存範本。

  29. 收文創簽辦單 取號上傳後，於待處理公文中點選該公文2下開啟。 點選已創的「簽辦單」→核章或加註意見(含章)後→儲存，則可進行送會及陳核之流程。

  30. 密件處理方式 密件需以電子、紙本並行方式辦理。公文先以「紙本」方式傳送至承辦單位，於簽收密件時系統亦會提示是否收到紙本文件，故請確實收到紙本文件後再行簽收。 於系統簽收密件後，請承辦人先視密件內容修改其解密條件 1、點選「修改解密條件」 2、選擇正確的解密條件→按「確定」。

  31. 密件處理方式 密件於新增簽稿→選擇簽辦單時，密等要選擇「密」，並輸入解密條件。 系統會自動於主旨中帶入「密不錄由」，承辦人選擇檔號後則可取號上傳，並選擇送會、陳核流程。

  32. 密件處理方式 密件公文的主旨及說明內容，需輸入於特定範本中。請承辦人逕自公文系統「檔案下載」區中下載「密件公文範本」。

  33. 後會、續辦 點選「已決行」之公文，並於簽收後勾選該公文，即有「後會」之選項。 於跳出之視窗拉選需後會之單位，再送出即可。

  34. 後會、續辦 點選「已決行」之公文，並於簽收後勾選該公文，即有「續辦」之選項。 系統會提示「公文決行及結案狀態將被移除，是否要繼續」的訊息，點選「確定」後，可於待處理公文中續辦該件公文 → 註：執行續辦需再陳核長官決行，但不會移除已核章之紀錄。

  35. 回閱公文 公文於送會、陳核流程中，除承辦人外，各會辦承辦人及長官皆有「加入回閱」之功能，如欲知道該公文最後之決行結果及各方意見，於會辦、陳核時，可點選加入回閱。 當該公文於決行後，曾有加入公文回閱者，可於「回閱公文」中查看該公文之決行結果。 註：該公文若經檔管人員編目歸檔，則該文資訊會從回閱公文中移除，此時若欲檢視、利用該公文資訊，需請利用調案申請；原承辦人自行於公文查詢中查詢即可檢視完成公文資訊，毋需申請調案。

  36. 公文傳閱 公文經長官決行、承辦人簽收後，勾選即有「公文傳閱」之功能選項。 執行公文傳閱，承辦人可自行挑選該文傳閱之人員清單，選擇完成執行「確認」即可。

  37. 公文傳閱 公文傳閱之對象，可於系統上方「副知檢視」中檢視該公文。 若該份公文已開啟檢視，「選取」欄位則會出現□以供刪除。

  38. 展期申請 當公文已逾限辦日，承辦人及該單位主管皆會收到由系統發出的稽催通知，如承辦人無法於限辦日前辦結，建議申請展期。 至「承辦公文未結案件」中找到需辦理展期之公文並勾選，系統即會出現「展期申請」。 系統會帶出展期表單， 　請承辦人填入「展期原因」及 　「展期天數」後，按「確定」。 執行確定後，請承辦人逕自 　「待處理公文」中 　開啟→核章→送出即可。

  39. 展期申請 展期申請單之規則： 1至10日，將送由單位主管核決。 11至30日，將送由一級主管核決。 31日以上，則將送由機關首長核決。

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