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Sistema de Integración y Control Documental Manual del Usuario Modulo Manual de Organización - PowerPoint PPT Presentation


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GOBIERNO DEL ESTADO DE SONORA Secretaría de la Contraloría General Subsecretaría de Desarrollo Administrativo y Tecnológico. Sistema de Integración y Control Documental Manual del Usuario Modulo Manual de Organización Tipo General. Abril de 2013. OBJETIVO DEL MANUAL DE USUARIOS

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GOBIERNO DEL ESTADO DE SONORASecretaría de la Contraloría GeneralSubsecretaría de Desarrollo Administrativo y Tecnológico

Sistema de Integración y Control Documental

Manual del Usuario

Modulo Manual de Organización

Tipo General

Abril de 2013

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OBJETIVO DEL MANUAL DE USUARIOS

  • El presente manual tiene la finalidad de servir como una herramienta de apoyo para los Roles participantes en el Sistema de Integración y Control de Documentos Administrativos, en el cual se explica de una manera sencilla y cronológica los pasos a seguir para la integración del documento.
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Roles del Sistema

Para la operación del Sistema se requiere de la interrelación de los siguientes roles:

Por parte de la Dependencia/Entidad

  • Enlace/ Coordinador de Calidad, con las siguientes responsabilidades:
  • Capturar en el sistema los apartados generales del manual
  • Asignar las unidades administrativas a los Coordinadores Internos correspondientes
  • Revisar y en su caso aceptar o rechazar el proyecto de manual de organización enviado para su revisión por parte de los Titulares de las Unidades Administrativas.
  • Enviar a revisión de la SECOG los manuales de organización que cumplen a su juicio con la Guía para la elaboración de dicho documento.
  • Titularde la unidad administrativa, con las siguientes responsabilidades:
  • Revisar, y en su caso, aceptar o rechazar el manual de organización enviado por el Coordinador Interno.
  • Coordinador Interno, con las siguientes responsabilidades:
  • Integración de la información requerida por el sistema y envió al Titular para su revisión.
  • Realizar las correcciones solicitadas por el Titular, enlace y revisores de Contraloría.
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Roles del Sistema

Por parte de la Secretaría de la Contraloría General (Dirección de Mejora Operativa)

  • Administrador:
  • Administra el Sistema, crea cuentas para Coordinadores de Calidad/Enlace.
  • Altas y bajas de unidades administrativas.
  • Coordinador de Manuales:
  • Encargado de asignar los proyectos de manuales de organización que lleguen a través del Sistema.
  • Revisores:
  • Revisar los proyectos de manuales de organización enviados por los enlaces designados en las dependencias y entidades.
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http://sicad.sonora.gob.mx/Default.aspx

Ingresa primeramente el Enlace al sistema

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Una vez dentro del sistema el Enlace debe dar clic en la pestaña de Manual de Organización.

Pestaña para entrar al modulo de manual de organización

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El enlace procede a dar de alta las secciones generales del manual

dando clic en la opción Alta de MO/Captura de secciones Generales

Opción para dar de alta las secciones generales del manual.

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El Rol de enlace debe capturar cada uno de los campos requeridos por el sistema.

Se debe ingresar nombre y puesto de los responsables

Es importante guardar cada sección que se integre

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Una vez terminada la segunda sección se debe guardar la información.

Opción de guardar sección

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El apartado de organigrama permite adjuntar el documento, este debe estar en PDF

Espacio para poner el nombre del documento adjunto, ejemplo Organigrama de la Dirección de Administración y Finanzas.

Opción para buscar archivo que se va a adjuntar

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Apartado incluir bibliografía

Espacio para agregar la bibliografía

Opción para guardar sección

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Una vez concluida y guardada la integración de todos los campos requeridos por el sistema, se debe dar clic en la pestaña de MO para que nos abra la opción de asignar los coordinadores internos de cada unidad administrativa.

Opción para asignar los coordinadores internos

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Se debe asignar el Coordinador interno de cada unidad administrativa.

Opción para asignar los coordinadores internos

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Una vez que se ingresa a asignar CI se abre la opción para seleccionar el coordinador interno y se da guarda dando clic en asignar.

Una vez asignado el CI se debe dar clic en asignar

Opción para asignar los coordinadores internos

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Una vez que se asigna el Coordinador Interno, este ingresa al sistema con su usuario y da clic en el botón de Manual de Organización.

Opción para ingresar al Manual de Organización

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Una vez que se ingresa al sistema se debe seleccionar la unidad administrativa

Opción para ingresar al Manual de Organización

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Se debe dar clic en agregar, para la captura de los órganos administrativos que conforman la estructura de la unidad referida.

Opción para agregar la estructura que depende de los órganos administrativos

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Se debe agregar la estructura de forma descendente de mayor a menor nivel jerárquico.

El código del órgano administrativo lo genera de manera automática el sistema.

Se debe seleccionar el tipo de órgano de acuerdo a su nivel jerárquico.

Opción para agregar el órganos administrativos

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Captura de objetivos y funciones de los órganos administrativos

Apartado para la captura de objetivos y funciones de los Órganos Administrativos

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Una vez agregado el órgano administrativo se debe ingresar el objetivos y funciones de cada uno de ellos.

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Una vez requistados todos los campos del sistema se debe dar clic en enviar a revisión del Titular.

Una vez completados todos los campos requeridos por el sistema se debe enviar el documento a revisión del Titular.

Una vez integrados tanto el objetivo como las funciones se guardar dicha información

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Se ingresa al sistema con el rol de Titular y da clic en la pestaña MO y se muestra el documento a revisar.

Proceder a la revisión del documento.

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Se da clic en revisar para visualizar el documento y llevar a cabo la revisión por parte del Titular.

Desplegar el organigrama adjunto.

Desplegar el objetivo y funciones del órgano administrativo.

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Una vez revisado el documento por el Titular este tiene la opción de aprobarlo dando clic en enviar a revisión por parte del Enlace o rechazar el documento, en este ultimo caso el Titular deberá anotar los comentarios u observaciones encontradas.

Opción de enviar al Rol de Enlace una vez revisado y aprobado por el Titular

Regresar al Coordinador Interno en caso de encontrar observaciones

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Una vez capturados los comentarios por el Titular se da clic en enviar al Coordinador Interno, por lo tanto el documento se regresa para su corrección.

Espacio para la captura de comentarios

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Una vez que el documento ha sido aprobado por el Titular, este es enviado al Enlace para su aprobación, el enlace debe dar clic en la pestaña de MO

Debe dar clic en revisar en documento que requiera revisar

Pestaña de MO

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Una vez revisado el documento por el Enlace este tiene la opción de aprobarlo dando clic en enviar a revisión de la SECOG o rechazar el documento, en este ultimo caso el Enlace deberá anotar los comentarios u observaciones encontradas.

En caso de encontrar comentarios y/o observaciones se deberá rechazar el documento

Desplegar el organigrama adjunto.

Desplegar el objetivo y funciones del órgano administrativo.

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Una vez capturados los comentarios por el Enlace se da clic en rechazar, por lo tanto el documento se regresa para su corrección al Coordinador Interno,

Espacio para la captura de comentarios

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Si una vez revisado el documento por el enlace y no se encontraron comentarios se debe enviar a revisión por parte de la SECOG

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Revisión por parte de la SECOG.

Si el documento es aprobado internamente y se envía a la Contraloría, este quedara en espera de que sea validado o en su caso rechazado con su respectiva cedula de observaciones o recomendaciones realizadas por parte de los revisores de SECOG.

En caso de ser validado se elaborará el oficio de validación por parte del Secretario de la Contraloría General, el cual se les hará llegar al titular de la dependencia o entidad, mismo que quedara integrado en el SICAD y así mismo deberá publicar los manuales en los términos de la Ley de Acceso a la Información Pública del Estado de Sonora.

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Subsecretario de Desarrollo Administrativo y Tecnológico:

Ing. Ramón Acosta Ramos

Director de Mejora Operativa:

Lic. Jorge Ogarrio Perkins

Departamento de Organización:

Lic. Carlos Alberto Martínez Guzmán

Domicilio: Edificio Plaza de la Construcción, Local 6;

Blvd. Paseo Río Sonora Sur No.159

Hermosillo, Sonora

Tel: 2-13-72-22