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Rencontre nationale des correspondants Europe Paris, le 8 juin 2010. Rencontre cofinancée par l'Union Européenne dans le cadre d'Europ'Act et coordonnée par l'ASP. Les contrôles de service fait Règles applicables aux programmes FSE.

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rencontre nationale des correspondants europe paris le 8 juin 2010

Rencontre nationale des correspondants EuropeParis, le 8 juin 2010

Rencontre cofinancée par l'Union Européenne dans le cadre d'Europ'Act et coordonnée par l'ASP

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Les contrôles de service fait

Règles applicables aux programmes FSE

  • La DGEFP a défini la méthodologie des contrôle de service fait des opérations financées au titre des programmes FSE
  • Instructions en vigueur
  • Instruction DGEFP n°2008-16 du 6 octobre 2008 relative au contrôle de service fait des opérations financées au titre des programmes FSE de la période 2007-2013
  • Instruction DGEFP n°291 du 08 avril 2009 relative à la transmission à l’autorité de certification des certificats de service fait
  • Instruction DGEFP n° 2009-34 du 27 juillet 2009 relative au contrôle de service fait des opérations mises en œuvre par voie de marché
  •  Supports utilisés
  • Pour les opérations relevant du régime des subventions - Rapport de contrôle de service fait intermédiaire et final subvention issu de l’instruction DGEFP n° 1511 du 22 décembre 2008
  • Pour les opérations mises en œuvre par voie de marché - Rapport de contrôle de service fait joint à l’instruction DGEFP n° 2009-34 du 27 juillet 2009

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Deux points principaux distinguent les contrôles de service fait de la période 2007-2013

Les visites sur place font partie intégrante du contrôle de service fait

Les modalités du contrôle de service fait mises en place au titre d’une dispositif ne seront jugées satisfaisantes que dans la mesure où les gestionnaire procédera simultanément :

- À la vérification systématique des demandes de paiement reçues (desk verifications)

- A des visites sur place en cours de réalisation des actions, au moins pour une part significative des dossiers (on the spot verifications)

Les résultats des visites sur place sont intégrés dans les fiches de contrôle de service fait produites en appui de l’examen des dossiers, principalement au titre des points suivants :

- Vérification du périmètre de l’opération (concordance entre les actions réalisées et les actions conventionnées, bien-fondé des moyens mobilisés …) ;

- Vérification du respect des obligations de publicité.

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Deux points principaux distinguent les contrôles de service fait de la période 2007-2013

Les vérification opérées sur dossiers reposent dans tous les cas sur tout ou partie des pièces justificatives comptables à la disposition des organismes bénéficiaires

Les simples contrôles de cohérence (vérification des demandes de paiement hors production de toute pièce comptable) sont désormais totalement exclus.

Le principe est que le gestionnaire demande production de l’ensemble des pièces justificatives comptables à la disposition de l’organisme bénéficiaire.

Il peut toutefois se contenter de vérifier par échantillonnage une partie seulement des pièces disponibles, à condition de respecter les conditions suivantes :

- L’échantillonnage porte sur des ensemble de pièces homogènes ;

- La demande de paiement (bilan d’exécution) permet d’identifier chaque élément constitutif de la dépense déclarée, poste par poste ;

- La méthode d’échantillonnage retenue est argumentée et décrite dans la fiche de contrôle de service fait ;

- En cas d’écart constaté entre le montant des dépenses déclarées et le résultat des vérification opérées (tout écart), le périmètre du contrôle automatiquement étendu, au moins à même hauteur que l’échantillon initial

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Modalités de calcul du montant FSE dû par opération

Les modes de calcul du FSE dû varient sensiblement selon le mode d’allocation retenu.

Pour les opérations relevant du régime de subvention

Le FSE dû correspond à la ressource additionnelle strictement nécessaire à la réalisation de l’opération, déduction faite des contreparties versées.

Le montant strictement nécessaire à la réalisation de l’opération (coût total éligible justifié) est déterminé au regard des pièces justificatives comptables et non-comptables à la disposition de l’organisme bénéficiaire.

La participation FSE est également plafonnée à hauteur du taux d’intervention conventionné (montant communautaire / coût total éligible justifié)

Pour les opérations mises en œuvre par voie de marché

Le FSE dû correspond à la dépense justifiée du service bénéficiaire, à l’initiative du marché et en charge du suivi des prestations.

La participation communautaire est calculée après application du taux d’intervention conventionné.

Sont seulement prises en compte les pièces justificatives non comptables (feuilles d’émargement, rapports d’exécution, livrables divers) liées à l’exécution du marché.

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Modalités de calcul du montant FSE dû par opération

La méthodologie établie pour les opérations relevant du régime de subvention comprend quatre étapes successives, qui aboutissent à la détermination du montant FSE dû.

Dépense déclarée par l’organisme bénéficiaire

Retrait des dépenses non liées à l’objet et à la nature de l’opération

Périmètre de l’opération

  • Retrait des dépenses non justifiées au regard :
  • des coefficients d’affectation appliqués aux dépenses directes ;
  • des clés de répartition appliquées aux dépenses indirectes.

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Retrait des dépenses non justifiées au regard des pièces justificatives comptables à la disposition de l’organisme bénéficiaire (vérification de la totalité des pièces ou par échantillonnage)

Pièces comptables

Coût total éligible justifié

Retrait des contreparties externes versées (et des recettes éventuelles)

Ressources

Vérification du respect des obligations transversales (encadrement des aides, obligation de publicité)

Autres oblig.

FSE dû

slide7

Modalités de calcul du montant FSE dû par opération

La méthodologie établie pour les opérations mises en œuvre par voie de marche repose sur l’intervention successive du service bénéficiaire et du service gestionnaire, conformément au principe réglementaire de séparation fonctionnelle.

Titulaire

Service bénéficiaire

Service gestionnaire

Adresse au service bénéficiaire ses factures accompagnées des pièces justificatives requises (feuilles d’émargement, rapport d’exécution …)

Vérifie la conformité de la prestation réalisée, produit une attestation de service fait

Assure la mise en paiement

Première étape

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Titulaire

Service bénéficiaire

Service gestionnaire

Adresse au service gestionnaire une demande de remboursement sur la base des dépenses acquittées

Seconde étape

Vérifie la conformité des travaux de contrôle du service gestionnaire, produit une fiche de contrôle de service fait FSE

Saisit la dépense dans presage

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A brève échéance, les régimes de forfaitisation vont entraîner de profonds changements dans la méthodologie du contrôle de service fait des opérations cofinancées au titre des programmes FSE

  • Les régimes de forfaitisation mis en place par la Commission devraient avoir pour effet de simplifier et sécuriser la gestion des fonds.
  • S’agissant du contrôle de service fait, des allégement sensibles sont en particulier à attendre :
  • de la forfaitisation des coûts indirects ;
  • de la mise en place de en place des coûts forfaitaires (forfaitisation des coûts directs et indirects des opérations d’un montant inférieur ou égal à 50 000 EUR).
  • La méthode de forfaitisation des coûts indirects des opérations du PO FSE national a été approuvée par la Commission en mars 2010.
  • Elle concerne l’ensemble des dossiers d’un montant inférieur ou égal à 500 000 EUR, exception faite :
  • des opérations ne générant par construction aucune dépense indirecte ;
  • des opérations se confondant avec l’activité de la structure ;
  • des opérations portées par certains types d’organismes (AFPA, missions locales, OPCA).
  • Pour rappel, les régimes de forfaitisation ne concernent que les opérations financées par voie de subvention.

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L’entrée en vigueur des régimes de forfaitisation s’accompagnera d’une mise à jour des instructions nationales et supports relatifs au contrôle de service fait des opérations financées au titre des programmes FSE

Ces actualisations maintiendront cependant la structure et les fondements des méthodes en cours

Régime de forfaitisation

Etat d’avancement

Forfaitisation des coûts indirects

 article 11-3 b i du R (CE) 1081/2006

Méthode approuvée par la Commission en mars 2010 pour le PO FSE national

Un arrêté fixant ses conditions de mise en œuvre est en préparation ; il sera accompagné d’une instruction DGEFP ad hoc

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Mise en place des coûts standard unitaires

 article 11-3 b ii du R (CE) 1081/2006

Première étude en cours pour la forfaitisation des coûts afférents aux périodes et contrats de professionnalisation

Résultats attendus pour septembre 2010

Mise en place des coûts forfaitaires (opérations d’un montant < 50 000 EUR)

 article 11-3 b iii du R (CE) 1081/2006

Instruction DGEFP en préparation

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Des pistes de réflexion pour les améliorer la méthodologie des contrôles de service fait …

  • Les équipes en charge des premiers audits nationaux et communautaires ont pu, dans certains cas, relever l’insuffisance des vérifications relatives :
  • aux coefficients d’affectations et aux clés de répartition respectivement appliqués aux dépenses directes et indirectes ;
  • aux feuilles d’émargement ou toute pièce non-comptable attestant la réalité et la conformité des actions réalisées.
  • En outre, il est apparu que les certificats de versement des contreparties étaient parfois manquants ou inappropriés (cas de certificats de versements externes directement remplis par le service en charge en charge du contrôle).
  • Les prochaines mises à jour des instructions nationales relatives au CSF aborderont particulièrement ces points, afin de clarifier les règles applicables.

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Les visites sur place

Règles applicables aux programmes FSE

  • Les visites sur place constituent une part essentielle du contrôle de service fait.
  • Elles sont réalisées en cours d’exécution des actions, au plus tôt à compter de la date de notification de l’aide communautaire.
  • Leur objet est de permettre au gestionnaire de vérifier in situ :
  • la conformité des actions menées, au regard du programme agréé ;
  • le respect des obligations transversales, notamment la publicité de l’intervention communautaire ;
  • la fiabilité des moyens de collecte et saisie des indicateurs de réalisation et de résultats.

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Les visites sur place sont planifiées en tenant compte de critères de risque

Il appartient aux services gestionnaires de mettre en place un programme de visites sur place et de l’actualiser en cours d’année, au regard des caractéristiques des opérations nouvellement sélectionnées.

De manière générale, les visites sur place concernent prioritairement :

- les opérations d’un montant élevé ;

- les opérations récurrentes ;

- les opérations présentant des risques particuliers (difficultés rencontrées lors d’un précédent CSF, opérateur nouveau dans le champ du FSE ...).

La réalisation du plan de visites sur place interdit de facto la programmation d’opérations closes.

Ainsi, l’instruction commune DGFIP/DGEFP n° 2010-14 du 20 avril 2010 relative aux conditions de recevabilité des demandes de financement a pour objet principal de fluidifier la sélection d’opérations et situer la date d’agrément le plus en amont possible de la période d’exécution des actions.

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Le résultat des visites sur place influe directement sur le montant FSE du et peut, dans certains cas, donner lieu à une déprogrammation de l’opération

L’importance de ce mode de contrôle devrait s’accroître avec la mise en place des coûts forfaitaires (opérations d’un montant inférieur à 50 000 EUR), en l’absence de tout mode de justification comptable des dépenses déclarées

Constats

Suites données

Conformité des actions réalisées avec l’annexe technique de la convention

Respect des obligations liées à la participation communautaires

Aucune suite donnée

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En cas d’acceptation des écarts observés : modification par avenant de l’annexe technique de la convention (avant la clôture de la période de réalisation)

En cas de non acceptation de ces écarts : retrait des dépenses correspondantes lors de l’examen du bilan

Injonctions éventuelles tendant au respect des obligations liées à la l’intervention du FSE

Non-conformité partielle des actions réalisées, toutefois les écarts observés n’ont pas pour effet d’altérer sensiblement l’objet et la nature du projet ou manquements partiels aux obligations liées à la participation communautaires

Inexécution totale ou partielle des actions agréées

Inexécution totale : déprogrammation totale de l’opération sur le fondement de l’article 14-2 du modèle de convention (cas de résiliation).

Inexécution partielle : retrait des dépenses correspondantes lors de l’examen du bilan

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Résultats des rapports annuels sur les contrôles de la période 2007-2009

  • Les données disponibles mettent en évidence les points suivants :
  • Près de 85 % des contrôles (visites sur place et vérifications des dossiers) relèvent des organismes intermédiaires.
  • Les organismes intermédiaires réalisent en proportion beaucoup plus de visites sur place que les autorités de gestion déléguées. Les visites sur place représentant ainsi près de 38 % des contrôles réalisés par les organismes intermédiaires, contre 21 % pour les autorités de gestion déléguées.

Résultats au 07 juin 2010

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Toutes les régions métropolitaines ont répondu, hormis les régions Languedoc-Roussillon et Hte-Normandie

Nombre de CSF

%

Nombre de visites sur place

%

Autorités de gestion déléguées

2359

79,0 %

628

21,0 %

Organismes intermédiaires

10450

62,1 %

6376

37,9 %

Total

12809

64,6 %

7004

35,4 %

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Les contrôles qualité gestion

Règles applicables aux programmes FSE

L’instruction DGEFP n° 2009-35 du 31 juillet 2009 définit les modalités de réalisation des contrôles qualité gestion (CQG) à la charge de l’autorité de gestion en titre du PO FSE national, des autorités de gestion déléguées et des organismes intermédiaires.

Ce document comprend en outre deux supports type :

- différentes fiches d’analyse des systèmes de gestion, suivi et contrôle, à raison d’une fiche pour chaque mode d’allocation retenu (subvention, marchés, dépenses propres) ;

- des fiches de vérification des dossiers de gestion, établies sur un socle unique mais intégrant certaines variantes, selon le mode d’allocation des crédits FSE.

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Les contrôles qualité gestion (CQG) ont pour objet de prévenir tout risque d’erreur systémique susceptible de rompre la traçabilité des dépenses déclarées et des paiements effectués

  • Les CQG permettent de vérifier le correct fonctionnement des systèmes de gestion, suivi et contrôle mis en place au titre de l’intervention communautaire.
  • Ils reposent sur deux types de conclusions :
  • analyse des circuits de traitement administratif et comptable, (régularité des procédures, conformité des supports utilisés) ;
  • vérification d’un échantillon de dossiers de gestion représentatif des dispositifs cofinancés et des modes d’allocation retenus (subvention, marché, dépenses directes).

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  • Les CQG peuvent ainsi aboutir :
  • à des demandes de reprise des dossiers de gestion afférents à des dispositifs touchés par une erreur de nature systémique ;
  • à des demandes de correction de pratiques non-conformes, non assorties de la reprise des dossiers correspondants ;
  • à des demandes de corrections individuelles pour certains dossiers.

slide17

Les CQG prennent appui sur une analyse globale de système, prolongée et déclinée par dispositif

  • Les CQG reposent, en premier lieu, sur une analyse de système comprenant :
  • un examen global des modalités de suivi et pilotage des crédits communautaires ;
  • un examen particulier des modalités de gestion et contrôle des crédits affectés à chaque dispositif, selon le mode d’allocation retenu.
  • Ces travaux peuvent conduire :
  • A un rejet de tout ou partie des circuits mis en place, pour cause de non-conformité avec les exigences communautaires et nationales.
  • A des demandes de régularisation portant sur les opérations à venir, sans reprise des écarts existants.

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Le délégataire de gestion sera alors tenu de reprendre l’ensemble des dossiers concernés, y compris les opérations de CSF, si des dépenses ont été précédemment validées.

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Les CQG incluent également la vérification d’un échantillon représentatif de dossiers de gestion

  • Les CQG comprennent également l’examen d’un échantillon de dossiers de gestion.
  • Ces dossiers sont sélectionnés de manière à représenter :
  • l’ensemble des dispositifs cofinancés et des modes d’allocation identifiés ;
  • le cas échéant, les différents centres de gestion impliqués dans le suivi et le contrôle des fonds communautaires.
  • Les opérations retenues auront au minimum atteint une phase de programmation ; il convient en revanche d’exclure tout dossier ayant fait l’objet (ou faisant l’objet) d’un contrôle qualité certification.
  • En effet, la vérification des dossiers n’a pas pour objet de reconstituer la dépense déclarée, mais d’établir que les éléments présents suffisent à justifier la dépense ; dans le cas contraire, il y aura lieu de constater une rupture de piste d’audit à l’un ou l’autre des points clés du circuit de traitement d’un dossier (conventionnement, visite sur place, contrôle de service fait).
  • Si elle est amenée à répéter ce constat, la mission en charge du CQG établit dans quelle mesure les erreurs relevées sont liées à d’éventuels dysfonctionnements de nature systémique et définit la part du programme potentiellement affectée.
  • Elle peut également estimer qu’il s’agit de simples erreurs ponctuelles et demander la reprise des dossiers individuels.

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Suites d’un CQG, en cas de mise en évidence d’irrégularités de nature systémique …

Un CQG mené par une autorité de gestion déléguée auprès d’un organisme intermédiaire peut entraîner une suspension des paiements du FSE, pour l’ensemble des dépenses susceptibles d’être affectées par une irrégularité de nature systémique.

La suspension de paiement sera levée à compter du moment où auront été réalisées l’ensemble des reprises de dossiers demandées (reprise des CSF notamment).

Toutefois, s’il apparaît que le délégataire de gestion n’a pas rempli ses engagements dans les délais fixés, il conviendra de procéder à une résiliation de la convention de subvention globale.

Un tel manquement ne peut être constaté qu’à l’issue d’un nouveau CQG, réalisé au terme du délai imparti pour la régularisation des dossiers non-conformes.

Les cas de suspension et résiliation sont prévus par l’article 12 du modèle de convention de subvention globale (cas de suspension et résiliation).

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Pour le PO FSE national, quatre types de CQG peuvent être envisagés :

Un CQG mené par la DEGFP, en tant qu’autorité de gestion en titre, auprès de l’AGD

Un CQG interne à l’AGD, à la charge des services du SGAR, mené auprès des services de la DIRECCTE ;

Des CQG menés par l’AGD auprès des organismes intermédiaires

Des CGG menés en interne par les organismes intermédiaire

Autorité de gestion en titre

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Autorité de gestion déléguée

Organisme intermédiaire 1

Organisme intermédiaire 2

Organisme intermédiaire …

slide21

Un CQG comprend quatre phases successives, étalées sur une durée moyenne de deux à trois mois

Cette durée est nécessaire pour identifier avec précision les risques d’erreur systémique, établir les mesures correctrices appropriées et fixer un calendrier adéquat

Suites données

Phase préalable

Réalisation du CQG

Phase contradictoire

Analyse des systèmes de gestion, suivi et contrôle (par dispositif et mode d’allocation)

En complément, vérification d’un nombre significatif de dossiers de gestion

Notification du CQG ; échantillonnage des dossiers de gestion demandés ; collecte des supports utilisés

Notification des conclusions provisoires du CQG

Notification des résultats du CQG (rapport définitif)

Mission en charge du CQG

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Présentation de tout élément complémentaire pertinent, au besoin mise en place d’un modus operandi en rapport avec la gravité des manquements constatés

Mise en œuvre des mesures correctrices éventuellement demandées

Délégataire de gestion (OI / AGD)

- 2 à 4 semaines

3 jours (durée moyenne)

+ 6 semaines

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Chaque demande de reprise tendant à corriger une erreur systémique affectant tout ou partie des dispositifs cofinancés est validée par un nouveau CQG

Analyse des systèmes

Analyse de dossiers

Constat de la mission en charge du CQG

Reprise des opérations programmées / soldées au titre d’un dispositif

Modifications à apporter pour l’avenir, sans reprise des écarts existants

Reprise ponctuelle de dossiers incluant le CSF

Reprise ponctuelle de dossiers non étendue au CSF

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Réponse du délégataire de gestion

Reprise des dossiers concernés / reprise des CSF

Mise en place des changements demandés

Reprise des CSF

Reprise des dossiers concernés (hors CSF)

Validation

Nouveau CQG, selon le calendrier fixé

Nouveau CQG, selon le calendrier fixé + Autorité de certification

Autorité de certification

Nouveau CQG, selon le calendrier fixé

slide23

Une montée en puissance progressive

Les rapports annuels sur les contrôles 2007-2013, en voie de consolidation, permettent d’apprécier le processus de mise en place des CQG.

  •  Pour la période 2007-2009, des contrôles qualité gestion ont été menés :
  • dans 9 régions, par les autorités de gestion déléguées ;
  • dans 18 régions, par les organismes intermédiaires.
  • Dans 7 régions, des contrôles qualités gestion ont été concomitamment menés par les autorités de gestion et les organismes intermédiaires.
  • Dans une région, aucun contrôle qualité gestion n’a été mené.

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Planification des contrôles qualité gestion

Contrôles qualité gestion à la charge de l’autorité de gestion en titre

La DGEFP, en tant qu’autorité de gestion en titre du PO FSE national, a entrepris de mener à bien des contrôles qualité gestion auprès de l’ensemble des autorités de gestion déléguées du programme.

Un premier déplacement a été réalisé en mai 2010 ; avant juillet, il sera suivi de trois nouveaux contrôles, puis de six à huit autres avant fin 2010.

L’objectif est d’assurer une couverture complète du territoire nationale, en fixant des priorités selon une analyse de risque.

Contrôles qualité gestion à la charge des autorités de gestion déléguées

Les autorités de gestion déléguées sont tenues de réaliser au moins un contrôle qualité gestion de chacun des organismes intermédiaires (OI) sélectionnés au titre du PO FSE national.

Ces contrôles interviennent postérieurement à la date de validation du Descriptif de système de gestion et de contrôle (DSGC) de l’OI et préférentiellement à compter du moment où l’OI participe régulièrement à des appels de fonds.

Cependant, ils ne peuvent en aucun cas être réalisés au-delà de la date de paiement du solde final de la subvention globale.

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