- وقد قسم إلى 3 محاور أساسية مرتبطة ببعضها البعض.

1. Arab –ACRAO 2009-03-30المؤتمر السنوي التاسع والعشرونجامعة البلمند – لبنان30 آذار – 2 نيسانالإستغناء عن المعاملات الورقية العملية الورقية في المكتب القبول والتسجيل ودورها في ظل التطورد.شريف يوسف شهاب جامعة الآداب والعلوم والتكنولوجيا في لبنانAUL

2. -مع هذا التطور الهائل وتعدد النظم والأساليب في عصرنا الحالي ، يجب على مؤسسات التعليم العالي البحث عن وسائل وطرق غير تقليدية تحافظ على أساسياتها وأهدافها ومفاهيمها ولكن بطرق تواكب عملية التطور الحاصل. -ومن ضمن هذه الأمور التي يجب التطرق إليها في المؤسسات التعليمية وخاصة في مكاتب القبول والتسجيل هي العملية الورقية، تنظيمها ، حفظها ، ترتيبها ، الإستفادة منها والتعامل معها .

3. ومن هنا قامت جامعتنا بالتركيز على قسم المعلوماتية في الجامعة لإيجاد الحلول المناسبة ومن المعلوم أن قسم المعلوماتية في جميع المؤسسات اصبح ذو اهمية كبيرة لما يؤمن للمؤسسات من إمكانيات عديدة منها التواصل بين المدراء والموظفين في مختلف الأقسام، وتحسين انتاجية الموظف من خلال تأمين موارد متعددة مثل الولوج إلى الشبكة العنكبوتية، تخزين معلومات مهمة وحفظها وارشفتها ومشاركة موظفين آخرين لهذه المعلوات للإستفادة من انجازات الآخرين والبناء عليها. ومع هذا، فقد قمنا في الجامعة بوضع نظام خاص يؤمن جميع الخدمات المطلوبة للعملية الإدارية والأكاديمية .

4. - وقد قسم إلى 3 محاور أساسية مرتبطة ببعضها البعض. - محور يتعلق بالطلاب وأمورهم الإدارية مع الجامعة من قبول وتسجيل وطلبات و إفادات وغيرها . محور يتعلق بالعمل الأكاديمي البحث من محاضراتوأبحاث وامتحانات وعلامات. ومحور ثالث يتعلق بالعمل الإداري والأكاديمي الداخلي والخاص بالجامعة.

5. وما يهمنا اليوم في بحثنا هذا هو المحور الأول الذي يتعلق الطلاب وأمورهم الإدارية ومن ضمنها عملية القبول والتسجيل. فبالنسبة لتقديم الطلبات وعملية درس الملفات فقد أصبح بالإمكان مسح ملفات الطلاب وتحويلها إلى نسخ الكترونية نستطيع الإستفادة منها في المكتب وبإمكان المرجع الأكاديمي والإداري المختص الدخول عليها والحصول على معلومات كل واحد حسب صلاحياته وبالتالي يبقى الملف الأساسي الورقي موجود في مخزن الأرشيف لا يتم التداول به إلا فقط عند التقديم.

6. وبالتالي استطعنا من خلال القيام بدراسة لحلقة التعامل الإداري وبناء عليه تم تحديد صلاحيات كل موظف من ناحية الدخول على البرنامج والحصول على المعلومات التي يحتاجها من دون أن يتكلف العناء في الذهاب إلى قسم الأشيف ومن دون أن ينتقل الملف الورقي من موظف لآخر.

7. والتحدي الأصعب كان في ربط فروع الجامعة في بعضها البعض، إذ لدينا ستة أفرع خارج بيروت وعملية ضبط ومراقبة وضمان جودة تنفيذ العمل الإداري لمكتب القبول والتسجيل ليس بالعملية السهلة. وكان للبرنامج الجديد دور أساسي في تنظيم ذلك إذ أن نفس الطريقة تطبق في مكاتب القبول والتسجيل في الأفرع، زبعد مسح ملفات الطلاب الكترونيا يتم نقل الملف الورقي إلى أرشيف أساسي موجود في الفرع الأساسي.

8. وبالتالي موظفو الفرع يستطيعون متابعة أي عملية بالملف من خلال الحاسوب.إذ ان جميع المعلومات في الملف الورقي هي منظمة وموجودة بالتفصيل على البرنامج. وأكثر من ذلك و لضمان جودة سير العمل فإن المكتب الأساسي يستطيع الدخول على حاسوب الفرع من خلال شبكة خاصة محمية داخلية للجامعة. وبالتالي مراقبة كافة الأمور المتعلقة الطالب سواء كان تابع للهيئة الإدارية أو للهيئة الأكاديمي.

9. كما أن استحداث شبكة مناطقية خاصة والتي فتحت المجال لإدارةالجامعة الامور التالية: 1.تقديم خدمات موحدة ومتميزة لكل من موظفي وتلاميذ الافرع ومراكز التدريس. 2.تفعيل وتحديث لغة وشكل التواصل بين المراكز من خلال البريد الالكتروني الموحد. 3-حماية اجهزة الحاسوب من الفيروسات الإلكترونية القادمة من خلال الشبكة العنكبوتية اخطار الدخول الغير مرخص للأشخاصhackers من خلال استخدام جهاز متطورfirewall بالدرجة الأولى وعن طريق برنامج الدفاع الخاص بالحواسيب antivirus . وبالاتالي تم تأمين الحماية الداخلية والخارجية لشبكة الجامعة .

10. بالإضافة إلى أن جميع المراسلات الإدارية البحث أصبحنانقوم بها مباشرة من خلال هذه الشبكة من خلال البريد الإلكتروني الموحد، إذ أصبح لكل موظف رقم خاص على الحاسوب محدد عليه الصلاحيات والإمكانيات التي يستطيع الإستفادة منها من هذا البرنامج يستطيع من خلاله التواصل مع جميع موظفي الجامعة في أي فرع كان ضمن أي عملية آمنة وسريعة.

11. ومن حسنات اتباع هذا البرنامج بعد فترة من تطبيقه: - ضمان جودة العمل - ضمان توحيد طريقة تنفيذ العمل وجودتها في جميع الفروع . - إمكانية الدخول على أي ملف بسرعة أكثر من البحث عنه في العملية الورقية. - توفير مادي على الجامعة من خلال تخفيف الأعباء المادية المترتبة على تنقل الموظفين بين الفروع ومتابعة أعمالهم. - ضمان حفظ الملفات الورقية الرسمية في مكان آمن وحمايتها من أي تلاعب او ضياع. - ربط الجامعة كلها ببعضها البعض. - استطاعة أي موظف أو أكاديمي حسب صلاحيته بالدخول والمراقبة. - الإستحصال على تقارير يومية وشهرية وسنوية مما يساعد في تأمين جودةالعمل ومراقبته.