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IV ENCUENTRO MEJORES PRÁCTICAS Y TENDENCIAS PARA CONTADORES PÚBLICOS

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FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS. 27 de julio de 2012. IV ENCUENTRO MEJORES PRÁCTICAS Y TENDENCIAS PARA CONTADORES PÚBLICOS. PROFESIONALIZACIÓN DE LAS PYME. Expositor: Norberto J. Bruschi. LAS PYME EN LA ARGENTINA. Representan el 99% de las empresas argentinas.*.

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FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS

27 de julio de 2012

IV ENCUENTRO

MEJORES PRÁCTICAS Y TENDENCIAS PARA CONTADORES PÚBLICOS

PROFESIONALIZACIÓN

DE LAS PYME

Expositor: Norberto J. Bruschi

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LAS PYME EN LA ARGENTINA

  • Representan el 99% de las empresas argentinas.*
  • Aportan el 42% de las ventas.*
  • Emplean el 69% de los trabajadores.*
  • Hay alrededor de 1.800.000 (con monotributistas y microempresarios).**
  • Alrededor del 40% está concentrado en Capital y GBA. (Menos del 3% del territorio nacional).**
  • Otros núcleos: Mendoza (Capital y San Rafael), Córdoba, Santa Fe (Rosario, Reconquista, Venado Tuerto, Rafaela), Zárate, Cam-pana, Escobar, Pilar.**
  • Alrededor del 20% exportan.**
  • 80% tienen dificultades para conseguir operarios calificados de nivel terciario, 40% para encontrar mano de obra no calificada y 30% para incorporar profesionales universitarios jóvenes.**

* Fuente: SEPYME**Fuente: Fundación Observatorio PYME

Norberto J. Bruschi - Bértora

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PYME FAMILIARES

Sólo el 5% de las empresas familiares supera la tercera generación del negocio.*

AUNQUE HAY FIRMAS FAMILIARES MUY EXITOSAS:

Arcor (Pagani)

Banco Galicia (Escasany, Ayerza

y Braun Menéndez)

Loma Negra (Fortabat)

Medicus (Aufiero, All, Pavlovski)

Techint (Rocca)

Supermercados Coto(Alfredo Coto)

* Fuente: Consultora McKinsey

Norberto J. Bruschi - Bértora

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Esta exposición está basada en el siguiente pensamiento:

  • Existen principalmente dos decisiones que uno debe tomar en la vida:
  • Aceptar las cosas como son.
  • Aceptar la responsabilidad para cambiarlas.
  • Denis Waitley
  • Escritor y conferencista estadounidense (1933). Consultor en desarrollo de negocios y autor de best-sellers.

Norberto J. Bruschi - Bértora

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LA CONSULTORÍA

Norberto J. Bruschi - Bértora

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La Consultoría de mala fama

Diagnóstico:

1. No hay un Plan Estratégico.

2. El sistema de contabilidad es obsoleto.

3. El personal no es idóneo.

4. No hay un Reglamento de Compras.

Recomendaciones:

1. Tener un Plan Estratégico.

2. Reemplazar el sistema de contabilidad.

3. Contratar personal idóneo.

4. Formular un Reglamento de Compras.

Norberto J. Bruschi - Bértora

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Consultor proveedor de soluciones

1. Lo que el Consultor hace absolutamente por sí solo.

Ejemplo: Implantación de un Data Center y una LAN, llave en mano.

2. Lo que el Consultor hace por sí solo, relevando información.

Ejemplo: Formulación del Reglamento de Compras.

3. Lo que el Consultor hace que se haga.

Ejemplo: Dirección de proyectos o suministro de metodologías.

RE-SUL-TA-DOS

Norberto J. Bruschi - Bértora

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PUNTO DE PARTIDA

Toda organización, o todo departamento o parte de ella, es tan buena o tan mala como quien la lidera.

La primera virtud del príncipe es saber de quiénes rodearse.

Nicolás Maquiavelo

Norberto J. Bruschi - Bértora

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PIRÁMIDE ORGANIZACIONAL

Dirección Estratégica

Dirección Táctica

Supervisión

Líderes de Equipo

Operarios

Norberto J. Bruschi - Bértora

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PIRÁMIDE ORGANIZACIONAL

Dirección Estratégica

LIDERAZGO

Dirección Táctica

Supervisión

Líderes de Equipo

Operarios

Norberto J. Bruschi - Bértora

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DIRECCIÓN GENERAL

Problemas característicos

Norberto J. Bruschi - Bértora

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DIRECCIÓN GENERAL – PROBLEMAS CARACTERÍSTICOS

No se practican algunas de las planificaciones siguientes:

  • Planeamiento estratégico y táctico
  • Plan Operativo Anual (POA)
  • Planeamiento de la producción
  • Presupuestos
  • Plan de Sistemas
  • Plan de Seguridad
  • Plan de Recuperación de Desastres (DRP) o Plan de Continuidad de Negocio (BCP)
  • Administración de Proyectos (PM)

Norberto J. Bruschi - Bértora

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DIRECCIÓN GENERAL – PROBLEMAS CARACTERÍSTICOS

No se practican algunos de los controles siguientes:

  • Control del POA
  • Control presupuestario
  • Control de la Seguridad
  • Control de Proyectos
  • Auditoría Interna
  • Tablero de Comando (Balanced Scorecard)
  • Control de Costos de Producción

Norberto J. Bruschi - Bértora

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DIRECCIÓN GENERAL – PROBLEMAS CARACTERÍSTICOS

No se dispone de sistemas contables que proporcionen adecuada información para la toma de decisiones y el control de gestión, tal como:

  • Balances mensuales
  • Revisiones analíticas
  • Cash-flow mensual
  • Control de Costos

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DIRECCIÓN GENERAL

Soluciones

Norberto J. Bruschi - Bértora

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DIRECCIÓN GENERAL - SOLUCIONES

SOLUCIÓN 1:

Formulación de los siguientes planes:

  • Plan Estratégico (5 años) y Plan Táctico (3 años)
  • Plan Operativo Anual (POA), incluyendo el Plan de Producción
  • Presupuestos:
  • De Ventas
  • De Compras
  • Económico (De Ingresos, Egresos y Resultados)
  • Financiero (Flujo de fondos)
  • Impositivo
  • Plan de Sistemas
  • Plan de Seguridad
  • Plan de Continuidad de Negocio (BCP)
  • Administración de Proyectos (PM)

Norberto J. Bruschi - Bértora

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DIRECCIÓN GENERAL - SOLUCIONES

SOLUCIÓN 2:

Implantación de los siguientes controles:

  • (Los controles de los planes estarían incluidos en sus respectivos diseños).
  • Control de Proyectos (Incluido en PM).
  • Servicio externo de Auditoría Interna.
  • Tablero de Comando (Balanced Scorecard).
  • Sistemas contables que permitan la disposición de un Sistema de Información Gerencial confiable.

Norberto J. Bruschi - Bértora

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ESTRUCTURA DE ORGANIZACIÓN

Problemas característicos

Norberto J. Bruschi - Bértora

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DIRECCIÓN GENERAL – PROBLEMAS CARACTERÍSTICOS

  • Los propietarios no se limitan a ejercer su función de dirección, sino que intervienen en el nivel operativo.
  • (Tener la propiedad de la empresa no obliga a trabajar en ella).
  • Si los que dirigen son familiares, se trata de tomar las decisiones por consenso, de modo que nadie se sienta mal. Pero las decisiones “promedio” rara vez son las mejores.
  • No hay organigrama o, si lo hay, suele no haber correspondencia entre el organigrama formal y el real, presentarse casos de “uno sobre uno”, violarse el principio de la unidad de mando o haber exceso de niveles que dificultan la comunicación y la circulación de la información.

Norberto J. Bruschi - Bértora

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ESTRUCTURA DE ORGANIZACIÓN

Soluciones

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IMPRESCINDIBLE:

Fuerte

conducción

unificada

CEO

(Gerente General)

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ESTRUCTURA DE ORGANIZACIÓN

SOLUCIÓN:

Rediseño de la estructura de organización

  • REQUIERE:
  • Coaching de Directores para definir:
  • Los roles y las responsabilidades de cada uno.
  • Las relaciones de autoridad.
  • Las relaciones de trabajo.
  • El proceso de toma de decisiones.
  • Las retribuciones.
  • La aprobación de la nueva estructura diseñada por el consultor.

TODO ELLO PARA EMPRENDER…

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LA PROFESIONALIZACIÓN DE LA PYME

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MANUALES

Problemas característicos

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MANUALES – PROBLEMAS CARACTERÍSTICOS

  • No hay Manual de Funciones.
  • No hay Manual de Procedimientos Administrativos.
  • No hay Manual de Normas.
  • No hay Manual de Autorizaciones.

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MANUALES

Soluciones

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MANUALES - SOLUCIONES

  • SOLUCIÓN 1:
  • Elaborar el Manual de Funciones
  • Diseño del organigrama general.
  • Elaboración de organigramas departamentales.
  • Definición de funciones comunes a cargos similares.
  • Definición de funciones de cada puesto del organigrama.
  • Diseño, redacción y edición del Manual de Organización.

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MANUALES - SOLUCIONES

  • SOLUCIÓN 2:
  • Elaborar el Manual de Procedimientos Administrativos
  • Relevamiento de procedimientos actuales, por proceso y subproceso.
  • Diagnóstico y recomendaciones de mejoras en todos los procesos.
  • Descripción de los procedimientos de todos los procesos.
  • Diseño, redacción y emisión del Manual de Procedimientos Administrativos.

Norberto J. Bruschi - Bértora

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MANUALES - SOLUCIONES

  • SOLUCIÓN 3:
  • Elaborar el Manual de Normas Administrativas
  • Relevamiento e inventario de normas existentes.
  • Diagnóstico y recomendaciones de mejoras en las normas.
  • Formulación de normas faltantes.
  • Diseño, redacción y emisión del Manual de Normas Administrativas.

Norberto J. Bruschi - Bértora

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SISTEMAS

Problemas característicos

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SISTEMAS – PROBLEMAS CARACTERÍSTICOS

Las instalaciones de Sistemas suelen poner a la PYME en estado extremadamente crítico

Es común que no haya un recinto (data center, sala de sistemas, centro de datos o como quiera llamárselo) que asegure:

la seguridad,

la integridad,

la privacidad

y la confidencialidad

de la información,

la protección de los activos informáticos

y la continuidad de las operaciones de la firma.

Norberto J. Bruschi - Bértora

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SISTEMAS – PROBLEMAS CARACTERÍSTICOS

(Aspectos principales)

No hay normas de sistemas.

No se hacen pruebas de restauración de backups.

No hay Plan de Sistemas.

No hay Plan de Recuperación de Desastres.

La administración de correos se encuentra tercerizada.

La ubicación del rack es inadecuada: Los servidores están expuestos

a cualquier acto malintencionado o accidente no intencionado.

No hay refrigeración para los equipos.

Se utilizan clones poco confiables.

Todo o gran parte del software carece de licencia.

Hay usuarios que usan escritorio remoto sin VPN ni encriptación.

Los servidores no tienen arreglo redundante de discos (RAID).

No hay filtro de navegación.

El antivirus no está licenciado.

Norberto J. Bruschi - Bértora

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SISTEMAS – PROBLEMAS CARACTERÍSTICOS

Para analizar

  • Relación entre cantidad de PC y notebooks y cantidad de impre-soras. Es muy común que un mal diseño de la red determine la existencia de impresoras innecesarias.
  • ¿La configuración de hardware, software de base y programas de aplicación es la más conveniente? ¿El software está licenciado? ¿Está actualizado?
  • ¿Las bases de datos con información de personas están inscriptas en la DNPDP, de acuerdo con la Ley 25326?
  • Responsabilidad por daños y perjuicios, sanciones penales, apercibimien-to, suspensión, clausura de la base de datos, multa de hasta $ 100.000.

Norberto J. Bruschi - Bértora

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SISTEMAS

Soluciones

(No excluyentes)

Norberto J. Bruschi - Bértora

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SISTEMAS – SOLUCIONES

SOLUCIÓN 1:

Instaurar un Data Center y una LAN dotados de todas las condiciones de óptimo funcionamiento y seguridad.

SOLUCIÓN 2:

Asegurar la existencia de la unidad de organización de Tecnología de la Información (Sistemas), integrada por personal idóneo de acuerdo con las características de la empresa.

SOLUCIÓN 3:

Elaborar e implantar el Plan de Sistemas, el Plan de Seguridad y el Plan de Recuperación de Desastres.

Norberto J. Bruschi - Bértora

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SISTEMAS – SOLUCIONES

  • SOLUCIÓN 4:
  • Elaborar e implantar las Normas de Sistemas, en especial:
  • Norma de backup.
  • Norma de control de acceso físico.
  • Norma de control de acceso lógico.
  • Políticas de uso aceptable de Internet, correo electrónico y dispositivos móviles.
  • Política de escritorio y pantalla limpios.
  • Norma de administración de contraseñas, filtros y perfiles.

SOLUCIÓN 5:

Licenciar el software.

Para ello, analizar opciones pagas y gratuitas, y formular el

plan de legalización paulatina.

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SISTEMAS – SOLUCIONES

AL IMPLEMENTAR UN SISTEMA PARA EL CORE DEL NEGOCIO

  • Designar un Administrador del Proyecto (PM) calificado y experimentado.
  • Seleccionar módulos a implementar y definir sus prioridades y secuencias necesarias.
  • Acordar con la firma implementadora un SLA, con cotización y facturación por entregables.
  • Definir tareas, duración de cada una y orden de precedencia.
  • Definir metodología de implementación.
  • Formular el cronograma de implementación.
  • Definir hitos de control calendarizados en etapas cortas.
  • Determinar los miembros del equipo de implementación y las
  • tareas de cada uno para alcanzar cada hito.
  • Definir la migración de archivos y los procesos paralelos.
  • Capacitar a los usuarios referentes de cada área.
  • Implantar y optimizar los módulos.

REASIGNACIÓN DE RECURSOS

SEGUIMIENTO Y CONTROL

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RECURSOS HUMANOS

Problemas Característicos

Norberto J. Bruschi - Bértora

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Las personas no son un recurso de la organización. Las personas son la organización.

Peter Senge

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RECURSOS HUMANOS – PROBLEMAS CARACTERÍSTICOS

  • No hay práctica sistemática de:
  • Coaching ejecutivo.
  • Coaching ontológico.
  • Mentoring.
  • No hay un plan de detección y formación de líderes.
  • No hay un plan de descubrimiento y desarrollo del talento.
  • No hay un plan de generación y fortalecimiento del alto desempeño de individuos y de equipos.
  • No hay un método sólido de evaluación del desempeño por ponderación de factores.
  • No hay comunicaciones efectivas.
  • No hay un house organ (revista interna).
  • Cuando no hay Presupuesto, no puede haber incentivación con otorgamientos de bonus por cumplimiento de las metas presupuestarias.

Norberto J. Bruschi - Bértora

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RECURSOS HUMANOS

Soluciones

Norberto J. Bruschi - Bértora

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RECURSOS HUMANOS - SOLUCIONES

SOLUCIÓN 1:

Instaurar la práctica del Coaching Ejecutivo y el Coaching Ontológico, empezando por los Directores en sesiones individuales y conjuntas.

SOLUCIÓN 2:

Formular y poner en práctica un plan de formación de líderes, detectando los empleados con potencial y aplicando con ellos eI programa de desarrollo del liderazgo.

SOLUCIÓN 3:

Poner en práctica un taller para el desarrollo del talento y el logro del alto desempeño individual y grupal.

SOLUCIÓN 4:

Formular un método específico para la evaluación del personal sobre la base de la ponderación de factores.

Norberto J. Bruschi - Bértora

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COMPRAS

Problemas característicos

Norberto J. Bruschi - Bértora

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COMPRAS – PROBLEMAS CARACTERÍSTICOS

  • No hay un Reglamento de Compras.
  • No hay un Registro de Proveedores.
  • No hay un Catálogo de Artículos.
  • Las compras no están centralizadas.
  • No hay Manual de Autorizaciones de Compras.

Norberto J. Bruschi - Bértora

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COMPRAS

Solución

Norberto J. Bruschi - Bértora

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COMPRAS - SOLUCIÓN

Elaborar y poner en práctica controlada el Reglamento de Compras aplicable a todas las adquisiciones, sea de materias primas, de cualesquiera otros bienes o insumos, o de servicios.

El Reglamento de Compras, por sí solo y en tanto sea rigurosamente cumplido, soluciona todos los problemas de compras y puede generar importantes economías. Además, permite delegar la gestión, porque proporciona puntos específicos de control consistente. Sin embargo, para ello debe estar perfectamente elaborado y contemplar todos los aspectos de las compras y sus tramitaciones.

Norberto J. Bruschi - Bértora

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RESUMEN DE SOLUCIONES PRINCIPALES

Para la profesionalización de las PYME

Norberto J. Bruschi - Bértora

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RESUMEN DE SOLUCIONES PRINCIPALES

Coaching de Directores

Plan Estratégico (5 años) y Plan Táctico (3 años)

Rediseño de la estructura de organización

Instaurar la unidad de TIC.

Elaboración del Manual de Organización

Elaboración del Manual de Procedimientos Administrativos

Plan Operativo Anual (POA), incluyendo el Plan de Producción

Presupuestos

Tablero de comando

Plan de Sistemas

Plan de Seguridad

Plan de Continuidad de Negocio (BCP)

Administración de Proyectos (PM)

Servicio externo de Auditoría Interna

Instaurar el Data Center

Elaborar Normas de Sistemas

Legalizar el software

Instaurar Administración de Proyectos

Poner en marcha el plan de detección y formación de líderes

Poner en marcha el plan de desarrollo de talentos y alto desempeño

Diseñar el método de evaluación del desempeño

Formular e implantar el Reglamento de Compras y sus prácticas

Norberto J. Bruschi - Bértora

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Norberto J. Bruschi

Tel.: 4342 2544

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