Система потокового ввода документов
Download
1 / 26

Система потокового ввода документов - PowerPoint PPT Presentation


  • 151 Views
  • Uploaded on

Система потокового ввода документов. Задача массового ввода данных. Ввод и хранение: ручной вариант ручной труд по вводу данных хранение данных без привязки к фото-копии документа большие затраты на хранение и поиск документов. Ввод и хранение: автоматизированный вариант

loader
I am the owner, or an agent authorized to act on behalf of the owner, of the copyrighted work described.
capcha
Download Presentation

PowerPoint Slideshow about ' Система потокового ввода документов' - nasia


An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author.While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Presentation Transcript

Задача массового ввода данных документов

  • Ввод и хранение: ручной вариант

    • ручной труд по вводу данных

    • хранение данных без привязки к фото-копии документа

    • большие затраты на хранение и поиск документов

  • Ввод и хранение: автоматизированный вариант

    • автоматизированный ввод данных и копий документов в СЭД, ЭА

    • в одном потоке документы+данные

    • доступ к данным и копиям документов: быстрый, удаленный, одновременный

    • в несколько раз более эффективное решение по сравнению с ручным вводом


Структурированные документы - формы

Формы с фиксированной разметкой (т.н. «машиночитаемые»):

для сбора данных

совпадают на просвет

заполняются от руки

Примеры:

заявления

обращения

жалобы

анкеты


Слабо-структурированные документы

Гибкие формы:

представлены данные и текст

одинаковые данные, разное расположение

разные источники

Примеры:

приказы и распоряжения

служебные записки

счета-фактуры

платежные поручения

акты выполненных работ


Неструктурированные документы документы

Текстовые документы:

  • изображения и полный текст

  • для электронных архивов и систем документооборота представлены данные и текст

    Примеры:

  • договоры

  • письма

  • журнальные статьи



Abbyy
Технологии документы ABBYYдля потокового ввода документов

Технологии ABBYY позволяют реализовать двасценария потокового ввода документов:

индивидуальный

централизованный


Индивидуальный ввод документов документы

Функциональное решение, легкое в развертывании и использовании.

Возврат инвестиций до 1 года.

Идеально подходит для малого и среднего бизнеса, рабочих групп и отделов


Abbyy flexicapture 8 0 professional
ABBYY FlexiCapture 8.0 Professional: документыобщая точка входа


Потоковый ввод документов документы

Разделение документов по:

Количеству страниц

Пустым страницам

Штрих-кодам на страницах

Объединение нескольких файлов из разных подпапок в один документ


Abbyy formreader 6 5 enterprise edition
ABBYY FormReader 6.5 Enterprise Edition документы

Удаленные точки сканирования

Центр обработки данных


Ключевые возможности документы

Автоматическая классификацияи обработка разнообразных документов в одном потоке

Технология FlexiCapture для автоматического сбора данных со слабо-структурированных документов

Простой и эргономичный интерфейс пользователя

Точное распознаваниена многих языках


Автоматизированная обработка первичных бухгалтерских документов


Ввод счетов-фактур первичных бухгалтерских документов

  • Востребованность

    • Стоимость ручной обработки одного счета-фактуры --25 - 200рублей

    • Пиковое количество документов в конце месяца приводит к авралу

    • Своевременная отчетность по НДС позволяет оставлять в бизнесе значительную сумму денежных средств

    • Обмен в электронном виде только с 15% поставщиков

    • Автоматическая обработка – в 5 раз быстрее и дешевле

    • 20% компаний готовы отказаться от поставщика, если тот не предоставляет документы своевременно

  • В основе решения

    • ABBYY FlexiCapture 8.0


Ввод счетов-фактур первичных бухгалтерских документов

  • Структура документов одинаковая, а размещение данных - разное


Как работает система первичных бухгалтерских документов?

Оператор помещает пачку счетов-фактур в автоподатчик сканера и нажимает на кнопку «Сканировать».

Дальше ABBYY FlexiCapture все сделает автоматически: отсканирует документы, определит тип документа, выделит нужные поля, распознает их и проконтролирует правильность заполнения.


Как работает система первичных бухгалтерских документов?

Документы подаются оператору в стандартизированном виде для окончательного подтверждения правильности ввода и возможной коррекции.

Остается нажать кнопку «Экспортировать», чтобы сохранить данные в ERP или файл.


Эффективность: пример из жизни первичных бухгалтерских документов

  • Финансовый отдел компании обрабатывает входящие счета-фактуры в количестве

  • 500штук в месяц (1-3 страницы)

    • Ввод вручную требовал: 1 человекна полную занятость. Аврал в конце месяца

    • Ввод с ABBYY FlexiCapture: 1 человек менее чем на 1 неделю

  • В результате внедрения ABBYY FlexiCapture:

    • Своевременная отчетность по НДС

    • Архив электронных фотокопий документов(в формате PDF)

    • Экономия - 3 человеко-недели в месяц = = 24 500 руб.в месяц = 294 000 руб.в год(исходя из зарплаты 17 000 руб. в месяц и содержания рабочего места 8 000 руб.)


Эффект использования системы первичных бухгалтерских документов

  • Увеличение скорости ввода счетов-фактур в 5 раз

  • Сокращение количества ошибок и раннее обнаружение неверно оформленных документов

  • Сокращение суммарных расходов на обработку счетов-фактур более чем на 50%

  • Своевременная отчетность по НДС позволяет оставлять в бизнесе значительную сумму денежных средств

  • Снижение риска претензий и штрафных санкций налоговых органов благодаря автоматической проверке реквизитов организаций и описаний номенклатур

  • Архив электронных образов счетов-фактур позволит найти и распечатать нужные документы за считанные секунды

  • Срок возврата инвестиций в ABBYY FlexiCapture составляет от 3 до 6 месяцев


ad