Lezing Draaitabellen

1. LezingDraaitabellen Wouter van der Zwan E-mail: vd.zwan@hccnet.nl

2.  Draaitabellen  • Snelle manier om op verschillende manieren optellingen en selecties te maken. • Basis is een tabel met rijen en kolommen. Pas op: In de kolommen moeten altijd op rij 1 een kolomnaan staan

3. Voorbeeld van een draaitabel

4. Te behandelen onderwerpen • Hoe maken we een draaitabel • Hoe is een draaitabel opgebouwd. • Wat kun je er mee doen. • Welke “technieken” en “trucs” zijn er.

5. Doel Lezing • Weten wat een draaitabel is. • Weten welke mogelijkheden een draaitabel heeft. • Optimaal gebruik kunnen maken van een draaitabel.

6. Hoe maken we een draaitabel Uitgangspunt is het bestand waarin bijgehouden wordt wie aanwezig zijn op de bijeenkomsten van de maandagavonden en de dinsdagmiddagen in Zoetermeer. De periode is van januari 2007 tot en met juni 2007 Dit bestand moest eerst bewerkt worden

7. Nu het bestand gereed is gaan we aan de slag • Zorg, dat voor iedere kolom een omschrijving beschikbaar is • Ga in het bestand staan • Keuze “Data”  “Draaitabel en ………” • Kies gegevens maken uit excel lijst of database • “Volgende >” (automatisch wordt het bestand aangegeven) • “Volgende >” (keuze waar de draaitabel moet komen-beste is nieuw werkblad) • “Indeling …” • Sleep de kolomnamen naar de juiste plaats • Dubbelklik (linker muisknop) op selectievelden in gegevens • Kies som, aantal, gemiddelde of anders en klik vervolgens op“OK” • “OK” • “Voltooien” • Klik “Lijst met draaitabelvelden” en “Draaitabel” weg

8. Elementen Draaitabellen • Keuzevelden • Kolomvelden • Gegenereerde gegevens • Eventueel (sub)totalen

9. Elementen van een draaitabel Keuzevelden • Kolomvelden Gegenereerde gegevens Merk op: Kolomvelden kunnen keuzevelden worden en Keuzevelden kunnen kolomvelden worden

10. Basismogelijkheden • Slepen • Informatie kiezen • Informatie weglaten • Totalen en subtotalen • Gegevens inzien

11. Basismogelijkheden → Slepen • Slepen- Kies een keuzeveld (selectieveld)- Linkermuisknop indrukken en vasthouden - Sleep dit naar de gegenereerde gegevens of terug- Er zijn 3 plekken om selectievelden te plaatsen Zie sheet “Elementen draaitabel”- Er zijn meerdere mogelijkheden binnen de plekken - Let op “streep” bij de gegenereerde gegevens bij het slepen (sorteervolgorde!)- Sleep goed (anders is selectieveld “weg”)

12. Voorbeeld van slepen

13. Basismogelijkheden → Kiezen • Kiezen- Kies keuzeveld linksboven, muispijl op pijltje- Linker muisknop indrukken (en loslaten)- Selecteer keuze (linker muisknop indrukken) (Keuze wordt blauw)- “OK”- Slechts één keuze kan gemaakt worden per keuzeveld!- Let op wel of niet gesorteerd!

14. Voorbeeld kiezen

15. Basismogelijkheid 1 → Weglaten • Weglaten- Liever niet! Gevaar is “vergeten”- ComplexMogelijkheid 1- Kies selectieveld boven- Twee maal linker muisknop snel indrukken- Selecteer bij “Items verbergen” (wordt blauw). Item “verdwijnt”.- Selecteer bij “Items verbergen” (wordt weer wit). Item “komt terug”. Meerdere keuzes mogelijk. - “OK”- Kan alleen bij selectievelden boven

16. Weglaten van bepaalde gegevens kan uitsluitend bepaald worden bij het onderdeel “Keuzevelden

17. Voorbeeld weglaten mogelijkheid 1 Hier is gekozen om “leeg”en “Wouter” weg te laten

18. Basismogelijkheid 2 → Weglaten • Weglaten- Liever niet! Gevaar is “vergeten”- ComplexMogelijkheid 2- Kies keuzeveld in draaitabel, muispijl op pijltje- Linker muisknop indrukken (en loslaten)- Selecteer keuze(s) (linker muisknop indrukken) (Vinkje verdwijnt al dan niet)- “OK”Kan alleen bij keuzeveld in draaitabel

19. Voorbeeld weglaten mogelijkheid 2 We gaan nu 19 maart 2007 weglaten

20. Basismogelijkheden → (Sub)Totalen • Subtotalen- Kies een kolomveld- Twee maal linker muisknop snel indrukken- Selecteer bij “Subtotalen”. Automatisch of geen (Vink keuze aan)- “OK”- Kan bij alle selectievelden- Subtotalen verschijnen (pas) als selectieveld in draaitabel staat

21. Voorbeeld (Sub)totalen subtotaal subtotaal

22. Voorbeeld(Sub)Totalen Subtotalen kunnen ALLEEN gemaakt worden van in dit geval de velden “achternaam” en “datum” Dus Alles wat voot “totaal”staat

23. Basismogelijkheden → Gegevens inzien • Gegevens inzien- Kies te onderzoeken gegeven (de getallen)- Twee maal linker muisknop snel indrukken- een nieuw werkblad met achtergrond gegevens verschijnt Hier staan basisgegevens draaitabel!- Kan ook met rij (sub)totalen

24. Voorbeeld Gegevens inzien Om dit duidelijk te maken eerst het veld datum terugzetten naar keuzevelden We krijgen dan onderstaande uitdraai Als voorbeeld klikken we nu dubbel op de 10 in de totaalkolom bij :Bruijn”

25. Voorbeeld Gegevens inzien (vervolg) En een overzicht wordt gegeven van de gegevens van de heer Koos de Bruijn zoals vermeld in het oorspronkelijk bestand waarop de draaitabel is gebaseerd

26. Sorteren van gegevens Evenals subtotalen maken kunnen de velden ook op volgorde gesorteerd worden We klikken weer dubbel op de veldnaam “achternaam” vervolgens op “geavanceerd” en bij de opties voor autosorteren op “oplopend”of “aflopend”

27. Fouten in gegevens draaitabel • Foutmeldingen in de draaitabel als “#N/B” en “#WAARDE!” en “#NAAM?” zijn het gevolg van fouten in het basisbestand, de tabelgegevens. • Met behulp van “Gegevens inzien” kunnen de fouten opgespoord worden.

28. Aanpassen draaitabel Een draaitabel wordt aangepast als: • De brongegevens (de tabel) gewijzigd zijn. • Selectievelden en/of gegevens aan de draaitabel worden toegevoegd.

29. Brongegevens zijn gewijzigd Ga ergens in de draaitabel staan En klik op Gegevens vernieuwen Indien U NIET in de draaitabel staat zal “gegevens vernieuwen”grijs blijven

30. Selectievelden moeten worden toegevoegd Ga (met de muispijl) ergens willekeurig in de draaitabel staan Rechter muisknop indrukken (en loslaten) Keuze “Wizard Draaitabellen” (klik op linker muisknop) “Indeling” Je kunt nu de indeling van de draaitabel aanpassen. (En/)Of vervolg nu met: “< Vorige” Je kunt nu het bereik van de tabel aanpassen Dit moet als er rijen en/of kolommen aan de tabel zijn toegevoegd.

31. Eindtotalen • Sorteren keuzevelden • Subtotalen • Gegevens optellen, tellen of …. • Eindtotalen- Ga (met de muispijl) in de draaitabel staan- Rechter muisknop indrukken (en loslaten)- Keuze “Tabelopties” (klik op linker muisknop)- Kies “Eindtotaal kolommen/rijen”- “OK”

32. Doel Seminar • Weten wat een draaitabel is. • Een eenvoudige draaitabel kunnen maken • Weten welke mogelijkheden een draaitabel heeft. • Optimaal gebruik kunnen maken van een draaitabel. Dus: • Jullie informatiebehoefte beter kunnen benutten dmv draaitabellen in Excel (wat zijn de mogelijkheden).

33. Vragen?