Certificación Número 30 (2008-2009)

REGLAMENTO SOBRE ADQUISICION DE EQUIPOS, MATERIALES Y SERVICIOS NO PERSONALES DE LA UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO Certificación Número 30 (2008-2009) Por: Carmen A. Negrón Moure (Annie) Directora de Compras - RUM 26 agosto 2014

Reglamentaciónsobre los Procesos de Compras • Estapresentación resume laspreguntasmásfrecuentes de los procesos de compra. • La reglamentación de compras no se limita a estapresentación • El reglamentoquerige los proceso de comprases la Certificación 030 (2008-2009) de la Junta de Síndicos de la Unviersidad de Puerto Rico. • Adicional al reglamento, existencertificaciones, cartas circulares, comunicados y otrosreglamentosquetambiénaplican a los proceso de compras y con lascualestenemosquecumplir; estapresentaciónincluyevarios de éstos.

Propósito y Aplicación • Este Reglamento se promulga con el propósito de establecer las normas y procedimientos a seguir en la Universidad de Puerto Rico para la adquisición de equipos, materiales, artículos y servicios no personales y pretende agilizar los procedimientos de adquisición de bienes y servicios no profesionales, y asegurar que éstos sean de óptima calidad.

Definiciones • Cotización – Oferta por escrito de precios y condiciones de un bien o servicio no profesional, que responde a una solicitud por parte de la Universidad. • Emergencia – Suceso o situación de naturaleza excepcional que ocasione una necesidad institucional inesperada e imprevista y que requiera una acción inmediata por parte de la Universidad que conlleva la adquisición de bienes con carácter de urgencia por estar en riesgo la vida, la salud o la seguridad de una o más personas, la propiedad, las operaciones o los servicios de la Universidad. • Especificaciones – Conjunto de términos, condiciones y características físicas, funcionales, estéticas o de calidad para cada renglón de los bienes y servicios a adquirirse utilizado como referencia para su adquisición y evaluación, y que los licitadores o proveedores deberán satisfacer al presentar sus ofertas. • Renglón –Categoría de bienes afines y agrupados, ...

Principios y Políticas Generales • Necesidades institucionales – Toda adquisición se hará para satisfacer al máximo las necesidades de la unidad solicitante y al menor costo que sea posible… • Preferencia por extensión de crédito – En igualdad de condiciones, se podrá dar preferencia en los procesos de adjudicación y emisión de órdenes de compras a los suplidores que le extiendan crédito a la Universidad de Puerto Rico.

Gestión de Adquisición • Las Oficinas de Compras son oficinas de servicio cuyo propósito es orientar, agilizar y viabilizar las adquisiciones de los bienes y/o servicios que les sean requeridos por sus respectivas unidades institucionales utilizando las formas de adquisiciones aquí dispuestas. • El Solicitante es responsable de proveer a la Oficina de Compras los datos técnicos, condiciones especiales y toda otra información necesaria que deberá incluirse en los pliegos de subasta u órdenes de compra de los bienes y/o servicios cuya adquisición solicita. El Solicitante proveerá la información por escrito mediante los medios electrónicos establecidos para este propósito.

… cont. Gestión de Adquisición • La Oficina de Compras no tendrá que identificar los suplidores cuando el Solicitante provea las referidas tres cotizaciones escritas,… Compra directa que no exceda de $50,000 • En las compras donde el precio exceda de tres mil dólares ($3,000) por renglón, pero no exceda de cincuenta mil dólares ($50,000) en total, se solicitarán no menos de tres (3) cotizaciones por escrito ...

Arrendamientofinanciero Compras en caso de emergencia • En los casos de arrendamientos financieros o compras a plazos cuyos términos trasciendan el año fiscal, el contrato deberá renovarse anualmente mediante la emisión de orden de compra, sujeto a la disponibilidad de los fondos para este propósito. • En casos de emergencia que haya sido determinada por el Presidente de la Universidad, o el Rector de la Unidad Institucional, la Oficina de Compras correspondiente, solicitará al menos tres (3) ofertas para la adquisición de bienes o servicios no personales sin necesidad de mediar anuncio o invitación a subasta. • Una vez se obtengan las ofertas, el Presidente, Rector o el funcionario o empleado en quien él delegue, seleccionará el proveedor que someta la mejor oferta. Esta función se ejercerá con extremo cuidado y ponderación, a tenor con los mejores intereses de la Universidad.

Subastas

Subastas • Cuándo celebrar una subasta Se deberá celebrar una subasta en los siguientes casos para toda adquisición de bienes y/o servicios no personales cuyo costo estimado mínimo exceda de cincuenta mil dólares ($50,000) en total y que por tanto no puedan adquirirse mediante otras modalidades de adquisición dispuestas en este Reglamento.

… cont. Subastas • Requisición y memorando justificativo presentados por el Solicitante donde se apruebe la ejecución del proyecto. • Requisición para la publicación del anuncio de subasta en un periódico. • Evidencia de la asignación de fondos y el número de la cuenta a la que se cargarán los gastos de la adquisición. • Especificaciones técnicas debidamente aprobadas por el Solicitante. • Términos y condiciones para la adquisición. • Cualquier permiso requerido por ley o en su defecto una certificación que indique que no necesitan permisos de clase alguna o razón por la que en esta etapa no es necesario tal permiso para el proyecto para el cual se realiza la subasta. • Disposición que indique que las referencias, si alguna, a marcas específicas de artículos se hacen únicamente como guía e índice para ilustrar al licitador sobre lo que se quiere adquirir.

… cont. Subastas • De requerirse marcas específicas, se indicará expresamente. Como parte del expediente de adquisición se incluirá un informe donde el Solicitante justifique tal necesidad. • Cualquier consideración que se le dará a una oferta que contenga descuentos por pronto pago. • Cualquier otra información o documentación necesaria que determine la Oficina de Compras de la unidad institucional o que requieran los reglamentos de la Universidad o las leyes o reglamentos estatales o federales aplicables.

Fraccionamiento de ComprasSeñalamientoAuditoríaInterna AOI 2006-03 • No fraccionarlascompras. Para esto la Oficina de Comprasdebeanalizarlasrequisiciones con el propósito de agruparaquellasquesean de un mismousuario, cuenta y/o departamento; a suvez, agruparaquellasquetengan los mismosrenglones.

CERTIFICACIONES REGLAMENTOS COMUNICADOS CARTAS CIRCULARES

Certificaciones que complementan los procesos de compra Certificaciones de la Junta de Síndicos y Junta de Gobierno – Se pueden acceder en línea, http://www.certifica.upr.edu/ • Certificación 190 (2002-2003) Normas sobre gastos para el Desarrollo de Relaciones Institucionales • Certificación 191 (2002-2003) Normas sobre gastos para Actividades de la Comunidad Universitaria • Certificación 35 (2007-2008) Las compras de equipo electrónico para procesamiento de datos y/o sus componentes serán coordinados con las oficinas de sistema de información.

… cont. Certificaciones que complementan los procesos de compra Certificación del Consejo de Educación Superior • Certificación 120 (1986-1987) Reglamentos de Gastos de Viaje de la Universidad de Puerto Rico ComunicadosRectores RUM 10 de mayo de 1995 – Dr. Stuart J. Ramos, Rector • Delega en los decanos, la autoridad para aprobarviajes. 22 de febrero de 2010 – Dr. Jorge Rivera Santos, Rector Interino • Paraliza los gastos de viaje con cuentasfondo general. 22 de agosto de 2013 – Dr. Andrés Calderón, Rector Interino • Delega en los decanos, la autoridad para aprobarviajes con fondo general. Estosólo para docentesque van a presentarproyectos de investigación.

Cartas Circulares Carta Circular Núm 96-18 (8 de febrero de 1996) • Los pagos anticipados requieren la aprobación expresa del Director de Finanzas. Comunicados • 22 de febrero de 2010 – Dr. Jorge Rivera Santos, Rector Interino • Separalizan los gastos de cenas, meriendas y viajes con fondo general.

... Cont. Comunicados • 22 de agosto de 2013 – Dr. Andrés Calderón, Rector Interino Se delega en los decanos la autorización de • solicitudes de equipo • pago de viajes al exterior a personal docente para presentar trabajos de investigación • permisos para cubrir costos de actividades oficiales cobijadas bajo la Certificación 190. • 23 de marzo de 2014 – Prof. Lucas N. Avilés Rodríguez, Rector Interino • Se delegaen los decanos la autorización de permisos para cubrir costos de actividades oficiales cobijadas bajo la Certificación 191. • 31 de julio de 2014 – Dr. John Fernández Van Cleve, Rector • Se autoriza la compra de servicios de alimentos con cargos a cuentas del fondo general siempre y cuandoseanaprobadaspor los respectivosdecanos.

Responsabilidades delDepartamentoRequisante

Responsabilidades del DepartamentoRequisante • Antes de entrar una requisición, el solicitante será responsable de verificar con personal de la Oficina de Pre Intervención, el código de gastos que va a utilizar. • El solicitante será responsable de seleccionar a su agente comprador al momento de entrar la requisición. De lo contrario, la requisición no llegará a ningún agente comprador aún cuando esté aprobada en sistema.

… cont. Responsabilidades del DepartamentoRequisante • El solicitante será responsable de proveer a la Oficina de Compras los datos técnicos, condiciones especiales y toda otra información necesaria que deberá incluirse en los pliegos de subasta u órdenes de compra de los bienes y/o servicios cuya adquisición solicita. El solicitante proveerá la información por escrito mediante los medios electrónicos establecidos para este propósito, según lo establece la Certificación número 30 (2008-2009) de la Junta de Síndicos. • El solicitante será responsable de proveer a la Oficina de Compras todos los vistos buenos necesariospara adquirir materiales que serán utilizados por algún taller de Edificios y Terrenos para realizar algún trabajo. Los visto buenos serán de cada uno de los talleres que habrán de realizar el trabajo.

… cont. Responsabilidades del DepartamentoRequisante • El solicitante será responsable de escribir el propósito para el cual está haciendo la compra. • Cuando el solicitante sugerido no pertenezca al Registro de Licitadores del RUM, el solicitante será responsable de incluir datos del suplidor de manera que la Oficina de Compras pueda contactarlo. Entre éstos están: nombre del suplidor, persona contacto, número de teléfono y de fax, correo electrónico. Hasta tanto el suplidor no entregue a la Oficina de Compras todos los documentos requeridos para ser incluidos en su registro de licitadores, no se cotizará ni se emitirá orden de compra a su favor. Una compra bajo estas condiciones excede el mes.

… cont. Responsabilidades del DepartamentoRequisante • Debidoal alto volumen de requisiciones que se reciben a diario, la Oficina de Compras requiere de tiempo para hacer las gestiones reglamentarias antes de poder emitir una orden de compra. El solicitante será responsable de darle seguimiento a su aprobador para que toda solicitud llegue a la Oficina de Compas con no menos de un mes antes de necesitar lo que estén requisando.

Certificación Número 30 (2008-2009)