Jean Luc GALLIOT - Agent Comptable de la CPAM du Rhône Lydie ABADIAS - Agent Comptable

1. Jean Luc GALLIOT - Agent Comptable de la CPAM du Rhône Lydie ABADIAS - Agent Comptable de la CAF de PARIS CESCAF 2011

2. La forme juridique des organismes • Le Conseil (d ’Administration) • Le Directeur • L ’Agent Comptable CESCAF 2011

3. Forme juridique des organismes • des organismes de droit privé • ils disposent de la capacité reconnue aux personnes morales • des conseils d ’administration autonomes • un personnel de droit privé • assurant la gestion d ’un service public • financement par des fonds collectifs • législation d’ordre public et contrôle de l’Etat • personnel sous convention collective agréée par l’Etat • comptabilité de droit privé mais... CESCAF 2011

4. Cadre institutionnel • rôle des Pouvoirs Publics • lois de financement votées par le Parlement • rapports gouvernementaux et de la Cour des comptes • exercice du pouvoir réglementaire par le Gouvernement • rôle des établissements publics nationaux • avis et propositions • conventions d ’objectifs et de gestion • gestion budgétaire, informatique, immobilière • tutelle sur les personnes et sur la gestion • pouvoirs de substitution CESCAF 2011

5. Les contrôles sur la Caisse • Le Conseil d ’Administration • Les organes de contrôle externe • soit dans le cadre de la procédure de certification des comptes annuels • soit dans le cadre de missions particulières confiées par les autorités publiques CESCAF 2011

6. Le Conseil (d ’Administration) • COMPOSITION • membres désignés pour 5 ans • parité représentants assurés - représentants employeurs • « corrigée » par présence de représentants des Associations Familiales et/ou de la Mutualité • ainsi que par désignation de personnes qualifiées ou de représentants d’associations • 3 représentants du personnel élus : voix consultative • Directeur et Agent Comptable : assistent de plein droit aux séances du Conseil et des Commissions auxquelles il a donné délégation. CESCAF 2011

7. Le Conseil (d ’Administration) • ATTRIBUTIONS GENERALES • règle par ses délibérations les affaires de l ’organisme (sous réserve des spécificités de la branche Maladie) • dispose des moyens nécessaires pour exercer sa mission • contrôle l ’application de la législation et de ses propres décisions • oriente et contrôle l ’activité de l ’organisme (rapports du Directeur, arrêté des comptes) • Intervient dans la nomination des agents de direction CESCAF 2011

8. Le Conseil (d ’Administration) • ATTRIBUTIONS DETAILLEES • statut et règlement intérieur • budgets • personnel • mesures individuelles • mesures collectives • marchés • actes de la vie civile et représentation en justice • opérations financières • organisation et fonctionnement des services • relation avec les usagers (et avec les professions de santé: assurance maladie) • action sanitaire et sociale • rôle et place du président du conseil d ’administration CESCAF 2011

9. Le Directeur • ATTRIBUTIONS GENERALES • assure le fonctionnement de l ’organisme sous le contrôle du conseil d ’administration et de la tutelle • a seul qualité pour représenter la caisse en justice et dans les actes de la vie civile : • décide seul dans des domaines limitativement définis • par délégation du conseil dans d ’autres domaines • assiste le conseil dans sa mission de contrôle et d ’orientation en présentant divers rapports • signe (avec le président…) le contrat pluriannuel de gestion CESCAF 2011

10. Le Directeur • ATTRIBUTIONS DETAILLEES • statut et règlement intérieur • budgets • personnel • mesures individuelles • mesures collectives • marchés • actes de la vie civile et représentation en justice • opérations financières • organisation et fonctionnement des services • relation avec les usagers (et avec les professions de santé: assurance maladie) • action sanitaire et sociale • relations avec le président du conseil d ’administration CESCAF 2011

11. L ’Agent Comptable - • STATUT • nommé selon les mêmes procédures que le directeur • agréé par la MNC • installé dans ses fonctions par la MNC et le TPG • avec établissement d ’un procès-verbal contradictoire avec agent comptable sortant • peut formuler des réserves • doit fournir un cautionnement en garantie de sa gestion • doit se faire suppléer par un ou plusieurs fondés de pouvoir • fait l ’objet d ’un régime particulier d’intérim • est soumis à certaines interdictions CESCAF 2011

12. L ’Agent Comptable - • Missions • agent de direction • chargé sous sa responsabilité personnelle et pécuniaire • de l ’ensemble des opérations financières et comptables • placé sous l ’autorité administrative du Directeur • tient sa comptabilité à disposition • doit fournir sur demande tout renseignement • doit disposer des moyens nécessaires à l ’exercice des missions • techniquement autonome • le principe de séparation de l ’ordonnateur et du comptable • responsable de la tenue de la comptabilité CESCAF 2011

13. L ’Agent Comptable - • Les six domaines de la responsabilité personnelle et pécuniaire • vérification • trésorerie • comptabilisation • recouvrement amiable • signalement • conservation CESCAF 2011

14. L ’Agent Comptable - • Les six domaines de la responsabilité personnelle et pécuniaire • Vérification • des ordres de recette et de dépenses • moment de la vérification • possibilité de contrôles sélectifs • paiements sans ordonnancement préalable • la réquisition de l ’agent comptable par le directeur • la procédure du « passer outre » : la mise en place des applications informatiques CESCAF 2011

15. L ’Agent Comptable - • Les six domaines de la responsabilité personnelle et pécuniaire • Trésorerie • dépôt des fonds sur les comptes externes de disponibilités • mouvements sur les comptes de trésorerie • rapprochement des écritures • mention constatant le paiement CESCAF 2011

16. L ’Agent Comptable - • Les six domaines de la responsabilité personnelle et pécuniaire • Comptabilisation • tenue des différentes comptabilités • le suivi des valeurs • seul responsable de l ’exactitude de l ’imputation comptable • justification à tout moment CESCAF 2011

17. L ’Agent Comptable - • Les six domaines de la responsabilité personnelle et pécuniaire • Recouvrement amiable des créances • s’assure du respect des délais de recouvrement • procède aux mesures de relances des débiteurs défaillants • en cas de procédure infructueuse, informe le Directeur • transmet les créances contentieuses au Directeur CESCAF 2011

18. L ’Agent Comptable - • Les six domaines de la responsabilité personnelle et pécuniaire • Signalements • adresse au Directeur la liste des débiteurs défaillants • informe le Directeur de la date d ’expiration des baux et contrats divers • vérifie que les réductions ou annulations de recettes sont justifiées • veille au maintien droits, privilèges, hypothèques • met à disposition du Directeur les informations comptables • transmet aux autorités externes des informations comptables (balances, documents de fin d ’année) • signale à la caisse Nationale et à la tutelle qu ’il fait l ’objet d ’une réquisition de la part du Directeur • avise la Caisse Nationale de la décision du Directeur de passer outre à son refus de mise en place d ’une application informatique CESCAF 2011

19. L ’Agent Comptable - • Les six domaines de la responsabilité • personnelle et pécuniaire • Conservation • assure la conservation des fonds et valeurs • assure la conservation des titres de propriété et des titres de créances • assure la conservation des ordres de recettes et des ordres de dépenses • durée de conservation • gestions budgétaires et documents comptables : 5 ans après la clôture des comptes de l ’exercice • gestions techniques : 6 mois après le délai de prescription sauf pour les prestations d ’assurance vieillesse et invalidité (5 ans après le décès du titulaire ou conjoint). • Définit et contrôle les modalités de conservation et de mise à disposition des pièces justificatives CESCAF 2011

20. L ’Agent Comptable - • Moyens • Le personnel • les mandataires : fondé de pouvoir et autres délégataires • les régisseurs : création de régies sur décision du Directeur après avis conforme de l ’Agent Comptable. Cas particulier de la régie pour « menues dépenses et recettes » • autres personnels • centres de gestion agréés • regroupement de plusieurs organismes en service commun • dualité de délégation Directeur/Agent Comptable • Les autres moyens de fonctionnement CESCAF 2011

21. L ’Agent Comptable - • Méthodes • Le contrôle interne • les phases du contrôle interne • mise au point d ’un protocole de contrôle interne • initialisation du dispositif de contrôle interne • élaboration du plan de contrôle de l ’agent comptable • mise à jour du dispositif par l ’audit interne • les principes d ’organisation • la séparation des tâches • la supervision • les objectifs généraux de fiabilité • l ’autorisation : habilitations, sécurités physiques et logiques • l ’existence : justification des données saisies ou traitées • l ’exhaustivité : traitement de toutes les données justifiées • l ’intégrité : exactitude des traitements • la pérennité : sauvegarde des programmes et fichiers CESCAF 2011

22. L ’Agent Comptable - • Méthodes • Les sécurités informatiques • conception et validation des modèles informatiques • participation à la conception des applications touchant aux opérations financières et comptables • validation des programmes nationaux • validation des programmes locaux • la réception provisoire • vérification des traitements • vérification des habilitations • vérification de la non altération • vérification de la cohérence des résultats produits • les sauvegardes des programmes et fichiers CESCAF 2011

23. L’Agent Comptable - • Exercice d ’autres attributions de Direction • « missions confiées par le Directeur ou la Caisse Nationale» • autorité administrative du directeur • compatibilité • principe de subsidiarité CESCAF 2011

24. La responsabilité de l ’Agent Comptable • Définition • la responsabilité est personnelle et pécuniaire • l ’Agent Comptable répond sur son patrimoine propre • un Fondé de pouvoir peut être déclaré responsable • une responsabilité sans faute • 4 cas : • déficit ou manquant en deniers ou valeurs • encaissement non effectué • dépense indûment payée • indemnisation d’un tiers du fait de l’agent comptable CESCAF 2011

25. La responsabilité de l ’Agent Comptable • Mise en jeu de la responsabilité • La suspension possible de l ’Agent Comptable • L’autorité compétente • Le processus de la mise en jeu : • Cas de force majeure • Modalités de mise en débet • décharge partielle • Remise gracieuse • La délivrance du quitus CESCAF 2011

26. La responsabilité de l ’Agent Comptable • Les protections existantes • la protection de l ’Organisme • le cautionnement de l ’Agent Comptable et du Fondé de Pouvoir • l’existence de sociétés agréées : la Caution Solidaire et l’Association Française de Cautionnement Mutuel • la protection de l ’agent comptable et du fondé de pouvoir : • l ’existence d ’assurances personnelles • la perception d ’une indemnité représentative de frais CESCAF 2011

27. Responsabilité pécuniaire des fondés de pouvoir • l ’agent comptable exerce normalement ses fonctions (aucun intérim n ’a été mis en œuvre): responsabilitésubsidiaire • un intérim a été ouvert et le fondé de pouvoir exerce l ’intérim: le régime de la responsabilité pécuniaire de l ’intérimaire est celle d ’un agent comptable de plein exercice. CESCAF 2011

28. L’Agent Comptable - • l ’agent comptable, membre de la direction « à part entière » et pas « entièrement à part » • association aux choix décisionnels • mission centrée sur la régularité, voire la régulation • une solitude bien tempérée CESCAF 2011