15ديسمبر2010م

1. كتابة المحررات الرسمية (1) 15ديسمبر2010م

2. تعلم كتابة الخطابات والمذكرات الداخلية بشكل صحيح . • توحيد طريقة كتابة المحررات الرسمية ( الخطابات ، المذكرات) داخل المجلس . الهدف من الدورة :

3. هي المكاتبات والرسائل الصادرة أو المستلمة من مؤسسة رسمية إلي مؤسسة رسمية أخرى ، أو إلي مؤسسة غير رسمية ، أو إلي شخص طبيعي ، وتحمل مضمون يتصل بمهام ومسئوليات وإختصاصات أحد طرفيها أو كليهما . ماهيتها :

4. 1-الرسائل الرسمية . - الخطابات . - المذكرات الداخلية . 2- المحررات الدبلوماسية ( المذكرات ، الرسائل الرئاسية ...الخ). 3- المحررات القانونية ( مذكرات ، قرارات ، مراسيم ، إتفاقيات ،...الخ). أنواعها

5. متطلبات الخطاب الرسمي • أولاً من حيث الشكل الرسمي : • الورقة المروسة – العنوان ، الشعار ، البسلمة . • المرسل إليه : يكتب بصفته الرسمية مسبوقاً بعبارة السيد ( السيد مدير عام وزارة المالية ) . • موقع كتابة المرسل إليه على أقصي اليمين . • رقم الخطاب . • تاريخ الخطاب . • موقع كتابة رقم الخطاب . • موقع كتابة تاريخ الخطاب . • موقع تاريخ الخطاب من رقمه .

6. السيد / مدير تلفزيون الخرطوم السلام عليكم ورحمة الله وبركاته ،،، الموضوع : دورة تدريبية • الأمانة العامة للمجلس الأعلى للتخطيط الإستراتيجى لولاية الخرطوم ، هى واحدة من مؤسسات حكومة ولاية الخرطوم، يرأسها الوزير برئاسة الولاية المهندس السعيد عثمان محجوب ، ويرأس مجلسها الأعلى السيد والى الولاية . • لما كان نشر ثقافة التخطيط الإستراتيجى من أهم واجبات ومهام المجلس الأعلى للتخطيط الإستراتيجى ، فقد راينا إقامة علاقات تعاون إعلامى مشترك مع مؤسستكم العامرة لتحقيق ذلك الهدف . • وإذ نؤكد ثقتنا فى إستجابتكم الكريمة ، نرجو أن نبتدر هذا التعاون ببرامج مشتركة نبلغ من خلالها هدفنا فى رفع الوعى الإستراتيجى لدى المسئولين وقادة الرأى، وفى هذا السياق تزمع أمانة بناء القدرات والإعلام بالمجلس إقامة دورة تدريبية للصحفيين فى الفترة من 30- 31 اكتوبر الجارى ، بنادي الشرطة ـ بري ، نرجو التكرم بترشيح إعلامى من مؤسستكم العامرة للمشاركة فى هذه الدورة . وتقبلو ا فائق الشكر والتقدير،،، نبيلة عبد المطلب مدير إدارة الإعلام الرقم: وخ/إستراتيجى /ب ق/115 التاريخ 25/أكتوبـــــر/2012م

7. 9-التحية المعتمدة وموقع كتابتها . 10-موضوع الخطاب . 11-موقع وشكل موضوع الخطاب . 12-مرجع الخطاب وموقع كتابته . 13-متن الخطاب ( الخطأ الشائع الإستهلال بالشكر والثناء ) . 14-طريقة كتابة متن الخطاب ( الترقيم ، عدم الترقيم ), 15-نوع وحجم الخط المستخدم في الطباعة . 16-الشكر موقعه طريقة كتابه الفواصل بعده . 17-التوقيع موقعه وطريقته . 18- الختم . 19-المرفقات – وطريقة موقع كتابتها . 20-صور إلى – موقع وطريقة كتابتها . 21-توازي الأشكال .

8. دقة التعبير عن موضوع الخطاب وأفكاره ورسالته . الإيجاز وعدم الاسترسال . إنتقاء الألفاظ والعبارات . تجنب استخدام المحسنات البديعية . عدم تكرار الجمل والعبارات والمفردات . مراعاة قواعد النحو والإملاء . وضع الفواصل والعلامات في موقعها . ثانياً : من حيث المضمون ( متن الخطاب )

9. المذكرات الداخلية • تستخدم في داخل المؤسسة الرسمية الواحدة وينطبق عليها من حيث الشكل ما ينطبق على الخطابات ، غير أنها تختلف عن الرسائل في الآتي ك • تحمل عبارة مذكرة داخلية بخط عريض تحتها خط في أعلي وسط الورقة . • تعنون حسب موقع المرسل من المرسل له على النحو التالي وحسب مقتضي الحال . • يوقع المرسل أمام صفته الرسمية .

10. إلى : السيد الأمين العام • من : أمين أمانة التخطيط • أو • من : الوزير • إلى : الأمين العام 3- يوقع المرسل أمام صفته الرسمية • بسم الله الرحمن الرحيم • ولاية الخرطوم • المجلس الأعلى للتخطيط الإستراتيجي • مذكرة داخلية   التاريخ: 2012/2/10 • الى :السيد الأمين العام • من : أمين أمانة بناء القدرات والإعلام • السلام عليكم ورحمة الله وبركاته،،، • الموضوع : دورة تدريبية • فى إطار إضطلاع الأمانة بدورها فى نشر ثقافة التخطيط الإستراتيجى وبناء القدرات الإستراتيجية ، وفي إطار سعي الأمانة لإقامة شبكة صحافيين وإعلاميين متعاونين يستفاد منهم في العمل الإعلامي الإستراتيجي واستشرافاً لإنعقاد الدورة الأولى للمجلس الأعلى للتخطيط الإستراتيجي ، تقترح الأمانة إقامة دورة تدريبية للإعلاميين في الصحف والقنوات التلفزيونية والإذاعات وذلك بالتعاون مع معهد البحوث والدراسات الإستراتيجية بجامعة أمدرمان الإسلامية. • المكان المقترح لإقامة الدورة : دار الشرطة ببري ، في الفترة من 30 ــــ 31 من شهر أكتوبر الجاري . • تكلفة الدورة التدريبة (10,250) الف جنيه سوداني تفاصيلها كالآتي : ــــ أ. معهد البحوث والدراسات الإستراتيجية (3) الآف جنيه . ب.إيجار القاعة بدار الشرطة مع قيمة وجبة إفطار ( 3,250 ) الف جنيه . ج . حافز للدارسين بواقع (100) جنيه لكل دارس (2,500) الف جنيه . د . نثرية لإدارة الإعلام (1,500) جنيه . • للتكرم بالعلم والتوجيه . • تقبلو وافر الشكر والتقدير ،،، • مرفقات : • أهداف الدورة وبرنامجها .

11. أولاً : المكاتبات الداخله للمؤسسة • ينشأ مكتب قيودات مركزي . • تقيد في دفتر القيد كل مكاتبه تدخل المؤسسة. • تكتب على كل مكاتبه الرقم المتسلسل المأخؤذ من دفتر القيد وذلك بخط اليد و بخط واضح في أعلي يسار الخطاب . • يسجل في دفتر القيد المعلومات الخاصة بالمكاتبة (موضوعها ، رقمها ، تاريخها ، الجهة المرسلة ، الجهة المعنونه إليها ). • تحال المكاتبة للجهة المختصة بورقة عرض يسجل عليها المعلومات التي سجلت في دفتر القيد . حركة المكاتبات

12. تسلم المكاتبة التي سجلت بدفتر سيرك داخلي للجهة المختصة . تطلع الجهة المختصة على المكاتبة وتعالج أمرها حسب الأصول وتحال للجهة الأعلي إن إقتضي الحال بورقة عرض. تدون التعليقات والقرارات على ورقة العرض الخاصة بكل مكاتبة. تعد ورقة العرض جزءاً أصيلاً من المكاتبة . المكاتبات التي تحمل درجة سرى وشخصي تحال فقط للشخص المرسله إليه ولا تفتح بمكتب القيودات لكنها تسجل وتمنح رقم متسلسل يكتب على الظرف الخاص بالمكاتبة وتسلم بالسيرك .

13. يُتبع فيها ذات الإجراءات المتبعة في المكاتبة الواردة من خارج المؤسسة من حيث إرفاق ورقة عرض بها وتسجيلها بدفتر القيودات. ثانياً : المكاتبات داخل المؤسسة ( المذكرات والقرارات ...وغيرها )

14. يراعي فيها قاعدة توازي الأشكال . مع مراعاة ما ورد في (1) يمكن إرسال بعض المكاتبات بالتوقيع المراعي فيه التفويض ومناسبة الدرجة الوظيفية أو عن طريق استخدام عبارة لعناية. تسجل في دفتر ا لمكاتبات الصادرة وتحمل الرقم المتسلسل للمكاتبات الصادرة. يكتب الرقم المتسلسل للمكاتبة الصادرة بعد نهاية الرقم الخاص بالجهة الصادرة في الخطاب ويفضل كتابته بخط اليد . يفتح دفتر للخطابات الصادرة يوم 1/1 من كل عام ويقفل يوم 31-12. تسلم الخطابات الصادرة بدفتر سيرك للجهة المرسل إليها . ثالثاً : المكاتبات الصادرة

15. تحفظ صورة موقعه من كل مكاتبة صادرة في الملف ذي الصلة بموضوع الرسالة . تحفظ صورة موقعه من الرسالة بملف المكاتبات الصادرة . تحفظ صورة موقعه من المكاتبة بملف F.F. المكاتبات التي تحمل درجة سرى وشخصي تحفظ في خزينة خاصة بمكتب موقعها و مستلمها . تحفظ المكاتبات الواردة مرفقة معها ورقة العرض بملف المكاتبات الواردة . تحفظ صورة من المكاتبات الواردة مع صورة من ورقة العرض بالملف ذي الصلة بموضوع المكاتبة . تحفظ صورة من المكاتبة الواردة مع صورة من ورقة العرض بملف F.F حفظ المكاتبات

16. وشكراً

17. الرقم : وخ/إستراتيجى /ب ق/115 الـتــاريــخ 10/مــايــو/2011م • السيد / مدير تلفزيون الخرطوم • السلام عليكم ورحمة الله وبركاته ،، • الموضوع : دورة تدريبية • الأمانة العامة للمجلس الأعلى للتخطيط الإستراتيجى لولاية الخرطوم ، هى واحدة من مؤسسات حكومة ولاية الخرطوم، يرأسها الوزير برئاسة الولاية المهندس السعيد عثمان محجوب ، ويرأس مجلسها الأعلى السيد والى الولاية . • لما كان نشر ثقافة التخطيط الإستراتيجى من أهم واجبات ومهام المجلس الأعلى للتخطيط الإستراتيجى ، فقد راينا إقامة علاقات تعاون إعلامى مشترك مع مؤسستكم العامرة لتحقيق ذلك الهدف . • وإذ نؤكد ثقتنا فى إستجابتكم الكريمة ، نرجو أن نبتدر هذا التعاون ببرامج مشتركة نبلغ من خلالها هدفنا فى رفع الوعى الإستراتيجى لدى المسئولين وقادة الرأى، وفى هذا السياق تزمع أمانة بناء القدرات والإعلام بالمجلس إقامة دورة تدريبية للصحفيين فى الفترة من 30- 31 اكتوبر الجارى ، بنادي الشرطة ـ بري ، نرجو التكرم بترشيح إعلامى من مؤسستكم العامرة للمشاركة فى هذه الدورة . • وتقبلو ا فائق الشكر والتقدير ،، • نبيلة عبد المطلب • مدير إدارة الإعلام