「公文橫式書寫改革及本校檔案分類及保存年限填寫 」 說明會 - PowerPoint PPT Presentation

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「公文橫式書寫改革及本校檔案分類及保存年限填寫 」 說明會

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「公文橫式書寫改革及本校檔案分類及保存年限填寫 」 說明會

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  1. 「公文橫式書寫改革及本校檔案分類及保存年限填寫」「公文橫式書寫改革及本校檔案分類及保存年限填寫」 • 說明會 九十四 年元月五日

  2. 依據 • 依教育部93.12.06台總(三)字第0930163262號函修正「事務管理手冊」文書處理部分。第四十五項第一款辦理 • 有關分類號及保存年限由承辦人員依教育部93.12.24台總(四)字第0930170255號書函核准之「國立高雄應用科技大學檔案分類及保存年限區分表」填列。

  3. 公文程式條例修正 • 中華民國九十三年五月十九日總統華總一義字第09300094171 號令修正公布第7、13 、14 條條文: 第 七 條:公文得分段敘述,冠以數字,採由 左而右之橫行格式。 第十三條:機關致送人民之公文,除法規另有 規定外,依行政程序法有關送達之 規定。 第十四條:本條例自公布日施行。 • 本條修正條文第七條施行日期,由行政院以命令定之。

  4. 事務管理手冊文書處理部分修正 • 事務管理手冊文書處理部分(即文書處理手冊)行政院己於93年6月29日函頒 • 本次修正重點: • (一)公文作業改採直式橫書 • (二)簽署原則由左而右由上而下 • (三)公文信封開窗作業採用中華郵政股份有 • 限公司讀信機規格標準

  5. 公文書橫式書寫改革─簽作法舉例

  6. 簽作法舉例(機關內簽用) 檔 號:060.04 保存年限:1 簽 於總務司 主旨:為因應94年1月1日起公文書直式改橫式書寫,擬辦理本部承辦人員教育訓練乙案,簽請 核示。 說明: 一、為配合公文書直式改橫式書寫,本部部內各種表單已修改完成,有關公文製作系統及電子交換系統目前正進行測試中。 二、期使本部各承辦人員對於公文書橫式書寫能充分瞭解與配合,計畫分六個梯次辦理說明會,每一梯次120人,說明會地點在南棟18樓第五十會議室,每一梯次二小時,講座分別請秘書室、電算中心與總務司派員就主管業務重點說明。 三、謹陳核示。 會辦單位:秘書室、電算中心

  7. 公文書橫式書寫改革一蓋章戳及簽註日期 會辦單位:工學院、人事室 組員○○○ 技士○○○ 組員○○○ 校長○○○ 0706 0900 0703 0800 0704 0800 0705 0830 組長○○○ 0703 0900 系主任○○○ 組長○○○ 0705 1000 0704 1011 人事主任○○○ 0705 1400 總務長○○○ 0703 1400 院長○○○ 0704 1500 說明:有關檔號、保存年限、收文日期、收文字號、承辦單位、簽名、批示、會稿單位、繕訂、校對、監印、 電子公文交換機制及其他安全控管等項目,由各機 關於空白處自行規定填寫位置。

  8. 公文書橫式書寫改革─簽稿會核單

  9. 公文書橫式書寫改革─開會通知單作法舉例

  10. 公文書橫式書寫改革─二段函作法舉例

  11. 公文書橫式書寫改革─公文封

  12. 公文書橫式書寫改革─公文夾 折 (全銜)公文夾 單位名稱 縫 註:四邊虛線表示由外向內摺邊 公文夾內面左頁印說明及注意事項,其形式如下: 一、公文夾專供機關內各單位遞送文件之用。 二、公文夾上須填明單位名稱。 三、公文夾顏色用途區分如左:(一)紅色─用於最速件(二)藍色─用於速件(三)白色─用於普通件(四)   黃色─用於機密件。 四、會簽會核時限如左:(一)最速件 1小時(二)速件 2小時(三)普通件 4小時。 五、會簽、會核應依次傳遞。 

  13. 公文書橫式書寫改革一字體行距規範 機關全銜:20號標楷體 檔號、保存年限:10號標楷體 檔 號: 保存年限: 行政院研究發展考核委員會 函(稿) 地址:台北市中山區濟南路2-2號6樓 聯絡方式:02-23942165 受文者: 發文日期:中華民國 年 月 日 發文字號: 字第 號 速別:最速件 密等及解密條件或保密期限:普通 附件:議程資料 主旨:本會訂於本(93)年7月14、15日分梯次辦理「推動公文橫式書寫資訊作業研習營」惠請派員參加,請查照。 說明:依據「公文橫式書寫資訊作業實施計畫」,第五點實施方式暨推動時程之(三)辦理。 正本:總統府第二局、行政院秘書處、立法院秘書處、司法院秘書處、考試院秘書處、監察院秘書處、行政院各部會行處局署暨省市政、各縣市政府 副本: 管理性質資料(發文日期、字號、速別、聯絡方式):12號標楷體 本文部分(主旨、說明):16號標楷體、固定行高25pt 正本、副本:12號標楷體

  14. 公文書橫式書寫改革一分項標號書寫格式 一、依據中華民國89年8月16日院頒「文書處理手冊」第80點第1項有 關一般公文處理時限規定: (一)一般公文: 1、最速件:1日。 2、速件:3日。 3、普通件:6日。 4、限期公文: (1)來文或依其他規定訂有期限之公文,應依其規定期限辦 理。 (2)來文訂有期限者,如受文機關收文時已逾文中所訂期限者, 該文得以普通件處理時限辦理。 (3)變更來文所訂期限者,須聯繫來文機關確認。    阿拉伯數字、外文字母以及併同於外文中使用之標點符應以半形為之 分項標號,應另列縮格以全形書寫;“()”以半形為之。

  15. 公文書橫式書寫數字使用原則 • 為使各機關公文書橫式書寫之數字使用有一致之規範可循,特訂本原則。 • 數字用語具一般數字意義(如代碼、國民身分證統一編號、編號、發文字號、日期、時間、序數、電話、傳真、郵遞區號、門牌號碼等),統計意義(如計量單位、統計數據等)者,或以阿拉伯數字表示較清楚者,使用阿拉伯數字。 • 數字用語屬描述性用語、專有名詞(如地名、書名、人名、店名、頭銜等)、慣用語者,或以中文數字表示妥適者,使用中文數字。 • 數字用語屬法規條項款目、編章節款目之統計數據者,以及引敘或摘述法規條文內容時,使用阿拉伯數字;但屬法規制定、修正及廢止案之法制作業者,應依「中央法規標準法」、「法律統一用語表」等相關規定辦理。

  16. 公文書橫式書寫改革一檔案裝訂、印信章戳 • 檔案裝訂:94年1月1日新立案卷,以左邊裝訂為原則。 • 橫式格式:(一)A4直式横書(二)A4橫式橫書(三)A3直式橫書(四)A3橫式橫書。 • 印信章戳:印信條例所規範之印信、關防、職章不予修正,其餘自行刻的一律於94年1月1日起須改為橫式。 • 本校新公文格式配合修改掛上文書組網站,請上網下載配合修正。