欢迎大家参加 公文处理培训班！

2. 欢迎大家参加 公文处理培训班！

3. 增强责任意识 完善制度规范 努力提高公文处理水平 学校办公室 2001年11月

4. 2000年8月24日，国务院发布了《国家行政机关公2000年8月24日，国务院发布了《国家行政机关公 文处理办法》，并于2001年1月1日起正式施行； • 2001年1月4日，教育部党组专门听取了办公厅的 有关汇报，原则同意《关于贯彻国务院文件精神， 进一步精简会议和文件的意见》（草稿）； • 2001年1月22日，该《意见》正式印发； • 2001年1月1日，学校开始试行新标准。

5. 公文 • 是指导、管理工作最常用的手段，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具； • 其主要功能是发布政策、布置工作、传递信 息、联系公务； • 它直接反映一个部门工作质量和工作形象。

6. 与1993年11月21日由国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》相比，新办法突出特点：与1993年11月21日由国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》相比，新办法突出特点： • 以国务院名义下达，具法律效力，权威性得到了 提升； • 结构重新得到了调整，增加了新内容； • 公文种类有所调整，取消了“指示”，增加了“意见”； • 明确规定政府职能部门的发文权限和范围； • 公文所用纸型与国际结轨。

7. 培训目的 • 认真学习国务院和教育部关于公文处理的有关文件； • 进一步提高办公自动化水平； • 进行经验交流和讨论，努力提高学校的公文处理水平。 • 转变观念，提高认识，积极推进公文处理的规范化，科学化，制度化。

8. 一、关于“ 公文种类”

9. 公文种类主要有： • 命令（令） 决定 公告 通告 通知 通报 • 议案 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要

10. “ 命令”，是典型的下行文。 • “ 报告”，适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。上级机关不对“ 报告”进行答复、批复，上级机关领导阅知即可。

11. “ 意见”，可用于上行文、下行文和平行文。 ——作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理，上级机关应对下级机关报送的“ 意见”作出处理或给予答复； ——作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行； ——作为平行文，提出的意见供对方参考。

12. “ 函”，适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。“函”既是公文种类中的一种，又是区别于“文件”的一种行文格式。 例如：向省外办报送《华中科技大学关于组团访问英国的函》。

13. 文种选择上易出现的错误

14. 1、上行文的“ 请示”与“ 报告”不分 主要表现是两个文种混用，“ 报告”中夹带“ 请示” 事项。 ——“ 报告”应在向上级机关汇报工作、反映情况时使用； —— “ 请示”则是按照上下级的权限划分，需上级部门审批的情况下，下级向上级提出的请求； ——“ 报告”一般是过去时或现在时；“ 请示”是将来时。

15. 例如： 1.将请示写成报告的： ““关于申请解决修建自行车棚经费的报告”， 2.请示报告不分的： ”关于某某技术中心房屋问题的请示报告” 3.请示中一定要有自己的明确意见。

16. 2、“ 报告”与“ 意见”不分 主要表现为不习惯于使用“ 意见”这一文种， 或者认为只能对下级使用“ 意见”； ——“ 意见”可以是上行文、平行文和下行文， 而“ 报告”只能是上行文； ——“ 意见”中可以有具体的建议或设想， 而“ 报告”一般情况下不要有这类的内容。

17. 例如：报告文种的正确使用 1.《关于纠正某某工作中违规情况的报告》 2.《华中科技大学关于学校扩招后办学情况的报告》

18. 3、“ 请示”与“ 函”不分 主要表现为公文的内容是请求上级机关批 准或审批事项，却以“ 函”的形式报送； ——“ 函”是不相隶属机关之间使用的文种， 对上级不能使用。 4、创造文种 即在13个文种之外，自己创造出文种； ——在行文时可根据公文的内容在13个正 式文种中进行选择。

19. 例如： 关于函的正确使用： 《关于省教育厅组织武汉地区高校学生参观“中国喜园奥运梦”大型图片展昨览的函》 自己创造文种：《关于进口设备的申请》

20. 二、关于“ 公文格式”

21. 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关和印发日期等部分组成。公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关和印发日期等部分组成。

22. 1、主送教育部等上级部门的重要文件，应由主要负责人或主持工作的负责人签发并加盖单位公章；1、主送教育部等上级部门的重要文件，应由主要负责人或主持工作的负责人签发并加盖单位公章； 2、对于涉及国家秘密的公文必须标明密级，但要把握好定密等级，不能随意定密级； 3、上行文中请示性公文，要在附注处注明本单位有关工作的联系人及联系电话； 4、公文标题要标明发文机关，三家以内全部标注，三家以上省略标注； 5、公文如有附件或附表，应在正文后标明附件顺序及名称；

23. 6、成文时间一律以负责人签发的日期为准，电报以发出日期为准；6、成文时间一律以负责人签发的日期为准，电报以发出日期为准； 7、公文用纸采用国际标准A4型； 8、为便于信息化管理，可试标注公文主题词；

24. 公文格式中容易出现的错误 （1）不留联系人及电话； （2）不设密级或定级不准； （3）公文标题不标明发文机关； （4）签发日期与发出日期不一致； （5）函件不编号，因为函是文件的一种。

25. 三、关于“行文规则”

26. 1、关于行文权限：根据《办法》中第十五条规定：‘“政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。如需行文，应报请本级政府批转或由政府办公厅（室）转发。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。”结合学校实际，校内各职能部门不能向各校区、院系行文，除学校办公室外，各单位一律不得对外正式行文；1、关于行文权限：根据《办法》中第十五条规定：‘“政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。如需行文，应报请本级政府批转或由政府办公厅（室）转发。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。”结合学校实际，校内各职能部门不能向各校区、院系行文，除学校办公室外，各单位一律不得对外正式行文；

27. 2、“关于“一文一事”：”“请示”应一文一事，与报告公开办理，““报告”中不得夹带请示事项；2、“关于“一文一事”：”“请示”应一文一事，与报告公开办理，““报告”中不得夹带请示事项； 3、关于联合行文时发文机关的排列顺序和发文字号主发单位在前，按主发单位登记文号； 4、关于联合行文的会签，先主办、后协办； 5、关于联合行文的用印，主发单位即可。

28. 行文规则容易出现错误的地方： （ 1）主送不准确。将主送单位名称写成相应业务司局或上级单位负责人名字。除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。 对上级的文件要主送教育部或教育厅，由其办公室分送到各司局部门，学校向上行文不能写送教育部高教司等字样。 校内来文必须先送办公室。

29. （2）行文关系不准确。 有的直送领导，有的分送 请示（请柬）。最突出的是送给领导者个人，既增加了 领导负担，又因办公室无法查阅协办反而耽误工作。 （3）越级请示。如某实体学院中的系直接向学校行文。 （4）多头行文。分送不同的领导，有时答复意见不一， 反而不好落实。 （5）抄送不准确。 一般“请示 件是不抄送的；“报告 可抄送给与主送单位同级的单位。

30. 四、关于“发文办理”

31. 发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、 签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。 目前学校校内文件大致分为两类。 各单位向学校行文，包括请示、报告等 上行文 文件 学校向教育部等上级部门行文 下行文 校党委、校行政向学校各单位发文

32. 1、草拟公文应按照《办法》第二十五条的规定办理；1、草拟公文应按照《办法》第二十五条的规定办理； 2、办公室对公文审核主要把好以下五关： （1）把好行文关； （2）把好内容关； （3）把好政策、法规关； （4）把好文字关； （5）把好审批/签发手续和公文体例格式关。 以上是对各位办公室主任和秘书的要求，也是学校办公室职责，请各单位各部门支持。

33. 3、加强行文前的协商，即在送领导之前，就某一问题相关部门自行协商取得一致意见。3、加强行文前的协商，即在送领导之前，就某一问题相关部门自行协商取得一致意见。 4 、 拟制学校公文的有关单位的办公室要按《办法》提出的要求对公文进行核稿，并逐一报送审核； 5、公文正式印制前，办公室要进行复核。

34. 发文办理中应注意的问题：

35. 1、程序问题。 • 校级公文行文流程简单示意如下： 部门拟稿→部门负责人审核并会签→学校办公室登记并核稿→主管校领导签发→学校办公室成文 • 校内请示、报告处理流程简单示意如下： 单位拟稿→单位负责人审核并签字（需其他部门会签的会签后上报）→学校办公室登记→校领导阅批→学校办公室催办、督办并向呈文单位进行反馈. 在实际工作中存在着两类问题，一是直送领导，二是不经办公室擅自发文。

36. 2、规范问题。不该发的文发了，例如为了某一工作小组，因其中的个别成员变动，在二个月内连续两次以学校的名义发文。2、规范问题。不该发的文发了，例如为了某一工作小组，因其中的个别成员变动，在二个月内连续两次以学校的名义发文。 3、文件等级问题。有的部门凡事都希望发文以示重视，而凡发文都希望以校党委和行政名义，因而造成学校文件过多。希望能正确使用学校办公室文件形式。 4。质量问题。文法，有的词不达意，标点不对，甚至出现一些低级错误 5、主题词问题。根据国家《公文主题词表》选择，不可自己创造。 此外，有的处室无专人负责文秘工作，或者责任不到位，内部文件运转存在有失控现象。

37. 五、关于“收文办理”

38. 各单位收到外来正式公文要交学校办公室登记；收到交办的公文要及时办理。对于办理有困难的，要及时说明；不属于职权范围内的，要及时退回交办部门并说明理由；各单位收到外来正式公文要交学校办公室登记；收到交办的公文要及时办理。对于办理有困难的，要及时说明；不属于职权范围内的，要及时退回交办部门并说明理由； • 收文办理中遇有涉及其他部门和单位的事项，要及时协商； • 对紧急公文要负责催办。 • 部门之间征求意见或会签文件时，一般应在7个工作日内予以回复。

39. 各单位办公室要加强文件的督办、催办工作，建立相应的制度，并落实专人负责。各单位办公室要加强文件的督办、催办工作，建立相应的制度，并落实专人负责。

40. 收文办理中应该注意的问题 • 1、上级部门直接发给部门的文件要归办公室统一管理 • 2、领导批示后转到部门的文件要及时督办落实 • 3、领导批示之前或批示给部门征求意见的文件要及时回复。

41. 六、关于“公文管理”

42. 1、 领导同志批示件，各单位不得自行翻印，如确因工作需要进行翻印的，应报办公室批准； 2、机关工作人员调离工作岗位时，应将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退； 3、公文被撤消，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

43. 七、几点希望

44. 1、各单位继续抓好对国务院《公文处理办法》和教育部《关于贯彻国务院文件精神，进一步精简会议和文件的意见》及学校有关办法的学习宣传和贯彻落实工作；1、各单位继续抓好对国务院《公文处理办法》和教育部《关于贯彻国务院文件精神，进一步精简会议和文件的意见》及学校有关办法的学习宣传和贯彻落实工作； 2、 进一步精简文件 3、树立“精品”意识，提高公文质量。加强审核把关，建立严格的审核签发制度，完善公文的运转流程； 4、根据校领导的要求，办公室将对各单位的办文和发文情况进行监督检查。

45. 对大家多年来对学校办公室工作的支持表示衷心感谢！对大家多年来对学校办公室工作的支持表示衷心感谢！