Sisekontrolli funktsioon Rakvere linna näitel

2. Sisekontrolli funktsioon Rakvere linna näitel Sisekontrolör – Palju rohkem kui audiitor Ettekandja: Andres Jaadla

3. Kuidas alustasime?! • Arutelud linnavolikogus sisekontrolöri struktuurse alluvuse üle • Rakvere linnas on sisekontrolör Linnavalitsuse struktuuris ja linnapea otsealluvuses • Meie sisekontrollisüsteem on noor, kuid mitte kogenematu...

4. “Kohe Tarval sarvist” • Selgitati juhtkonna ootused ja sisekontrolöri hinnang rakendatavatest meetmetest. • Hinnati vajalike toimingute prioriteetsust kasutades parameetritena “kiireloomulisust” ja “tähtsust”. • Sisekontrolöri poolt koostati tegevuste aasta tööplaan, mille kinnitas linnapea (osades KOV´s on levinud ka tööplaani kinnitamine linnavalitsuse poolt)

5. Tööplaan • Konkreetne • Selgituste ja täpsustustega (auditi iseloom) • Tähtajaline • Saavutatav • Realistlik NB! Kavandatud, plaanijärgsed, tegevused peavad jätma piisava ajalise ressursi erakorraliste kontrolltoimingutega tegelemiseks.

6. Millega alustav sisekontrolör kokku puutub?! • Teadmatus organisatsiooni liikmete poolt • Eelarvamused • Müüdid “kurjast karvasest hallivatimehest” • Uudishimu • Väga suur infomaht • Huvigrupid, “vanad olijad” jne • “Aga meil on ju alati niimoodi olnud...” seisukohad

7. Auditeeritavate seas levinud väljaütlemised  (naljaga pooleks): • “Ennem pole meil selliseid asju juhtunud...” • “Ma kohe tõestan teile, kui kindel ma selles olen...oih.” • “Ärge rääkige rumalusi, meie juures ei juhtu seda kunagi, võimatu!” • “Minu ülemusel pole aimugi sellest, mida ma tegelikult teen.” • “Ma saadan teile need dokumendid e-mailile kohe, ausõna!” • “Kui palju on teie hinnangul “Palju” eksimusi?” • “Eelmisel korral olid need asjad küll olemas...” • “Me ei näe dokumentatsiooni järele otsest vajadust, meil on usalduslikud suhted (töötajatega, partneritega jne) ja kõik teavad niigi mida teha.” • “See pole meie asi!” • Jne

8. Sisekontrolli funktsioon • Nõustab KOV valitsust (valitsuse juhti) riskide hindamisel • Teavitab valitsuse juhti sisekontrolli teostamise käigus tehtud tähelepanekutest ja järeldustest ning annab soovitusi olukorra parandamiseks • Nõustab valitsust (valitsuse juhti) uute kontrollmeetmete loomisel või olemasolevate parendamisel • Sisekontrolli eesmärk on suurendada asutuse juhtkonna kindlustunnet, et asutuse juhtimis- ja kontrollimeetmed toetavad asutuse eesmärkide saavutamist, on õigusaktidega kooskõlas ning tagavad inim- ja varaliste ressursside mõistliku kasutamise.

9. Näiteid sisekontrolöri 2007 a. tööplaanist • Rakvere linna üldhariduslike õppeasutuste auditeerimine, s.h. Algkool, Reaalgümnaasium, Gümnaasium, Vene Gümnaasium, Õhtukeskkool ja Põhikool. • Rakvere Rahvamaja ja Spordikeskuse tegevuse auditeerimine • Linna hallatavate asutuste tegevuse kontroll Avaliku teabe seaduse nõuete järgimisel • Mitmed linna hallatavate asutuste tegevusega seotud sihtauditid (konkreetse tegevuse kontroll ja analüüs) • Jne.

10. Osad 2008 a. eesmärkidest: • Isikuandmete kaitse seaduse nõuete täitmiseks koostatud töögrupi eestvedamine • Kvaliteedijuhtimise arendamine (alustati 2006 a. ametikohtade hindamisega) • Infotehnoloogia alase kontrollsüsteemi parendamine Linnavalitsuses ja hallatavates asutustes • Koolieelsete lasteasutuste ja Keskraamatukogu tegevuse auditeerimine • Järelauditite läbiviimine 2007 a. auditeeritud asutustes (rakendatud meetmete kontroll ja täiendav nõustamine) • Jne

11. Kuidas auditeerimise protsess toimib? • Teavitus kontrollitavale asutusele (annab asutuse juhil paremini ja konstruktiivsemalt valmistuda, sunnib kriitilise pilguga asju üle vaatama, vähendab negatiivsust ja närvilisust, tagab kokkuvõttes asjalikuma ja sisukama õhkkonna), milles märgite kontrollimisele kuuluvad valdkonnad ja kontrollimise ajavahemiku. • Auditeerimine võib toimuda nii hallatava asutuse ruumides kui ka sisekontrolöri ametiruumides (kontrollitavaid dokumente eraldatakse kokkuleppel asutuse juhiga) • Intervjuud kontrollitava asutuse töötajatega mängivad olulist rolli auditeerimistoimingutes tervikuna

12. Kuidas auditeerimise protsess toimib1? • Sisekontrolör koostab auditi “musta versiooni,” teavitab esialgsetest tulemustest üldise vestluse käigus kontrollitava asutuse juhti (juhil on võimalus teha operatiivseid parandusi, anda selgitusi), misjärel esitatakse lõplik auditeerimisakt linnapeale tutvumiseks ja seisukoha võtmiseks. • Linnapea kinnitava allkirja korral saadetakse auditeerimisakti koopia koos selgitava saatekirjaga kontrollitud asutuse juhile seisukoha võtmiseks, võimalike vastuväidete esitamiseks ning rakendatavate toimingute ajakavaliseks kirjeldamiseks. • Kontrolltoimingutele järgneb reeglina ka järelkontroll rakendatud meetmete vastavuse tuvastamiseks (muudatuste sisseviimiseks peab olema antud mõistlik aeg) NB! Sisekontrolör täidab kogu perioodi kestel ka nõustavat funktsiooni parenduste nõuetekohasel elluviimisel.

13. Sisekontrolör-rohkem kui audiitor • “Sisekontrolöri” ja “audiitori” vahele ei saa panna võrdusmärki. Audiitor on audiitori kutse saanud ja audiitorite nimekirja kantud füüsiline isik või audiitorite nimekirja kantud audiitoräriühing (Audiitortegevuse seadus § 2 lg 1 p. 1 ja 2) • Auditeerimine on raamatupidamisaruande kontrollimine ja sellele hinnangu andmine auditeerimiseeskirjast lähtudes. Auditeerimise õigus on audiitoril (Audiitortegevuse seadus § 2 lg. 4) • Sisekontrollisüsteem on reeglite ja protseduuride kogum, mille eesmärgiks on aidata juhtida asutust reeglipäraselt, säästlikult, tõhusal ja mõjusal moel. Sisekontrollisüsteem peab tagama juhtimispõhimõtetest kinnipidamise, varade säilimise, personali turvalisuse ning dokumendihalduse korrektsuse ja kehtivatele õigusaktidele vastavuse. • Sisekontrolör võib rakendada oma kontrollalas olevates töölõikudes finantskontrolli meetmeid.Raamatupidamisaruande kontroll on vaid osa Rakvere linna sisekontrolli süsteemist.

14. Kus me oleme praegu? • Hallatavad asutused on teadlikud sisekontrolöri olemasolust, tema funktsioonidest, volitustest ja asutuse juhtivtöötajad ning võtmefiguurid on temaga tööalaselt kokku puutunud. • Sisekontrolöri funktsiooni loomine iseenesest on avaldanud nii Linnavalitsuse kui hallatavate asutuste töötajatele distsiplineerivat mõju (kindlasti aitavad siinkohal kaasa sisekontrolöri isikuomadused ja erialane kogemus).

15. Olulisel määral on sisekontrolöri töö tulemusel täiendust leidnud ja tõhustunud mitmed valdkonnad: • sularahaarvelduste põhimõtted linna asutustes • Inventeerimispõhimõtted • personalikoosseisude põhjendatus ja asutuse struktuurile vastavus • linna lepinguliste partnerite tegevuse kontroll ja lepingutingimuste järgimine linna asutustes • tasustamise põhimõtted ja lisatasude määramise alused, • Töötulemuste adekvaatne hindamine, • personalipoliitika ning sellega seotud õigusaktide järgimine (s.h. Töökaitse ja –ohutus) • Arenenud on riigihangete menetlemine ametnikkonna hulgas • Jne.

16. Tahame edeneda järgmisesse etappi • Lisaks kontrolltoimingutele ja aktiivsele nõustamisele oleme pühendunud Rakvere Linnavalitsuses kvaliteedijuhtimise juurutamisele • Kvaliteedijuhtimise eelduseks on organisatsiooni puuduste ja mittevastavuste kaardistamine (suur osa sellest on sisekontrolöri tegevusel) ning nende struktuurne ja süsteemne käsitlemine. • Ühe olulise osana kvaliteedijuhtimise juurutamisel on Rakvere Linnavalitsuses esimese KOV´na läbi viidud tervet organisatsiooni hõlmav ametikohtade hindamine, mis lõi alused õiglaseks ja jätkusuutlikuks palgapoliitikaks. • Eesmärk on tagada avalikkuse aina kõrgenevatele nõuetele ja ootustele vastamine ning asutuse juhtkonnale kindlustunde sisendamine tegevuse korrektsusest ja jätkusuutlikkusest.

17. Kas Teie vajate sisekontrolöri? • Peamiseks kriteeriumiks saab siin KOV juhtfiguuride ühine tahe ja arusaam taolise institutsiooni loomise vajalikkusest. Sisekontrolöri vajaduses peavad juhtkonna tasandil olema kõik osapooled ühiselt veendunud. • Kindlasti mängib uue ametikoha loomisel rolli organisatsiooni suurus. Oma sõna on öelda ka KOV eelarvel. • Julgustuseks kõigile: Sisekontrollimeetmete (põhimõtete) rakendamine ja arendamine on võimalik ka ilma sisekontrolöri positsiooni loomata!

18. Rakvere sisekontrolör Marko Torm – kogemus ja omadused • Töötanud kriminaaluurijana • Töötanud erasektoris keskastmejuhina • Omab magistrikraadi riigiteadustes • Hea inimestega suhtlemise oskus ja oskus “mõjuda” • Argumenteerimise- ja järeldusvõime • Teadmised juhtimisprotsessist ja raamatupidamisest • Iseseisvus, algatusvõime

19. TÄNAN TÄHELEPANU EEST!