全宗卷整理规范

1. 全宗卷整理规范 杨 军

2. 全宗卷整理规范 全宗卷定义：是机关档案室，在管理本单位全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。既管理档案中形成的档案。它也是我们检查一个单位档案管理工作水平的最好材料。

3. 全宗卷整理规范 • 一、全宗卷的主要内容（共九项） • 1.全宗指南； • ２.大事记； • ３.档案收集工作的材料； • ４.档案整理工作的材料； • ５.档案鉴定工作的材料； • ６.档案保管工作的材料； • ７.档案统计工作的材料； • ８.档案利用工作的材料； • ９.档案管理新技术运用工作的材料。

4. 全宗卷整理规范 全宗指南：全宗指南（全宗介绍）； 大 事 记：记录本单位的重大事件； 档案收集：档案接收和征集工作的办法、标准，档案（资料）交接文据及相关目录，档案来源和档案历史转移过程说明材料等； 档案整理：文件材料分类、保管期限和归档范围的规定，档案整理工作方案、整理工作说明和小结等； 档案鉴定：档案保管期限鉴定、档案销毁鉴定、珍贵档案考证鉴定等鉴定工作的制度、组织、方案和标准，鉴定工作形成的报告、请示及批复，鉴定及销毁处置档案的目录（清册）等；

5. 全宗卷整理规范 档案保管：档案保管工作制度，档案安全检查、档案破损情况调查与修复（抢救）、重点档案保护、珍贵档案仿真复制件制作等工作的记录和说明材料，档案保管状况分析和工作总结、报告等。 档案统计：档案基础统计台账，档案工作基本情况统计报表，档案工作统计分析材料等。 档案利用：档案利用制度，检索工具编制情况，档案开放与控制情况，档案编研与出版情况，档案展览与公布情况，珍贵档案介绍，档案利用效果典型事例、定期分析材料、专题概要、基础数据汇编等。

6. 全宗卷整理规范 新技术应用：应用现代技术管理档案的情况记录、工作报告及说明材料，档案信息化和数字化工作情况，电子档案（文件）创建和应用环境（硬件和软件）及数据格式说明等。 档案印证材料：档案工作相关的简报信息，分类大岗，网络图，目录号使用情况表，领导分工文件，单位年度工作等。

7. 全宗卷整理规范 二、编研材料的拟写 （一） 全宗指南 全宗指南：是介绍全宗构成者及所形成的档案情况的一种资料，也是一种检索工具。由封面、正文、备注三部分构成。 1、正文：全宗构成者沿革简介、全宗内档案情况介绍、全宗内档案内容与成份介绍三部分。 （1）全宗构成者沿革简介主要由全宗构成者的名称、时间、主要职能、隶属关系、全宗构成者主要负责人名录、内部机构设置及其各历史阶段演变等内容组成。

8. 全宗卷整理规范 全宗构成者时间：包括全宗构成者成立、合并、改组、更名、名称增加、撤销时间；内部机构设置及部门调整、增设、合并、更名、撤销时间；上级主管单位变更时间；其他反映全宗构成者重要活动的时间。 全宗构成者的主要职能：特征性质、职能范围和主要工作任务； 全宗构成者的主要领导名录：党政正副职姓名、职务、任职时间； 全宗构成者内部机构设置及其各历史阶段演变情况：内部一级机构名称、主要职能、及正副负责人职务、任职时间；内部机构增设、调整、撤消、合并情况；各阶段人员编制情况。 领导名录，内部机构的设置情况和主要负责人任职情况可以用表格式书写。

9. 全宗卷整理规范 （2）全宗内档案情况的介绍：主要介绍档案的数量及保管期限、档案的完整程度、档案的利用价值及鉴定情况、检索工具的配套情况、档案的整理情况。 • （3）全宗内档案内容与成分介绍：一般使用文章述方式、按全宗内档案的实际分类体系结合问题将全宗内档案内容与成分综合概括出来。 • 备注部分：本全宗指南的编制情况；有关全宗内档案的补充说明；全宗指南中需要加以解释的名词、事件及问题；全宗指南编制后，全宗内档案增加、调整、遗失、销毁等说明。 要求： 一般5年续编一次。

10. 全宗卷整理规范 （二）大事记 大事记就是按照时间顺序，用简明的文字记载一定历史时期发生的重大事件的一种参考资料。一般有机关大事记（反映一个机关的重大事件）、区域大事记（反映一个地区的重大事件，如攀枝花大事记）、专题大事记（如：攀枝花党建大事记）等。 要求：一般要求每年进行拟写。 大事记一般由题名、前言、目录、正文、附录5部分组成。 正文：大事时间和大事记述两部分构成。大事时间按时间自然顺序排列；大事记要简明扼要，地点、任务、数据、过程和结果应当完整揭示。 大事记范围：国家、省、市领导或上级主管部门，单位领导对本单位或区县部门调研、本单位人员领导或人员变化情况、本单位获得奖励表彰等活动。

11. 全宗卷整理规范 （三）基础数据汇编 基础数据汇编是用数字语言表现一方面或者多方面基本情况的参考资料。从编写的时间段，有某一个时期的、一年的、连续多年的几种；从编制方法看有文字叙述式、表格式和图式三种。 要求：一年或一届编写一次，但必须是多年、多届连续编制；本单位主要职能数据的汇总情况。

12. 全宗卷整理规范 （四）专题概要 1、专题概要是用文章叙述的方式，简要地说明的反映某一方面的工作、生产或某种社会现象的产生、发展和结果的参考资料。一般有叙人（历届领导工作情况介绍、专家情况介绍等），叙事（档案信息化建设概要、生育保险的专题概要）；企业、科技事业单位还可以编制5年安全生产情况的回顾、质量控制情况综述等。 专题概要包括：题名、总体概述、正文、附件 （1）题名有选题对象和具体名称两部分构成，具体名称有概要、概述、概况、介绍等。题名下方还应编者署名、日期和密级标识； （2）总体概述：简略介绍本专题的概貌、性质、特点、影响、作用、材料来源、时空范围； （3）正文：全面系统介绍专题对象发生、发展的过程和现状或结果；详细介绍本专题对象的价值、效益和作用；总结性地指出本专题对象的发展方面或可能发展趋势；

13. 全宗卷整理规范 （4）附件：能说明或印证专题对象的文件材料。 2、 企业和科技事业单位需编研的材料 (1) 深层次编研 科技成果简介、科研成果简介、工程项目简介、产品介绍4种编研材料均属一个类型的档案信息深层次编研、加工成果。扼要摘录科研、设计项目的主要内容并汇集成册的一种参考资料。可采用文字叙述或表格式两种。主要内容包括：成果（产品、项目）名称、任务来源、主要参与人员、成果取得的时间、主要数据与结论、技术水平、推广应用情况、主要经济效果、鉴定评价情况、获奖情况、专利申报与结果等方面的情况。 科技手册（操作规程、维修手册） 有关质量、安全、经营、管理等方面 （2）通用性研编成果：全宗指南、大事记、制度、基础数据汇编 （3）利用效果：典型利用事例汇编

14. 全宗卷整理规范 （五）典型利用事例汇编 典型利用事例的编写方法： 采用叙述式，文字应当简明扼要，一般应包括时间、人物、事件起因、查档内容、查档结果、查档利用效果6个部分。 如：破获凶案，档案立功2009年7月8日，某某市公安局的两位民警来到某某区民政局，查询一起刑事案件的犯罪嫌疑人史某某的婚姻情况。档案工作人员通过查阅2008年婚姻档案结婚登记案卷号1285，查到史某某与刘某某的结婚登记审查处理表，为破案提供了重要线索。 档案为确定车辆权属提供原始凭据　　中石化天津石油分公司在处理往年遗留的养路费欠缴问题时，发现有一辆无法确定权属的油罐车。通过查阅1999到2003年的会计档案32卷册，最终确定了权属，从而免缴了欠费和滞纳金，为企业节约资金200万元。 

15. 全宗卷整理规范 （六）定期分析材料 • 定期分析材料是档案材料提供利用的小结性材料，一般要求1年编写1次。有叙述式和表格叙述合成式两种体例。内容一般由年度利用的人次、卷（件）次、利用目的、查询结果、反馈结果综述、存在的问题、改进意见等几个部分组成。

16. 全宗卷整理规范 • 范文： • 2013年定期分析材料 • 局综合档案室积极为推动我市档案事业发展，为我局各项工作的开展服务，积极提供利用。 • 2013年，我局档案室共查阅利用110人次，提供利用档案125卷(件)次，同2002年相比分别减少了56人次，129卷（件）次。其主要原因是2012年开始的修志工作使档案利用需求增加。到2013年，我局修志工作进入后期，档案查阅量大幅减少。查全率和查准率均达到100%。 • 从利用档案资料的目的来看，较单一，其中：修志54人次，69卷（件）次，一般工作查考56人次，56卷（件）次。 • 从利用目的的发展趋势来看，工作查考占档案利用的主流，其它方面的利用率不高，有的甚至为零。 • 通过2013年度档案利用情况分析，充分体现了档案利用的重要性。要继续做好档案利用工作，我局应积极调整归档范围并按范围收集整理档案，进一步加大档案宣传力度，在利用的主动性、编研资料的整理上下功夫，加快档案信息化建设的进程，提高工作质量与效率，进一步整体提升档案管理水平，充分发挥档案的作用，为我局及社会各项工作提供更优质的服务。

17. 全宗卷整理规范 三、全宗卷内文件材料的装订 1、文件材料装订。文件材料以件为单位进行装订； 2、文件材料排序。文件材料分入不同类目后，按形成时间顺序排列。新增文件材料插入相关类目，向后接续排列； 3、文件材料装盒。全宗卷文件材料按照分类编号顺序装盒。文件材料较多，一盒装不下时，可按分类编号顺序装入数盒。装有文件材料的全宗卷应填写卷盒封面和脊背。

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21. 全宗卷整理规范 谢谢大家！