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档案的立卷归档

档案的立卷归档. 2012 年 9 月 21 日. ☆归档范围 ☆档案整理 ☆质量要求 ☆档案移交. 一、归档范围. 上级主管机关发来的和本机关职能活动 相关 ，需要本机关 执行 的文件材料 反映本机关主要职能活动 具有利用价值 的文件材料 下级机关报送的 重要文件 材料 其他对本机关工作 具有查考价值 的文件材料　　. 注意事项 教学、科研、人事等档案要注意完整性，不要遗漏。. 不需归档内容. 上级机关普发供参阅，不需办理的文件材料 如：重庆市教委表彰 2009 年教书育人先进个人的通知

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档案的立卷归档

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Presentation Transcript

  1. 档案的立卷归档 2012年9月21日

  2. ☆归档范围 ☆档案整理 ☆质量要求 ☆档案移交

  3. 一、归档范围 • 上级主管机关发来的和本机关职能活动相关，需要本机关执行的文件材料 反映本机关主要职能活动具有利用价值的文件材料 下级机关报送的重要文件材料 其他对本机关工作具有查考价值的文件材料　　

  4. 注意事项 教学、科研、人事等档案要注意完整性，不要遗漏。

  5. 不需归档内容 上级机关普发供参阅，不需办理的文件材料 如：重庆市教委表彰2009年教书育人先进个人的通知 上级机关征求意见未定稿的文件 如：关于下发《重庆医科大学学生申述处理办法（讨论稿）》征求意见的通知 重份文件

  6. 无查考利用价值的事务性、临时性文件 如：重庆市政府下发的《关于重庆市2010年国庆放假的通知》 学校内部互相抄送的文件材料； 如：《关于同意外语系大学公共外语教研室负责人调整的通知》，人事处、外语系存档，其他部门属于抄送不存档 参考资料

  7. 二、档案的整理 流 程 确定年度 文件分类 文件排列 编写页码 档案移交 填写目录

  8. 确定年度 以文件日期为准：一般发文 以开会日期或会议通过日期为准：会议文件 以针对时限为准：计划、总结、预决算、统计报表 分析内容所涉及的年份：无日期文件

  9. 跨年度的文件日期的确定： 如：《重庆医科大学十一五规划》(2006—2010)，放在2006年 如：多份——重医大教学评估，从2002通知开始，2003年结束，产生的文件放到2003年归档 专门年度文件材料： 如：财务年度，教学年度，一般按专门年度归类

  10. 文件分类 按问题分类：一般机关文件， 按文号分类：常用于内容太杂的文件 按数量分类：常用于案件和会议文件 按文种分类：如统计报表 按作者分类：计划和总结

  11. 档 案 移 交 （接 收） 登 记 簿 移交人（签字）： 接收人（签字）： 接收日期：

  12. 注意事项： • 组好的案卷之间界限必须清楚，各有特点 • 案卷的厚薄要适当

  13. 文件排列 按照时间排列 按照重要程度排列 按照作者排列 按照问题排列 按姓氏笔画、汉语拼音 按文号排列

  14. 卷 内 文 件 目 录

  15. 注意特殊情况： 正本在前，定稿在后 正文在前，附件在后 批复在前，请示在后 转发件在前，被转发件在后

  16. 编制页码 凡是有文字的页面均须编写页号，位置在非装订线一侧下角（正面的右下角，背面的左下角） 编流水号每一卷均从“1”开始，末份文件编起止页 编制件号，每份文件一个起止页

  17. 填写目录 • 卷内文件目录的项目依次有顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注 卷 内 文 件 目 录

  18. 顺序号：填写卷内文件排列的顺序编号 文号：填写每份文件的发文字号 责任者：填写每份文件的作者或第一作者（联合发文） 题名：填写每份文件的标题，原文若无标题，应写上自拟标题 日期：填写文件日期 页号：填写每份文件在案卷内的页号

  19. 三、质量要求 • 用纸规格要求统一，一律使用A4型 • 手工书写的材料应使用签字笔或不褪色的碳素笔书写，不得使用圆珠笔、铅笔书写 • 归档文件材料应归原件，特殊情况下若无原件，可归复印件，复印件上必须加盖公章 • 编写页号或件号，填写卷内文件目录应准确

  20. 归档文件应齐全完整1.材料完整，正件和附件，请示和批复齐全，文件的来龙去脉清楚如：人事处根据市教委26号文的精神搞绩效工资改革，那么，重医大人事处的文和市教委26号文都应归档2.文件材料的形成时间、签字、盖章等手续必须完整 如：学生的录取通知书应有市招办的章

  21. 档案的移交 填写档案移交接收登记薄和备考表，一式两份，到档案室办理移交手续 档 案 移 交 （接 收） 登 记 簿 移交人（签字）： 接收人（签字）： 接收日期：

  22. 谢 谢！

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