A Arte de Administrar

1. A Arte de Administrar Prof. Joel Brogio

2. O Processo Administrativo Planejamento Organização Direção Controle • Dividir o trabalho • Designar as • atividades • Agrupar as • atividades em • órgãos e cargos • Alocar recursos • Definir autoridade • e responsabilidade • Definir a missão • Formular objetivos • Definir os planos • para alcançar os • objetivos • Programar as • atividades • Designar as pessoas • Coordenar os • esforços • Comunicar • Motivar • Liderar • Orientar • Definir os padrões • Monitorar o • desempenho • Avaliar o • desempenho • Ação corretiva

3. As quatro funções administrativas Planejamento Formular objetivos e os meios para alcançá-los • Resultados • Desempenho • Objetivos • Produtos • Serviços • Eficiência • Eficácia • Recursos • Humanos • Financeiros • Materiais • Tecnológicos • Informação Controle Monitorar as atividades e corrigir os desvios Organização Modelar o trabalho, alocar recursos e coordenar atividades Direção Designar pessoas, dirigir seus esforços, motivá-las, liderá-las e comunicar

4. As premissas do planejamento: Presente Futuro Onde pretendemos chegar Objetivos pretendidos Onde estamos agora Situação atual Planejamento Planos

5. O desdobramento dos objetivos: Objetivos organizacionais Estabelecimento dos objetivos da organização Políticas Colocação dos objetivos como guias para a ação Diretrizes Linhas mestras e genéricas para a ação Metas Alvos a atingir a curto prazo em cada órgão Programas Atividades necessárias para cada meta Procedimentos Modos de execução de cada programa Métodos Planos de ação para a execução de tarefas Normas Regras para cada procedimento Maior Amplitude Menor Menor Detalhamento Maior

6. Administrador: A função de planejar. • Planejar • Definir objetivos • Verificar onde as • coisas estão hoje • Desenvolver premissas • sobre condições • futuras (cenários) • Identificar meios • para alcançar os • objetivos • Implementar os • planos de ação • necessários Organizar Dirigir Controlar

7. Planeja- mento Conteúdo Exten- são de Tempo Amplitude Estratégico Genérico, sintético e abrangente Longo prazo Macroorientado. Aborda a empresa como uma totalidade. Tático Menos genérico e mais detalhado Médio prazo Aborda cada unidade da empresa separadamente. Operacional Detalhado, específico e analítico Curto prazo Microorientado. Aborda cada tarefa ou operação apenas. O Planejamento em seus três níveis:

8. Os quatro tipos de planos: Métodos de trabalho ou de execução. Representados por organogramas. Receita / despesa em um dado espaço de tempo. Correlação entre tempo e atividades (agendas). Representados por cronogramas. Como as pessoas devem se comportar em determinadas situações. Relacionados com Métodos Relacionados com Dinheiro Relacionados com Tempo Relacionados com Comportamentos Procedimentos Orçamentos Programas ou Programações Regras ou Regulamentos Tipos de Planos

9. A função de organizar: • Organizar • Dividir o trabalho • Agrupar as atividades • em uma estrutura • lógica • Designar as pessoas • para sua execução • Alocar os recursos • Coordenar os esforços Planejar Dirigir Controlar

10. Abrangên- cia Tipo de Desenho Conteúdo Resultante Nível institucional Desenho organizacional A empresa como uma totalidade Tipos de organização Nível interme- diário Desenho departamental Cada departamento Isoladamente Tipos de departamentaliza- ção Nível operacional Desenho de cargos e tarefas Cada tarefa ou operação Análise e descrição de cargos Os três níveis de organização:

11. A função de dirigir: • Dirigir • Dirigir os esforços para • um propósito comum • Comunicar • Liderar • Motivar • Orientar as pessoas • Impulsionar as pessoas Planejar Organizar Controlar

12. Níveis de Organi- zação Níveis de Direção Cargos Envolvidos Abrangência Institu- cional Direção Diretores e altos executivos A empresa ou áreas da empresa Interme-diário Gerência Gerentes e pessoal do meio do campo Cada departamento ou unidade da empresa Opera- cional Supervisão Supervisores e encarregados Cada grupo de pessoas ou tarefas Os três níveis de direção:

13. A função de controlar: • Controlar • Definir padrões de • desempenho • Monitorar o • desempenho • Comparar o • desempenho com os • padrões estabelecidos • Tomar a ação corretiva • para corrigir desvios • e assegurar o alcance • dos objetivos Planejar Organizar Dirigir

14. As quatro fases do controle: Estabelecimento de padrões Observação do desempenho Ação corretiva Comparação do desempenho com o padrão estabelecido

15. Os quatro tipos de padrões: • Volume de produção • Níveis de estoque • Número de horas trabalhadas • Volume de vendas • Controle de qualidade do produto • Controle de qualidade do processo • Especificações do produto • CQ da matéria-prima • Tempo padrão de produção • Tempo médio de estocagem • Padrões de rendimento • Tempo médio de atendimento • Custo de produção • Custo de estocagem • Custo padrão • Custo médio de financiamento Padrões de Quantidade Padrões de Qualidade Padrões de Tempo Padrões de Custo Tipos de Padrões

16. Controle Conteúdo Extensão de Tempo Amplitude Estraté-gico Genérico, sintético e abrangente Longo prazo Macroorientado. Aborda a empresa como uma totalidade Tático Menos genérico e mais detalhado Médio prazo Aborda cada unidade da empresa separadamente Opera-cional Detalhado, específico e analítico Curto prazo Microorientado. Aborda cada tarefa ou operação apenas Abrangência do controle:

17. Apreciação Crítica da Teoria Neoclássica: • A velha concepção de Fayol continua firme: • Administrar é prever, organizar, comandar, • coordenar e controlar. • Atualmente se fala em processo administrativo: • Planejar, organizar, dirigir e controlar. • As funções administrativas continuam aceitas: • Planejamento; • Organização; • Direção; • Controle. • Contudo, administrar é mais do que gerenciar pessoas, • recursos e atividades. Em épocas de mudança, o papel • do administrador se centra mais na inovação do que • na manutenção do statu quo.