数据库应用基础

数据库应用基础 第6章基本数据操作

第6章基本数据操作

6.1 添加记录 • 以数据表视图打开相应的表 • 单击表中标识为“*”的行，然后随便从哪个字段开始录入数据。

常用类型相关的数据输入情况 • 输入文本字段数据时，只要字符个数不超过字段大小就不会有什么问题。 • 遇备注型字段，可以容纳直到2G个符号。 • 如果字段的数据类型为数字，当然不能接受非数字符号。整型不能接受小数点，数据的有效位数受具体类型的限制。

常用类型相关的数据输入情况 • 遇到日期/时间字段时，会看到系统自动显示出的小图标，单击它将出现帮助用户选择日期的窗格。 • 输入日期时，有效的年份为100到9999，年月日数字间用连字符(-)分隔，例如：2007-9-22。如果输入时间，可按时分秒的顺序输入，时分秒间用冒号分隔(:)，例如：21:02:18。如果需要同时输入日期和时间，可以先输入日期然后输入时间，两部分间用一个空格分开即可。例如，2007-9-22 21:02:18。 • “自动编号”字段，则不需也不许输入数据，其中的值由系统自动填入。

常用类型相关的数据输入情况 • 输入逻辑字段值时，记录中该列显示的是一个复选框，如果该框为，表示其值为“否”（或“False”），如果该框为，表示其值为“是”（或“True”），可以直接单击该框，改变它的状态就改变了其值。 • 遇到OLE类型字段时，可以在其中存放来自Office 和基于Windows 的程序的图像、文档、图形和其他对象。

常用类型相关的数据输入情况 • Microsoft Office Access 2007的附件字段可以用来保存一或多个多种类型的数据文件，例如：Word 文档、PowerPoint演示文稿、Excel电子表格，多种类型的图像，等等。

6.2 浏览数据 • 排序显示 • 当单击某列的列标题旁的小三角时，如图6.6所示菜单。单击“升序”和“降序”，可使表中的数据在显示时，根据该列值的大小按升序或降序排列显示表里的数据记录。这时的排序效果，仅用于显示，与记录在表中真正的顺序无关。

6.2 浏览数据 • 筛选显示记录 • 如果仅对某列中某些数据感兴趣，可以使用文本筛选器来进行显示记录的筛选。

6.2 浏览数据 • 隐藏列 • 使当前被选择的列处于隐藏状态，不被显示。 • 冻结列 • 可使当前被选择的列移动到窗口的最左边显示，并在窗口内容向左滚动时，保持原位不变。

6.2 浏览数据 • 查找 • 可用来在某个字段或整个表范围内查找指定的内容。

6.2 浏览数据 • 汇总 • 可用来生成汇总行，以反映表中数据的各种统计值。 • 请注意，汇总行不会被保存在表中，但可以把汇总行复制到别处保存。

6.3 修改数据 • 修改单项数据 • 首先应找到要修改的某项数据，然后进行修改。如果放弃本项修改，可以按ESC键。 • 使用“替换”方式修改数据

6.3 修改数据 • 对数据项的剪切、复制和粘贴 • 修改时，可以一次选择一个或多个数据项目，选择范围可以是一列或多列，一行或多行。对被选中区域的数据，可以进行剪切、复制操作。剪切、复制的数据可以粘贴到相同大小的目标区域。。 • 对记录的剪切、复制和粘贴 • 可以选择一条或多条记录进行剪切或复制，然后进行粘贴。注意，复制与剪切差别是，复制仍保留所选记录，而剪切将删除所选记录。如果在现有数据行上进行粘贴，将把这些行原有的数据替换为粘贴来的数据。如果在表的末尾粘贴，相当于把剪切或复制来的记录添加到表的尾部。

6.4 删除记录 • 删除记录是一种无法撤消的操作，该操作将从表中删除指定的那些记录。 • 注意，前面提到的筛选与删除是有所不同的，筛选只是使不符合条件的记录不被显示，而不是从表中删除了那些记录，需要时可以撤消筛选，使全部记录都能显示出来。因此，删除时务必小心、准确，不要误删了有用的数据。

6.5 数据透视表数据透视表 • 数据透视表和数据透视图是两种基于数据的表现形式。 • 使用数据透视表可以汇总、分析、浏览和提供摘要数据。 • 使用数据透视图可以在数据透视表中可视化此摘要数据，并且可以方便地查看比较、模式和趋势。

6.5.1数据透视表 • 使用数据透视表可以汇总、分析、浏览和提供摘要数据，揭示表中数据的统计规律。在数据透视表视图中可以通过拖动字段和项，或通过显示和隐藏字段下拉列表中的项，来查看不同级别的数据统计信息。

数据表透视图示例 • 现有“生源情况”表，其数据表视图如图6.16所示，现打算按不同学院对来自不同地区不同民族的学生进行人数统计。

数据透视表视图 • 筛选字段 • 用于基于相应字段中选定的数据项来筛选整个报表。由于打算按不同学院来进行地区和民族统计，于是将“学院名称”字段拖放在此区； • 行字段 • 用于将字段中的不同值显示为报表左侧的行。现把“民族”字段拖放在此区； • 列字段 • 用于将字段中不同的值显示为报表顶部的列。现把“地区”字段拖放在此区； • 值 • 用于显示汇总或明细数据。现把“学号”字段拖放在此区。

数据透视表视图

6.5.2数据透视图 • 生成数据透视图的最方便的方式，就是从已生成的数据透视表视图中转换为数据透视图视图。

6.6导入、导出 • 数据转换是一种将数据从一种格式转换为另一种格式的技术，利用这种技术可使不同数据处理系统间能够很方便地进行数据交换、共享。 • Access 数据库同其它数据库一样，也提供了数据转换功能，并将相关的功能分作导入、导出两类。

6.6.1 导入 • 导入操作，可将保存在不同格式文件中的数据读取到数据库中。 • 读取到的数据，可以直接用来创建生成新表，也可以追加（添加）到与之有着相匹配的数据结构的现有表中。

导入Access数据库 完成导入

导入Excel电子表格 完成导入

6.6.1导出 • 导出是一种将数据输出到其他数据库、电子表格或文件格式中，以便其他数据库、应用程序或程序可以使用该数据的方法。 • 与导入操作所不同的是，执行导出前需先选择要导出的数据表，然后选择具体导出方式。

导出到Excel • 首先选中要导出的表，从“外部数据”选项卡的“导出”组中选择“Excel”，或者直接用鼠标右键单击要导出的表，从菜单中选择“导出”、“Excel”。

导出到Access数据库

导出到Word

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