Správa digitálního obsahu v organizacích (Y3 9 SDO)

1. Správa digitálního obsahu v organizacích (Y39SDO) Přednáška č. 5 Metody tvorby a získávání obsahu & Úvod do DMS Jiří Štěpán & Martin Kačer, 2009-2011

2. Část první (rozšíření přednášky č. 3) Akvizice obsahu Správa digitálního obsahu v organizacích

3. Kategorizace obsahu • Dle typu • Dle pořízení • Způsobu pořízení • Místo pořízení • Dle formy Správa digitálního obsahu v organizacích

4. Typ obsahu – příklady • Textový obsah • Články • Informační stránky • Multimédia • Obrázky • Videa • Hudební skladby • Další binární soubory • Dokumenty • Odkazy na související obsah Správa digitálního obsahu v organizacích

5. Typ obsahu – příklady • Výstupy aplikací • Výsledek hlasování v anketě • Detaily zboží v katalogu • Statistika návštěvnosti • Počasí • Metadata (informace o obsahu) • Uživatelská data • Stavová data • Workflow Správa digitálního obsahu v organizacích

6. Získávání obsahu • Pořízení obsahu v rámci CMS • Vložení hotového obsahu pořízeného jinde • Import a adaptace z jiného zdroje • MS Word • Online propojení s jiným zdrojem Správa digitálního obsahu v organizacích

7. Forma obsahu (zejména v DMS) • Data jsou již v elektronické podobě • Vložení přes aplikaci DMS • Připojení z filesystému • Automatická extrakce metadat • Doplnění klasifikace • Data nejsou elektronicky dostupná • Digitalizace (scanování) • Propojení originálu s digitální kopií • Unikátní identifikátor, čárový kód, atd. • Pokročilé zpracování (OCR) a extrakcemetadat • Doplněnímetadat, klasifikace Správa digitálního obsahu v organizacích

8. Pořízení obsahu V CMS Správa digitálního obsahu v organizacích

9. Pořízená data • Data vytváří uživatel v CMS systému • CMS je jejich primární zdroj • Případně je může poskytovat jiným systémům • Způsob získání se liší dle typu obsahu: • Texty, HTML fragmenty: WYSIWYG • Strukturovaná data: formuláře • Metadata: formuláře nebo specializované editory • Jiný obsah: specializované ovládací prvky • … a nyní podrobněji Správa digitálního obsahu v organizacích

10. Texty, HTML fragmenty • Čistý text • WYSIWYG editor Správa digitálního obsahu v organizacích

11. WYSIWYG – požadavky • Funkce kancelářských programů • Formátování textu • Strukturálními elementy • Práce se styly • Komfortní správa tabulek a obrázků • Propojení s jinými objekty CMS (vložení souboru) • Kontrola gramatiky • Další funkce • Náhled v kontextu • Copy paste z MS Office či jiných nástrojů • Možnost čištění kódu • Instalace, kompatibilita • Fungování „ve všech prohlížečích“ • Jednoduchá instalace, ideálně žádná Správa digitálního obsahu v organizacích

12. WYSIWYG – možné technologie • Javascript – 100% bez instalace, nejméně funkcí • Flash – většina prohlížečů zná, možnosti podobné JS • Java Applets – nutnost JRE, pomalý start • ActiveX – omezeno pouze na IE, problém bezpečnostní politiky • XULExtensions – omezeno pouze na FF • „Tlustý“ klient– nejvíce funkcí, nutnost instalace Správa digitálního obsahu v organizacích

13. Ukázka - ektron Správa digitálního obsahu v organizacích

14. Strukturovaná data • Editace pomocí formulářů • Změny strukury => formuláře obvykle generovány • Dynamicky • Konfigurací • Programově • Obvyklé funkce • Kontrola vstupů a reakce na chyby • Klávesové zkratky pro rychlý pohyb Správa digitálního obsahu v organizacích

15. Formulář - UI Správa digitálního obsahu v organizacích

16. Formulář definice - konfigurací Správa digitálního obsahu v organizacích

17. Formulář definice - dynamická Správa digitálního obsahu v organizacích

18. Formulář definice - programově • Explicitní volání kódu • form.addField(FieldType.INTEGER, "amount"); • Anotace • @FormField Integer amount; • Specifické programovací jazyky pro popis • Nově vytvořené • Odvozené z existujících (lisp, groovy) Správa digitálního obsahu v organizacích

19. Strukturovaná data – způsoby uložení … liší se především možnostmi zpracování jinými nástroji • Proprietárně(nejsou přístupná jinak než přes CMS) • Relační databáze • Standardní přístup přes DB (obvykle read only) • Obvykle pomocí ORM (JDO, hibernate) • Webové služby • XML • Možnost pracovat s assetem jako s XML dokumentem • Hromadné akce pomocí XSLT • Programová API Správa digitálního obsahu v organizacích

20. Ukázka XML Správa digitálního obsahu v organizacích

21. Metadata • Většinou speciální případ strukturovaných dat • => viz předchozí Správa digitálního obsahu v organizacích

22. Multimediální data • Obrázky • Zvuky • Videa • Není obvyklé pořizování přímo v CMS Správa digitálního obsahu v organizacích

23. Specifická data Konkrétní aplikace mohou mít specifické editory • Zadání pozice na mapě • Zadání pozice v obrázku • Externí zařízení • Čtečky čárových kódů • GPS souřadnice • … Správa digitálního obsahu v organizacích

24. In-kontext (insite, inline, …) • Zejména WCMS • Přímo v náhledu • Editace atributů • Editace seznamů • Nový/smazat • Změny pořadí + Maximálně intuitivní a vhodné pro drobné změny - Neumožňuje garantovat úplnost vyplněných dat Správa digitálního obsahu v organizacích

25. Vložení obsahua jeho adaptace Správa digitálního obsahu v organizacích

26. Vkládání externího obsahu • Obsah vzniká v jiném nástroji (desktop aplikace) • Chceme jej importovat do CMS • Nelze (nebo nechceme) napojit automaticky • Příklady: • Obrázky • Další multimédia • Binární soubory (bez nutnosti konverze) Správa digitálního obsahu v organizacích

27. Adaptace obsahu … když je konverze nutná • Pro použití v CMS se obsah upraví • automaticky • za asistence uživatele • Příklady: • Copy&Paste MS Office • Copy&Paste Quark • Ořez obrázku • … Správa digitálního obsahu v organizacích

28. Způsoby vkládání obsahu • Copy & Paste • Napojení na WYSIWYG • Vhodné pro účast uživatele při adaptaci • Plugin do desktop aplikace • Přístup k funkcím aplikace (např. makro v Excelu) • Nutné napojení do CMS • Speciální aplikace • Souborový systém • WebDav • Virtuální FS Správa digitálního obsahu v organizacích

29. Fileexplorer(Zope) Správa digitálního obsahu v organizacích

30. WebDav • (Web-based Distributed Authoring and Versioning) • “FTP přes HTTP“ Správa digitálního obsahu v organizacích

31. Využití API pro vkládání obsahudo CMS • Meta WebLog API (Blogger API) • XMLRPC • Podporuje editaci “bloglike“ struktur • Jednoduchý článek s title a body • Obrázky • Kategorie, tagy • Lze aplikovat i na řadu případů z podnikové praxe • Existuje řada kvalitních desktop editorů (Windows Live Writer) • JSR 179 (Content Repository API for JavaTM) • Level 1 – read only • Level 2 – plný přístup • Neexistují klienti Správa digitálního obsahu v organizacích

32. Napojení na externí obsah Správa digitálního obsahu v organizacích

33. Externí obsah • Tento obsah nevstupuje do životního cyklu obsahu • Nelze editovat, atd. Správa digitálního obsahu v organizacích

34. Způsoby napojení na externí obsah • Podle způsobu • Import/export • On-line napojení • Podle technologie • Webové služby • (XML)RPC • Programové API • Podle vrstvy • Databázová • Aplikační • Prezentační Správa digitálního obsahu v organizacích

35. Integrace – databázová vrstva • Syntetické assety - asset je výsledkem SQL dotazu Správa digitálního obsahu v organizacích

36. Integrace – aplikační vrstva • Vyhodnocuje se při sestavování stránek(šablony obdrží data pro formátování) • web services • XMLRPC • CORBA • Java RMI • jiné remote API (RPC) • On-line závislost zpracování na externím systému • Víceméně nutné cachování • Omezení počtu současných požadavků • … Správa digitálního obsahu v organizacích

37. Integrace – prezentační vrstva • Iframe • Primitivní, leč účinné • Má svá omezení (HTML, verze prohlížeče, výkon) • Zažívá renesanci (google gadgets apod.) • Portálové technologie • Lokální • Vzdálené • URL scraper • Vkládání HTML z jiné stránky • Případný převod pomocí XSLT Správa digitálního obsahu v organizacích

38. Integrace – URL scraping • Možné problémy při URL scrapingu • Překlad URL adres • POST request • JavaScript (zejména práce s URL) • Cookies • Bezpečnost Správa digitálního obsahu v organizacích

39. Část druhá Document management systeM Správa digitálního obsahu v organizacích

40. Co nahrazují skupiny CMS Správa digitálního obsahu v organizacích

41. Motivace DMS – kde filestem nestačí • Verzování • Vyplnění metadat (a jejich kontrola) • Vyhledávání dle obsahu i metadat • Zamykání dokumentů • … a mnoho dalšího Správa digitálního obsahu v organizacích

42. Rozdíly DMS oproti WCMS • Primární snahou je utřídit jinde vznikající obsah • Neřešíme samotný obsah (často binární soubory),klíčová jsou metadata • Kontrola a dohledatelnost • Méně zajímavá publikace, výkon, … Správa digitálního obsahu v organizacích

43. Funkce DMS a řešené problémy • Pořízení obsahu • Primárně metadat, případně konverze do el. formy • Dostupnost a centralizace dokumentů • Zálohování, fail-over, řízená distribuce • Dohledatelnost • Tvorba různých pohledů nad daty, fulltext • Správa verzí • Přístupová práva • Archivace • Workflow Správa digitálního obsahu v organizacích

44. Příklady • Lotus notes • Spisové služby (Gordic, Exprit, Aplis)+ datové schránky • MS Sharepoint • Specializované systémy • správa fotografií • extrémní případ: youtube Správa digitálního obsahu v organizacích

45. Intranet SIEMENS (DMS)

46. Mazda Autopalace – Servisní informace

47. Eurotel - distribuce dealerských informací

48. Jiný příklad DMS • Datové schránky • Specializovaný DMS • Každá organizace • Podepisování dokumentů Správa digitálního obsahu v organizacích

49. Rozsáhlejší příklad:Oběh faktur Správa digitálního obsahu v organizacích

50. Popis problému: fakturace • Problém: digitalizace a schvalování dodavatelských faktur jedné větší organizace • Původní stav: • Faktura dorazí na podatelnu • Je odhadnut její vlastník (tedy kdo objednal) • Je mu doručena • Vlastník poté shání fyzické podpisy • Podepsaná všemi předá do účtárny k proplacení • Problémy • obtížná kontrola a evidence Správa digitálního obsahu v organizacích