PRESENTATION DEPLOIEMENT GENERALISE 15 mars 2012

1. PRESENTATION DEPLOIEMENT GENERALISE 15 mars 2012

2. Sommaire • Introduction 3 • Déploiement 5 • Présentation de SILab 27 • Navigation dans le client Web 44

3. Introduction - De Xlab à SILab vers GESLAB CNRS CNRS – CPU – Amue (protocole) Eté 2012 Xlab V11.2 SILab GESLAB • Base = SILab • Interface SIFAC • Evolutions fonctionnelles • Iso fonctionnalités avec Xlab • Quelques fonctions d’administration portées sur un client Web • Base centralisée

4. Introduction - SILab en 2012 • SILab V1 : gestion financière uniquement, version 11 d’Xlab avec • une base de données centralisée • une nouvelle version d’Omnis • Authentification des utilisateurs basée sur Janus • certaines fonctions d’administration « développées en web »

5. Déploiement • Introduction 3 • Déploiement5 • Présentation du déploiement 6 • Migration laboratoire 10 • Déploiement SSI 16 • Vérification de la migration 18 • Accompagnement 21 • Présentation de SILab 27 • Navigation dans l’outil 44

6. Présentation du déploiement • Sites pilotes • Environ deux cents laboratoires répartis sur 6 délégations (DR 5, 6, 7, 8, 13 et 18) • Démarrage progressif des pilotes à partir du 16 février • Déploiement généralisé • Par lots de laboratoires de mi-avril à mi-juin • Semaine de migration connue par le laboratoire en mars • Le planning de déploiement a été transmis par la DSI • Date de retour à la DSI des fichiers de lotissement • Première version le 23 mars • Version définitive le 29 mars

7. Présentation du déploiement – Phase pilote • Valider le fonctionnement de SILab en conditions réelles • Évaluer le déploiement de SILab (dont la reprise des données et les aspects techniques : plate-forme de production, accès à distance depuis des postes différents…) • Évaluer les dispositifs d’accompagnement du changement • Préparer et valider l’organisation de l’assistance • Finaliser et valider la documentation utilisateur • Ajuster les messages de communication

8. Présentation du déploiement – Conditions de déploiement généralisé • Confirmation de la phase pilote • Le démarrage de la phase pilote a été acté le lundi 13 février au matin • Confirmation du déploiement généralisé • Le déploiement généralisé sera acté le 3 avril • Si report du déploiement généralisé, les sites pilotes resteront sur SILab

9. Présentation du déploiement- Implication des laboratoires • Présence obligatoire pendant la période de migration de la base (5 jours maximum) • Le jour de la migration, si des problèmes sont rencontrés sur la base • Lorsque la base est migrée, pour contrôler la migration • Pas de retour à Xlab V11.2 après la migration

10. Migration laboratoire : de début février à fin mars (1/4) • Traitements relatifs au démarrage de l’exercice • Si la bascule de fin d’exercice s’effectue avec l’option 1C (report des mouvements sur origines de crédit en entités dépensières) : Vérifier les répartitions de reports • S’il reste des répartitions de report à intégrer : · « Question à se poser = faut-il les intégrer ? » • Si le choix est de les utiliser : effectuer l’intégration , sinon elles seront perdues, et jamais dans SILAB. • Si le choix est de les intégrer partiellement ou pas du tout : intégrer celles qui doivent l’être, les autres seront supprimées au passage sur SILAB

11. Migration laboratoire : de début février à fin mars (2/4) • Vérification de l’adresse mail de chaque utilisateur de la base Xlab • En mode Administration, choisir l’option « Habilitations/utilisateurs » dans le menu Paramétrage • L’adresse mail doit être nominative et en minuscule • Vérifier qu’elle ne comporte pas d’espace (en particulier à la fin) • Elle doit exister dans Labintel • Recherche le nom de l’utilisateur dans Labintel • Faire un copier/coller de l’adresse mail depuis l’annuaire des laboratoires du CNRS • Au moins un utilisateur ayant les droits d’administrateur • Vérifier qu’une adresse mail a bien été saisie pour l’utilisateur ADM • Cette adresse mail peut être présente sur un autre utilisateur, celui aura deux rôles dans SILab

12. Migration laboratoire : de début février à fin mars (3/4) • Réinitialisation de Faclix • Si la base Faclix n’est plus utilisée, supprimer le fichier Faclix.df1 avant mise à disposition • Une base Faclix vierge sera créée lors de la migration • Si la base Faclixest à migrer, les constantes de Faclix doivent être en cohérence avec les constantes d’Xlab, sinon la base sera rejetée lors de la migration • Mise à jour des constantes de Faclix par rapport à Xlabdans « Facturation client …»: Facturation/données de base • Suppression des constantes de Faclix qui ne sont pas dans Xlab : cette opération doit être réalisée manuellement.

13. Migration laboratoire : de début février à fin mars (4/4) • Suppression des organismes obsolètes • Supprimer les organismes non utilisés • Ne conserver que les organismes à reprendre dans SILab • S’il s’agit de l’organisme « CNRS » • Demander la suppression à l’assistance utilisateurs de la DSI • Transcodification des organismes restants • Appliquer la procédure décrite dans le document « SILab Procédure-Transcodification organisme de gestion-V6.0.doc » • Date de retour à la DSI des fichiers de transcodification : • Première version le 23 mars • Version définitive le 29 mars

14. Migration laboratoire : de J-10 à J-5 • Purge des constantes – enregistrements marqués • purger les constantes avant le dépôt de la base. Sinon, les constantes non utilisées seront reprises • En mode Administration, choisissez l’option « Purge enreg. Marqués » dans le menu Outils • Ne faut pas tenir compte du message Xlab qui dit que des constantes n’ont pas pu être supprimées : le laboratoire pourra les invalider dans SILAB. • Lancement de la vérification de cohérence • Avec correction automatique • Si la base ne peut être corrigée, elle sera transmise au service informatique de la délégation pour transmission à l’assistance utilisateurs de la DSI pour correction • Installation de la version de SILab sur le poste de travail • Attention, ne pas installer SILab dans le même répertoire qu’Xlab • SILab doit être installé une seule fois sur les serveurs TSE qui hébergent plusieurs labos et une installation • Assistance du service informatique du laboratoire et du SSI

15. Migration laboratoire : J-1 • Les boîtes aux lettres doivent être vides • Traitement de tous les mouvements en attente d’intégration • Dossier / Echanges avec la délégation / Intégrations • Toutes les sessions doivent être transmises • Vérifier le journal des transferts • Dossier / Echange avec la délégation / Transfert / Journal transfert Extraction et Retour • Dépôt de la base : outil de mise à disposition • La base est automatiquement verrouillée en lecture seule par : • Un paramètre « Lecture seule » est positionné dans la base Xlab si le fichier «  _MIGRATION_XLAB_EN_COURS_ » (déposé par la DSI) est présent pour le laboratoire sur la machine de com • Et un fichier « MIGRATION_EN_COURS » est créé dans le répertoire contenant le fichier Xlab.df1 • La base Xlab pourra être consultée mais ne sera pas accessible en mise à jour

16. Déploiement SSI : de début février à fin mars • Nettoyage des machines de com • La procédure qui fait le ménage sur les sauvegardes des bases est appelée par le cron de EAIADM • /home/eaiadm/bin/audit_purge_bases_xlab • Le fichier de paramétrage dans lequel le nombre de bases à conserver est stocké est : • /home/eaiadm/bin/audit_purge_bases_xlab.conf • Suppression des fichiers « _MIG* » déposés antérieurement • Livraison d’un sosipatch par la DSI • Suppression de tous les fichiers « _MIG* » déposés par les laboratoires • A lancer une seule fois avant les premières mises à disposition des bases • Dépôt du fichier «  _MIGRATION_XLAB_EN_COURS_ » par la DSI sur les machines de com des DR • Fichier «  _MIGRATION_XLAB_EN_COURS_ » déposé par la DSI début avril dans le répertoire « /exch/bfc/labo/xxxx » des machines de com des DR • C’est la présence de ce fichier qui permet le verrouillage de la base Xlab en lecture seule lors de sa mise à disposition par le laboratoire

17. Déploiement SSI : J-1 à J • Transfert de la base vers le répertoire de lotissement • Utilisation de l’outil de supervision de la migration • url : https://silab-mig.dsi.cnrs.fr/silab-sup-mig-client • Les équipes en DR transfèrent les bases du lot à migrer • Cette opération doit être réalisée avant 9h • Elle peut être réalisée la veille, après le dépôt de la base par le laboratoire • Point sur les bases non transférées • Les équipes en DR font le point sur les bases manquantes du lot • Un mail est envoyé à silab-deploiement@dsi.cnrs.fr pour informer la DSI des bases non transférées et du délai de transfert

18. Vérification de la migration : J à J+5 (1/2) • Tag des utilisateurs dans l’IHM référentiel • La DSI taggue dans l’IHM référentiel les utilisateurs des bases migrées • Un compte rendu est envoyé aux équipes SSI avec le résultat du Tag : • OK : utilisateur taggué • KO : adresse mail non trouvée • Les équipes SSI analysent le compte-rendu et transmettent à la DSI les adresses mail corrigées • Notification au laboratoire • Le laboratoire est averti par le SSI de la fin de la migration • Le laboratoire se connecte à SILab pour vérifier ses données • SILab est en lecture seule

19. Vérification de la migration : J à J+5 (2/2) • Contrôle et validation par le laboratoire (max 1h30) • En coordination avec le référent SFC à l’aide d’un document (décrit en annexe) • La vérification repose sur des états ou écrans existants et dans la plupart du temps sur les montants globaux : • Compteurs  • Numéros de sessions du dernier transfert et du dernier retour • Arborescence des origines et des entités • Etats des origines et des entités • Le laboratoire informe le SFC du résultat des vérifications • En fonction du résultat de la vérification • Si vérification OK : Feu vert du référent SFC au SSI pour ouverture des flux. Ouverture des flux et de SILab en mise à jour par le SSI via l’outil de supervision de la migration • Si vérification KO : investigations complémentaires et réouverture éventuelle de la base en fonction de la complexité et du délai

20. Déploiement : récapitulatif

21. Accompagnement

22. Accompagnement – préparation du déploiement • Les équipes en DR seront accompagnées par l’équipe projet SILab pour la préparation du déploiement • Pour la préparation des fichiers de lotissement • Pour la transcodification des organismes de gestion Xlab • Pour toute autre question relative au déploiement • Les demandes sont à adresser à : • «  silab-deploiement@dsi.cnrs.fr »

23. Accompagnement – pendant et après le déploiement • Accompagnement du laboratoire • Le laboratoire contacte le support de proximité en délégation. • Formulaire accessible par le lien « assistance » sur le client lourd ou le client Web • Le formulaire sera adressé à une adresse mail générique à créer par le support de proximité : « support-silab@drxx.cnrs.fr » (exemple : support-silab@dr6.cnrs.fr) • Le support de proximité traite la demande • Accompagnement du support de proximité • Si le support de proximité n’arrive pas à résoudre l’incident • Il transfère le mail contenant la demande à l’assistance utilisateur (assistance@dsi.cnrs.fr) • Utiliser la procédure transmise par l’AU • La demande sera automatiquement créée dans Customer First • Il peut aussi contacter l’AU par téléphone au 05 62 24 25 31 - Fax 05 62 24 22 20 • Les demandes d’assistance doivent comporter à minima les éléments suivants : • Code division du laboratoire, objet de l’incident, actions ayant conduit à l’incident, copies d’écran de l’incident • S’il s’agit d’un problème lié à la migration, le préciser dans le message • Cas particulier d’accès aux données des laboratoires dans le cadre du support • Seul le laboratoire a accès aux données de sa base • Il peut donner ponctuellement un accès au support de proximité ou à l’assistance utilisateur • Un profil de consultation « MCO » a été créé à cet effet

24. Accompagnement – suivi du déploiement • Téléconférences régulières avec les DR • Un planning sera fourni début avril

25. Accompagnement – Documentation de SILab • Documentation disponible actuellement sur l’application • Documentation de préparation au déploiement • Documentations d’installation, pour les administrateurs de l’application SILab • Pré-requis techniques : pré-requis techniques du poste de travail • Procédure de téléchargement : procédure de téléchargement de l'installeur SILab client lourd • Manuel d’installation : procédure d'installation du client lourd • Vérification du poste : opérations de vérification du poste • Documentations d’utilisation • Manuel d'utilisation SILab : mode d'emploi détaillé des fonctions courantes du logiciel • Manuel d'utilisation Web : plus particulièrement destinée au gestionnaire principal du laboratoire et à l'administrateur du système SILab • Documentations pour le déploiement • Présentation pilote : présentation Webex des 9 et 27 février • SILAB_centralisationVERIF : documentation métier (DCIF). Intègre le document "pré-requis migration". Opérations a effectuer avant et après migration • Pré-requis Migration : réalisée par la DR d'Orléans, opérations à effectuer avant migration • Cette documentation sera revue d’ici fin mars (prise en compte remarques des pilotes) • Mise à disposition sur le site Web de la DSI pour la phase pilote • http://www.dsi.cnrs.fr/silab • Attendre le feu vert de la DSI pour diffusion du site aux laboratoires

26. Questions / Réponses

27. Présentation de SILab • Introduction 3 • Phase pilote 6 • Présentation de SILab 27 • Généralités 28 • Architecture 30 • Fonctionnalités client lourd 32 • Fonctionnalités Web 36 • Navigation dans le client Web 44

28. Présentation de SILab – généralités (1/2) • Principales caractéristiques • Les bases de données Xlab et Faclix, seront regroupées en une seule base de données centralisée • Les applications Xlab, Faclix et XlabUniv resteront indépendantes et sont renommées respectivement « SILab » « Recette » et « Echange SIFAC » • Montée de version d’Omnis Studio (version 5.0.1) • Authentification des utilisateurs basée sur Janus : l’utilisateur doit au préalable être déclaré • Refonte de la couleur et de la police des écrans (ex : boutons) • Passage en application web des nouvelles fonctions ou celles dont la réécriture est indispensable • Editions • Editions actuelles disponibles dans SILab • Edition de certains états via le Web, mise à disposition courant mars • Requêtes • Suppression des états requêtes de Xlab • Mise à disposition d’un outil (Birt) dans SILab pour la création de requêtes dans une version ultérieure

29. Présentation de SILab – généralités (2/2) • Déclaration des utilisateurs • Le laboratoire prévient le SSI pour tout nouvel utilisateur • Le SSI tague l’agent comme utilisateur « SILab » dans le référentiel • L’utilisateur topé « SILab » est transféré par flux dans SILab • L’administrateur du laboratoire récupère l’utilisateur dans le groupe de laboratoire, lui attribue un profil et éventuellement un groupe d’accès aux données

30. Présentation de SILab – architecture (1/2) • 2 modes d’accès à SILab • L’utilisateur se connecte avec : • le client Omnis 5 pour la gestion courante • le client Web pour l’administration, le paramétrage et certaines éditions • Dans les deux cas, l’utilisateur accède à une base de données centralisée • L’utilisateur accède à SILab via Janus : • SILab Web : avec son certificat ou utilisateur/mot de passe • SILabOmnis : utilisateur/mot de passe

31. Présentation de SILab – architecture (2/2) • L’utilisateur peut se connecter avec les deux modes d’accès

32. Présentation de SILab – fonctionnalités client lourd (1/4) • ECCU et Histo Laboratoire • Aucun changement, l’outil de comparaison continuera à fonctionner • Vérification de cohérence • Aucun changement • Gestion des flux avec BFC • Flux SILab vers BFC  • Se déclenche automatiquement avec un rythme synchronisé sur l’EAI • Flux BFC vers SILab • Données de référence (marchés) intégrées dans la base SILab sans intervention des utilisateurs • Intégration des mouvements déclenchée par les utilisateurs • Utiliser la fonctionnalité « Retour » pour avoir les bordereaux et déclencher les intégrations automatiques de mouvements (par exemple, prise en charge de facture) • Utiliser la fonctionnalité intégration pour les intégrations manuelles

33. Présentation de SILab – fonctionnalités client lourd (2/4) • Cas particuliers des retours

34. Présentation de SILab – fonctionnalités client lourd (3/4) Machine de COM EAI SILab Base BFC 2 fois par Jour 2 fois par Jour 6h, 10h30, 13h30, 15h30 Machine de COM EAI BFC SILab Base 3 fois par Jour 3 fois par Jour 7h30, 10h30, 13h30, 15h30

35. Présentation de SILab – fonctionnalités client lourd (4/4) • Consultation des bases des exercices antérieurs • Les exercices antérieurs ne seront pas repris dans la base centrale, Xlab v11 sera utilisé pour les consulter • Une version V11.3 de SILab devra être diffusée par les équipes SI après la migration de la base dans SILab • Cette version permet de rendre accessible le menu « changer de / base exercice antérieur » et de modifier le nom de la base archivée • Seules les données à partir de l’exercice 2012 seront disponibles pendant 5 ans dans SILab • La personnalisation des codes familles • Permet pour un groupe de laboratoire d’établir une liste de « favoris » des codes familles pour faciliter leur utilisation dans l’application

36. Présentation de SILab – fonctionnalités Web (1/7) • Fonctions d’administration • Gestion des groupes de laboratoires • Gestion des laboratoires • Gestion des utilisateurs • Nouvelle notion : groupe de laboratoires • Permet de conserver l’ancienne notion de « base laboratoire » regroupant la gestion de plusieurs unités et partageant un référentiel et des données de gestion (ex : fournisseurs, agents,…) • Un groupe de laboratoire peut contenir une seule unité ou plusieurs unités (type UMR, FR, …) • Création d’un groupe de laboratoires • Correspond à la mise à disposition pour le laboratoire « d’une base vierge  » • L’initialisation d’un groupe de laboratoires sera réalisée par les équipes SSI en délégation. • La déclaration de l’administrateur local du groupe de laboratoire sera créé par les équipes SSI en délégation • Création d’un laboratoire • S’il y a les mêmes gestionnaires et les mêmes référentiels • Ajout d’un laboratoire dans un groupe de laboratoire

37. Présentation de SILab – fonctionnalités Web (2/7) • Etapes de création groupe de laboratoires et laboratoire Création d’un Groupe de Laboratoire Création de l’Administrateur Local Complète le Groupe de Laboratoire Création des Laboratoires Affectation et habilitation des Utilisateurs - Autres Utilisateurs - Gestionnaires

38. Présentation de SILab – fonctionnalités Web (3/7) • Nouvelle notion : organisme / établissement • La notion actuelle d’organisme de gestion a été modifiée • Création de la notion d’établissement : il y a un organisme CNRS, sous lequel sont rattachés 19 établissements qui sont les délégations • Modification de la notion d’organisme : chaque université est un organisme, chaque organisme université XX a un établissement XX qui lui est rattaché (ex : Paris1, Lyon1, …) • Il en est de même pour les autres tutelles type association, école, … • Le gestion des établissements et organismes devient nationale • Seule la consultation sera accessible aux laboratoires

39. Présentation de SILab – fonctionnalités Web (4/7) • Nouvelle notion : tables de référence • La gestion des constantes est transformée en gestion des tables de référence • La gestion des tables de référence nationales se fera en central soit par flux provenant de BFC, soit directement dans SILab • La gestion des tables de référence « locales » se fera au niveau du laboratoire (comme aujourd'hui)

40. Présentation de SILab – fonctionnalités Web (5/7) • Tables locales • Centre de dépense • Compteurs • Ecart date service fait • Ecart Facture permis • Nature de crédit • Niveau • Notificateur • Organismes cofinanceurs • Paramètres (historique des échanges) • Préférences groupe Labo • Type de crédit • Type d'entité • Type d'imputation

41. Présentation de SILab – fonctionnalités Web (6/7) • Tables nationales • Code famille /nature • Code Gestion 1 • Code rejet • Compatibilité XLAB-BFC • Destination états (Labo, perso,…) • Devises • Etat équipement • Groupe agent • Indemnités kilométriques • Indemnités séjour à l'étranger • Indemnités séjour France • Libellé contacts missions • Limite repas mission • Moyen de transport • Nature de dépense • Objet principal mission • Pays • Qualité • Taux de TVA • Taux rémanence • Tranche de puissance fiscale • Tranche kilométrique • Type de mission • Type de raison sociale • Type missionnaire • Type organisme

42. Présentation de SILab – fonctionnalités Web (7/7) • Restructuration des laboratoires • La fonction d’import / export a été réécrite sur le WEB • Lors de la création d’un groupe de laboratoires (notion actuelle de base Xlab), il sera possible d’initialiser les données de référence du groupe de laboratoires à partir des données de référence (Fournisseurs, marchés, matières, produits) provenant d’un autre groupe de laboratoires

43. Questions / Réponses

44. Navigation dans le client Web • Introduction 3 • Phase pilote 5 • Présentation de SILab 27 • Navigation dans le client Web 44

45. Navigation dans le client Web (1/5) • Connexion à SILab • Lancez votre navigateur puis saisissez l’url suivante : https://silab.dsi.cnrs.fr • La page gestion des identités s’affiche : préciser le choix « personnel des unités CNRS »

46. Navigation dans le client Web (2/5) • La page d’authentification suivante apparaît

47. Navigation dans le client Web (3/5) • Page Web SILab

48. Navigation dans le client Web (4/5) • Liens via la page Web SILab • Documentation : ouvre une nouvelle fenêtre vers la page documentation de l'application du site SILab • Contact : ouvre une nouvelle fenêtre vers la page contenant les adresses mails des supports technique et métier du site SILab, à utiliser pour des demandes d’évolution • Assistance : ouvre une nouvelle fenêtre vers le formulaire d'assistance à destination du support de proximité • Site SILab : le lien ouvre une nouvelle fenêtre vers le site SILab de la DSI qui permet d’accéder aux différentes actualités sur l’application SILab

49. Navigation dans le client Web (5/5) • Déconnexion SILab • La « croix rouge » ne doit pas être utilisée car elle verrouille les objets sur lequel le travail est effectué • Cliquer sur le bouton « déconnexion » la page est affichée et vous demande de quitter le navigateur pour une déconnexion définitive

50. Fin de la présentation