Budget La gestion en AE et CP

1. Budget La gestion en AE et CP Détails et explicitations dans les commentaires du document

2. Préambule Présentation de l’ensemble des modules de formation proposés Domaines Modules de formation associés Transverse Budget La gestion en AE et CP Présentation des états budgétaires Démarche de programmation 65’ Elaboration, allocation et mise à disposition du budget Dépenses Les référentiels Comprendre les processus de la dépense Engagement juridique marché Engagement juridique hors marché Le service fait Demande de paiement sur EJ Demande de paiement hors EJ Mise en paiement La démarche de contrôle Retenues de garantie Gestion des avances et des acomptes Gestion des pénalités Carte d’achat et dématérialisation Recettes Présentation du processus standard de la recette Gestion des titres de recette Recettes globalisées et fléchées Recettes au comptant Recettes – Cas particuliers Comptabilités Articulation entre les comptabilités Opération pour compte de tiers Gestion de la trésorerie Comptabilités – Cas particuliers Eléments de comptabilités Légende : Prérequis à avoir suivi au préalable pour le module considéré xxx module considéré

3. Sommaire • Le rôle des AE et CP dans le processus de la dépense • La notion d’autorisation d’engagement • Rappel de la définition d’un engagement juridique • Exemples d’autorisation d’engagement • La notion de crédit de paiement • Exemples de crédit de paiement Notions clés • Processus • Objectifs de la budgétisation • Principes généraux • Engagement d’une dépense en AE et CP • Arbre de décision de la budgétisation • Principes applicables aux dépenses sur marchés Budgétisation des AE et des CP Notions clés • Processus • Consommation des AE • Consommation des CP Consommation des AE et de CP

4. Sommaire • Processus • Disponibilités des AE • Disponibilités des CP • Echéanciers de CP Suivi de la disponibilité en AE et en CP • Processus • Notions clés • Rétablissement des AE et des CP • Blocage des crédits et suspension de l’exécution • Reports de crédit • Réservations de crédit Cas particuliers Quiz • Quiz

5. Notions clés

6. 1 Notions clésLes AE et CP structurent le processus de la dépense Autorisations d’engagement (AE) = limite supérieure des dépenses pouvant être engagées juridiquement sur l’exercice Crédits de paiement (CP) = limite supérieure des dépenses pouvant être payées sur l’exercice • Les autorisations d’engagement (AE) et les crédits de paiement (CP) permettent d’engager puis de payer une dépense. Engager la dépense : passer une commande, signer un contrat… Payer la dépense Consommation des AE Consommation de CP • L’engagement et le paiement sont les étapes principales du processus de la dépense. Engager : l’engagement juridique (EJ) Vérifier que la prestation est conforme à l’engagement : le service fait (SF) Liquider la dépense : la demande de paiement (DP) Payer

7. 1 Notions clésLa notion d’autorisation d’engagement • Les AE (Autorisations d’Engagement) : • représentent le plafond des dépenses pouvant être engagées sur l’exercice ; • constituent une autorisation votée par l’organe délibérant dans le budget ; • ne peuvent être consommées que sur l’exercice en cours, en vertu du principe d’annualité du budget ; • sont consommées lors de l’Engagement Juridique (EJ) de la dépense ; • ne doivent pas être confondues avec : • Les CP (crédits de paiement) qui sont les limites supérieures des dépenses pouvant être payées pendant l’exercice. • Les autorisations d’emplois qui sont les limites supérieures des emplois de l’organisme. • Les engagements juridiques (ou les notions caduques d’engagements comptables).

8. 1 Notions clésRappel de la définition d’un engagement juridique • Un engagement juridique : • est l’acte par lequel l’organisme constate à son encontre une obligation de laquelle il résultera une dépense ; • doit respecter les limites de l’autorisation budgétaire (AE) ; • porte au moins les informations suivantes : • un montant ferme ; • un (des) tiers déterminé(s) ; • une durée déterminée; • nécessite de renseigner différents critères d’imputation budgétaire permettant de tenir la comptabilité budgétaire, d’exercer le contrôle du disponible et d’assurer le pilotage budgétaire : la nature, la destination, les opérations, les entités organisationnelles budgétaires ou les autres axes d’analyse (localisation, bénéficiaire…).

9. 1 Notions clésExemples d’engagements juridiques • Exemples d’engagements juridiques pouvant consommer des autorisations d’engagement : Décision attributive de subvention Bon de commande Bail

10. 1 Notions clés La notion de crédit de paiement • Les CP (crédits de paiement) : • constituent le plafond des dépenses pouvant être payées sur l’exercice ; • constituent une autorisation budgétaire votée par l’organe délibérant ; • sont consommés lors du paiement d’une dépense (décaissement effectif), qui peut résulter d’un engagement juridique contracté au titre des années antérieures ou de l’année courante; • ne doivent pas être confondus avec : • les AE (autorisations d’engagement) qui sont les limites supérieures des dépenses pouvant être engagées pendant l’exercice, • les autorisations d’emplois qui sont les limites supérieures des emplois de l’organisme, • la comptabilisation des factures.

11. 1 Notions clésExemples de crédit de paiement • Exemples de paiements pouvant consommer des crédits de paiement : Paiement d’un loyer Paiement d’une commande Paiement d’une subvention

12. Budgétisation des AE et des CP

13. 1 Budgétisation des AE et des CPProcessus Définition de la stratégie de l’organisme et programmation initiale Elaboration des budgets (initial et rectificatifs) Allocation des AE / CP et des recettes Suivi et pilotage des recettes et des moyens budgétaires Budgétisation des AE et des CP Suivi de la consommation d’AE et de CP Suivi de la disponibilité en AE et CP Gestion des AE et CP : reports, rétablissements, blocages, suspensions…

14. 2 Budgétisation des AE et des CPObjectifs de la budgétisation • La budgétisation en AE et CP a trois finalités :

15. 1 Budgétisation des AE et des CPPrincipes généraux • Principe général de budgétisation des AE : • Les AE budgétisées pour une année doivent couvrir au plus près l’estimation des engagements que l’organisme sera amené à souscrire dans l’année. • Cela correspond à ce qui est financièrement quantifié de manière certaine dans l’acte d’engagement et que l’organisme devra au moins payer « quoi qu’il arrive » (sauf non réalisation de la prestation prévue). • Principe général de budgétisation des CP : • Les CP budgétisés pour une année sont évalués à hauteur des prévisions de décaissements pour l’exercice concerné, compte tenu du rythme de réalisation des engagements (que ces engagements aient été pris l’année de l’exercice ou les années antérieures). Un projet pluriannuel doit être budgétisé annuellement en AE et en CP.

16. Budgétisation des AE et des CPEngagement d’une dépense en AE et CP Illustration : exemple de budgétisation 1/2 • En N, il est prévu d’engager une dépense pour 200 euros (exemple : un bon de commande) qui fera l’objet de deux livraisons : • Une première pour 120€ sur N ; • Une seconde pour 80€ sur N+1. • En N+1, il est prévu d’engager une seconde commande pour 300 €. Une seule partie de cette commande va être payée en N+1, pour 220 €. • Comment doit-on budgétiser ces dépenses sur N et N+1 ?

17. 1 Budgétisation des AE et des CPEngagement d’une dépense en AE et CP Illustration : exemple de budgétisation 2/2 Budget année N+1 : AE = 300 €, CP = 80+220 € Budget année N : AE = 200€, CP= 120 € Paiement 2 Paiement 1 Engagement Juridique 1 Clôture de l’EJ 1 200 AE 120 CP 80 CP Solde sur EJ = 0 Paiement 1 Restes à payer Engagement Juridique 2 300 AE 220 CP Solde sur EJ = 80

18. 2 Budgétisation des AE et des CPArbre de décision de la budgétisation Budgétisation en AE ≠ CP Oui Le dénouement de l’engagement se déroule-t-il sur plusieurs exercices ? Oui L’EJ a un montant ferme et un tiers déterminé Budgétisation en AE = CP pour le montant total de la dépense L’engagement est-il à durée déterminée ? Non Non Budgétisation en AE = CP pour le montant des paiements devant être réalisés pour l’exercice considéré

19. 2 Budgétisation des AE et des CPExemples de budgétisation applicable dans le cadre des marchés

20. Consommation des AE et CP

21. 1 Consommation des AE et CPProcessus Définition de la stratégie de l’organisme et programmation initiale Elaboration des budgets (initial et rectificatifs) Allocation des AE / CP et des recettes Suivi et pilotage des recettes et des moyens budgétaires Budgétisation des AE et des CP Suivi de la consommation d’AE et de CP Suivi de la disponibilité en AE et CP Gestion des AE et CP : reports, rétablissements, blocages, suspensions…

22. 1 Consommation des AE et CP Consommation d’AE • La consommation des AE : • a pour fait générateur la validation des engagements juridiques, à hauteur du montant ferme pour lequel l’organisme s’engage auprès d’un tiers ; • n’entraine pas de réservation de crédits de paiement (qui ne sont mobilisés qu’au moment du paiement effectif des dépenses). Création de l’EJ Validation de l’EJ SF DP Paiement Consommation des AE

23. 2 Règles de consommation des AE et CPConsommation d’AE – cas sans EJ préalable • La consommation des AE : • a pour fait générateur la validation de la DP par le responsable des DP dans le cas où il n’y a pas d’engagement juridique ; • n’entraine pas de réservation de crédits de paiement (les CP sont consommés au moment du paiement effectif des dépenses). EJ SF DP Paiement Consommation des AE

24. 1 Règles de consommation des AE et CPConsommation de CP Les CP sont consommés lors du décaissement. EJ SF DP Paiement Consommation des CP

25. 2 Règles de consommation des AE et CPConsommation de CP L’écriture en comptabilité budgétaire de consommation des CP a lieu lors du rapprochement entre le décaissement et la demande de paiement. Validation de la DP Paiement Rapprochement du décaissement avec la DP Consommation des CP

26. Suivi de la disponibilité en AE et CP

27. 1 Suivi de la disponibilité en AE et CPProcessus Définition de la stratégie de l’organisme et programmation initiale Elaboration des budgets (initial et rectificatifs) Allocation des AE / CP et des recettes Suivi et pilotage des recettes et des moyens budgétaires Budgétisation des AE et des CP Suivi de la consommation d’AE et de CP Suivi de la disponibilité en AE et CP Gestion des AE et CP : reports, rétablissements, blocages, suspensions…

28. 1 Suivi de la disponibilité des AE et CPDisponibilité des AE • Sur un exercice donné, la disponibilité des AE évolue en fonction de leur consommation (dans le cas général) : AE disponibles AE votées au titre du budget de l’exercice AE consommées par les engagements juridiques souscrits pendant l’exercice et les DP sans engagement juridique préalable = -

29. 1 Suivi de la disponibilité des AE et CPDisponibilité des AE Exercice d’application : combien d’AE sont disponibles au 1er septembre de l’année N ? Date de la commande 25/11/N-1 23/01/N 04/03/N 24/06/N 18/10/N Vote du budget de l’année N : 100 AE et 90 CP sont alloués EJ 1 : Commande de matériel dont la livraison est prévue au 15/03/N EJ 2 : Commande de prestations devant être réalisées au 30 juin N EJ 3 : Commande de prestations devant être réalisées en février N+1 EJ 4 : Commande de matériel devant être livrée le 15/11/N 15 AE consommées 20 AE consommées 15 AE consommées 10 AE consommées

30. 1 Suivi de la disponibilité des AE et CPDisponibilité des AE Réponse de l’exercice d’application : le montant d’AE disponibles au 1er septembre de l’année N est déterminé par la consommation des engagements souscrits entre le 1er janvier N et le 31 août N inclus. Date de la commande 25/11/N-1 23/01/N 04/03/N 24/06/N 18/10/N Vote du budget de l’année N : 100 AE et 90 CP sont alloués EJ 1 : Commande de matériel dont la livraison est prévue au 15/03/N EJ 2 Commande de prestations devant être réalisées au 30 juin N EJ 3 : Commande de prestations devant être réalisées en février N+1 EJ 4 : Commande de matériel devant être livrée le 15/11/N 15 AE consommées 20 AE consommées 15 AE consommées 10 AE consommées Disponible d’AE : 100 – 15 100 – 15 – 20 100 – 15 – 20 – 15 = 50

31. 1 Suivi de la disponibilité des AE et CPDisponibilité des CP • Sur un exercice donné, la disponibilité des CP évolue au grès de leur consommation Crédits de CP disponibles Crédits de CP votés au titre du budget de l’exercice Crédits de CP consommés par des décaissements = - Illustration : exercice d’application 1/2 • Exercice d’application : Les commandes présentées précédemment sont reçues et les prestations réalisées au moment prévu. Elles sont payées dans le mois suivant la livraison. • Combien de CP sont disponibles au 1er septembre de l’année N ?

32. 1 Suivi de la disponibilité des AE et CPDisponibilité des CP Réponse de l’exercice d’application 2/2 : le montant de CP disponibles au 1er septembre de l’année N est déterminé par les paiements intervenus entre le 1er janvier N et le 31 août N inclus. Date de la commande 15/03/N 30/06/N 25/11/N-1 23/01/N 04/03/N 24/06/N 18/10/N Vote du budget de l’année N : 100 AE et 90 CP sont alloués EJ 1 : Commande de matériel dont la livraison est prévue au 15/03/N EJ 2: Commande de prestations devant être réalisées au 30 juin N Livraison EJ 1 EJ 3 : Commande de prestations devant être réalisées en février N+1 Livraison EJ 2 EJ 4 : Commande de matériel devant être livrée le 15/11/N 15 AE consommées 20 AE consommées 15 AE consommées 10 AE consommées Disponible de CP : 90 – 15 90 – 15 – 20 = 55

33. 2 Suivi de la disponibilité des AE et CPEchéanciers de CP • Les échéanciers de CP permettent d’avoir une vision pluriannuelle et infra-annuelle sur les besoins futurs en CP, sur l’année en cours et les années suivantes:

34. Cas spécifiques

35. 1 Cas spécifiquesProcessus Définition de la stratégie de l’organisme et programmation initiale Elaboration des budgets (initial et rectificatifs) Allocation des AE / CP et des recettes Suivi et pilotage des recettes et des moyens budgétaires Budgétisation des AE et des CP Suivi de la consommation d’AE et de CP Suivi de la disponibilité en AE et CP Gestion des AE et CP : reports, rétablissements, blocages, suspensions…

36. 1 Cas spécifiques Notions clés • Opérations particulières sur le budget : • Rétablissement d’AE et de CP • Blocage des AE et des CP • Suspension de l’exécution • Report de crédits • Réservation d’AE

37. 2 Cas spécifiquesLe rétablissement des AE et CP • Le rétablissement d’AE et de CP : • rend du disponible ; • ne modifie pas les crédits ouverts ; • peut être lié à deux évènements : Retrait d’engagement (AE) Indus (AE et CP) Cas de la réduction d’un engagement juridique Cf. support de formation « Recettes – Cas particuliers » Solde – partiel ou total – de l’engagement (sur la même année) Rétablissement de crédits sur les axes où les AE ont été initialement consommées

38. 2 Cas spécifiquesBlocage d’AE et de CP et suspension de l’exécution Blocage d’AE et de CP Suspension de l’exécution Blocage pour aléas Blocage pour régie d’avance Est une mesure d’urgence justifiée par : • Une insuffisance de crédits • Un incident grave de gestion • Une décision de l’autorité de contrôle de l’organisme A pour objectif de conserver des crédits d’AE ou de CP en début d’exercice pour couvrir d’éventuels aléas de gestion. A pour objectif de permettre de couvrir à tout moment la totalité de la reconstitution de l’avance. Peut être effectué pour l’ensemble des régies d’avance de l’organisme. Doit être validée par l’ordonnateur principal au niveau central. Entraine le blocage de crédits qui de ce fait ne peuvent être alloués. Doit être réalisé en AE et en CP. Est effectuée en AE et/ou en CP. Ne peut être réalisé qu’au niveau central.

39. 2 Cas spécifiquesReports de crédit • Lesreports de crédit : • sont une exception au principe d’annualité des crédits ; • consistent à reporter en N+1 des crédits ouverts et non consommés sur un exercice N ; • doivent être adoptés au vu des justifications présentées par l’ordonnateur par le vote d’un budget rectificatif (sauf procédures dérogatoires). • Annulation de crédits sur l’exercice N. • Augmentation du plafond voté en N+1. Reports d’AE Reports de CP Doivent recueillir l’avis du contrôleur de l’organisme, puis faire l’objet d’une explication détaillée auprès de l’organe délibérant qui juge de la recevabilité de la demande Les CP liés à des dépenses déjà engagées et dont le SF a été certifié avant la clôture peuvent être reportés sur simple décision de l’organe délibérant NB : Dans le cas où les AE et les CP font l’objet d’une programmation, ceux-ci sont directement ouverts sur l’exercice N+1 (suite au vote de l’organe délibérant) sans recourir à des mouvements de crédits de l’exercice N à l’exercice N+1.

40. 2 Cas spécifiquesRéservations d’AE • La réservation d’AE : • permet de réserver des AE dans le cas de dépenses sans engagement juridique préalable ; • réduit le disponible en AE ; • ne consomme pas d’AE (et ne génère aucune écriture en comptabilité budgétaire). C’est la DP qui consomme les AE réservées ; • est caduque en fin d’exercice si elle n’a pas été consommée et n’ouvre aucun droit à report de crédits sur l’exercice suivant ; • peut être modifiée (augmentée ou diminuée) à tout moment par le gestionnaire durant l’exercice.

41. Quiz

42. 1 Quiz Question 1 Quel est le fait générateur de la consommation des AE ? Réponse : Le fait générateur est la souscription des engagements à hauteur du montant ferme pour lequel l’organisme s’engage auprès d’un tiers.

43. 2 Quiz Question 1 Quel est le fait générateur de la consommation des AE ? Réponse : Le fait générateur est la souscription des engagements à hauteur du montant ferme pour lequel l’organisme s’engage auprès d’un tiers. Sauf dans le cas où il n’y a pas d’engagement juridique préalable : c’est la DP qui consomme les AE.

44. 1 Quiz Question 2 Quel est le fait générateur de la consommation des CP ? Réponse : Les CP sont consommés lors du paiement.

45. 2 Quiz Question 2 Quel est le fait générateur de la consommation des CP ? Réponse : Les CP sont consommés lors du paiement. Plus précisément : lors du rapprochement entre le décaissement et la demande de paiement.

46. 1 Quiz Question 3 Est-il possible d’avoir : • Plus d’AE que de CP budgétisées en N ? • Plus de CP que d’AE budgétisées en N ? Réponse : Les deux sont possibles : AE> CP : cas d’opérations pluriannuelles (budgétées sur plusieurs années). CP > AE : cas de dépenses engagées avant l’exercice N et payées sur l’exercice N.