Стопански писма и декларации.

1. 4.2. Стандарти при писмени комуникации с бизнес партньори. Стопански писма и декларации.

2. П л а н Писмени комуникации с бизнес партньори - видове. Стопански писма- същност, значение. Реквизити на стопанските писма. Изисквания при съставяне на писмото. Декларации – същност, реквизити, изисквания.

3. 1. Писмени комуникации с бизнес партньори Видовете документи които се използват при бизнес комуникации са: • Общо-административни- молба, заявление, жалба, служебна бележка, удостоверение, пълномощно, декларация; • Справочно-информационни- стопански писма, доклад, справка, протокол, информация, отчет, договор; • Организационно-разпоредителни - инструкции, правилници, заповеди, указания, решения; Стопанските писма са : • Писмо –искане (заявка, запитване, молба); • Писмо – оферта (предложение, информация); • Писмо – рекламация (възражение, жалба).

4. 2. Стопанско писмо Писмотое най-често употребявания документ, съдържащ различни съобщения както за служителите в организацията, така и вън от нея. Стопанските писма са носители на финансова, юридическа и организационна отговорност, като изискват точно придържане към стандартни образци и форми на писане. Пишат се във връзка с различни дейности на фирмата: доставка на стоки, оферти, рекламации, вътрешно фирмени връзки и т.н.

5. 3. Реквизити на стопанските писма • Адресант- съдържа адрес на изпращача (автора). • Адресат- съдържа адреса на получателя. • Относно- представя темата на писмото в кратък вид. • Обръщение- винаги уважително, с титла и име. • Съдържание-текста на писмото, изложение, исканията и очакванията,отговорите. • Подпис - автора на писмото (длъжност, титла, име и фамилия). • Инициали- лицата,които са съставили, написали и форматирали писмото.

6. 3. Реквизити на стопанските писма • име на институцията, фирмен знак (емблема, лого). • адрес, телефонен номер, факс и електронна поща. • номер на банкова сметка. • имена на ръководни служители на фирмата. Адресант - това е институцията, която пише и изпраща писмото. Разположен е на фирмена бланка или оформен от съставителя на документа и включва:

7. 3. Реквизити на стопанските писма Адресатътвключва: • въвеждащия съюз ДО. • титла (професионална или гражданска) и име на получателя. • длъжност (позиция в институцията). • име на институцията. • населеното място и адреса,където ще бъде изпратено писмото.

8. 3. Реквизити на стопанските писма • Реквизитът ОТНОСНО се разполага във || вертикала след поставяне на отстъп на нов абзац,оформя се като самостоятелен абзац на два свободни реда след последната част на реквизита Адресат. • Думата ОТНОСНО се пише с главни букви и се последва от двоеточие (:). • Самото съдържание се пише с обикновени букви,като само първата е главна. • За да се открои съдържанието на ОТНОСНО, то се подчертава. Подчертаващата линия не бива да излиза извън съдържанието на реквизита.

9. 3. Реквизити на стопанските писма Обръщението се записва един свободен ред под реквизита ОТНОСНО, с главни букви,със стандартен отстъп на нов абзац.След обръщението се пише запетая, след което отново се поставя един свободен ред; Реквизитът ОБРЪЩЕНИЕ насочете към онзи, който сте записали в адресата: Ако сте записали титлата и името в адресата, напр. ДО АРХ. МАРИЯ МИХАЙЛОВА, имате възможност да се обърнете по три начина към лицето: • с изразяващата отношение дума, последвана от титла и фамилия, например УВАЖАЕМА АРХ. МИХАЙЛОВА, • само с титла и фамилия на лицето, напр. АРХ. МИХАЙЛОВА, • с гражданското обръщение, като УВАЖАЕМА ГОСПОЖО МИХАЙЛОВА

10. 4. Изисквания при съставянето съдържанието на писмото • След това прочетете записаното, за да видите: • дали сте включили необходимата информация. • дали сте изложили информацията в последователен ред. Съдържанието на писмотовключва темата, по която се пише. Обикновено тази част се оформя с два до три абзаца на нов ред, с отстъп една стандартна стъпка на табулатора. Съдържанието остава ляво или двустранно подравнено. Съдържанието трябва да е кратко и ясно. За целта е добре, пристъпвайки към съставянето на писмото, да направите следното: • планирайте писмототова е начин да включите необходимото количество информация и да я подредите логично. • запитайте се какво искатеда постигнете с писмото и какъв отговор бихте искали да получите. • отбележете си всичкокаквото искате да получите, преди да започнете да пишете.

11. 4. Изисквания при съставянето съдържанието на писмото Първи абзацна писмото е много важен - той налага тона на писмото и дава първо впечатление от Вас и Вашата институция. Втори абзац- планирайте най-важното, за да сте уверени, че Вашите най-важни и силни акценти ще бъдат подредени ясно, пълно и в логична последователност. В трети абзацна писмото: • опишете документите, които прилагате. • благодарете на лицето, което Ви е писало, ако Вашето писмо е отговор, или което чете документа, ако не сте направили това още в началото. • споменете, че очаквате да се чуете или кореспондирате скоро отново. Заключителни думи - обикновено изразяват намеренията и чувствата, които автора на писмото иска да предаде.

12. 4. Изисквания при съставянето съдържанието на писмото Подпис Когато завършите съдържателната част на писмото, преминете към оформяне на реквизита длъжност и подпис. Стопанското писмо завършва с вписване на длъжността на подписващите лица и собственоръчен подпис. Подписите се идентифицират чрез вписване на титла, име и фамилия. В частта за подпис може да се включи уважителна фраза. Фразата С УВАЖЕНИЕ се пише от ||| вертикал, един свободен ред след съдържанието, с главни букви.След като напишете фразата С УВАЖЕНИЕ, на следващия ред продължете стандартното с вписване на длъжност, име и фамилия на подписващия писмото. Всяка от тези позиции се пише на отделен ред.

13. 4. Изисквания при съставянето съдържанието на писмото Инициали Всеки документ, който се съставя в институцията се инициализира. Това означава вписване на инициалите на имената и фамилиите на изготвилия и създателя на писмото. Без записани инициали нито един документ не бива ,,да излиза” от институцията. Инициалите се пишат с главни букви, един до друг, от първи вертикал, като се разделят с алтернативна черта. Примерно: МК/БР

14. 5. Декларация Същност на декларацията Декларацията е документ от общ характер, който предоставя информация за декларатора относно неговото материално състояние, семейно положение, здравен статус и др.

15. Съставяне и оформяне на декларацията Декларацията съдържа следните реквизити: • Наименование на документа – оформя се с главни букви, интервал между тях, центрирано • Съдържание – започва след един междуредов интервал. Посочват се трите имена, адресът, номерът на личната карта, дата и място на издаване, единен граждански номер. Следва текстът на декларираното (имущество, семейно положение и др.). • Наименование на селише и дата - след един междуредов интервал. • Подпис- след един междуредов интервал следват думата ,,декларатор‘’ и подписът.

16. 5. Декларация Примерен модел: Оформя се на лист с формат А4 или А5 (може да се попълнят и собственоръчно – например декларация за колет). Могат да се използват и формуляри – образци. В някои случаи Декларацията се заверява от нотариус.

17. Въпроси и задачи Съставете Писмо – рекламацияза некачествена стока или услуга, които сте получили наскоро. Използвайте при оформянето разгледаните задължителни реквизити на стопанското писмо. Поставете се на мястото на ръководителя на фирмата към която е отправена рекламация и изгответе писмо – отговор на рекламация.В съдържателната част на отговора, спазете основните принципи на бизнес комуникациите и оформете използвайки задължителните реквизити за писмо. Разгледайте приложението с документи - образци и открийте в тях изучените реквизити. Какво е общото и различното в структурата и оформянето на отделните документи? Към коя от разгледаните групи в класификацията спада всеки един от приложените документи - образци?