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仕事に役立つ 仕事を動かす文章講座

仕事に役立つ 仕事を動かす文章講座. Ver 1.0 200 9. ５ .11. I think……. ダーウィンのノートブックＢ 進化論のひらめき！？. 社是は ＴＨＩＮＫ. 考えることは* ……. ◆ スムーズに相手に通じますか 誤解されないこと ◆ アクション志向ですか 仕事を動かすこと. ５つの基本原則. ◆ テーマ：仕事を動かす ◆ 基本原則： ① 冒頭案内 ② 重点先行 ③ 三等分割 ④ 短文連結 ⑤ 主題再現 ◆ 文書の標準ルール.

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仕事に役立つ 仕事を動かす文章講座

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Presentation Transcript

  1. 仕事に役立つ 仕事を動かす文章講座 Ver 1.0 2009.５.11

  2. I think…… ダーウィンのノートブックＢ 進化論のひらめき！？

  3. 社是はＴＨＩＮＫ

  4. 考えることは*…… ◆スムーズに相手に通じますか 誤解されないこと ◆アクション志向ですか 仕事を動かすこと

  5. ５つの基本原則 ◆テーマ：仕事を動かす ◆基本原則： ①冒頭案内 ②重点先行 ③三等分割 ④短文連結 ⑤主題再現 ◆文書の標準ルール

  6. この講座の目的 a* ◆文書は仕事の基本 →「仕事を動かす」 ……相手に通じなければ意味がない ◆文章を書くことは情報伝達行動である 生物としてヒトのもつ情報処理のメカニズムをベースにして基本原則を学び 身近な文書に適用することを試みる ◆まず電子メールに取り組んでみよう

  7. 書き方トレーニングが必要 b ◆自分の考えていることが相手にストレートに100％通じることはない 伝わらないと考える方が自然だ ◆相手の立場で考える →通じること ◆書き手の工夫と努力が必要 ◆トレーニングによって伝達能力は向上する ◆基本ルールを理解し適用すること ◆まず身近なもの(メール等)に適用してみよう ◆「書くこと」は「読むこと」でもある

  8. 文書教育が期待されている ｃ 企業が大学教育に期待するもの システム開発 文書作成

  9. Ⅰ 文書は仕事の基本 2 テーマ ◇基調テーマ：「仕事を動かす」 ◇文書によって、相手(読み手)を動かして、正しく間違いのない仕事をする ◇情報とは行動を変える力：仕事を動かす ◇技術文書の要件 正確性・十分性・伝達性・作文ルール

  10. 基調テーマ：仕事を動かす 3* ◆文書によって、人＝相手(読み手)を動かして、正しく間違いのない仕事をしてもらう ◆人を動かし、組織を動かし、社会を動かそうと思うなら、いい文章が書けなければならない …達意の文章 (立花隆) ◆「通じる」ことが大切 (野口悠紀雄)

  11. 間違いのない仕事を 3a バルブ操作の記述ミス

  12. 堺屋長官の指示 3c 月例報告をまとめるにあたって官僚に指示 ①結論を先に書き、文章は短くする ②一般に通用する言葉を使う ③実態をありのままに認識する (朝日新聞1998.8.12) 普遍的なルールがありそうだ

  13. 技術文書の分類 4* Ａ類－自分だけが読むもの (個人的なメモ・記録ノートなど) ……時間が経てばＢ類に！ Ｂ類－他人に読んでもらうもの Ｂ類＝仕事の文書＝技術文書は、相手が正しく理解してくれなければ役に立たない。間違いなく相手に通じること

  14. 普遍的な書き方ルールへ 4a ぼくの「書き方」から → 「相手に間違いなく通じる書き方」へ → ・普遍的な書き方ルール ・情報の共有 ・エンジニア志向

  15. BOOK『アポロ13号奇跡の生還』 5 アポロ11号＝1969年、アポロ13号＝1970年 ◆地球から33万キロで酸素タンクが爆発 ◆あり合せの部品で空気清浄装置を作る ◆地球への帰還/操船ルートの変更 ◆地上から宇宙船に仕事内容を伝える ひとつの作業ミスも絶対に許されない 地球に帰るパスポートとしての文書

  16. 酸素タンクの爆発 5a 地球から33万キロで酸素タンク爆発

  17. アポロ宇宙船 5b

  18. 着陸船と司令船 5c 月着陸船 司令船 爆発した酸素タンク

  19. 宇宙で空気清浄機を作る 5d

  20. 「アポロ13号」のテーマ 5e 【危機管理・プロジェクト管理】 ◆文章技術のテーマ 地上からの送信だけで 確実に誤りなく仕事を完遂する ……空気清浄機を作り上げる →具体的に表す工夫 ◆確実な情報伝達には冗長性が必要 →２、３フィート / 腕くらいの長さ

  21. ＩＴエンジニアへの要求 6* ＩＴの特質 ◆無形 ・目で見て手で触れることができない ・仕様を書き表すことが難しい ・問題点が隠れてしまう ◆変化 ・技術革新/環境変化が速い ・顧客要求も変化する ◆ヒト ・ソフト開発はチームが前提 ・ヒトとの情報伝達/共有

  22. 文書への依存度が高い 7 ・顧客との約束を文書に残す ・チームのメンバーに情報を伝達する ・保守ドキュメントを整備すること

  23. 文書をめぐるトラブル 7a* ◆契約書を取り交わさなかった ◆仕様書の記述があいまいのために誤解した ◆議事録がないので顧客と水掛け論を繰り返した ◆発注書の記述漏れで外注の検収ができない ◆何回も仕様変更を繰り返して大赤字 ◆マニュアルの不備でシステムが立ち上がらない ◆こんな仕様だったとは！思いもよらなかった ◆とんでもない誤字でお客様に大目玉 ◆約束の納期に遅れてペナルティを要求された ◆障害回復手順が運用マニュアルに書いてない ◆メールのやりとりが過激になり顧客関係が悪化

  24. 文章力が必要だ 7b* ①ビジネススキル ……情報収集・分析力、発想力、プレゼン力、文章力 ②マネジメントスキル ③システム開発力 ④業務知識 名文でもなく 迷文でもなく →明文を書くこと

  25. 初級ｼｽﾃﾑ ｱﾄﾞﾐﾆｽﾄﾚｰﾀ 出題範囲 1　仕事とコンピュータに関すること 2　基幹業務システムとのかかわりに関すること 3　エンドユーザコンピューティング（EUC）に関すること 4　システム環境整備と運用管理に関すること 5情報化推進のための表現能力に関すること 　 発表技術，分かりやすい文章にするための工夫，用字・用語の使い方，文章の組み立て方と文書作成の手順，ビジュアル表現，情報伝達・情報発信おけるツールの効果的な利用など

  26. BOOK『知的生産の技術』 8 (1969年発刊のロングセラー) 文章をかくというのは、情報伝達行動である 文章の問題は、情報工学の問題として かんがえたほうがいい。情報というのは、知恵、思想、かんがえ、報道、叙述など、ひろく解釈していい 梅棹忠夫

  27. 著者梅棹忠夫 8a ◆1920年 京都生まれ。京大 理学部 動物学科卒業。現在、国立民族学博物館長。西堀栄三郎の『南極越冬記』(岩波新書)のゴーストライター。専攻：民族学･比較文明論 ◆『知的生産の技術』(岩波新書、1969) B6カードによる情報整理のアイデア こざね法 →ＫＪ法へ発展

  28. 目的：仕事を動かすこと 9* ◆情報が仕事を動かす ◆情報とは ・判断を下したり行動を起したりするために必要な知識 ……「行動を変える力」 ・情報の価値は受信者により判断される ◆データとは事実である。情報とはこれらのデータに意味づけを行ったもの

  29. 情報から仕事へ 9a* ◆情報とは仕事を動かすための判断材料 ◆仕事とは情報に基づいて行動し、ある機能を実現すること ◆技術文書とは ・読んだ人に誤りなく行動してもらう ・ある主題のもとに事実と意見を選び抜いて、明快に記述したもの

  30. 文書は情報を運ぶ 9b 機能の実現 情報 行動 文書 仕事の達成

  31. 情報とは 事実と意見 10 ◆事実：テストや調査によって真偽 (それが真実であるか否か) を客観的に確認できるもの ……データと言っても良い ◆意見：事実に対比する＜考え＞ Windows Vista は最大規模のＯＳである…事実 Windows Vista は最も優れたＯＳである …意見

  32. 技術文書の要件 12* 仕事を動かすこと 相手に通じること

  33. Ⅰ 文書は仕事の基本 12a ――まとめ―― ◆仕事を動かす ◆通じる文章を

  34. Ⅱ基本原則：情報の正確な伝達14 ◇明文 正確性・十分性・伝達性・作文ルール ◇情報を正確に伝えるワザ：明文を書くこと ◇基本原則 冒頭案内：はじめに案内図を示す 重点先行：最初の３行で勝負する 三等分割：分ければ分かる 短文連結：ショートパスでつなぐ 主題再現：時間を置いてくり返す テーマ

  35. ロードマップⅡ 14a 基本原則：冒頭案内・重点先行・三等分割・短文連結・主題再現 日本語の特質 情報 技術文書 仕事を動かす 設計：段落を並べる → 三段構成 (序・本論・結論)

  36. 悪文から明文へ 15 ＜書くことは情報伝達行動である＞ 悪文……情報伝達が阻害される 技術文書の要件： 正確性・十分性・伝達性・順法性 明文：明白で事理(すじみち)の通った文 ……『広辞苑』から 明文：技術文書の要件を満たすこと

  37. 悪文の条件 15a ①分かりにくい：文が長い ②誤解を招く：修飾関係 ③あいまいである：否定文 ④必要なことが抜けている：肝腎なこと ⑤内容が難しい：読み手のレベルを超える ⑥作文ルールに違反

  38. ①分かりにくい 15b* 文が長いため、ひと息にすっと理解できない 国際通信の世界では、衛星などに比べて容量が大きい上に、とくにデータ通信では極めて重要な途中での情報劣化が少ないという利点を持つ光ファイバー回線を介したものが先進国では主流になりつつある。 ……どこが主語だろう？

  39. ②誤解を招く 15c* 修飾関係が入り組んでいる ＲＯＥは売上高利益率と資産効率を示す指標である総資産回転率、借入金依存度を示す財務レバレッジの３つを掛けたもの。 ……ＲＯＥはどうなるのか？ ＲＯＥ：株主資本利益率 株主資本を使ってどれだけ利益を上げたか

  40. ③あいまいである 15d* 否定文はあいまいになりやすい ＭacはＷindowsパソコンのように使いやすくない。 ……Ｍacは使いやすいのか？

  41. ④必要なことが抜けている 15e* 肝腎なことが書いていない Excelの関数には相関係数の計算が用意されているが、製品事故の原因分析に適用するには未だ不十分であり自分で計算する必要がある。 ……どの関数を使えばよいのか？

  42. ⑤内容が難しい 15f* 読み手の理解レベルを超えている アレニウスの法則から導かれるように、ＤＶＤメディアの化学反応の進行速度は温度に依存するものとして予測される。 ……アレニウスの法則とは何か？

  43. ⑥作文ルールに違反 16* 主語と述語の対応関係がねじれている この講座の主旨は、文章を書く場合には、自分の考えを分かりやすく、正確に書く必要があるために開設されています。 ……主語は、講座か主旨か？

  44. 悪文の生まれる要因 16a*

  45. 悪文から明文へ 17*

  46. 日本語の特質 18* 悪文には 日本語の特質がからむ ・根本的な性質が文末で決まる ・一つの名詞に複数の修飾語がかかる ・読点の役割――２つの原則 ◆肯定、否定、推定(未来)、回想(過去)、 疑問など 最も重要な判断は、文末で決定される

  47. 複数の修飾語がかかる 18a 修飾する言葉と修飾される言葉の位置関係 ＜白い花瓶と、赤いバラ＞ ○ 赤いバラの生けてある白い花瓶 × 白いバラの生けてある赤い花瓶 ◆直前の言葉に最も強く修飾される ◆長い修飾語ほど前に、短いのは後

  48. 赤いバラと白い花瓶 18b* ◇白い赤いバラの生けてある大きな花瓶 ◆赤いバラの生けてある白い大きな花瓶

  49. 長い修飾語は前に置く 18c* ・２台のパソコンにつながっているプリンタ ・パソコンにつながっている２台のプリンタ × 薄型のペンティアムⅣを組み込んだ モバイルパソコン ○ ペンティアムⅣを組み込んだ薄型の モバイルパソコン

  50. 漢字の造語力 19 ・動作確認予定周辺機器 → 動作確認予定の周辺機器 ・禁酒運動撲滅対策委員会設立阻止同盟反対協議会 ・(地下鉄の中吊り広告から) 横浜市電保存館夏行事

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