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Oficialía Mayor

Quinto Informe de Actividades 2005. Oficialía Mayor. INFORME DE ACTIVIDADES 2005 OFICIALIA MAYOR UNIDAD DE ARCHIVO GENERAL & COORDINACION DE CONTROL ESCOLAR. FEBRERO 2006. CONTENIDO. Principales Logros - Indicadores

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  1. Quinto Informe de Actividades 2005 Oficialía Mayor

  2. INFORME DE ACTIVIDADES 2005 OFICIALIA MAYOR UNIDAD DE ARCHIVO GENERAL & COORDINACION DE CONTROL ESCOLAR FEBRERO 2006

  3. CONTENIDO • Principales Logros - Indicadores • Obstáculos centrales que imposibilitaron el cumplimiento de metas planeadas. • Oficialía Mayor • Unidad de Archivo General • Coordinación de Control Escolar

  4. CONTENIDO • Retos y compromisos para 2006 • Oficialía Mayor • Unidad de Archivo General • Coordinación de Control Escolar • Directorio

  5. PRINCIPALES LOGROS Oficialía Mayor • Entrega en tiempo y forma de las bases de datos para generación de pago, mediante 24 envíos ordinarios (procesados 6 días hábiles antes de fecha de pago) y 21 envíos con información complementaria (un día antes para pago ordinario), además de 3793 (11.5% más que en 2004) oficios dirigidos a la Dirección de Finanzas solicitando pagos vencidos, reclasificación de antigüedad, así como pagos para contratos extraordinarios.

  6. PRINCIPALES LOGROS Oficialía Mayor • Notificación vía correo electrónico a Secretarios y Responsables de Personal de las Entidades de la Red de la información enviada a la Dirección de Finanzas para pago un días después del corte, tanto de la ordinaria como de la complementaria. • En conjunto con la Dirección de Finanzas se iniciaron los trabajos para la supervisión de los registros pagados de conformidad a lo enviado por esta dependencia, a efecto de dar cumplimiento a la observación realizada por el Despacho de Auditores Salles-Sainz.

  7. PRINCIPALES LOGROS Oficialía Mayor • Se atendieron y dieron de alta 224 nombramientos de mandos medios y superiores, así como 241 altas de designaciones sindicales resultantes de la reestructuración organizacional y creación de nuevas entidades universitarias. • Se comisionaron 2 personas al 100% de su tiempo a la Coordinación General de Sistemas de Información para el desarrollo en el SIIAU del Modulo de Recursos Humanos. .

  8. PRINCIPALES LOGROS Oficialía Mayor • Se atendió en oportunidad la impresión de contratos de asignatura con motivo de las 2 Programaciones Académicas, a saber : CALENDARIO 2005 “A”           19,642 Contratos CALENDARIO 2005 “B”           19,940 Contratos .

  9. PRINCIPALES LOGROS Oficialía Mayor • De la plantilla total de la Oficialía Mayor y la Unidad de Archivo General que asciende a 84 personas, se capacitó al 81% del personal, a saber: • Curso "Relaciones Humanas" , asistieron 31 personas. • Curso "Manejo de Conflictos”, 29 personas. • Curso "Reunión Nacional de Archivos", 1 persona. • Curso “IV Festival GNU/LINUX y Software libre” 1 persona en PVta. • Curso “Introduccion a Oracle, SQL", 2 personas • Curso "Compras", asistió 1 persona • Curso “Reformas Fiscales 2006” 2 personas • Curso “Cálculo de ISR de Servicios Personales” 1 persona

  10. PRINCIPALES LOGROSOficialía Mayor • Se atendió en oportunidad la totalidad de requerimientos de información de las diversas instancias de la Red, a mencionar: • 24 envíos quincenales, vía ftp a la CRLaborales • 24 envíos quincenales en CD, con información completa de plantilla para SIIAU • 24envíos quincenales al SIIAU de plantillas y códigos, vía ftp para constancias de antigüedades • Además de información de diversa índole solicitada por la Secretaría Técnica, Vicerrectoría Ejecutiva (Subsidio Publico, ANUIES), Coordinación General Académica (reportes de vacantes), Contraloría General (plantilla de funcionarios obligados a presentar declaración patrimonial), Oficina del Abogado General, entre otras.

  11. PRINCIPALES LOGROS Oficialía Mayor • Se avanzó en las entrevistas realizadas así como en la redacción para el manual de procedimientos en un 85% • Se atendió el 100% de los 271 Resolutivos emitidos por la Comisión Mixta de Conciliación y Resolución, de los cuales 181 resultaron procedentes.

  12. PRINCIPALES LOGROSOficialía Mayor • Participación de la Oficialía Mayor en la Comisión Mixta de Capacitación UDG/SUTUdeG, asistiendo a las 4 reuniones celebradas durante 2005, logrando propuestas de modificación en la 3a etapa del Programa de Capacitación. Aún pendiente la aplicación de las mismas por parte de la Unidad operativa institucional. • Participación en el Comité Técnico del Fideicomiso del Régimen de Pensiones y Jubilaciones, asistiendo a las 12 reuniones realizadas

  13. PRINCIPALES LOGROSOficialía Mayor • Participación de la Oficialía Mayor en la Comisión Mixta del Régimen de Pensiones y Jubilaciones , asistiendo a las 25 reuniones realizadas y desahogando 243 casos de jubilaciones o pensiones • Participación en las 2 Comisiones Mixtas de Antigüedad de los Sindicatos, asistiendo a las 21 reuniones en las que se analizaron 32 casos (solo 2 han sido procedentes).

  14. PRINCIPALES LOGROSOficialía Mayor • En la Comisión Mixta de Ingreso, Promoción y Escalafón del SUTUdeG, teniendo participación del 100% a las 43 reuniones celebradas, en las que se resolvieron 2,939 casos; de los 3228 ingresados (181 fueron cancelados) y quedando pendientes 108 por motivo de tramites mal requisitados o improcedentes. • Participación de un representante ante el Comité Técnico de Finanzas teniendo participación en las 4 reuniones- talleres de trabajo, para la construcción del Sistema Financiero Contable Institucional, particularmente en el procedimiento de Ingresos.

  15. PRINCIPALES LOGROSOficialía Mayor • Asistencia a las 5 reuniones de la Comisión para la Construcción del SII (Sistema Institucional de Indicadores) en donde se definieron los indicadores para las metas del eje de gestión. • Asistencia al 100% de la reuniones de las Comisiones Mixtas de Negociación Contractual con el SUTUde G y STAUdG. • Asistencia a las 3 reuniones celebradas en el Comité de Transparencia e Información Publica.

  16. PRINCIPALES LOGROSOficialía Mayor • Dos representantes asistieron al Comité de Planeación y Evaluación del Consejo Técnico de Planeación en los procesos para la evaluación y actualización del Plan de Desarrollo Institucional, asistiendo a 16 reuniones y 7 talleres.

  17. PRINCIPALES LOGROSOficialía Mayor • Asistencia al 100% de las reuniones celebradas en el Consejo Técnico de Planeación. • Un representante asistió a las 5 reuniones realizadas en la Vicerrectoría Ejecutiva como parte del grupo de análisis del catálogo de unidades responsables (URES).

  18. Trámites representativos

  19. Grupos y secciones por ciclos

  20. PRINCIPALES LOGROSUnidad de Archivo General • Se atendieron 89 solicitudes de información documental presentadas para consulta, copia simple y certificación de documentos, provenientes en su mayoría de dependencias de la Administración General y en menor medida, de parte de investigadores y público en general en el marco de la Ley de Transparencia e Información Pública del Estado de Jalisco.

  21. PRINCIPALES LOGROSUnidad de Archivo General • Se atendieron 11,455 solicitudes de legalización de certificados así como 2, 065 solicitudes de legalización de documentos provistos del Archivo General y su acervo principal. • Se incrementó el acervo general en 86 volúmenes nuevos para diferentes fondos; • Se completó la sustitución de estantería del Archivo General en un 100%;

  22. PRINCIPALES LOGROSUnidad de Archivo General • Se realizó una transferencia al Archivo Histórico de la Universidad de Guadalajara de 208 volúmenes correspondientes al año 1975, en cuatro fondos a saber: 117 del fondo de Personal, 45 libros del fondo Miscelánea, 33 libros del fondo de Egresados Titulados y 13 libros del fondo Consejo General Universitario y Actas de Consejo. Así como un agregado documental compuesto por documentos históricos encontrados de manera separada y que se remiten al Archivo Histórico para su catalogación y resguardo;

  23. PRINCIPALES LOGROSUnidad de Archivo General • Se describieron los 11 fondos documentales principales de la Oficialía Mayor bajo la norma ISAD-G para su inclusión en la página WEB. • Se iniciaron los trabajos de diseño para la página WEB del Archivo General que contiene la descripción de sus fondos principales y transferencias.

  24. PRINCIPALES LOGROSUnidad de Archivo General • Se participó en las Quintas Jornadas Archivísticas organizadas por la Red Nacional de Archivos de Instituciones de Educación Superior (ANUIES) en la Ciudad de México durante el mes de abril. • Se participó en la Reunión Nacional de Archivos convocada por el Archivo General de la Nación en la Ciudad de Pachuca Hidalgo en el mes de octubre.

  25. PRINCIPALES LOGROSUnidad de Archivo General • Seinició la clasificación y catalogación de los fondos de Oficialía Mayor y de la Coordinación General Académica relativos al periodo de 1995-2001; • Se realizó la limpieza y fumigación del área de Archivo General que de manera ordinaria se aplica año con año;

  26. PRINCIPALES LOGROSCoordinación de Control Escolar • La implementación en actos académicos generacionales, para la entrega directa de Títulos al momento de egreso en los Centros Universitarios de: CUCBA, CIENEGA, CULAGOS y CUALTOS. Representando un gran avance y hecho trascendental en la Universidad de Guadalajara. Pretendiendo con esto que se haga extensivo a toda la Red Universitaria.

  27. PRINCIPALES LOGROSCoordinación de Control Escolar • Se realizaron 183 registros ante la Dirección General de Profesiones: • 22 Programas Académicos de Nueva Creación • 11 Modificaciones a la denominación original de Programas Académicos • 68 Modificaciones a Programas Académicos (planes de Estudio) • 01 Registros de Control implementados a documentación de Expedición y Registro.

  28. PRINCIPALES LOGROSCoordinación de Control Escolar • Se expidieron 10,028 Títulos, estableciendo una capacidad de atención de 836 trámites al mes, normalizado con 30 días de duración a partir del Ingreso a la Coordinación de Control Escolar.

  29. PRINCIPALES LOGROSCoordinación de Control Escolar Tramites realizados por CU, SEMS, CEI

  30. PRINCIPALES LOGROSCoordinación de Control Escolar

  31. PRINCIPALES LOGROSCoordinación de Control Escolar CONSERVACION DE DOCUMENTOS DE GRADUADOS • Siendo una de las funciones institucionales la conservación de Expedientes de Graduados al 2005, se continúo con la reubicación de expedientes en espacios ambientales adecuados para controlar su resguardo y conservación, teniendo un 70% reubicados, para lo cual se adquirió el mobiliario necesario.

  32. PRINCIPALES LOGROSCoordinación de Control Escolar SELECCIÓN DE ALUMNOS: • El comportamiento DEMANDA-ADMISION para el Calendario 2005-B muestra indicadores de disminución en demanda y se observa un ligero incremento en admisión con referencia al año inmediato anterior y se establece de la siguiente manera:

  33. PRINCIPALES LOGROSCoordinación de Control Escolar

  34. PRINCIPALES LOGROSCoordinación de Control Escolar El comportamiento DEMANDA-ADMISION para el Calendario 2006 “A” muestra indicadores de disminución en demanda y admisión, con referencia al año inmediato anterior y se establece de la siguiente manera:

  35. PRINCIPALES LOGROSCoordinación de Control Escolar

  36. PRINCIPALES LOGROSCoordinación de Control Escolar Se continua con el REGISTRO EN LINEA ahora implementado en toda la Red Universitaria, mediante el registro de aspirantes a la Universidad de Guadalajara vía Internet, eliminando la Cedula y sustituyéndola por la Credencial de Aspirantes. VENTAJAS: *Garantiza seguridad y equidad en el proceso mediante un control interno de agenda para registro de ingreso, por nivel y modalidad.

  37. PRINCIPALES LOGROSCoordinación de Control Escolar VENTAJAS: * Optimiza la organización en registros, basada en capturas, modificaciones, monitoreos controlados y de acceso instantáneo. * La consulta de registros es en tiempo real y bajo un esquema de Administración en Red. * Registro desde cualquier punto en el cual se pueda acceder a Internet.

  38. PRINCIPALES LOGROSCoordinación de Control Escolar Aplicación de Pruebas y Medias de Seguridad. Se lleva a cabo la aplicación de Pruebas para Ingreso utilizando nuevas medidas de seguridad, Hoja de Respuestas Personalizada con foto, firma y huella digitalizada.

  39. PRINCIPALES LOGROSCoordinación de Control Escolar • Credencialización de Alumnos • Debido al éxito de la prueba piloto de credencialización a los alumnos de nuevo ingreso, se extiende a toda la Red Universitaria dotando de equipo y materiales a cada Centro, con la intención de utilizar el software de registros para la verificación de datos universitarios. • Se proporciona una credencial para ser utilizada por el alumno desde su ingreso hasta su egreso.

  40. PRINCIPALES LOGROSCoordinación de Control Escolar • Credencialización de Alumnos • Se implementaron en el documento medidas de seguridad (microtextos en la parte inferior y superior, así como cubierta protectora de film, holograma, foto espejo y pantalla de Código de Barras) a fin de detectar de inmediato intentos de falsificación.

  41. PRINCIPALES LOGROSCoordinación de Control Escolar • Se solicitó a la oficina Central de College Board en Puerto Rico, incluir la prueba Diagnóstico de Inglés para evaluar el nivel de los aspirantes en este idioma; aplicándose por primera vez en el calendario 2006 “A”. • Se implementaron medidas de Seguridad por parte del Sistema Integral de Información y Administración Universitaria al hacer públicos los resultados de las Pruebas de Admisión a los aspirantes antes del Dictamen, con una base de datos controlada.

  42. PRINCIPALES LOGROSCoordinación de Control Escolar NORMATIVIDAD UNIVERSITARIA: De conformidad con el artículo 20 del Reglamento Interno de la Administración General de la Universidad de Guadalajara, se realizó el “2° Congreso de Administración Escolar”, con la participación de los miembros del Consejo Técnico de Control Escolar, así como la totalidad de Coordinadores Escolares de las entidades que conforman la Red Universitaria y miembros de la Unidad de Desarrollo y Bases de Datos de la Coordinación General de Sistemas de Información, teniendo como objetivos:

  43. PRINCIPALES LOGROSCoordinación de Control Escolar • NORMATIVIDAD UNIVERSITARIA: • Analizar los Procesos Escolares que se llevan a cabo en la Universidad de Guadalajara, así como la normatividad aplicable correspondiente. • Conformar propuestas y modificaciones en ambos rubros, de acuerdo a las necesidades y condiciones reales requeridas.

  44. PRINCIPALES LOGROSCoordinación de Control Escolar NORMATIVIDAD REVISADA: *Reglamento General de Ingreso de Alumnos a la Universidad de Guadalajara. *Reglamento General de Evaluación y Promoción de Alumnos de la Universidad de Guadalajara. *Reglamento de Revalidaciones, Establecimiento de Equivalencias y Acreditaciones de Estudios de la Universidad de Guadalajara. *Reglamento General de Titulación de la Universidad de Guadalajara

  45. PRINCIPALES LOGROSCoordinación de Control Escolar CERTIFICACIÓN DE PROCESOS: Con apoyo de la Unidad de Sistemas y Procedimientos, se obtiene el general de documentación a implantarse dentro del Sistema de Gestión de Calidad, que permite la identificación y control de los procesos, actividades y registros, con la finalidad de establecer mejoras en los servicios. Contando con un total de:

  46. PRINCIPALES LOGROSCoordinación de Control Escolar CERTIFICACIÓN DE PROCESOS:

  47. PRINCIPALES LOGROSCoordinación de Control Escolar • Se realizaron las siguientes Auditorias: • Auditoria Interna por parte de la Unidad de Sistemas y Procedimientos (USYP)- Febrero 2005 • Auditoria de 3a Parte por AENOR-Certificación Abril-Junio • Auditoria Interna por parte de la Unidad de Sistemas y Procedimientos (USYP)–Noviembre 2005. • El 01 de Junio de 2005 la Coordinación de Control Escolar logró obtener la Certificación en la Norma ISO 9001:2000

  48. PRINCIPALES LOGROSCoordinación de Control Escolar VALIDACIÓN DOCUMENTAL: Se realizó la validación de 68,863 documentos, incluyendo 4,029 solicitudes de externos a la Universidad de Guadalajara y 6,276 solicitudes del Interior de la Universidad para efectos de Ingreso de Alumnos a la Institución, los 58,558 restantes se refieren a procedimientos y servicios prestados.

  49. PRINCIPALES LOGROSCoordinación de Control Escolar PRESUPUESTACIÓN: El ejercicio presupuestal se conformó de un monto global ordinario de $6,591,477.00 y un monto global extraordinario de $16,044,353.26 cuyo total ejercido de recurso ordinario fue de $ 4,554,995.63 y $16,044,353.26 de recurso extraordinario, mismo que fue debidamente reportado en tiempo y forma.

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