نظام پذيرش و بررسي پيشنهادها در يك بررسي تطبيقي

1. نظام پذيرش و بررسي پيشنهادها در يك بررسي تطبيقي تهيه و تنظيم: دکتر مجيد کردرستمي kordrostami@yahoo.com KORDROSTAMI@YAHOO.COM

2. واژه هاي كليدي • نظام پيشنهادها • مشاركت مردم • تصميم گيري • خط مشي گذاري KORDROSTAMI@YAHOO.COM

3. ژاپن • ژاپن اولين كشوري بود كه نظام پذيرش و بررسي پيشنهادها را در سال 1721 و به گونه اي استراتژيك و بنياني مطرح و پياده نموده است. • سال 1721 در ژاپن يك جعبه كوچكي قرار داده شده بود تا مردم نظراتشان را در اين جعبه كوچك بياندازند، اين جعبه ها به دستور شوگان هشتم موسوم به يوكوشيمين توكوگاوا نهاده شده بود، همه شهروندان اين اجازه را داشتند كه پيشنهادها، درخواستها و حتي شكايتهايشان را به اين جعبه بياندازند. بنظر شوگان ها اين روش بهترين مكانيسم جهت درك نظرات و ديدگاههاي مردم نسبت به خط مشي هاي حكومتي بود. KORDROSTAMI@YAHOO.COM

4. سوئد • پس از ژاپني ها ، اين سوئدي ها بودند كه از طريق تشكيل كميته هاي سلطنتي و به گونه اي نهادينه شده حركت نمودند، حركتي قوي و محكم كه هنوز پس از گذشت ساليان مديد، كشوري نتوانسته به اين درجه محكم، نظام مند و نهادينه گر عمل نمايد. • در سال 1742 كميته هاي سلطنتي نظرات مردم را در تصميم گيريهاي سازماني دخالت دادند، چون مي دانستند كه هيچ چيز براي مردم ارزشمند تر از آن نيست كه نظراتشان را در تصميم گيريهاي خودشان بطور عيني و مشهود مشاهده نمايند. • (Bardewich 1986) KORDROSTAMI@YAHOO.COM

5. ايتاليا پس از سوئدي ها، اين بار ايتاليائي ها وارد ميدان مشاركت شدند و به دستور "دوگ ونس" dake Venice از طريق نصب منشوري در قصر پادشاهي مزاياي پيشنهادهاي مردم را به ديواره هاي قصر آويختند. KORDROSTAMI@YAHOO.COM

6. انگلستان • در سال 1770 اولين بار برنامه هاي نظام پذيرش و بررسي پيشنهادها در ناوگان دريائي انگليس اجرا گرديد. • اين امر بيانگر آن بود كه آنها به شنيدن صداي نيروهاي خود در نيروي دريائي اهميت مي دادند و اين بدون ترس از تنبيه و يا مجازات ناشي از عملكرد بود. • استقرار نظام پذيرش و بررسي پيشنهادها ترس ناشي از حرف زدن و اظهار نظر را از بين برد، چون تا قبل از اجراي نظام پيشنهادها اينكه نيروئي جرئت حرف زدن داشته باشد مترادف با به دار آويختن اش بود. KORDROSTAMI@YAHOO.COM

7. روسيه • در روسيه، پطر كبير براي اولين بار مردم روسيه را به ارائه پيشنهادها و نظراتشان دعوت نمود و توانست از طريق مشاركت مردم در ارائه تصميم هاي خود پايه هاي امپراطوري خود را در روسيه مستحكم سازد. KORDROSTAMI@YAHOO.COM

8. اسکاتلند • در اسكاتلند براي اولين بار يك اسكاتلندي جوان بنام ويليام دني (William denny) به كاركنان خود دستور داد تا پيشنهادهاي خود را در زمينه كاهش هزينه هاي ساخت كشتي به وي ارائه دهند, اين اتفاق در سال 1871 در اسكاتلند افتاده است. ويليام دني مالك شركت توليد كشتي موسوم به دومبارتن (Dumbarton) بوده است. • انديشه ويليام دني منجر به پايه گذاري قوانين و مقررات مدوني جهت راهنمائي كميته هاي نظام پيشنهادها براي پرداخت پاداش بوده و از سوي ديگر موجب افزايش خلاقيت و اختراع و تحول عظيمي در صنعت كشتي سازي گرديد. • اين موضوع اولين تلاش سيستماتيك و مدون اجرائي بوده است كه به منظور افزايش خلاقيت در يك شركت اجرا شده است. KORDROSTAMI@YAHOO.COM

9. آلمان • در كشور آلمان در سال 1872 اولين بار اين شركت كروپ آلماني بود كه در اجراي نظام پيشنهادها پيشگام بوده است. وي در اين سال حقوق و مزاياي كاركنان را نيز بطور مفصل تدوين نمود. • در اين سال كروپ در خصوص نحوه ارائه پيشنهادها، ارزشيابي، و تأييد يا رد پيشنهاد و نحوه پويا سازي نظام پيشنهادها مباحث مسبوطي را وضع نمود. KORDROSTAMI@YAHOO.COM

10. آمريکا • در كشور امريكا براي اولين بار و در سال 1894 آقاي جان پاترسون (Johan Patterson) بنيانگذار شركت مالي و پولي ملي آمريكا موسوم به (N.C.R) نظام پذيرش و بررسي پيشنهادها را تحت عنوان "نظام صد نفر" اجرا نمود. • وي اولين فردي بود كه در آمريكا توانست نظام پيشنهاد را به صورت كاملاً عاطفي و احساسي وارد نظام كارخانجات (N.C.R ) نمايد. KORDROSTAMI@YAHOO.COM

11. در سال 1898 شركت كداك با اجراي نظام پذيرش و بررسي پيشنهادها از اشتهار كافي برخوردار شده و دبير اجراي نظام پيشنهادها به دليل موفقيت در اجراي اين نظام به مقام رياست كداك منصوب گرديد. ابتدا در اين شركت براي هر كارگر كه شيشه هاي پنجره هاي محل اشتغال خود را براق تر و تميزتر نگه دارد معادل 2 دلار جايزه تعيين نمود. • در سال 1915 يك شركت نساجي موسوم به شركت كانابوچي بوسكي(Kanebuchi Boseki) با توجه به تجارب شركت (N.C.R) و بازديد از اين شركت نظام پيشنهادها را اجرا نمود. KORDROSTAMI@YAHOO.COM

12. آمريکا در دهه 1940 • در دهه 1940 شركتهاي آمريكائي كه موفق به اجراي نظام پيشنهادها شدند بسيار اندك بودند كه به تعدادي از آنها اشاره مي گردد: • يك كارمند درشركت مكي "Macy" موفق به دريافت جايزه نظام پيشنهادها در زمينه طراحي لباس گرديد. • يك شركت خدمات عمومي در شهر نيوجرسي به فردي كه در زمينه سيم كشي اتوبوس ها پيشنهاد برتري را داده بود، معادل 10 دلار پاداش ارائه نمود. • يك شركت هواپيمائي به دليل ارائه پيشنهاد نصب علامت كشيدن سيگار ممنوع در كنار محل پمپ هاي گاز در فرودگاه برنده دريافت پاداش گرديد. KORDROSTAMI@YAHOO.COM

13. بهبود وضعيت پيشنهادها پس از دهه 1940 • پس از گذشت دهه 1940 آرام آرام تعداد پيشنهادها در شركتهاي آمريكائي افزايش يافت. • به گونه اي كه شركت جنرال الكتريك از تعداد 40834 پيشنهاد كه دريافت نموده بود، تعداد 12453 پيشنهاد را مورد تأييد قرار داد و رقمي معادل 95000 دلار را جهت پاداش به پيشنهاد دهندگان پرداخت نمود. KORDROSTAMI@YAHOO.COM

14. در خلال جنگ جهاني دوم با توجه به وضعيت بحراني جنگ و نياز به اختراع و ابداع جديد تعداد پيشنهادها به يكباره در آمريكادو برابر گرديد و پيشنهاد دهندگان برتر را در شوهاي راديو محلي مورد تشويق قرار مي دادند و در شركتهاي مختلف آمريكائي به هر پيشنهاد تا 100 دلار پرداخت مي نمودند. • بعد از جنگ جهاني دوم ادواردز دمينگ نظام پيشنهادها را در قالب بهبود مستمر در صنايع ژاپن اجرا نمود و نظام پذيرش و بررسي پيشنهادها نقش تعيين كننده اي در توسعه يافتگي ژاپن بازي نمود. • (www.stufbangkok.net) KORDROSTAMI@YAHOO.COM

15. صرفه هاي ناشي از پيشنهاد كمتر از 500 $ 4999 تا 500 $ 9999 تا 5000 $ 14999 تا 10000 $ 24999 تا 15000 $ بيشتر از 25000 $ امتياز به هر پيشنهاد 10 امتياز 15 امتياز 25 امتياز 50 امتياز 75 امتياز 100 امتياز تجربه شركت HP(Hewlett Packard) در استقرار نظام پذيرش و بررسي پيشنهادها: • در اين شركت چهار اداره مجزا براي نظارت بر نظام پيشنهادها قرار داده شد و در زمينه هاي مرتبط با نظام پيشنهادها اطلاعات زير اعلام شد: پاداش هاي شركت غالباً غيرپولي است و پاداش ها با توجه به تأثير و نقش پيشنهاد تعيين مي گردد و ميزان پاداش با توجه به ميزان صرفه جويي ناشي از پيشنهاد تعيين مي گردد، اين پاداش ها به شرح زير است: اين شركت غالباً در كليه اسناد و مدارك مرتبط با اين نظام به گونه اي محرمانه عمل نموده است و حاضر به ارائه هيچ سند و اطلاعاتي نشده است. KORDROSTAMI@YAHOO.COM

16. در يك نظام پذيرش و بررسي پيشنهادها كدام بخش ها مي بايست مورد پرسش قرار گيرد؟ • در يك آئين نامه نظام پذيرش و بررسي پيشنهادها مي بايست به سؤالات زير پاسخ داده شود: • هدف از نظام پذيرش و بررسي پيشنهادها چيست؟ • برنامه هاي اين نظام چگونه اجرائي مي گردد؟ • چه كسي يا چه كساني مي توانند در برنامه هاي اين نظام مشاركت داشته باشند؟ • پيشنهادهاي ملموس چه نوع پيشنهادهايي مي باشد؟ • يك پيشنهاد شامل كدام موارد است؟ • آيا كاركنان در محيط كارشان مي توانند در مورد پيشنهادهايشان صحبت كنند؟ • آيا در پيشنهادها مواردي است كه به ارزشيابي كننده كمك نمايد؟ • آيا پيشنهاد دهنده مي تواند به تنهايي اقدام به ارائه پيشنهاد نمايد؟ • آيا پيشنهاد دهنده مي تواند پيشنهاد خود را رسماً ارائه نمايند؟ • نقش ارزيابي كننده پيشنهاد چيست؟ • گامهاي ارزيابي هر پيشنهاد كدامند؟ KORDROSTAMI@YAHOO.COM

17. تجارب شركت عظيم وال مارت در استقرار نظام پيشنهادها • تيم گمبار (Tim Gebauer) مدير بخش انبار شركت وال مارت در شهر ميسون مي گويد: برايم بسيار جالب است كه هر وقت بهترين پيشنهاد و بهترين راه حل را مي خواهم غالباً كاركناني كه با آن مشكل در حال دست و پنجه نرم كردن هستند، بهترين پاسخ ها را به من مي دهند. كاركناني كه بطور مستمر و در طول 362 روز از 365 روز سال انبار وال مارت را پويا نگه مي دارند. KORDROSTAMI@YAHOO.COM

18. بنظر وال مارت اين موضوع يعني كاركنان وال مارت بهترين منابع دانش و تجربه شركت مي باشند. • وال مارت صدها و هزاران كامپيوتر و دستگاه هاي فنآوري روز را دارد ولي هيچ كدام به اندازه و ظرفيت مغز كاركنان وال مارت نيست، وال مارت به اين مغزها مي نازد زيرا منبع كامل و وسيع نوآوري و خلاقيت است. • كاركنان وال مارت در طول هر ماه 30 آزمون را مي بايست اجرا نمايند، يعني هر روز يك آزمون تا بتوانند به روز باشند. • در پايان هر ماه مديران وال مارت در انتظار توليد جديدي هستند كه برگرفته از دانش و پيشنهاد خودشان مي باشد. • در شركت وال مارت هر كارمند ياد گرفته است كه چگونه با مشكل دست و پنجه نرم كند و كاركنان لذت مي برند وقتي ببينند كه بخش عظيمي از فكرشان عملياتي شده است و مورد استفاده قرارمي گيرد. KORDROSTAMI@YAHOO.COM

19. مدير شركت مي گويد وقتي مي بينم كه كاركنان همپاي من در حال راه رفتن هستند احساس خوبي به من دست مي دهد. • وي مي گويد من لذت مي برم وقتي كه مي بينم كه كاركنان خودشان سؤال و مشكل را مطرح مي كنند و خودشان به آن پاسخ مي دهند. • وي مي گويد من اعتقاد دارم كه 20 كارمند من به اندازه 100 كارمند ساير شركتها مغز براي فكر كردن دارند. • كارمندي حدس زده است كه تابستان گرمي پيشرو داريم و معتقد بود كه نوشابه ها را در جائي خنك انبار كنيم، همين كار را كرديم و سود سرشاري در تابستان عايدمان شد. • مدير شركت مي گويد هر وقت مشكلي پيش آيد كاركنان را فرا مي خوانم، مشكل را برايشان بازگو مي كنم و از آنها مي خواهم پيشنهاد بدهند تا مشكل زودتر حل شود. KORDROSTAMI@YAHOO.COM

20. تجارب نظام توليدي تويوتا • نظام پذيرش و بررسي پيشنهادها نقش محوري در نظام توليدي تويوتا دارد و اين نقش محوري در سايه «مديريت با انگيزش» به دست آمده است. • در اوايل دهه 1980 شركت جنرال موتور داراي نرخ 84% سرانه پيشنهاد بوده است درحاليكه در همين سال شركت تويوتا داراي نرخ سرانه پيشنهادي برابر 9/17 بوده است. • جنرال موتور رقمي معادل 23% از اين پيشنهادها را پذيرفته است، در حاليكه نرخ پذيرش در تويوتا برابر 90% بوده است. • تويوتا دو ميليون فكر از كاركنان دريافت داشته و معادل 80% از اين دو ميليون را اجرا نموده است. KORDROSTAMI@YAHOO.COM

21. بهترين نظام پيشنهادها در ژاپن مربوط به گروه صنايع تويوتا بوده است. • اين شركت معادل دو ميليون پيشنهاد را ظرف مدت 40 سال در فرايندهاي توليدي خود اجرائي نموده است. • متوسط پيشنهاد ارائه شده از سوي هر كارمند در سال معادل 50 پيشنهاد و به عبارت ديگر هر هفته يك پيشنهاد بوده است. • پيشنهادهاي كاركنان بطور فعال و مؤثر مورد تشويق قرار گرفته و مديريت شركت و سرپرستان صف از هر تلاشي براي تشويق كاركنان فروگذار نيستند. • در اين راستا فرهنگ بهبود مستمر در تويوتا نهادينه شده است و همين فرهنگ است كه موجب شده است كه نظام پيشنهادها در تويوتا نهادينه شود. • اين تلاشها پس از سالهاست كه دارد ميوه مي دهد. پايه همه موفقيت هاي تويوتا اعتماد و تعهد بالاي كاركنان تويوتا نسبت به مديران كليدي اين شركت بوده است. • (Toyota Production System, 1990) KORDROSTAMI@YAHOO.COM

22. «آموزه هائي را كه مي توانيم از نظام توليدي تويوتا به دست آوريم» • درك عميق نسبت به مفهوم و فلسفه مديريت نظام پيشنهادها در تويوتا و تفاوتهاي بين اين نظام با نظام هاي غربي • اجرائي نمودن مدل پيشنهادها در شركتهاي ديگر • كشف عوامل كليدي موفقيت نظام پيشنهادها در تويوتا و شناخت دلايل شكست احتمالي آن • نوع و مدل نظام پيشنهادها در تويوتا • مقايسه بين نظام پيشنهادهاي تويوتا با كشورهاي غربي • شناخت شاخص هائي چون مشاركت، نرخ اجرا و چهارچوبي كيفي پيشنهادها در تويوتا KORDROSTAMI@YAHOO.COM

23. تجارب نظام پيشنهادها در شركت خدمات بين المللي كارتهاي (A.T) • غالباً بسته هاي مرتبط با نظام پيشنهادها در پرونده هاي مرتبت كه با عبارات دوستانه و هميارانه نوشته شده است، قرار داده مي شود. در اين بسته ها نحوه كاركرد نظام پيشنهادها، پرسش و پاسخ ها، برگه هاي مشاركت، فهرست هدايا و نحوه شفاف سازي اين نظام در سازمان آمده است. ارزيابي كنندگان نيز پوشه هايي را با عبارات زير دريافت مي كنند: نحوه كاركرد، نحوه پاسخ، مشاركت، ارزشيابي، منافع مالي در شركت • هر پيشنهاد دهنده كه پيشنهادي را ارائه نمايد يك دلار نقره اي جهت ارائه فكر و نظرش دريافت مي دارد. عقايد شما دنياي شما را مي سازد KORDROSTAMI@YAHOO.COM

24. انواع جوايزي كه اين شركت به پيشنهاددهندگان ارائه مي دهد به شرح زير است: • 5 دلار به هر پيشنهادي كه به منظور كار بهتر و معرفي بهتر كارتهاي (A.T) ارائه شود. • 25 دلار براي پيشنهادهايي كه موجب بهبود خدمات شركت گردد. • 50 دلار به منظور پيشنهادهايي كه موجب بهبود خدمات مشتريان گردد. • 10000 دلار پاداش هائي كه موجب منافع و سودهاي قابل ملاحظه براي شركت گردد. • ارزيابي هاي پيشنهادهاي واصله مبتني بر شاخص هائي چون گروه انديشي و تفكر گروهي، پژوهش هاي مكتوب، و پژوهش فكر و انديشه است. KORDROSTAMI@YAHOO.COM

25. نظام پيشنهادها در شركت DED در امارت متحده عربي • شركت توسعه اقتصادي دبي (DED) تلاش فراوان در راستاي تشويق كاركنان به ارائه پيشنهاد داشته است. • آقاي علي ابراهيم معتقد است كه موفقيت شركت در ميان ساير شركتهاي مستقر در دبي مرهون استفاده از فكر، نظر و پيشنهاد كاركنان بوده است. • در اين شركت براي پيشنهادهايي كه بين 50 تا 74 امتياز اخذ نمايد رقمي معادل 1000 درهم در نظر گرفته شده است و براي پيشنهادهاي در حد 100 امتياز و بالاتر رقمي معادل 300 درهم در نظر گرفته شده است. KORDROSTAMI@YAHOO.COM

26. اين شركت نظام پيشنهادهاي خود را در قالب CIRS (Continuous Improvement Recognition System) اجرا نموده است. اين برنامه در چند مسير اجرا گرديده است. شبكه ارتباطات فورد (F.C.N) و نشريات درون سازماني به نشر مقالات متعددي در ان رابطه پرداخته است. CIRS همچنين مجله اي مختص به اين نام نشر مي دهد و از سوي ديگر از طريق ارسال نشريات و مقالات به مشتريان و كاركنان آنها را در جريان آخرين اخبار روز قرار مي دهد. شركت اتوموبيل سازي فورد KORDROSTAMI@YAHOO.COM

27. تجارب نظام پيشنهادها در شركت آلينا (Allina) • نظام پيشنهادها در شركت آلينا در راستاي مشاركت كاركنان، كشف فكر، انديشه، خلاقيت، نوآوري و مديريت فكر اجرا مي گردد. • جوايزي كه اين شركت به كاركنان مي دهد در قالب اعطاي سهام به كاركنان و تشويق آنان و اعطاي پاداش و امكان بيان فكر و نظراتش به شيوه اي باز و شفاف مي باشد. • يك دلار به هر فردي كه نظرش را بيان نمايد اعطا مي گردد. • و به اين دليل آن است كه در اين شركت پول هدف اصلي از نظام پيشنهادها نيست و در صورت اجراي هر پيشنهاد رقمي معادل 5 دلار داده مي شود. • در اين نظام تأكيد بيشتر بر برنامه هاي بهبود مي باشد و بيشتر به دنبال توانمندسازي كاركنان خود مي باشند و بيشتر به دنبال كشف استعدادها و توانمندي هاي كاركنان اند. KORDROSTAMI@YAHOO.COM

28. مقايسه بين نظام پيشنهادها در نظام سنتي با نظام غير سنتي KORDROSTAMI@YAHOO.COM

29. KORDROSTAMI@YAHOO.COM

30. برنامه نظام پيشنهادها در شركت بودروم • آقاي مارتين ادلستون (Martin Edelston) بنيانگذار شركت بودروم مؤسسه غيرانتفاعي آموزشي و پرورشي آمريكا موسوم به گرينويچ طي دعوتي از پيتر دراكر دانشمند معروف مديريت از وي دعوت نمود تا در خصوص بهبود عملكرد جلسات اين شركت پيشنهادهايي را ارائه دهد. • پيتر دراكر پيشنهاد نمود كه هر فردي كه به جلسات شركت دعوت مي شود مي بايست قبلاً در خصوص دو پيشنهاد در مورد كارش، اداره اش يا شركت اش كار كند تا جلسات بهره وري اش افزايش يابد. • اين حركت كمك شاياني به مديريت شركت نمود تا بتواند «قدرت فكر» را در سازمان اش اجرا نمايد. قدرتي كه ابزار مناسبي جهت بهبود مستمر در سازمان است. • اين همان كايزن است كه در زبان ژاپني به معني بهبود مستمر است. KORDROSTAMI@YAHOO.COM

31. امروزه شركت بودروم از كاركنانش اين انتظار را دارد كه هر هفته دو پيشنهاد در راستاي كارشان ارائه دهند. • اين پيشنهادها مي تواند هم نقد باشد و هم توصيف وضعيت موجود. • در اينجا پول بيانگر ارزش فكر نيست، بلكه نتايج به دست آمده است كه براي شركت بسيار مفيد مي باشد. • هر فردي كه پيشنهادي را ارائه مي دهد بلافاصله يادداشتي مكتوب دريافت مي دارد كه تشويق نامه اي به دليل ارائه فكر است. • قدرت فكر شركت بودروم را از سرمايه گذاري در سطح 25 ميليون دلار به يك شركت عظيم با سرمايه گذاري 125 ميليون دلاري مبدل نموده است. • اين موفقيت ظرف 5 سال به دست آمده است. • قدرت فكر موجب بهبود كيفيت، بهره وري، سودمندي و تأكيد بر حل مشكل در يك محيط شاداب بوده است. KORDROSTAMI@YAHOO.COM