公文文書處理 （簽、函之撰擬）

1. 公文文書處理（簽、函之撰擬） 主講人 徐 主任秘書 錠基 98 年12月23日

2. 內容 相關規定 • 公文種類與格式 • 公文製作一般原則 • 簽之撰擬 • 函(稿)之撰擬 • 公文用字、用語、標點符號及數字之相關規定 • 結語 • 公文程式條例 • 文書處理手冊 • 公文書橫式書寫推動方案 • 文書流程管理手冊 • 政府文書格式參考規範 • 淡江大學文書處理規則 • 淡江大學分層負責明細表 • 其他

3. 公文的種類 • 依據行政院研究發展考核委員會「文書處理手冊」，公文程式之類別分為 • 令：公布法律、發布法規命令及人事命令時使用。 • 呈：對總統有所呈請或報告時使用。 • 咨：總統與立法院、監察院公文往復時使用。 • 函：各機關間公文往復，或人民與機關間之申請與 答復時使用。 • 公告：各機關對民眾或特定對象有所宣布時使用。 • 其他公文：其他因辦理公務需要之文書，例如： • 書函、開會通知單、公務電話紀錄、手令或手諭、簽、報告、箋函或便箋、聘書、證明書、證書或執照、契約書、提案、紀錄、節略、說帖、定型化表單。

4. 本校公文種類與格式 • 函 • 書函 • 簽 • 公告 • 通知 • 聘書 • 聘函 • 任用書 • 證明書 • 申請書 • 證書 • 契約書 • 報告 • 紀錄 • 會議紀錄陳閱單 • 定型化表單 • 依據本校「文書處理規則」第 3 條，公文種類分為

5. OD 公文管理系統 • 簽、會議紀錄陳閱單、函稿（建置中） • 定稿 、表單格式 • 秘書室網頁「公文定稿」、 「表單下載」下載使用

6. 函(稿)格式 • 申請教育部補助國際會議定稿

7. 簽格式 • 會議紀錄陳閱單

8. 會議議程格式 • 會議紀錄格式

9. 公文製作一般原則 • 文字使用應儘量明白曉暢，詞意清晰 • 根據「公文程式條例」第 8 條規定，公文文字應 • 簡(文句少而意義足) • 淺(不用奇字、奧義、僻典) • 明(不為隱語、誇張、諷刺) • 確(所述時間、數字，精確真實) • 其作業要求： • 正確：文字敘述應避免錯誤和遺漏，內容主題應避免偏差。 • 清晰：文義清楚、肯定。 • 簡明：用語簡練，詞句曉暢，分段確實，主題鮮明。 • 迅速：應在一定時間內完成。 • 整潔：文稿均應保持整潔，字體力求端正。 • 一致：文字用語、結構格式、案情的處理方法應力求一致。 • 完整：所提意見或辦法，應力求周詳具體、適切可行。

10. 分段要領 • 「主旨」 • 說明行文目的與期望或擬辦意見，應力求具體扼要。 • 「主旨」不分項，文字緊接段名冒號之下書寫。如有兩行，第二行首字應與前行冒號「：」之後首字齊平。 • 「說明」 • 當案情必須就事實、來源或理由，作較詳細之敘述，無法於「主旨」內容納時，用本段說明。 • 如無項次，文字緊接段名冒號之下書寫；如分項條列，應另列縮格書寫。每項表達一意。第一項的「一」與「說明」的「明」對齊。 • 「辦法」 • 提出之具體要求無法在「主旨」內簡述時，用本段列舉。本段段名，可因公文內容改用「建議」、「擬辦」等名稱。 • 其分項條列內容過於繁雜、或含有表格時，應編列為附件。

11. 簽、函(稿)格式 • 一段式 • 採「主旨」一段。 • 二段式 • 採「主旨」及「說明」二段。 • 長官對案情已瞭解，重點在提出擬辦意見者，可採「主旨」、「擬辦」二段。 • 三段式 • 採「主旨」、「說明」、「擬辦」三段。

12. 〈範例〉 • 一段式 • 二段式

13. 〈範例〉 • 三段式 簽或函(稿)能用一段完成者，勿硬性劃分為二段、三段。

14. 全形、半形字形標準規定 • 分項標號 • 應另列縮格以全形書寫為一、二、三、………，(一)、(二)、(三)………，１、２、３、………，(１)、(２)、(３) ……（格式如下）。 • 常犯的錯誤： • 縮格格式錯誤 • ()錯用全形 • １、錯用 1.

15. 內文： • 中文字體及併同於中文中使用之標點符號應以全形為之。 • 阿拉伯數字、外文字母以及併同於外文中使用之標點符號應以半形為之。

16. 期望及目的用語 • 得視需要酌用「請」、「希」、「查照」、「鑒核」或「核示」、「備查」、「照辦」、「辦理見復」等。 • 直接稱謂用語 • 有隸屬關係之機關 • 上級對下級稱「貴」 • 下級對上級稱「鈞」，例如： □鈞部(教育部) • 自稱「本」 • 對無隸屬關係之機關 • 上級稱「大」，例如： □大部(交通部) • 平行稱「貴」 • 自稱「本」

17. 直接稱謂用語： • 對機關首長間 • 上級對下級稱「貴」 • 下級對上級稱「鈞長」 • 自稱「本」 • 機關（或首長）對屬員稱「台端」。 • 機關對人民稱「先生」、「女士」或通稱「君」、「台端」；對團體稱「貴」，自稱「本」。 • 行文數機關或單位時，如於文內同時提及，可通稱為「貴機關」或「貴單位」。

18. 「貴」字位置與空格 • 「貴」字如在一行中間，應空一格 • 「貴」字如出現在一行之首，則不必空 • 「貴」字如出現在標點符號之後，也不用空格直接書寫 • 例如： • 「請□貴單位依下列方式填寫」 • 「貴校……，……..」 • 「……，貴公司……」 空格應在「貴」字之前 奉□核可；請□鑒核

19. 間接稱謂用語： • 對機關、團體稱「全銜」或「簡銜」，如一再提及，必要時得稱「該」；對職員稱「職稱」。 • 對個人一律稱「先生」、「女士」或「君」。

20. 簽之撰擬 • 「簽」為幕僚處理公務表達意見，以供上級瞭解案情、並作抉擇之依據。（舊稱簽呈，已不使用，一般公文動詞也改用「簽」或「簽陳」 ） • 簽之「主旨」段撰擬要領 • 扼要敘述，概括「簽」之整個目的與擬辦。 • 不分項，一段完成。 • 段之前不冠數字，之後加冒號「：」。（「說明」段、「擬辦」段亦同。） • 文字緊接冒號「：」後書寫。如有兩行，第二行首字應與前行冒號「：」之後首字齊平。

21. 「主旨」不宜太長，以不超過 60 字為原則。內容應包括「案由」及「擬辦」。 • 〈範例〉 • 「行政院人事行政局函送民國96年辦公日曆表一案，擬函轉本府各機關，並提市政會議報告，請　核示。」(共 45 個字) • 〈不盡理想案例〉 • 「行政院人事行政局函送民國96年辦公日曆表一案，簽請　核示」(缺乏擬辦意見) • 「行政院人事行政局函送民國96年辦公日曆表一案，擬依說明二辦理，請　核示」(擬辦意見不明確) • 「行政院人事行政局於民國 95 年 12 月 5 日，以局考字第 006589 號函，檢送民國 96 年辦公日曆表，囑轉知所屬機關照辦一案，依該表規定，民國 96年 2 月23 日調整為放假，於 3 月 4 日補行上班，因此春節期間有連續 9 天假期，本案擬函轉本府所屬各機關，注意春節期間之安全維護，並提下週市政會議報告，請　核示。」 (過於冗長)

22. 期望語為請上級機關或首長查核、指示使用，務必寫在「主旨」段內。不可寫在「說明」段內，或兩段並見；不用「恭、敬、懇」等字，並避免「請」字出現兩次。期望語為請上級機關或首長查核、指示使用，務必寫在「主旨」段內。不可寫在「說明」段內，或兩段並見；不用「恭、敬、懇」等字，並避免「請」字出現兩次。 • 期望語前要抬頭 (空一格) • 請□鑒核（「鑒」不作「鑑」）、請□核示。 • 適切使用期望語 • 請□核示 （提出擬辦意見簽核時） • 請□鈞閱 （檢陳有關資料請長官過目時） • 請□核閱 （同上） • 請□鑒察 （將辦理情形簽報長官瞭解） • 請□鑒核 （除簽報長官瞭解外，並含有請示之意） • 請□鈞參 （提供長官參考）（上對下或平行用「卓參」）

23. 簽之「說明」段撰擬要領 • 簡要敘述案情之來源、經過與有關法規或前案，以及處理方法之分析。 • 視需要分項條列。第一項的「一」與「說明」的「明」對齊。 • 本段不提擬辦意見。 • 本段之文句內容不可與「主旨」段重複。

24. 「說明」段不可寫期望語。 • 引敘語﹝依.......辦理。﹞，要列在「說明」段之首項，並應敘明依據，如： • 法規（名稱、條次） • 會議決議（會議時間、會議名稱） • 來函（單位、日期及文號，三者不可缺一） • 引據只摘述來文要點，不宜全部照抄。 • 如有附件，應在「說明」段敘述附件名稱、份數；如無「說明」段，則在「主旨」段敘述；附件在 2 種以上時，應冠以數字。

25. 簽之「擬辦」段撰擬要領 • 應針對案情，提出具體處理意見，或解決問題的方案。 • 意見較多時分項條列。 • 「擬辦」的文字，避免與「主旨」重複。 • 能於「主旨」段完全表達擬辦意見者，即不必再列「擬辦」。 • 「主旨」之擬辦屬原則性、概括性或方向性。「擬辦」段，則提出具體作法，細節之建議意見。 • 本段段名，可因公文內容改用「建議」、「請求」、「核示事項」等名稱。 • 其分項條列內容過於繁雜、或含有表格型態時，應編列為附件。

26. 函(稿)之撰擬 • 函(稿)之「主旨」段撰擬要領 • 為全文精要，以說明行文目的與期望，應力求具體扼要。 • 訂有辦理或復文期限者，請在「主旨」內敘明。 • 期望及目的用語 • 對上級機關或首長 • 請□鑒核（函報部）、請□鑒察、請□鑒准惠復、請□鑒准核銷、請□鑒核示復 • 對平行機關 • 請□查照、請□查照辦理、請□查照見復、請□惠予辦理、請□惠允見復、請□辦理見復 • 對下行機關 • 希□查照、希□照辦、希□切實辦理、希□辦理見復

27. 函稿之擬撰 • 函(稿)之「說明」段撰擬要領 • 當案情必須就事實、來源或理由，作較詳細之敘述，無法於「主旨」內容納時，用本段說明。 • 公文為表達簡潔有力，「說明」段內容應避免與「主旨」重複；可於附件詳列之內容亦避免於「說明」段贅述。 • 如無項次，文字緊接段名冒號之下書寫；如分項條列，應另列縮格書寫。

28. 引述語 • 動詞用「依」。如為答復來函機關或民眾之詢問用「復」。 • 引述資料須列於「說明」段第一項，包括來函單位名稱、發文日期、函號，例如：「依 鈞部97年1月1日台電(三)字第0970000001D號函辦理」，或「復 台端97年9月28日來函」。

29. 附件用語 • 對教育部：「檢陳」 • 對其他機關(包括教育部中部辦公室)：「檢送」、「檢附」

30. 函(稿)之「辦法」段撰擬要領 • 向受文者提出之具體要求無法在「主旨」內簡述時，用本段列舉。 • 本段段名，可因公文內容改用「建議」、「擬辦」等名稱。 • 概括之期望語「請核示」、「請查照」、「請照辦」等，列入「主旨」，不在「辦法」段內重複；至具體詳細要求有所作為時，請列入「辦法」段內。 • 「說明」、「辦法」分項條列時，每項表達一意。 • 承轉公文，請摘敘來文要點，來文過長無法摘敘時，可照規定列為附件。 • 如有附件，得在文內敘述附件名稱及份數。

31. 正本、副本、抄本 • 機關或單位名稱應寫全名，例如：「行政院國家科學委員會」。 • 校長職銜： • 對教育部用全銜「淡江大學校長張○○」，對其他機關一律用簡銜「校長張○○」。若受文者為教育部所屬處室，則可用簡銜。

32. 公文用字、用語、標點符號及數字之相關規定 • 法律統一用字表 • 法律統一用語表 • 立法慣用語詞及標點符號 • 標點符號用法 • 公文書橫式書寫數字使用原則

33. 法律統一用字表

34. 法律統一用字表（續）

35. 法律統一用語表

36. 標點符號用法 • 標點符號：句號(。) • 陳述句末尾的停頓，用句號。 • 虛心使人進步，驕傲使人落後。 • 亞洲地域廣闊，跨寒、溫、熱三帶，又因各地地形和距離海洋遠近不同，氣候複雜多樣。 • 語氣舒緩的祈使句末尾，也用句號。 • 請您稍等一下。 • 標點符號：頓號(、) • 句子內部並列詞語之間的停頓，用頓號。 • 亞馬孫河、尼羅河、密西西比河和長江是世界四大河流。(並列詞語之間用了“和”“或”之類的連詞﹐就不再使用頓號，如上句中“密西西比河”與“長江”之間。)

37. 標點符號：逗號(，) • 句子內部主語與謂語之間如需停頓，用逗號。 • 我們看得見的星星，絕大多數是恆星。 • 句子內部動詞與賓語之間如需停頓，用逗號。 • 應該看到，科學需要一個人貢獻出畢生的精力。 • 句子內部狀語後邊如需停頓，用逗號。 • 對於這個城市，他並不陌生。 • 複句內各分句之間的停頓，除了有時要用分號外，都要用逗號。 • 據說蘇州園林有一百多處，我到過的不過十多處。

38. 標點符號：分號(；) • 複句內部並列分句之間的停頓，用分號。 • 用文字記錄每天發生的事情，這種文體叫做「日記」； 用文字記錄一生中所發生的事情，這種文體叫做「傳記」。 • 非並列關係（如轉折關係、因果關係等）的多重複句，第一層的前後兩部分之間，也用分號。(通常，下句中含有卻、否則、但是、然後、可是….等等。) • 我們要常常檢討自己，糾正自己的錯誤；否則，這些缺點，就會成為我們的敵人。 • 分行列舉的各項之間，也可用分號。 • 中華民眾共和國的行政區域劃分如下︰ (一)全國分為省、自治區、直轄市；(二)省、自治區分為自治州、縣、自治縣、市；(三)縣、自治縣為鄉、民族鄉、鎮。

39. 公文書橫式書寫數字使用原則 • 阿拉伯數字使用原則 • 代號(碼)、國民身分證統一編號、編號、發文字號 • ISBN 988-133-005-1、M 234567890、附表(件) 1、院臺秘字第 0930086517 號、臺 79 內字第 095512 號 • 序數 • 第 4 屆第 6 會期、第 1 階段、第 1 優先、第 2 次、第 3 名、第 4 季、第 5 會議室、第 6 次會議紀錄、第 7 組 • 日期、時間 • 民國 93 年 7 月 8 日、93 年度、21 世紀、公元 2000 年、7 時 50 分、921 大地震、38 婦女節、延後 3 週辦理 • 電話、傳真 • (02) 3356-6500

40. 郵遞區號、門牌號碼 • 100 台北市中正區忠孝東路 1 段2 號 3 樓 304 室 • 計量單位 • 150 公分、35 公斤、30 度、2 萬元、5 角、35 立方公尺、7.36 公頃、土地 1.5 筆 • 文中提及「支票壹紙」、「收據參紙」等一律改由數字表達。又如：支票 1 紙，領據 3 紙 • 統計數據 （如百分比、金額、人數、比數等） • 80％、3.59％、6 億 3,944 萬 2,789 元、639,442,789 人、1：3 • 以阿拉伯數字計量時，超過三位以上之數字，應採用國際通行之三位分節法，以「,」（半型）區隔之。例：1,234,567,890 • 以阿拉伯數字書寫時，同一組數字，宜書寫在同一列，不宜跨拆兩列書寫。 「乙份」或「1份」之疑義：文書處理手冊未規定，以「1份」表示為宜

41. 以阿拉伯數字計量時，可用中文字之「萬」、「億」、「兆」為單位，而不用中文字之「十」、「百」、「千」及其組合之詞組為單位（如十萬、百萬、千萬等）以阿拉伯數字計量時，可用中文字之「萬」、「億」、「兆」為單位，而不用中文字之「十」、「百」、「千」及其組合之詞組為單位（如十萬、百萬、千萬等） • 法規條項款目、編章節款目之統計數據 • 事務管理規則共分 15 編、415 條條文 • 法規內容之引敘或摘述 • 依兒童福利法第 44 條規定：「違反第 2 條第 2 項規定者，處新臺幣 1 千元以上 3 萬元以下罰鍰。」 • 兒童出生後 10 日內，接生人如未將出生之相關資料通報戶政及衛生主管機關備查，依兒童福利法第44條規定，可處 1 千元以上、3 萬元以下罰鍰。

42. 中文數字使用原則 • 描述性用語 • 一流大學、前一年、一分子、四大施政主軸、每一位同仁、一套規範、新十大建設、核四廠、第一線上、第二專長、第三部門、公正第三人、第一夫人、國小三年級 • 成語 • 一日千里、一目十行、三言兩語、三生有幸、三五成群、十全十美 • 專有名詞 （如地名、書名、人名、店名、頭銜等） • 九九峰、三國演義、李四、五南書局、恩史瓦第三世 • 慣用語 （如星期、比例、概數、約數） • 星期一、週一、正月初五、十分之一、三讀、約三、四天、二三百架次、幾十萬分之一、七千餘人、二百多人

43. 法規制訂、修正及廢止案之法制作業公文書(如令、函、法規草案總說明、條文對照表等)法規制訂、修正及廢止案之法制作業公文書(如令、函、法規草案總說明、條文對照表等) • 行政院令：修正「事務管理規則」第一百十一條條文。 • 行政院函：修正「事務管理手冊」財產管理第五十點、第五十一點、第五十二點，並自中華民國九十三年二月十六日生效．．．。 • 「○○法」草案總說明：．．．爰擬具「○○法」草案，計五十一條。 • 關稅法施行細則部分條文修正草案條文對照表之「說明」欄－修正條文第十六條之說明：一、關稅法第十二條第一項計算關稅完稅價格附加比例已減低為百分之五，本條第一項爰予配合修正。

44. 公文陳核前再檢視項目 • 格式、序號、創文日期及決行權責編號是否正確？(會影響決行層級及保存年限) • 會辦單位有無缺漏？會辦流程是否正確？ • 是否把握分段要領及應注意事項？ • 引述來函，單位、日期及文號三者是否正確或有缺漏？ • 附件在2種以上時，是否冠以數字？是否分別標以附件1、附件2、…？ • 附件之序號、內容、名稱、數量與本文對照是否相符？ • 引用法規條文、提及之人名、服務單位、使用之標點符號、金額及數字之表示方式等是否正確？ • 文字是否通順？措詞是否恰當？有無錯別字？

45. 結語 • 綜合上述 • 簽之「主旨」內容應包括「案由」及「擬辦」。 • 「說明」段不提擬辦意見。 • 「期望語」務必寫在「主旨」段內。 • 「說明」、「擬辦」段不可寫期望語。 • 「說明」、「擬辦」段文句內容不與「主旨」段重複。 • 「引敘語」要列在「說明」段之首項，並敘明依據（依來函之單位、日期及文號辦理，三者不可缺一）。 • 「說明」、「辦法」分項條列時，每項表達一意。 • 「附件」在 2 種以上時，應分別標以附件1、附件2…。 • 公文格式、用字、用語、標點符號及數字應符合規定。 • 不可缺漏會辦單位，必要時先行溝通，掌握公文時效。

46. 公文時效 • 公文辦理期限 • 最速件隨到隨辦、速件3日以內、普通件6日以內 （所需天數扣除例假、紀念日及節日，為實際處理天數） • 公文管理系統顯示速別顏色 • 最速件：紅色、速件：藍色、普通：黑色、逾期：綠色 • 展期申請 • 由「公文承辦單位之承辦人」提出申請 • 展期申請以不超過 5 次、每次 6 天為限 • 展期核准層級 • 1 至 2 次由二級單位主管核定 • 3 至 4 次由一級單位主管核定 • 5 次由主任秘書核定 • 如有特殊狀況需超過 5 次由校長核定

47. 公文文書處理的品質  個人能力的表現  業務處理的績效 祝大家在淡江職場 順利愉快！