Produktionsplanering

1. Produktionsplanering Utvecklings- och patientsäkerhetsenheten

2. Planera ur ett helhetsperspektiv? Jobba aktivt med väntelistor? Att planera utifrån patientbehov? Att följa upp och redovisa utfall? Koppling mellan produktion och schema? Att ha bra flyt när patienten kommer? Att kunna ge tid direkt? Att hålla vårdgarantin? Att lägga resursscheman ”optimalt”? Att ha koll på resurserna? Vad är produktionsplanering?

3. Vad är produktionsplanering? • Planering av vad som behöver göras utifrån • Uppdrag • Behov • Med hänsyn till • Resurstillgång En produktionsplan är en plan som visar vad vi ska producera (i antal) av olika produktgrupper (eller produkter) över en period om minst 12 månader. Planen ska vara nedbruten till veckonivå så variationer på den nivån är med i planeringen.

4. Vad omfattar produktionsplanering? PLANERING ÅTGÄRDER / STYRNING UPPFÖLJNING/ ANALYS

5. Syftet med produktionsplanering • På kliniknivå: • Att kontinuerligt, på lång och kort sikt, kunna planera, följa upp och styra verksamheten så att uppdrag/behov uppfylls så bra som möjligt och verksamhetens målsättningar nås gällande tillgänglighet, arbetsmiljö och ekonomi.

6. Vad är nyttan? • Skapar ett gemensamt språk och därmed en tydlighet kring vad som ska göras • Skapar möjlighet till åtgärder i tid t ex styrning av resurs till behov • Tydlighet i scheman (i Cosmic) och gällande resursbehov • Förenklar bokningsförfarandet (och hantering av väntelistor –struktur i Cosmic) • Ger möjlighet till kontinuerlig, relevant och tydlig uppföljning • Skapar framförhållning för beslutsfattare • ….

7. Planering/uppföljning/styrning är en del av chefsuppdraget Strategisk ledning Fokus och riktning Yrkesmässig ledning Personal- ledning Faglig ledelse Personale ledelse Faglig kompetence Utveckla och motivera medarbetare Fackmässig kompetens och kvalitet Sikring af og kvalitet ressourcer Ur LiÖ’s ledarpolicy: Chefen förväntas beskriva verksamhetens uppdrag tydligt i dialog med medarbetarna och omsätta det till förståeliga mål och uppgifter Driftsledelse Driftsledning Styrning och optimering Styring og optimering

8. Planering på olika nivåer Allokering av resurser Dagligstyrning Detaljeringsgrad Produktionsplan, kapacitetsplan… Hög Kortsiktig planering Långsiktig planering Uppdrag Strategisk planering Låg 3 år 1 år 0-6v 12-20v Planeringshorisont

9. Bokningsansvarig Verksamhetschef Planerare Schemaläggare Olika planeringsperspektiv Uppföljning Uppdrag Långsiktig Kortsiktig Produktion Basdata Vad, när och hur mycket ska vi producera? Vilka resurser åtgår? Hur planerar vi för att utföra denna planerade produktion? Hur går det för oss och vad får det för konsekvenser? Hur mycket planerar vi att producera och vilka resurser krävs? Vilka är våra övergripande riktlinjer? Vilka resurser finns tillgängliga för produktion? Uppföljnings-verktyg Planerings-verktyg Cosmic

10. Produktionsplanering – olika steg Uppdrag Basdata Långsiktigplanering Kortsiktigplanering Produktion Uppföljning

11. Vad behövs för att produktionsplanera? • Ett grundkrav: Verksamheten beskriven i ”vårdtjänster” eller ”produkter”

12. Krav på ett produktbegrepp Det ska… • beskriva verksamheten; vad vi producerar • beskriva stora patientflöden/processer • vara förståeligt och användbart (för alla roller) i planerings-/uppföljningsprocessen • fungera i patientjournalen • gå att följa upp • finnas info om resursåtgång Varje patientkontakt är en produkt

13. Produktionsplanering – tre steg Vad är behovet 12 månader framåt? Vad kan vi producera 12 månader framåt?Finns de resurser som krävs för detta?Hur ska resurser allokeras?Hur påverkas budgeten av produktionsplanen? Långsiktigplanering 1 När ska vi förlägga patienttid, adm.tidoch övriga aktiviteter ?När ska vi producera vilka vårdtjänster/produkter, dag och passnivå? När behöver olika personer vara närvarande för produktionen?Vilka patienter ska komma när? 2 Kortsiktigplanering Daglig verksamhet 3 Hur ska vi hantera dagliga avvikelser? Hur ligger vi till relativt produktionsplanen?Vad beror eventuella avvikelser på? Behöver vi vidta åtgärder i produktionsplanen? Hur väl stämmer prognoser? Behöver vi justera framtida produktionsplan? Uppföljning

14. Produktionsplanering – tre steg Vad är behovet 12 månader framåt? Vad kan vi producera 12 månader framåt?Finns de resurser som krävs för detta?Hur ska resurser allokeras?Hur påverkas budgeten av produktionsplanen? Långsiktigplanering 1 När ska vi förlägga patienttid, adm.tidoch övriga aktiviteter ?När ska vi producera vilka vårdtjänster/produkter, dag och passnivå? När behöver olika personer vara närvarande för produktionen?Vilka patienter ska komma när? 2 Kortsiktigplanering Daglig verksamhet 3 Hur ska vi hantera dagliga avvikelser? Hur ligger vi till relativt produktionsplanen?Vad beror eventuella avvikelser på? Behöver vi vidta åtgärder i produktionsplanen? Hur väl stämmer prognoser? Behöver vi justera framtida produktionsplan? Uppföljning

15. Produkten i långsiktig planering Långsiktigplanering A: Vilka stora patientflöden eller processer finns på kliniken?

16. Produkten i långsiktig planering Långsiktigplanering • Vilka stora patientflöden finns inom verksamheten? Några exempel: • HPK: Hand, Plastik, Brännskada • Njurmedicin: Transplantation, Njursvikt, Njursjukdom • Endokrinmedicin: Osteopros, Diabetes, Endokrinologi Dessa kallar vi för processer (jmf KPP)

17. Produkten i långsiktig planering Långsiktigplanering A: Vilka stora patientflöden eller processer finns på kliniken? B: Vad gör vi med patienten? Vilken typ av kontakt är det?

18. Produkten i långsiktig planering Långsiktigplanering Vad gör vi med patienterna? • Nybesök • Återbesök • Operation • Behandling • Vårdtillfälle Begreppen ovan kallas produkttyp

19. Produkten i långsiktig planering Långsiktigplanering Produktgrupp Produkttyp + Process Exempel: Nybesök HandÅterbesök Hand

20. Produkten i långsiktig planering Långsiktigplanering A: Vilka stora patientflöden eller processer finns på kliniken? B: Vad gör vi med patienten? Vilken typ av kontakt är det? C: Behövs ytterligare info? => valfritt tillägg

21. Produkten i långsiktig planering Långsiktigplanering Mer detaljerad valfri specifikation, t ex: • Vårdgivare/nivå (Normal, avancerad, Läkare, SSK, Kurator…) • Resursåtgång (kort, mellan, lång…) • Undergruppering – spec av patientgrupp (Rökavvänjning, Barn, ..) • Tidsåtgång (15 min, 30 min, 60 min) • ….. Anpassas för varje kliniks behov

22. Produkten i långsiktig planering Långsiktigplanering Produkt Produkttyp + Valfri del + Process Nybesök Normal Hand Exempel: Återbesök Normal Hand Nybesök Avancerad Hand

23. Produkten i långsiktig planering Långsiktigplanering Produktgrupp Produkter Nybesök Hand Nybesök Normal Hand Nybesök Avancerad Hand

24. Basdata - produktkatalog

25. mantimmar V1 V2 V3 V4… Användning av produktkatalogen Produktkatalog Produkter/ Aktiviteter (timmar/resurs) Produkter (antal)

26. Långsiktigplanering Långsiktig planering 1 • Den långsiktiga planen beskriver hur mycketsom ska göras av varje produktgrupp under de närmaste 12 månaderna. • Tillsammans med info i produktkatalogenkan även resursförbrukningen i planenbeskrivas.

27. Arbetsflöde långsiktig planering Beslutande möte Uppföljning Hur ser behovet ut? Antal väntande & prognoser Utfall Kapacitets- planering Produktions- planering Produktionsplan & Handlingsplaner Finns kapacitet? Behöver några åtgärder tas? Källa: VGRegion

28. Produktionsplanering – tre steg Vad är behovet 12 månader framåt? Vad kan vi producera 12 månader framåt?Finns de resurser som krävs för detta?Hur ska resurser allokeras?Hur påverkas budgeten av produktionsplanen? Långsiktigplanering 1 Kortsiktigplanering När ska vi förlägga patienttid, adm.tidoch övriga aktiviteter ?När ska vi producera vilka produkter, dag och passnivå? När behöver olika personer vara närvarande för produktion?Vilka patienter ska komma när? 2 Daglig verksamhet 3 Hur ska vi hantera dagliga avvikelser? Hur ligger vi till relativt produktionsplanen?Vad beror eventuella avvikelser på? Behöver vi vidta åtgärder i produktionsplanen? Hur väl stämmer prognoser? Behöver vi justera framtida produktionsplan? Uppföljning

29. Produkten i kortsiktig planering • I den kortsiktiga planeringen kommerschemasystem och Cosmic att användas. • En indelning av produkterna i produktvarianter kan krävas för planeringpå denna nivå.

30. Produkten i kortsiktig planering Cosmic: Vårdtjänst Kategori 1 Produktvariant Produktgrupp Produkt Delprocess Produkttyp + Valfri + Process Produkttyp Process Exempel: Nybesök Normal Hand Båtbensfraktur Nybesök Hand Karpaltunnel-syndrom

31. Kortsiktigplanering Kortsiktig planering 2 Cosmic: Vårdtjänst Kategori 1 Kategori 2 Produktvariant Produkt Delprocess Produkttyp + Valfri + Process Aktivitet Nybesök Normal Hand Båtbensfraktur Microkirurgi Avgipsning Karpaltunnel-syndrom

32. Bokningsunderlag Delprocess Aktivitet/Valfritt Process Produkt

33. Bra struktur i bevaknings-/väntelistan

34. Kortsiktigplanering Kortsiktig planering 2 Cosmic: Vårdtjänst Kategori 1 Kategori 2 Produktvariant Produkt Delprocess Produkttyp + Valfri + Process Aktivitet Nybesök Normal Hand Båtbensfraktur Microkirurgi Avgipsning Karpaltunnel-syndrom

35. Kortsiktig planering Kortsiktigplanering Aktivitetsplaner Frånvaroschema Produktions planer Lägg in i Cosmic Schemasystem Planering av resurser Scheman och tidböcker Planering av aktiviteter

36. Produktionsplanering – tre steg Vad är behovet 12 månader framåt? Vad kan vi producera 12 månader framåt?Finns de resurser som krävs för detta?Hur ska resurser allokeras?Hur påverkas budgeten av produktionsplanen? Långsiktigplanering 1 När ska vi förlägga patienttid, adm.tidoch övriga aktiviteter ?När ska vi producera vilka vårdtjänster/produkter, dag och passnivå? När behöver olika personer vara närvarande för produktionen?Vilka patienter ska komma när? 2 Kortsiktigplanering Daglig verksamhet 3 Hur ska vi hantera dagliga avvikelser? Hur ligger vi till relativt produktionsplanen?Vad beror eventuella avvikelser på? Behöver vi vidta åtgärder i produktionsplanen? Hur väl stämmer prognoser? Behöver vi justera framtida produktionsplan? Uppföljning

37. Dagligstyrning Daglig styrning 3 • I den dagliga verksamheten skeravvikelser t ex personal eller patientersom uteblir. • Justeringar och anpassningar måste göras. • Uppföljning ger underlag till förbättringari planeringen.

38. Uppföljning på kliniknivå: verksamhetsnära uppföljning Uppföljning Olika tidshorisont t ex: • Dagligen • Veckovis • Månadsvis

39. Vad är nyttan? • Skapar ett gemensamt språk och därmed en tydlighet kring vad som ska göras • Skapar möjlighet till åtgärder i tid t ex styrning av resurs till behov • Tydlighet i scheman (i Cosmic) och gällande resursbehov • Förenklar bokningsförfarandet (och hantering av väntelistor –struktur i Cosmic) • Ger möjlighet till kontinuerlig, relevant och tydlig uppföljning • Skapar framförhållning för beslutsfattare • ….

40. Införandeförlopp produktionsplanering Utveckling Nuläge Uppstart Test & imple- mentering • Enhetsstruktur • Produkter • Anpassning Cosmic (mallar mm) • Planering/-verktyg • Rutiner/spelregler • Uppföljning • Information & utbildning • mm • Testa rutiner och arbetssätt • Utvärdera och justera löpande • Etablerings-möten • Problembild & målbild • Inledande utbildningar • mm • Flödeskarta (patienter & information) • Behov, inkom-mande remissermm • Produktion, väntelistor mm

41. Ta fram produktstruktur 1 mån 2 mån 3 mån 4 mån Införandeförlopp + tid = Beslutspunkt Uppstart Nuläge Kortsiktig Struktur Cosmic Väntelista Schema Rutiner ... Långsiktig Struktur LP Utrullnings- Plan Rutiner .... Test & imple- mentering