“La Comunicazione Interna per migliorare la qualità dei Servizi”

1. Il Servizio Civile Nazionale e la Comunicazione del Comune di Roma CONDIVIDERE VALORI, OBIETTIVI E INFORMAZIONI “La Comunicazione Interna per migliorare la qualità dei Servizi” Terzo Tavolo sulla Comunicazione - Roma, 26 maggio 2008

2. Il Servizio Civile Nazionale e la Comunicazione del Comune di RomaLA DIRETTIVA DEL MINISTRO PER LA FUNZIONE PUBBLICA del 7 febbraio 2002 La Direttiva Frattini ha finalmente riconosciuto anche alla Comunicazione Interna un ruolo essenziale e complementare rispetto alla Comunicazione Esterna: “La Comunicazione Interna e la produzione di messaggi complessi verso l’esterno rappresentano momenti differenti della stessa funzione…” “Una buona Comunicazione Interna…favorisce la crescita di un senso di appartenenza positivo alla dimensione del lavoro pubblico e contribuisce a porre su nuove basi l’immagine della sfera pubblica”.

3. Il Servizio Civile Nazionale e la Comunicazionedel Comune di RomaPersonale e strutture del Comune di Roma • Dotazione organica circa 33 mila • In servizio circa 26,5 mila • Macrostrutture: Dipartimenti 20 Municipi 19 Uffici extradipartimentali *15 Agenzie 2 Uffici e Servizi oltre 1.250 sedi (*)Avvocatura, Ragioneria Generale, Sopraintendenza ai Beni Culturali, Polizia Municipale, ecc

4. Il Servizio Civile Nazionale e la Comunicazionedel Comune di Roma“La Comunicazione Interna per migliorare la qualità dei servizi” • Il progetto è nato dopo la partecipazione al primo “Laboratorio Nazionale sulla Comunicazione Interna” organizzato - per conto del Dipartimento della Funzione Pubblica - dal Formez di Napoli. (novembre 2004 - marzo 2005) • Obiettivo principale del Laboratorio Formez: sperimentare due modelli di autovalutazione della qualità della Comunicazione Interna.

5. Il Servizio Civile Nazionale e la Comunicazionedel Comune di Romall Laboratorio Nazionale sulla Comunicazione Interna • Nei 10 Enti partecipanti (in precedenza selezionati dal Formez) è stato costituito un Comitato di autovalutazione, composto da funzionari esperti di Comunicazione. • Il Comitato del Comune di Roma era composto da 12 funzionari. Coordinati dalla P. O. della Comunicazione erano espressione dei Dipartimenti, Municipi ed Uffici extradipartimentali. I 12 componenti hanno realizzato la sperimentazione attraverso la somministrazione ed analisi di due tipi di questionari. A conclusione dei lavori la P. O. ha stilato la Relazione conclusiva. • Il Formez ha curato la pubblicazione di tutti lavori e la loro diffusione in un convegno internazionale (Napoli, Castel dell’Ovo, 21 giugno 2005).

6. Il Servizio Civile Nazionale e la Comunicazionedel Comune di RomaI risultati della sperimentazione Dal Laboratorio è emersa anchela conferma che nel Comune di Romal’elevato numero e l’eterogeneità delle macrostrutture e l’autonomia riconosciuta ai 19 Municipi avrebbero comunque impedito di affrontare in maniera puntuale, contestuale ed organica la definizione dei punti di forza e di debolezza della Comunicazione Interna. Per cui sarebbe stato di fatto impossibile realizzare uno specifico (ed unico) Piano di Comunicazione Interna, che avesse valenza per tutto l’Ente Locale. Conseguentemente, è nata l’idea di realizzare in ogni macrostruttura i necessari monitoraggi, utili per la definizione di altrettanti “schemi” di piano di Comunicazione Interna; da sottoporre all’approvazione da parte della massima Dirigenza.

7. Il Servizio Civile Nazionale e la Comunicazionedel Comune di RomaIV U. O. “Comunicazione Istituzionale” Dirigente: dottoressa Paola CONTI Attività principali: • gestione home-page del portale istituzionale www.comune.roma.it • periodici: L’Evento(mensile di comunicazione turistico - culturale) InComune (bimestrale di Comunicazione Interna) • produzione e stampa di pubblicazioni richieste da altre macrostrutture • Coordinamento Responsabili Urp Municipi e Dipartimenti • Coordinamento, pianificazione attività di Comunicazione interna e Benessere Organizzativo • Organizzazione, realizzazione progetti del Servizio Civile Nazionale sulla Comunicazione

8. Il Servizio Civile Nazionale e la Comunicazionedel Comune di RomaGli obiettivi del progetto(1) Obiettivi strategici 1) -Progressiva, completa mappatura dell’attività di Comunicazione Interna nelle diverse macrostrutture del Comune di Roma. 2) - Predisposizione di altrettanti “schemi” di piano di Comunicazione Interna, come prevede la Direttiva Frattini del 7 febbraio 2002.

9. Il Servizio Civile Nazionale e la Comunicazionedel Comune di RomaGli obiettivi del progetto (2) • Ottimizzare l’efficacia e l’efficienza dei prodotti-servizi; • Realizzare procedure di Comunicazione Interna codificate ed efficaci; • Garantire un’ampia e capillare circolazione delle informazioni sulle attività e sui processi lavorativi; • Promuovere, fra gli operatori interni, lo sviluppo del senso di appartenenza all’ente; • Promuovere un più attivo coinvolgimento del Personale nel processo di cambiamento e di condivisione delle nuove e/o rinnovate missioni istituzionali del Comune; • Incentivare l’utilizzazione ottimale delle tecnologie informatiche e delle banche dati; • Contribuire al superamento della cultura burocratica e sviluppare le tecniche ed i sistemi di ascolto; • Potenziare le capacità di organizzazione, gestione ed incidenza dell’Ufficio Comunicazione Interna.

10. Il Servizio Civile Nazionale e la Comunicazionedel Comune di RomaRealizzazione del progetto 1) - I Giovani Volontari somministrano al Personale del Municipio o del Dipartimento da monitorare due tipi di questionari anonimi, rispettivamente agli appartenenti allecategorie B, C e D; ed ai Dirigenti e P. O. 2) - Raccolgono i questionari. Registrano e dati e li elaborano con un apposito programma informatico. Evidenziano i punti di forza ed i punti di debolezza dei prodotti e dell’attività di Comunicazione Interna. 3) - Formulano una serie di proposte operative, che saranno contenute nella seconda e terza parte della Relazione finale, che contiene uno “schema” di piano di comunicazione interna. 4) -La Relazione finaleviene consegnata a chi nella macrostruttura gestisce il potere politico e/o gestionale per i concreti adempimenti, che riterrà più opportuni.

11. Il Servizio Civile Nazionale e la Comunicazionedel Comune di RomaLa fase conclusiva La Relazione finale è articolata in tre parti: 1) - descrizione dell’excursus “storico”, che ha portato all’idea di realizzare il progetto nelle singole macrostrutture; 2) - descrizione dettagliata dei risultati conseguiti per effetto dell’analisi dei punti di forza e di debolezza del sistema di comunicazione presente; 3) - organica proposta con indicazioni e suggerimenti utili per potenziare e migliorare la rete ed i prodotti della Comunicazione Interna (“schema” di piano di Comunicazione Interna)

12. Il Servizio Civile Nazionale e la Comunicazionedel Comune di RomaI Partecipanti alle Selezioni Il numero crescente di Giovani partecipanti alle selezioni conferma il grande interesse, che il progetto ha suscitato; soprattutto (ma non soltanto) fra i laureati in Scienze della Comunicazione. L’interesse diffuso garantisce un elevato livello quantitativodei candidati; e qualitativo dei vincitori della selezione nazionale. Edizione 2005/6 - partecipanti  78; laureati 45 (32in Scienze della Comunicazione) Edizione 2006/7 - partecipanti 125; laureati 83 (59 in Scienze della Comunicazione)  Edizione 2007/8 - partecipanti 175; laureati 132 (95 in Scienze della Comunicazione)

13. Il Servizio Civile Nazionale e la Comunicazionedel Comune di RomaEdizione 2005/6 - I risultati • Dipartimento XVII • Dipartimento XIV • Municipio “Roma 18” Il progetto ha ottenuto la “Menzione di merito” del Premio Nazionale “SFIDE 2006”, assegnato da ANDIGEL, CENSIS, SDA BOCCONI, FORMEZ e CONFINDUSTRIA. Attestato consegnato all’ideatore e ai quattro giovani volontari, a conclusione del Forum PA 2006. Le relazioni finali sono state pubblicate nel n°2 della collana edita dal Dipartimento ed intitolata “I Quaderni della Comunicazione”.

14. Il Servizio Civile Nazionale e la Comunicazionedel Comune di RomaEdizione 2006/7- I risultati • Dipartimento XVI • Dipartimento XX • Municipio “Roma 6” (*) • Municipio “Roma 7” (**) (*) A causa della insufficiente riconsegna dei questionari non è stato possibile attuare il progetto (**)A cura dei Volontari, su richiesta del Personale della UOSECS, è stata svolta anche un’attività formativa sulla comunicazione interna, esterna ed interpersonale. Attività del tutto volontaria, che ha destato grande interesse e particolare attenzione. Le relazioni finali sono state pubblicate nel n°2 della collana edita dal Dipartimento ed intitolata “I Quaderni della Comunicazione”.

15. Il Servizio Civile Nazionale e la Comunicazionedel Comune di RomaL’EDIZIONE 2008 • La nuova edizione del progetto è stata programmata. Sono stati contattati i Direttori di 3 Municipi e di 1 Dipartimento. • L’attività effettiva ha avuto inizio il 5 febbraio 2008 con il monitoraggio del Personale del Dipartimento IV “Cultura”, seguito dall’Ufficio extradipartimentale “Controllo Interno” (UCI) e dal Municipio “Roma 17”. • Sarà effettuata anche la prima “verifica” sugli effetti dell’attuazione del “piano” nel Dipartimento XVII. Stessa verifica sarà via via effettuata nelle altre macrostrutture in cui il progetto si è realizzato negli anni scorsi.

16. Il Servizio Civile Nazionale e la Comunicazionedel Comune di RomaI progetti attivati dal Comune di Roma Comunicazione PERIODO PROGETTIGIOVANIPROGETTI GIOVANI 2005/624 2742 (*) 6 + 4 (*) 2006/712124 1 (>) 6 2007/8172401 (>) 6 (*) 1 su Comunicazione “Esterna”; 1 su Comunicazione “Interna” (>) 1 su Comunicazione “Interna”