organizacja pracy w asnej i szefa l.
Download
Skip this Video
Loading SlideShow in 5 Seconds..
ORGANIZACJA PRACY WŁASNEJ I SZEFA PowerPoint Presentation
Download Presentation
ORGANIZACJA PRACY WŁASNEJ I SZEFA

Loading in 2 Seconds...

play fullscreen
1 / 12

ORGANIZACJA PRACY WŁASNEJ I SZEFA - PowerPoint PPT Presentation


  • 235 Views
  • Uploaded on

ORGANIZACJA PRACY WŁASNEJ I SZEFA. Właściwe ułożenie relacji między podwładnym a szefem wpływa na dobrą atmosferę w pracy, a poprzez to na efektywność pracy.

loader
I am the owner, or an agent authorized to act on behalf of the owner, of the copyrighted work described.
capcha
Download Presentation

PowerPoint Slideshow about 'ORGANIZACJA PRACY WŁASNEJ I SZEFA' - maureen


An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author.While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Presentation Transcript
slide2
Właściwe ułożenie relacji między podwładnym a szefem wpływa na dobrą atmosferę w pracy, a poprzez to na efektywność pracy.
  • Szczególnie jest to istotne na linii szef-sekretarka. Sekretarka powinna wspólnie z szefem dążyć do stworzenia relacji opartej na wzajemnym zaufaniu i zrozumieniu, gdyż efekty działalności firmy jako całości lub określonej komórki organizacyjnej, zależą właśnie w znacznej mierze od tego, na ile współpraca ich układa się ściśle i harmonijnie.
planowanie czasu pracy szefa
Planowanie czasu pracy szefa

rozpoczynamy od analizy czynności powtarzanych codziennie lub cyklicznie, w pewnych odstępach czasu. Do takich czynności zaliczamy:

- Spotkania dyrekcyjne - omawiane są bieżące sprawy działalności firmy. Maja charakter krótkich narad z kierownictwem działów - wydziałów.

- Przeglądanie korespondencji - czytanie i dekretowanie pism przychodzących oraz podpisywanie pism wychodzących.

- Wizytowanie firmy przez szefa - codziennie lub w określonym dniu.

- Przyjmowanie interesów

- Wyjazdy służbowe

- Przerwa na odpoczynek

slide4
Na podstawie tygodniowego planu pracy szef układa plan - terminarz dnia pracy szefa i sekretarki. Opracowanie planu zajęć szefa, sekretarka rozpoczyna od wynotowania czynności, które winny być zrealizowane według tygodniowego rozkładu zajęć, notuje ewentualne zadania niewykonane i zapisuje nowe, ustalone z szefem przed rozpoczęciem pracy. Zarys takiego dziennego planu zapisywany jest do kalendarza - terminarza pod odpowiednią godziną.
kontrola termin w
Kontrola Terminów
  • Efektywne zarządzanie czasem pracy wbrew pozorom nie należy do czynności łatwych. Od tego jak nim potrafimy gospodarować zależy nasza skuteczność w działaniu i osiągnięciu zamierzonych celów. Narzędziem wydatnie wspomagającym nas w organizowaniu pracy jest notatnik oraz terminarz.
terminarz mo e by prowadzony m in przy u yciu
Terminarz może być prowadzony m.in. przy użyciu:

- kalendarzy biurkowych

- organizerów

- komputerów

- teczek terminarzowych

teczka terminarzowa
Teczka terminarzowa
  • Teczka terminarzowa jest odmianą teczki z przegródkami. Teczka terminarzowa, np. miesięczna powinna posiadać 32 przegródki - jedna na każdy dzień miesiąca oraz jedną przegródkę dodatkową. W poszczególne przegródki wkładane są dokumenty, do ostatniej przegródki trafiają dokumenty , które należy załatwić w danym miesiącu lecz, co do których nie został ustalony ostateczny termin
organizery
Organizery
  • Organizery występują w różnej postaci: jako klasyczne kalendarze, notesy elektroniczne czy komputerowe. Organizery zawierają kalendarz, plany dnia, notesy, skorowidze telefoniczno- adresowe, wkładki foliowe itp. urządzenia ułatwiające zapisywanie i przechowywanie niezbędnych informacji.
system skr t w
System skrótów
  • Podstawowym warunkiem efektywnego prowadzenia terminarza-kalendarza jest opracowanie własnego systemu skrótów. Najczęściej stosuje się skróty zamierzeń poprzez zapis ich pierwszych liter.
  • Oto przykłady skróconego zapisu zadań:
  • zebranie -zebr. spotkanie -spt.
  • narada -nar. odprawa -odpr.
  • telefon -tel.
  • konferencja -konf. delegacja -del.
kolory
Kolory
  • Dla różnego charakteru spraw możemy używać kolorowych kodów np.:

- kolor czerwony -sprawy pilne, ważne,

- kolor czarny -sprawy wewnętrzne,

- kolor niebieski -sprawy zewnętrzne firmy,

- kolor zielony -sprawy sekretarki.

  • Tak przygotowane skróty i kody należy umieścić w terminarzu obok ramowego rozkładu dnia i tygodnia.
zasady prowadzenie terminarza
Zasady prowadzenie terminarza:

- Zapisujemy wszystkie z góry ustalone terminy

- Spotkania, sprawy wstępnie uzgodnione, których termin nie został ostatecznie uzgodniony- wpisujemy ołówkiem. Wówczas łatwiej możemy nanieść ewentualne zmiany.

- Zapisy prowadzimy drobnym lecz wyraźnym pismem.

- Sprawy już załatwione należy skreślić.

zasady prowadzenie terminarza12
Zasady prowadzenie terminarza:

- Sprawy, których nie udało się załatwić z różnych przyczyn, należy przenieść na kartkę z datą dnia następnego.

- Każdego dnia sprawdzamy zaplanowane w terminarzy zajęcia z terminarzem przełożonego, celem zsynchronizowania planowych zajęć. W przeciwnym razie może dojść do zakłócenia pracy, poprzez np. umówienie w tym samym czasie spotkania przez szefa i sekretarkę z różnymi interesantami.

- Notujemy wszystkie umówione spotkania, zapisując nazwiska. adresy itp. osób z którymi umówiono spotkania oraz cel planowanej rozmowy.