如何主持一個有效率的會議

1. 如何主持一個有效率的會議 童瑞龍 99.3.19

2. 主講者簡歷 • 童綜合醫院行政副院長 • 陽明醫學大學醫管研究所碩士 • 教育部定講師

3. 介紹大綱 一、會議之目的 二、成功會議的條件 三、主持會議的基本精神 四、會議中主席的角色與任務 五、維持議場秩序的技巧應用 六、結語

4. 會議的目的 1. 匯集資源及智能，尋找創意及點子 2. 互相激勵增進體諒，提高工作意願 3. 分工合作相互支援， 順利推動 4. 集思廣益，解決問題及障礙

5. 開會讓你… 小組面對面溝通 眾多訊息一次交流 融合意見凝聚共識 分派工作，公平合理 但開會也讓你… 工作時間被分割 人多口雜，討論耗時 晚上加班 特殊問題還是個別溝通 沒有產能 別人發言比自己開口多 Delay重要工作或客戶

6. 開會有什麼意義？ 一家公司的開會效率與執行 　　　決定了企業的競爭力

7. 每個人都在開會， 但如何才能開一個 有效率的會？

8. 靠開會也可以賺錢 • 日產汽車靠著有效的會議革命，省下了六十億日圓成本， 未來三年預計還可省下三百億日圓 所以，有效開會，穩賺不賠！ 精準計算會議成本： 會議成本=人數 x 時間 x 薪資單價 會議報酬率=會議成本：會議效益

9. 日產汽車營收大躍進 日經商業週刊指出~日產亮麗的成績背後， 　 是成功的會議」~ 強調「Value First 」+「Value Up」的跨部門會議 • 不請決策者參加，以免影響討論方向 • 時間以「分」為單位清楚劃分 • 會議有「保密協定」，不分職位高低暢所欲言 • 讓員工接受「會議召集人」的專業訓練 • 會議召集人保持立場中立，全力協助會議順利進行

10. 企業最Hot的開會方式 產品週期愈來愈短，開會需求也愈來愈隨機~~ • 行動會議 只要有需要，到處都可以開會 辦公家具可隨時調整成會議場合以滿足會議需求 • 虛擬會議 利用電話進行跨國會議 利用虛擬視訊，打破會議的時空限制 New! New!

11. 日本展開會議革命 • 會議目的：節省成本、加快決策速度、更有創意 • 會議革命： 1. 廢除不必要的會議 2. 排除不需與會的主管 3. 強調準時開始、結束 4. 重視開會結論 5. 提高會議生產力，強化企業競爭力

12. 開會要有實際效果 豐田汽車辦公室標題： • 只開有實際效果的會議 • 準時開始，最好一小時內結束 • 重點在實際行動

13. 開會前 6 項準備

14. 開會前的重要步驟 1.先決定會議希望達成的結果 2.想想會議是否有必要召開 3.邀請適當的人出席 4.準備背景資料 5.設定會議討論綱領及時間表 6.預先設想可能的衝突

15. 開會中 3 大陷阱

16. 開會時要克服的狀況 1. 一進會場士氣散漫，沒有參與感 2.偏離主題 3.點子乾枯，鴉雀無聲

17. 開會後 3 項追蹤

18. 會後追蹤事項 開會結束時要回顧哪些重點？ 1.行動項目 2.決議 3.開放議題

19. 成功會議 的條件

20. 成功會議的條件 • 一、做好會議前的規劃及準備為成功 會議的第一步 有規劃的會議，從設定議題、會議日期、 選定與會人員、資訊收集到發開會通知、 事前確認出席及議題準備到會議報到的 整個前置作業，可以使會議主持人及與 會者有充分的心理及議題準備，有助於 會議有效的順利進行

21. 成功會議的條件(續) 二、以5W2H事先查檢準備有否遺漏 • Why─ 會議的目的？是否確實掌握背景資料？ 出席者是否知道開會之目的？ • What─ 討論的內容是否確定？是否事先充分收集 資料並加以分析？會中提供那些資料？ • Who─ 那些單位、人員應出席？出席者的能力是否足以解決， 人數恰當否？主席人選？ When─ 是否選擇大家容易出席且適當的時間？ 須多久時間？

22. 成功會議的條件(續) • Where─在那裡開？是容易專心的環境嗎？ 使用的器材用品齊全否？ • How─ 如何進行會議？有無決定司儀、主持人？ 可進行到何種程度？ • How much─須多少經費？來源？ 臨時發生費用需求時如何因應？

23. 開會通知 • 不管會議的種類與規模為何，原則上都必須發出開會通知，即使是例行會議也須發出開會通知，開會通知應於會前7天送達 • 會議通知方式： 口頭通知 電話通知 傳真通知 書面通知(郵件、文件通知)

24. 開會通知應包括之內容 • 會議名稱、會議目的 • 發文日期、字號 • 主辦人姓名 • 開會時間及預定結束時間 • 開會地點 • 主席 • 出(列)席人員 • 研討主題、討論事項 • 出席者準備事項

25. 會議議程內容 xx x x會議議程 • 時間: x年x月x日上午9:15-10:30 • 地點: x x x x • 主席: x x x • 議程: 一、報告出席人數 二、主席宣佈開會 9:15-9:16 三、上次會議決議事項辦理情形報告　 9:17-9:25 四、通過本次會議議程 9:26-9:28 五、主席致詞 9:29-9:35

26. 會議議程內容(續) 六、報告事項9:36-9:45 1.x x x x x x x x x x x x 2. x x x x x x x x x x x x 七、提案討論9:46-10:15 提案一 案由： x x x x x x x x x x x x 提案二 案由： x x x x x x x x x x x x 八、臨時動議10:16-10:30 九、散會10:30

27. 提案的格式 • 案由：是提案的主旨，以簡單扼要的文字，歸納 為一句或幾句話，使人了解其全案大意 • 說明：提案的理由，可分條詳細列舉 • 辦法：即實行提案的方法，應具體明瞭，確實可 行，避免空洞

28. 提案討論之原則 • 基本原則：一時不議二事 一個議案未決之前不得討論另一議案 即使在同一個議案之內，如牽涉到人事、經費 時間、地點等，可將其劃分為四件事情，依序 交付討論及表決，這四件事獲得結論後，則全 案得以解決

29. 成功會議的條件(續) • 三、有效地進行會議充分應用會議技巧，有效利用會議管理 來擴大組織的利益，藉此強化團隊互動 使議題充分討論並做出有效明確的決議 注意會中盡量避免電話干擾

30. 成功會議的條件(續) 四、與會的每個人積極參與 要深刻體會到會議的成敗是主持人與參 與者共同的責任，不但主席要懂得如何 主持一個成功的會議，同時與會人員也 要扮演好參與會議者的角色，積極參與， 從訓練中學習，由會議中琢磨會議技巧， 務必以達成最好結論

31. 成功會議的條件(續) • 五、達成結論「會必有議，議必有決，決必有行，行必有果」 是會議高績效的核心，包括如何確保會議成功 進行及如何達成會議結論，甚至處理主持會議 常遭遇的問題及對應方式，就成為必修的會議 技巧，進而達成具客觀可行性的有效結論

32. 成功會議的條件(續) • 六、做好會議終了後的追蹤工作會議終了後的追蹤工作是組織執行力的表現， 追蹤得法，則決必有行，行必有果。 會後紀錄應於72小時內送交與會人員。 會議紀錄需經主席認定內文無誤之後，再傳 交(閱)與會人員。 每件追蹤事項都要有負責之單位或窗口及辦 理時限

33. 主持會議的基本精神 • 尊重人格 • 充份溝通 • 尊重少數 • 服從多數 • 大家平等 • 講求效率

34. 主持會議的原則 • 仔細傾聽他人發言 • 主動思考問題在哪裡 • 為他人打氣並提案 • 貢獻如何『打勝仗』的智慧 • 互相諮詢討論 • 根據事實 • 先做做看

35. 會議中主席的 角色與任務

36. 擔任主席的任務 • 對討論議題的充分了解 • 依時宣佈開會及散會或休息 • 塑造會議良好氣氛 • 鼓勵及誘導出席人員參與意見 • 維持會場秩序，確保議事規則之遵行 • 承認發言人地位 • 接述動議 • 依序將議案宣付討論及表決，並宣佈表決 結果

37. 擔任主席的任務(續) • 答復一切有關會議的詢問，決定權宜及秩序 問題 • 有效果地歸納與結論的評估及決定 • 簽署會議紀錄及有關會議之文件 • 行使動議權與討論權時,應離開主席地位,才 取得發言權 • 對開會時間已到，尚不足開會額數者，得宣 布延後開會(不超過15分鐘)，延後兩次仍不 足額時，應宣告延期開會或改開談話會

38. 擔任主席的任務(續) • 會議進行中，經主席或出席人提出清點人數 如不足額時，主席應宣佈散會或改為談話會 • 談話會須經出席人三分之二以上同意作成決 議，會後將決議通知未出席人，於下次正式 會議追認

39. 擔任主席的任務(續) • 主席可自行提出清點人數 • 不可自行提出動議 • 對議案可自行附議 • 不參與發言或討論 • 不參與表決為原則，贊成與否相差一票時， 得選擇加入贊成或反對的一方

40. 擔任主席或主持人要訣 • 公正的態度 • 不能獨裁、不能強迫與會者接受自己的意見 • 不能脫離主題，失去重心 • 不被壓力所屈服，也不受偏激意見所影響 • 要有耐心，傾聽與會者意見及誘導發表意見 • 要有幽默感 • 不能對與會者說教、爭論或發表常篇大論

41. 出席人之權利與義務 • 出席人之權利─發言與討論、動議與提案、附議 與附署、表決與投票、選舉與罷 免、被選舉與被提名、糾正權、 詢問權、申訴權、答辯權、檢閱權 • 出席人之義務─尊重主席，主席發言時不得離開， 遵守會議規則、議場秩序及發言 禮貌，服從會議決議

42. 列席人之權利與義務 • 列席指導 • 列席人之權利─得參與本身有關之發言與討論 發言時須「請求發言」，經主 席同意後始可發言 • 列席人之義務─與出席人之義務同

43. 出席人取得發言地位之方式 • 舉手並口呼主席，經主席認可後，始取得發言 地位 • 有權宜、秩序問題、會議詢問及申訴動議等 偶發動議出現時，出席人不須經主席認可， 可打斷他人發言，取得發言 • 因故無法親自發言，得將發言要點，以書面提 請主席，依序交給記錄或秘書人員宣讀之

44. 維持議場秩序的 技巧應用

45. 主席維持議場秩序之技巧 • 在會議進行中，若出現與會者發言離題或是交頭 接耳的情況，主席應該禮貌地提醒與會者，因時 間有限，請回到正題或集中精神 • 若是主席自身發言離題，則有賴與會者的會議管 理能力，提醒主席回到正題。 • 主席必須要能引導、邀請每個人發言。如果有少 數人的意見過於踴躍，似乎壟斷了會議的發言權 主席可以表示，希望徵求新的意見，請其他沒有 發表意見的人輪流發言；輪流發言使每個人都有 表達的機會，而且「對事不對人」，壟斷發言者 也不會覺得不舒服。

46. 主席維持議場秩序之技巧(續) • 若有二人以上同時舉手發言時，主席指定發言 之原則 ─原提案人有所補充或解釋者 ─就討論的提案，發言最少或未發言者 ─距離主席較遠者 • 若會議中發生衝突，主席必須非常敏銳，最重要 的原則便是「中立」，就事不就人，出了會場， 會議中的一切意見之爭不會帶有任何殺傷力。所 以當衝突發生，主席必須提醒每個人就事而論， 別做人身攻擊

47. 主席維持議場秩序之技巧(續) • 具爭議性的討論如果破裂，不要僵持不下，主席 應先請大家討論其他議案，緩和氣氛後再討論， 或者將該議案盡快擇日再議。 • 若遇到無法維持議場秩序時，主席可宣佈休息若 干分鐘，或出席人可提休息動議、權宜問題或秩 序問題

48. 主席維持議場秩序之技巧(續) • 會議中主席可宣佈休息之情況 ─議程上有明列休息時間者 ─開會已超過二小時 ─出席者情緒火爆時 ─討論議案意見無法產生共識時 ─偶發狀況發生時，如有人休克、鄰近失火等

49. 會議紀錄應包括的項目 • 會議名稱及會次 • 會議時間 • 會議地點 • 出席人姓名及人數 • 列席人姓名 • 請假人姓名 • 主席姓名 • 記錄姓名

50. 會議紀錄應包括的項目(續) • 一、報告出席人數 • 二、主席宣佈開會 • 三、通過本次會議議程 • 四、通過上次會議紀錄 • 五、報告事項 1.報告上次會議決議案執行情形 2.委員會或委員報告 3.其他報告 • 六、討論事項 • 七、臨時動議 • 八、散會