Par lietvedības un arhīva kārtošanu ES fondu projektos

1. Par lietvedības un arhīva kārtošanu ES fondu projektos Latvijas Valsts arhīvs Iestāžu arhīvu un lietvedības daļadaļas vadītāja vietniece Ilga Robežniecesociālo zinātņu maģistre

2. Arhīva darba organizācija Arhīvu jomu regulē Latvijas Republikas Augstākās Padomes 1991.gada 26.martā pieņemtais speciālais likums “Par arhīviem” (grozījumi 1993.g., 2000.g., 2005.g.). • Juridiski un pēc satura ir novecojis; • (4.,5. pants) nav pietiekami precīzi noteikta valsts arhīvu sistēmas struktūra un padotība, kompetence; • Likums “Par arhīviem” (4. pants) deleģē tiesības Latvijas Valsts arhīvu ģenerāldirekcijai un valsts arhīviem attiecībā uz Latvijas Nacionālo arhīvu fondu izdot ārējos normatīvos aktus, kas ir saistoši valsts un pašvaldību iestādēm, kā arī visu veidu uzņēmumiem un organizācijām. Tas ir pretrunā ar Administratīvā procesa likumu un Valsts pārvaldes iekārtas likumu.

3. Arhīva darba organizācija • Nav noteikta dokumentu pārvaldībā valstī • Institūciju rīcībā ir tikai Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas noteikumi (Ministru kabineta 1996.gada 23.aprīļa noteikumi Nr.154), • Nav regulējuma : dokumentu aprites, uzskaites, izvērtēšanas, saglabāšanas iznīcināšanas un pieejamības organizēšanai un īstenošanai • Informācijas sistēmās esošo dokumentēto datu un elektronisko dokumentu saglabāšana

4. Arhīva darba organizācija Precīza tiesiskā regulējuma trūkums ir pieļauta dažāda pieeja no Ģenerāldirekcijas un valsts arhīvu puses: • metodisko dokumentu izstrādē • uzraudzības darbā Arhīvu nozarē trūkst vienotas valsts politikas un tai pakārtotas darbības stratēģijas.

5. Arhīva darba organizācija Likuma ietvars • Skaidrota terminoloģija • Noteikta likuma darbības joma • Noteikti institūcijas pienākumi dokumentu un arhīva pārvaldībā • Noteikta atbildīgā persona par institūcijas publisko dokumentu un arhīva pārvaldību • Privātpersonu pienākumi privāto dokumentu pārvaldībā • Dokumentu nodošana pastāvīgā valsts glabāšanā • Likvidējamo un reorganizējamo institūciju dokumentu saglabāšana

6. Arhīva darba organizācija • Dokumenta arhīviskās vērtības noteikšana( kritēriji) • Publisko dokumentu pārvēršana • Publisko dokumentu iznīcināšana • Arhīva dokumentu pieejamība un izmantošana • Arhīva dokumentu pieejamības un izmantošanas ierobežojumi • Nacionālais dokumentārais mantojums • Īpašuma tiesības uz nacionālajā dokumentārajā mantojumā iekļautajiem dokumentiem un darbības ar tiem • Nacionālajā dokumentārajā mantojumā iekļauto dokumentu izvešana uz laiku no Latvijas Republikas • Nacionālā dokumentārā mantojuma reģistrs

7. Arhīva darba organizācija • Kultūras ministrijas kompetence • Arhīvu padome • Latvijas Nacionālais arhīvs • Nacionālais arhīva funkcijas • Latvijas Nacionālā arhīva sociāli tiesiskās izziņas izsniegšana • Latvijas Nacionālā arhīva tiesības • Privāts arhīvs un akreditēts privāts arhīvs • Privātu arhīvu akreditācija • Arhīvu speciālistu sertifikācija

8. Vadības joma, kas nodrošina publisku dokumentu radīšanu, saņemšanu, reģistrēšanu, klasifikāciju, sistematizāciju, izvērtēšanu, kontroli, glabāšanu un pieejamību līdz nodošanai glabāšanā institūcijas arhīvā, kā arī to dokumentu iznīcināšanu, kuriem nav arhīviskās vērtības. Arhīvu likums Vadības sfēra, kura atbild par efektīvu un sistemātisku dokumentu izstrādāšanas, saņemšanas, glabāšanas, izmantošanas un dispozīcijas kontroli un vadību, ietverot arī informācijas par darbības un darījumu (transakciju) pierādījumu tveršanu un glabāšanu dokumentu formā Starptautiskais standarts ISO 15 489-1:2001(E) Informācija un dokumentācija - Dokumentu pārvaldība. Dokumentu pārvaldība

9. Arhīva darba organizācija Dokumentu sistēma - strukturizēts datu kopums, kas satur datus par publisko dokumentu radīšanu, saņemšanu, reģistrēšanu, glabāšanu, izmantošanu un iznīcināšanu

10. Arhīva darba organizācija Institūcija - ikviena institūcija vai privātpersona, kurai ar ārēju normatīvo aktu vai publisko tiesību līgumu noteiktas valsts varas pilnvaras (tai skaitā Valsts prezidents, Saeima, Ministru kabinets, Valsts kontrole, tiesībsargs, Latvijas Banka, pašvaldība un cita atvasināta publisko tiesību juridiskā persona, tiešās vai pastarpinātās pārvaldes iestāde, Centrālā zemes komisija, Centrālā vēlēšanu komisija, prokuratūra, tiesa, notārs, tiesu izpildītājs), kā arī valsts vai pašvaldību kapitālsabiedrība, kapitālsabiedrība, kurās valstij vai pašvaldībai pieder kapitāla daļas (akcijas).

11. Arhīva darba organizācija Likuma darbības joma Likums attiecas uz ikvienu institūciju, kā arī šajā likumā noteiktajos gadījumos - uz privātpersonām, kuru īpašumā ir dokumenti ar arhīvisko vērtību. Arhīvu likums 3. pants.

12. Arhīva darba organizācija Likuma mērķis Likuma mērķis ir nodrošināt nacionālā dokumentārā mantojuma veidošanu, uzkrāšanu, izvērtēšanu, saglabāšanu, pieejamību un izmantošanu, īstenojot atbilstošu dokumentu un arhīvu pārvaldību. 2.pants.

13. Arhīva darba organizācija Institūcijai ir pienākums veikt dokumentu pārvaldību, nodrošinot: 1) savas darbības dokumentēšanu 2) dokumentu sistēmas izveidošanu 3) dokumentu pārvaldības iekšējo kontroli un uzraudzību 4) dokumentu glabāšanu, izmantošanu un pieejamību līdz nodošanai institūcijas arhīvā Institūcijai ir pienākums veikt institūcijas arhīva pārvaldību, nodrošinot: 1) dokumentu izvērtēšanu atbilstoši institūcijas funkcijām, lai noteiktu: a) pastāvīgi un uz laiku glabājamos dokumentus, b) uz laiku glabājamo dokumentu glabāšanas termiņu. 4.pants.

14. Arhīva darba organizācija 2) pastāvīgi un uz laiku glabājamo dokumentu aprakstīšanu un institūcijas arhīvā uzkrāto dokumentu uzziņu sistēmas veidošanu 3) dokumentu glabāšanu institūcijas arhīvā vai akreditētā privātā arhīvā, nodrošinot šo dokumentu saglabāšanu un aizsardzību: a) pastāvīgi glabājamiem dokumentiem b) uz laiku glabājamiem dokumentiem 4) dokumentu pieejamību un izmantošanu, tai skaitā izsniedzot personām izziņas, dokumentu kopijas, izrakstus, norakstus uz visu institūcijas rīcībā esošo dokumentu pamata normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā. 4.pants.

15. Arhīva darba organizācija Institūcijas vadītājs ir atbildīgs par institūcijas publisko dokumentu un arhīva pārvaldības kārtības ievērošanu. Institūcijai ir tiesības saņemt Latvijas Nacionālā arhīva konsultācijas un metodisko palīdzību dokumentu un arhīvu pārvaldības jautājumos. 4.pants.

16. Arhīva darba organizācija Institūcijai ir pienākums saskaņot ar Latvijas Nacionālo arhīvu: • dokumentu klasifikācijas shēmas, • dokumentu glabāšanas termiņus, • uzziņu sistēmas, • kā arī dokumentu iznīcināšanas aktus pirms dokumentu iznīcināšanas. Dokumentus par personas darba vai dienesta gaitu un izglītojamās personas, tajā skaitā studējošā, lietas glabā 75 gadus. 4.pants.(3)

17. Arhīva darba organizācija • Likvidējamo un reorganizējamo institūcijupastāvīgi glabājamie dokumenti nav dalāmiun ir nododami pastāvīgā valsts glabāšanā Latvijas Nacionālajā arhīvā sakārtotā veidā atbilstoši dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumiem. • Par likvidējamās vai reorganizējamās institūcijas uz laiku glabājamo dokumentu saglabāšanu un aizsardzību ir atbildīgs attiecīgās institūcijas vadītājs, tiesību un saistību pārņēmējs vai likvidators. 7.pants

18. Arhīva darba organizācija Dokumenta arhīvisko vērtību nosaka attiecīgā dokumenta izvērtēšanas procesā, ievērojot šādus kritērijus: 1) dokuments atspoguļo publiskās pārvaldes darbības, valsts politikas veidošanu un īstenošanu; 2) dokuments ir ilgstoši izmantojams institūcijas vai privātpersonas pienākumu un tiesību īstenošanai un aizsardzībai; 3) dokumentam ir vēsturiska, sabiedriska, kultūras vai zinātniska nozīme; 4) dokumenta izcelsme un ārējās īpatnības 5) dokuments atspoguļo notikuma vai fakta īpašo raksturu 6)dokumenta autora nozīmīgums 8.pants

19. Arhīva darba organizācija Latvijas Nacionālajam arhīvam un institūcijām ir tiesības publiskos dokumentus pārvērst elektroniskā formā glabāšanai elektroniskā vidē, ievērojot šādus noteikumus: 1) dokuments nodrošina publiskā dokumenta satura un metadatu atveidošanu un izmantošanu 2) dokuments nodrošina publiskā dokumenta integritāti — ir pilnīgs un negrozīts 3) nodrošina dokumenta autentiskums un atbilstība publiskajam dokumentam 4) pārvēršanas process ietver pārbaudi un kontroli 5) dokuments tiek aizsargāts pret neatļautu piekļūšanu, papildinājumiem, izmaiņām vai iznīcināšanu 6) pārvēršanas process tiek dokumentēts 9.pants.

20. Arhīva darba organizācija Nedrīkst iznīcināt tādus elektroniskā formā pārvērstus publiskos dokumentus: 1) kuriem to ārējo īpatnību vai izcelsmes dēļ ir vēsturiska, sabiedriska, kultūras vai zinātniska nozīme 2) kuros ietverto informāciju veido attēls vai skaņa (audiovizuālie un kinematogrāfiskie dokumenti, fotogrāfijas un skaņu dokumenti) 3) kuri saglabājami atbilstoši cita likuma noteikumiem vai nepieciešami institūcijas vai privātpersonas pienākumu pildīšanai un tiesību īstenošanai. 11.pants.

21. Arhīva darba organizācija Arhīvu speciālistu sertifikācija • Pakalpojumus publisko dokumentu un arhīvu pārvaldības jomā var sniegt personas, kuras saņēmušas sertifikātu • Sertifikāts ir dokuments, kas apliecina attiecīgās personas profesionālo sagatavotību un norāda, ka persona ir kompetenta dokumentu un arhīvu pārvaldības jomā Sertifikātu piešķir bez termiņa ierobežojuma • Kultūras ministrija privātpersonai ar līgumu var deleģēt uzdevumu veikt profesionālo zināšanu pārbaudi, piešķirt un anulēt sertifikātu ( citās jomās deleģētas tiesības izsniegt sertifikātus- profesionālām biedrībām) 26.pants.

22. Arhīva darba organizācija Ministru kabinets nosaka : • publisko dokumentu un arhīvu pārvaldības kārtību institūcijās, kritērijus dokumentu glabāšanas termiņa noteikšanai un tehniskās prasības dokumentu saglabāšanai institūciju arhīvos (turpmāk — dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumi) ( 4.pants (7)) • kārtību, kādā privātie dokumenti ar arhīvisko vērtību nododami Latvijas Nacionālajā arhīvā juridiskās personas likvidācijas gadījumā( 5.pants(2)) • kārtību, kādā institūcijas nodod dokumentus un uzziņu sistēmas pastāvīgā valsts glabāšanā Latvijas Nacionālajā arhīvā šajā pantā minētajos termiņos, kā arī gadījumos, kad dokumenti tiek nodoti pastāvīgā valsts glabāšanā Latvijas Nacionālajā arhīvā pirms tiem noteiktā glabāšanas termiņa beigām. ( 6.pants(6))

23. Arhīva darba organizācija Ministru kabinets nosaka : • dokumenta arhīviskās vērtības noteikšanas kārtību (8.pants) • kārtību, kādā publiskie dokumenti tiek pārvērsti elektroniskā formā glabāšanai elektroniskā vidē, pārvēršanas tehniskās prasības, kā arī kārtību, kādā glabājami iegūtie dokumenti un tiek iznīcināti pārvērstie publiskie dokumenti (9.pants(2)) • nosaka maksas apmēru par izmantošanu (12.pants) • Latvijas Nacionālā arhīva dokumentu uzkrāšanas, nodošanas un pieņemšanas glabāšanā, uzskaites, aprakstīšanas un pieejamības kārtību, kā arī dokumentu saglabāšanas tehniskās prasības( 20.pants(3)) • Latvijas Nacionālā arhīva sociāli tiesiskās izziņas sagatavošanas un izsniegšanas maksājama valsts nodevas apmēru (21.pants (3)) • atbilstošus dokumentu saglabāšanai nepieciešamās vides, telpu un drošības sistēmas noteikumus (25.pants 2)) • privātu arhīvu akreditācijas kārtību ( 25.pants (3)).

24. MoReq ISAD Dokumentu pārvaldības standarts 15 489 LVS ISO 23081-1 (metadati) Prasības definēt dokumentiem uz dažādiem nesējiem Izstrādāt klasifikācijas shēmas Izstrādāt un noteikt, kā darīsim un ko darīsim Papīra un elektronisko dokumentu saglabāšana