Oodipäivät 17.-18.4.2007 Oodin käyttöönotto teologisen tiedekunnan näkökulmasta

1. Oodipäivät 17.-18.4.2007Oodin käyttöönotto teologisen tiedekunnan näkökulmasta Suunnittelija Tanja Pirhonen Teologinen tiedekunta

2. Teologinen tiedekunta • Sijaitsee keskustakampuksella • n. 1800 perustutkinto-opiskelijaa, n. 400 jatko-opiskelijaa, henkilökuntaa n. 125 (opetus ja hallinto) • Erityispiirteet: • viisi laitosta, 12 pääainetta, neljä koulutusohjelmaa • tutkintojen perusrakenne eri koulutusohjelmissa melko samankaltainen • WinOodi-käyttäjiä n. 20 • WebOodi-käyttäjiä n. 2200 opiskelijaa ja n. 40 opettajaa/hallintohenkilöä

3. Käytössä olevat osajärjestelmät • OpasOodi • Tentti- ja kurssi-ilmoittautuminen WebOodissa • Tenttityökalu • OpeOodi • Palautejärjestelmää testattu yhdellä laitoksella • eHOPSin käyttöönottoa valmistellaan • Lisäksi • Opetustapahtumahierarkiat • Opintokokonaisuuksien automaattikoostaminen • Tavalliset virkailijan ja opiskelijan Win/WebOodi-toiminnot

4. OpasOodi • Käyttöön syksyllä 2005 • Opinto-oppaat jaoteltu laitoksittain, lukuun ottamatta yleis- kieli- ja perusopintojen opasta, joka kaikille yhteinen • aineopintojen ja syventävien opas erikseen, joillakin laitoksilla jokaisen pääaineen opinnot omissa oppaissaan • Oppaat perustetaan tiedekuntatasolla, kuvaukset päivitetään laitoksilla (amanuenssi tai osasto/toimistosihteeri) • laitosten henkilökunnan koulutustarve • Painettu opinto-opas tehdään WebOodin opasraportin avulla • Erityishyöty ajantasaiset opintojaksokuvaukset • edellytyksenä laitosten kantama päivitysvastuu • Ongelmana se, etteivät opiskelijat aina löydä etsimäänsä

5. Tentti- ja kurssi-ilmoittautuminen • Tentti-ilmoittautuminen WebOodissa käyttöön syksyllä 2005 • Tenttityökalu käyttöön syksyllä 2006 • Kurssi-ilmoittautuminen osittain käytössä, ensi syksystä kaikessa opetuksessa • opettajien toiveesta, helpottaa myös rekisteröintiä • Tentti- ja kurssi-ilmoittautumiset tehdään keskitetysti tiedekunnan hallintopalveluissa • tenttitietolomakkeet tulostetaan opintotoimistossa • kurssien osallistujalistat tulostetaan laitoksilla (amanuenssi/osastosihteeri), muistavatko? • Rekisteröinti helpottunut, opettajalle valmiit listat kurssin osallistujista, tenttien järjestäminen helpottunut, ei enää virheellisiä ilmoittautumisia tentteihin

6. Ongelmana sen varmistaminen, että kaikki tentit ja kurssit löytyvät Oodista • Tenttityökalu helpottanut tenttien hallinnointia huomattavasti • Ongelmana erilaiset poikkeukset • useita tentaattoreita • opettajan kanssa sovitut poikkeukselliset tenttipäivät • Ongelmana myös se, etteivät opiskelijat aina löydä ilmoittautumisia • missä oppaassa? • erityinen ongelma opetustapahtumahierarkian osana olevat tentit • Kypsyyskokeisiin ja gradun/kandintutkielman jättöön ilmoittautuminen

7. OpeOodi • Käyttöönottoon yritetty kannustaa mm. koulutuksin kahden vuoden ajan • OpeOodin käyttöaste edelleen alhainen • opettajat kokevat tarpeettomaksi ja hankalaksi • Parhaiten toimii sähköpostin lähetys opiskelijoille, joka ollut kiitelty toiminto OpeOodia käyttävien keskuudessa • Miten saadaan opettajat käyttämään • Puskaradio tehokkain tapa saada opettajat innostumaan • Helpottaa opettajan arkea • voi itse tulostaa osallistujalistat, joskin WinOodin listat siistimpiä • yhteydenpito opiskelijoihin

8. Palautejärjestelmä • Koekäytössä syksyllä 2006 kirkkohistorian laitoksella • Vastausprosentti pieni • paperilla kerättävään palautteeseen vastaa useampi • Kuka käsittelee ja koostaa?

9. eHOPS • Tutkintorakenteita viedään parhaillaan WebOodiin • Tavoitteena syksyllä koekäyttää yhden pääaineen jatko-opiskelijoiden keskuudessa • Mahdollisimman pian käyttöön kaikilla opiskelijoilla • Tutkintorakenteiden vieminen WebOodiin työlästä ja aikaavievää • Toiveena mahdollisuus lähettää kokonaisuuden rekisteröintipyyntö WebOodista eHOPSin kautta opettajalle/virkailijalle

10. Opetustapahtumahierarkiat • Useasta eri opetustapahtumasta koostuva suoritus, esim. pienryhmät + tentti tai useita välitenttejä • Oodi laskee automaattisesti kurssin arvosanan ja tarkistaa, että kaikilla opiskelijoilla on vaadittavat osasuoritukset • Vähentää opettajan/hallintohenkilön työtaakkaa • Vaatii virkailijalta vahvaa Oodiosaamista ja tarkkuutta rekisteröinnissä • Opetustapahtumahierarkioiden rakentaminen vie aikaa, mutta jatkossa helppo kopioida vanhasta pohjasta • Ongelmana, etteivät opiskelijat tahdo löytää hierarkian osana olevien opetustapahtumien ilmoittautumisia WebOodista

11. Opintokokonaisuuksien automaattikoostaminen • Perusopinnoissa • Vältytään siltä, että vuosittain 200 opiskelijaa käy yksittäin pyytämässä kokonaisuuden rekisteröintiä laitoksella • helpottaa virkailijan työtä huomattavasti • Edellytyksenä, ettei kokonaisuuden opintojaksoja voi käyttää useaan eri kokonaisuuteen

12. Käyttöönoton perusteita • OpasOodi otettiin käyttöön tutkinnonuudistuksen yhteydessä • vanha opastietokanta ei taipunut uudistuksiin • Tentti-ilmoittautumisiin siirryttiin tenttien hallinnoinnin ja suoritusten rekisteröinnin helpottamiseksi • Opetustapahtumahierarkiat ja kokonaisuuksien automaattikoostaminen otettiin käyttöön virkailijoiden ja opettajien työmäärän vähentämiseksi

13. Käyttöönoton resurssit • Osa-aikainen suunnittelija • 10-20 h/vko • Tukihenkilö, neuvonta, ylläpito, opetustapahtumat • Laitokset toivovat suunnittelijan jatkavan, tehtävät pyritään sisällyttämään virkahenkilökunnan työhön • Opiskelijarekisterin koulutus ja tuki • WinOodi • WebOodi: pääasiassa suunnittelija hyödyntänyt • Laitoksille järjestetty koulutuksia ja tehty kattavia käyttöohjeita • Pääasiassa tiedekunnan suunnittelijan vastuulla • Opiskelijarekisterin rooli

14. Hyödyt • Kaikki samassa paikassa, yhtenäiset käytännöt koko tiedekunnassa • Opiskelijan ilmoittautuminen ei enää paikkaan sidottu • Opiskelija näkee suoritusmerkinnät suoraan WebOodista • Opettaja saa valmiit listat kurssille osallistujista sekä tenttiin ilmoittautuneista • opettaja voi merkitä arvosanat valmiiseen listaan • virkailija rekisteröi suorituksen opetustapahtuman kautta aiempaa helpommin ja tulostaa samalla tuloslistan ilmoitustaululle • mahdollisuus tulostaa tuloslistalle pelkkä opiskelijanumero

15. Opettajalla käytössään sähköpostilista kurssin opiskelijoista • helppo lähettää sähköpostia OpeOodin kautta

16. Ongelmat • WebOodin vaikeakäyttöisyys joiltakin osin • erityinen ongelma opetustapahtuman käsittely • liikaa ”bugeja”, joita kuitenkin korjataan • parannusta tapahtunut ja tapahtuu jatkuvasti • Opasraporttia pitää muokata paljon, jotta siitä voidaan tehdä painettu opinto-opas • Parannuksia tulossa • Opetustapahtumien perustamisen jäykkyys • mahdotonta liittää opetustapahtumaa useaan opintojaksoon

17. WebOodin jäykkyys • Joitakin uudistuksia tullut ”puskasta” • Aiempi ohjeistus ei yhtäkkiä pädekään • Paljon jouduttu opettelemaan ”kantapään kautta” • kokemuksia ei ole ollut riittävästi ja vertaistuki on puuttunut • Vanhat ja uudet tutkintovaatimukset rinnakkain WebOodissa

18. Kokemuksia, palaute • Sekä ruusuja että risuja • Varsinkin aluksi paljon negatiivista suhtautumista ja alkukankeutta • OpeOodista oltu innostuneita • Opiskelijalle WebOodi hieman vaikeaselkoinen • Eri laitosten, kielikeskuksen erilaiset käytännöt • Tentti/kurssi-ilmoittautumiseen pääasiassa oltu tyytyväisiä • Virkailijat oppineet hyvin käyttämään